Ledelse af lean-processer – har I tid til det? Dansk Selskab for Klinisk Ledelse Fredag d.3.oktober 2008 Odense Universitetshospital

Mette Mollerup, ….. sort bælte i lean ! Tidligere projektleder, Hjertemedicinsk afdeling B, Odense Universitetshospital Perioden maj 2006 - oktober 2007 var pilotafdeling i implementering af lean Projektleder, Forsknings- og MTV-afdelingen, Odense Universitetshospital Perioden august 2008 - august 2011 ”PAtientens Rejse I Sundhedsvæsenet” (PARIS) (Sammenhængende patientforløb gennem brugerdreven innovation)

Øge patienternes oplevelse af og tilfredsheden med sammenhæng i Formål: Øge patienternes oplevelse af og tilfredsheden med sammenhæng i patientforløbet ved at styrke patienternes rollen som aktiv dialogpartner. Faser: Vidensafdækning (Patientinterview, gruppe interview med personalet, feltobservation, præference survey) Udvikling af metoder/redskaber 3. Implementering og test

Hvem Afdelingsledelsen Funktionsledere Projektgruppe (tværfaglig) Medarbejdere Top- down Buttom -up 03-04-2017

Lean organisering afd. B Stedfortræder for afdelingssygeplejerske Charlotte Terp Stedfortræder for ledende sekretær Lis Rasmussen Overlæge Finn Heath Afdelingssygeplejerske Mie Due Jensen Afdelingssygeplejerske Kirsten Dalhøj Udviklingssygeplejerske Mette Mollerup Hele afdelingen Nøglepersoner i konkrete aktiviteter Projektgruppe Styre-gruppe Afdelingsledelsen, oversygeplejerske Anette Pedersen ledende overlæge Mogens Lytken Larsen Projektleder, Mette Mollerup Evt. konsulent, lean-staben

Helhed i arbejdet med Lean Der er fokus på flg. 4 perspektiver: Kontekst Læring og udvikling Det faglige Lean udviklingsarbejde Patienten Det organisatoriske

Faste og afløsende serviceassistenter SSA-elever, Sygeplejestuderende, Radiografstuderende Faste og afløsende serviceassistenter Afløsere SSA, sygeplejersker

Opgaver Mandag Tirsdag Onsdag Torsdag Fredag Lørdag Søndag O2 + sug (obs.LF pakket st. 1 + 7 + 8) Stue: 1 – 2 – 3 – 4 – 5 – 6 – 7 – 8 – 9 – 10 – 11 – 15 Madbestilling: Aftensmad Aftenvagt øvrig kost Nattevagt Opfyldning på stuerne Dagvagt: SSA gr. 1 Opfyldning på skyllerum 12.00 – 18.00 vagt Oprydning køkken Kaffe-/drikkevogn Dagvagt: SSA gr. 2 Opfyldning på gangen Screening (ernæring, rygestop, kontaktperson) Aflæse TM Spl. Gr. 1 Spl. Gr. 2

03-04-2017

03-04-2017

03-04-2017

03-04-2017

Nu Sekr. overlæge Sekr. Læge Sekr. Takttid: 45 min. EKKO Planlægning Egen læge Andre afdelinger Andre sygehuse Planlægning Henvisninger 70 pr. uge? FPAS Afd. B Klaring af journal Besked om us.tidspunkt Visitation Sekretariat Sekr. Finder henv. B-journal Dagslister Sekr. Besked overlæge Læse henv. Prioritering 1 – 16 uger Sekr. Reg. Printe ud Lægge til læge 1-2 dage Patient Dagslister Følger pt. Arkiv Ny visitation Hjertemed.amb. Modtagelse Klargøring af pt. EKKO Afslutning Amb.tid Sekr. Spl. Læge Spl. Sekr. Patient Pt. type 1 CT= 15 sek. CT= 5 min CT= 25 min. CT= 5 min. CT= 2 min. OT= 0 OT= 0 OT= 15 min. OT= 5 min. OT= 0 OP= 100 % OP= 100 % OP= 80 % OP= 100 % OP= 100 % Q= 100 % Q = 100 % Q= 90 % Q= 100 % Q= 100 % Takttid: 45 min. EKKO incl. supervision Pt. type 2 (senge- liggende) CT= 1 min CT= 3 min CT= 23 min CT= 5 min. CT= 2 min OT= 0 OT= 0 OT= 10 min OT= 5 min OT= 0 Gennemløbstid 50 min OP= 100 % OP= 100 % OP= 80 % OP= 100 % OP= 100 % 7 min 5 min Q= 100 % Q= 100 % Q= 90 % Q= 100 % Q= 100 % Procestid 38 min 5 min 2 min 15 sek 5 min 25 min

