Erfaringer med at gennemføre en KVIK selvevaluering på SBi Susanne Tang Merit Statens Byggeforskningsinstitut

85 medarbejdere 46 forskere 9 teknisk personale 30 administrativt personale Herunder praktikanter, indstationerede, forskningsassistenter mv. Statens Byggeforskningsinstitut

Organisationsdiagram

Optakten ØEM træffer beslutning om, at alle styrelser skal gennemføre en selvevaluering. Administrationen på SBi laver et oplæg til ledelsesgruppen, der på den baggrund afsætter i alt 300 timer til selvevalueringen. Ledelsen udpeger samtidig en evaluerings- gruppe. SCKK deltager i et opstartsmøde på SBi, hvor evalueringsgruppen får forklaret KVIK modellen, og ser ved den lejlighed KVIK videoen.

Processen Evalueringsgruppen får 14 dage til hver især at foretager en bedømmelse inklusiv at give point. Bedømmelserne bliver samlet af tovholder. Gruppen får adgang til alle besvarelser og ca. 1 uge til at forberede sig til konsensusseminaret. Konsensusrapport bliver skrevet i forbindelse med den fælles gennemgang på seminaret, der strækker sig over 2 dage. På seminaret opstiller gruppen tillige forbedringsforslag samt prioriterer disse.

Konsensusrapport Evalueringsgruppen tager væk i to dage og udarbejder rapporten samt opstiller og prioriterer indsatsområder samt ”gode ideer”. Rapporten afleveres ultimo oktober - en uge efter seminaret til ledelsen. Rapporten bliver i november måned forelagt for ledelsesgruppen, der udvælger 4 af de prioriterede indsatsområder. Rapporten bliver i december måned forelagt for samarbejdsudvalget, der tiltræder ledelsens valg af indsatsområder og vælger yderligere to.

Gør processen så kort og koncentreret som muligt. Husk at bevare ”Helikopterperspektivet”. Husk evalueringen er en personlige vurdering. Tag væk fra dagligdagen i forbindelse med at konsensusrapporten skrives, afsæt ca. 30 min. pr. spørgsmål og hold tiden. Planlæg konsensusseminaret grundigt. Gode råd

Positive oplevelser Evalueringsgruppens medlemmer fik en langt større indsigt i mange af de små og store ting i instituttets hverdag. Samarbejdet på tværs af organisationen var meget spændende og givtigt. Evalueringsgruppen fik en større forståelse for de forskellige arbejdsbetingelser der er på selv en så lille arbejdsplads som SBi.

Til næste gang Forsøge at sammensætte en evalueringsgruppe så alle afdelinger er repræsenteret. Sørge for at mandatet for/formålet med evalueringen er klart og afstemt i organisationen inden evalueringen sættes i gang. Huske at point tildeling ikke er det vigtigste, men at det tager tid, og nemt opfattes som en ”karakter” af dem der læser rapporten.