Lederforum Dagsorden: Generel orientering Årsplan for Lederforum Torsdag den 12. april 2007 Dagsorden: Generel orientering Årsplan for Lederforum Trivelsesmåling Koncernmål 2008 / Servicestrategi Evt.

Generel orientering v. Benny Balsgaard C…

Årsplan for Lederforum v. Benny Balsgaard Gennemgående temaer på Lederforum i 2007 Fælles ledelsesgrundlag/værdier (ansvar: HR-staben) Medarbejdertrivsel (ansvar: HR-staben) Åben og proaktiv kommune (ansvar: F.sek.) Indførelse af aftalestyring (ansvar: EPO-staben) Budget 2008 (ansvar: Øk.-staben) Koncernmål for 2008 (ansvar: EPO-staben) ”Frirum” (3 gange i 2007) (ansvar: F.sek.) Her ud over skal der ”løbende” være plads til orientering om: Udviklingsstrategien Politisk målarbejde Stabenes ydelser og opgaver Ad hoc sager

Dato: Tidsrum: Sted Aktivitet/dagsorden: 15. marts 08.30 – 10.30 Ryslinge forsaml. 30 min: Budget 2008 – procedure og rammer 30 min: Åben og proaktiv kommune – FMK’s intranet 12. april Rysl. Forsaml. 30 min: Medarbejdertrivel – generel intro og plan for 1. måling 30 min: Koncernmål/strategiplan for 2008 – kobling til servicestrategi 25. april 08.30 – 16.00 Nakke-bølle 8 timer: Ledelsesgrundlag/værdier 10. Maj 08.30 - 10.30 30 min: Ledelsesværdier – opfølgning fra seminardag 30 min: Medarbejdertrivsel – konkret intro / indholdsmæssig vejledning 21. Juni 30 min: Aftalestyring – status 2007 + proces f. evalueringskoncept 60 min: Åben og proaktiv kommune – initiativer + status 16. August 60 min: Medarbejdertrivsel: resultater fra 1. måling + foreløbige handleplaner/tiltag og plan for 2. måling 30 min: Ledelsesgrundlag/værdier 30 min: Budget 2008 – oplæg til KB-seminar 20. September 30 min: Aftalestyring – intro/proces aftaleudforming f. 2008 60 min: Ledelsesgrundlag/værdier – videre arbejde 25. Oktober 60 min: Budget 2008 – resultat og konsekvenser 30 min: Strategiplan/koncernmål for 2008 22. November 30 min: Åben og proaktiv kommune – opfølgning + videre arbejde 60 min: Aftalestyring – evaluering af aftaler 2007 + spilleregler 20. December 60 min: Medarbejdertrivsel: evt. foreløbige resultater fra 2. måling + videre arbejde med medarb.trivsel 30 min: Ledelsesgrundlag/værdier: status + videre proces

Hvorfor årsplan for Lederforum! Sikrer overordnet planlægning så tiden her i Lederforum bruges bedst mulig Afstemmer forventninger om hvad der bliver behandlet – og hvornår Afklarer forventninger til hvem der har ansvaret for en god behandling af de forskellige emner Hvis – eller rettere når – vi laver om i planen, kan vi huske hvad det var vi så valgte at flytte eller udelade

Koncernmål: medarbejdertrivsel Lone Løvbo: Central sikkerhedsleder og projektansvarlig, HR-staben Peter Andersen: konsulent, EPO-staben

Trivselsundersøgelser 2007 Direktionens koncernmål / Medarbejdertrivsel Direktionen lægger stor vægt på at opbygge en organisation, hvor medarbejdernes trivsel er rigtig god. Derfor skal bl.a.gennemføres to trivselsundersøgelser i hele organisationen i løbet af 2007. Med dette initiativ ønsker direktionen at sætte yderligere fokus på medarbejdernes trivsel. Det er et koncernmål at hver enkelt aftaleholder følger op på resultaterne af disse undersøgelser og arbejder systematisk med medarbejdertrivsel i eget fagsekretariat, stab og institution. Kort om baggrund og formål med undersøgelserne