Fremtid Sekr. overlæge Takttid: ? Sekr. Læge Sekr. EKKO Planlægning Egen læge Andre afdelinger Andre sygehuse Planlægning Henvisninger 70 pr. uge? FPAS Henv. B-læge konsulterer erfaren kollega for korrekt indikationen for EKKO Afd. B Klaring af journal Besked om us.tidspunkt Visitation Sekretariat Stuegangsgående læge laver selv EKKO eller pt. får tid sammen dag Sekr. Finder henv. B-journal Dagslister Sekr. Booking Besked 2 x dagligt overlæge Læse henv. Prioritering 2 x dagligt 1 – ? uger Sekr. Reg. Printe ud Lægge til læge Tjek om tidl, EKKO Lægernes arbejdsplan er kendt 4 uger frem Ikke tilfredsstillende henv. retur m. brev Differentieret planlægning ud fra patientkategori og lægens erfaring Dagslister Takttid: ? Patient 3 lejer 2 læger under uddannelse 1 erfaren læge (fungere som supervisor) Følger pt. Arkiv Ny visitation Alle EKKO beskrivelser gøres færdige i systemet Hjertemed.amb. Modtagelse Klargøring af pt. EKKO Afslutning Amb.tid Patient Sekr. Spl. Læge Spl. Sekr. CT= 15 sek. CT= 5 min CT= 25 min. CT= 5 min. CT= 2 min. OT= 0 OT= 0 OT= 15 min. OT= 5 min. OT= 0 OP= 100 % OP= 100 % OP= 80 % OP= 100 % OP= 100 % Gennemløbstid 38 min Q= 100 % Q = 100 % Q= 90 % Q= 100 % Q= 100 % Procestid 38 min 5 min 2 min 15 sek 5 min 25 min

Volumen-EKKO Dato:______ Personale formiddag:_________ Volumen-EKKO Dato:______ Personale formiddag:_________ Personale eftermiddag:________ Klokken Rum 2 Rum 3 Rum 5 Bemærkninger Super-vision: Travl-hed: 08.20 - 09.00    09.00 - 10.00 10.00 -11.00 11.00 - 12.00 Frokost 12.30 - 13.30 13.30 - 14.30 14.30 - 15.10 d.15.2.2007

03-04-2017

Aktiviteter – Plan for afdeling B uge 50 – 7 51 1 2 3 4 5 6 7 Tavlemøder Planlægning og målstyring VSM EKKO VSM KAG VSM ICD Blitz: Journal og Dokumentation (KAG) VSM ablation Blitz: Varebestilling (5 S) Planlægning af ”mini-projekter” Ad hoc 5 S Miniprojekt: Holter 5 S Audit Deltagelse i onsdagsmøder Temamøde

Lean organisering afd. B Direktionen Hele afdelingen Afdelingsledelsen Lean grup-pen Nøglepersoner i konkrete aktiviteter Ledergruppen Projektgruppe Medarbejderne Styre-gruppe

Projekt/VSM skabelon Præ fase Planlægning (2 – 3 uger) Nu-tids og fremtidsbillede (1 – 3 uger) Implementering/drift (6 – 7 uger) Driftsfase (efter 3 – 6 måneder) Formål/ leverancer Deltagere A 3 projektbeskrivel- se udarbejdet 2-3 succeskriterier fastlagt Mødedatoer fastlagt Arbejdsgruppe identificeret Fremtidsbiilede incl. indsatser Plan for implementering Målepunkter identificeret Succeskriterier indfriet Yderligere forbedringer identificeret Evaluering/audit Justeringer implementeret Lean folk Bindeled til afdelings-ledelsen Udarbejde og løbende justerer A3-projektplan Første bud på succeskriterier/indsatser Gemba/følger patienterne Sikre inddragelse af funktionslederne Før-måling på plads Styre processen Sikre fremdrift Facilitere workshops Ajourføre tavler om VSM Sikre sammenhæng mellem succeskriterier og indsatser Sikre målepunkter er defineret Sikre den ”brede” information Sikre løbende målinger Facilitere slutevaluering Sikre at der afholdes evalueringsmøde/audit med funktionslederne og medarbejderne. Sikre fremdrift ved mødet Funktions- lederne Input og forslag til konkrete projekter Ledergruppen: 2 timer i kvartalet laves en fælles prioritering Fastlægge arbejdsopgaver Afstemme succeskriterier og indsatser med lean-folk Information til personalet Fastholde faglighed og kvalitet Ansvarlig for indsatsområder Fremlægge til ALLE: fremtidsbillede, plan og målepunkter (kan delegeres) Ansvarlig for at indsatser implementeres Daglig refleksion og opfølgning Ansvarlig for at målepunkter og indsatser er dokumenteret. Ansvarlig for at evt. områder, der skal justeres, identificeres. Ansvarlig for at det er tydeligt hvem der tager handling, hvilke handlinger samt dato for fornyet evaluering/audit Medarbej-derne Evt. registreringer/målinger Stå til rådighed for interview Registreringer/målinger Udarbejde materiale f.eks. standardskema Information til kolleger Løbende målinger Sikre faktisk udførelse i hverdagen Opsamling af forbedringsforslag Indsamling af data Iværksætte evt. justeringer Afdelings-ledelsen Godkender hvem der skal deltage i arbejdsgruppen Godkender succeskriterier Godkender før-målinger Medinddrages ift. indsatser, der har med organisatoriske eller eksterne samarbejdsrelationer at gøre mhp. godkendelse Deltager 1 time på femtidsbilled Opmærksomhed på fremdrift 3.udgave d.22.oktober 2007

Lean ledelse – ud fra 4 klassiske dimensioner af lederrollen Styre ”forretningen” Sikrer planlægning og målstyring Opfølgning og fastholdelse af lean metoder Sætter selv tid af til Lean Fastholder arbejde med løbende forbedring Sørger for ressourcer til lean og sikrer konvertering af frigjorte ressourcer Skabe fremtiden Viser retning og udvikler en lean kultur Udviser entusiasme og begejstring for lean – kanaliserer energi Skaber accept for lean hos alle medarbejdere gennem dialog Er synlig lean rollemodel – ude i organisationen – ved Gemba Styring/ management Lederskab Støtte udvikling af driften Forstår lean tankesæt og værktøjer, herunder: - 5 lean principper - 7 spildtyper - Anvendte lean værktøjer Evner at se spild og flow og deler iagttagelser med medarbejderne Vejleder medarbejderne i arbejde med lean og lean værktøjer Udvikle mennesker Udvikler medarbejdere gennem coaching og støtte om lean Anerkender og belønner medarbejderne for deres præstationer Forstår medarbejdernes bekymringer og reaktioner og arbejder proaktivt for at undgå og begrænse evt. frustrationer og konflikter Specialist/ Faglig ekspert Personale- udvikler

Konklusion Ledelse af lean-processer – har I tid til det? I bliver nød til at prioritere tiden til det – ellers er det ikke kun spild af tid – men direkte ødelæggende for arbejdsmiljøet!