Trivselsundersøgelser 2007 1. undersøgelse 10. maj - 30. maj 2. undersøgelse december Databehandling og rapportering i løbet af juni / juli Opfølgningsaktiviteter mellem august og december Ny undersøgelse i december

Trivselsundersøgelser 2007 Hvem gør hvad? HR-Staben tovholder på tilrettelæggelse og gennemførelse af undersøgelserne EPO står for tilrettelæggelse og gennemførelse af selve spørgeskemaundersøgelsen Følgegruppe: Formand og Næstformand I Hovedudvalget HR tilrettelæggelse af forløbet samt opstilling af etiske spilleregler, anonymitet og opfølgningsaktiviteter EPO valg af værktøj, teknisk gennemførelse – EPO kommer selv på Følgegruppen: Benny Balsgaard / Flemming Fredberg Jensen

Trivselsundersøgelser 2007 Aftaleholdernes rolle: Planlægge et eller flere personalemøder hvor medarbejderne informeres om undersøgelsens formål samt praktiske gennemførelse Lederne skal allerede nu planlægge gennemførelse af undersøgelsen i eget hus Indkalde medarbejderne til et orienteringsmøde: På mødet gennemgå: Baggrund og formål Spilleregler Hvordan vil vi følge op Teknisk gennemførelse Vigtigt! Alle medarbejdere skal have orienteringen = evt. ekstraordinære møder og flere møder

Trivselsundersøgelser 2007 Grundig gennemgang og drøftelse af undersøgelsens gennemførelse på lederforum 10. maj Afvikling af personalemøder: snarest efter 10. maj Fremlæggelse af resultater: lederforum 16. august 10. Maj herunder: Hvad skal undersøgelserne bruges til Etiske spilleregler anonymitet Gennemgang af værktøj Teknisk gennemførelse Vigtige datoer: personalemøder snarest efter 10. maj Fremlæggelse – lederforum 16. august

Trivelsesmåling – praktisk gennemførelse af spørgeskemaundersøgelsen Disposition: Hvem deltager Hvordan svarer man Hvad sker der med besvarelserne Hvad skal I gøre nu..

Hvem deltager: Alle ansatte på månedsløn (< 8 timer pr. uge) EPO får liste med antal pr. aftaleholder fra lønsystemet pr. 1/5 Ingen mulighed for persongenkendelse Små forskydninger i personaleantallet efter 1/5 er bare ærgeligt….. Særlig undersøgelse for alle jer i Lederforum

Hvordan svarer man: Helst digitalt via en hjemmeside – men ”papir” er muligt ”Nøglen” er et følgebrev med unik kode til hver besvarelse i hver aftaleenhed Alle kan svare elektronisk på www.defgo.... præcis www- adresse fremgår af følgebrevet Det kræver blot en internetforbindelse – enten på arbejdspladsen eller hvis den enkelte foretrække at svare i ”rolige opgivelser” – derhjemme eller på biblioteket. Følgebreve udleveres på lederforum d. 10/5 Papirspørgeskemaer og svarkuverter udleveres også d. 10/5 i det ønskede antal Ét spørgeskema og ét følgebrev i hver svarkuvert

Hvad sker der med besvarelserne? Frist er d. 30/5 – når posten går…. Papirspørgeskemaer sendes direkte til ekstern partner, som indtaster data. D. 1/6 opgør EPO svarprocenter for hver aftaleenhed Vi kommer efter dem, som ikke svarer…. og ”lukker” endeligt d. X/6 EPO udformer data-rapport medio juni over besvarelser fra hver aftaleenhed Afleveres til HR-staben d. 19/6

Hvad skal I gøre nu.. Så lidt som muligt….men dog trods alt: Afklare hvor mange medarbejdere som ikke kan/vil svare elektronisk I modtager fra mig et skema som dette skal skrives ind i (ekstra papir-skemaer kan fås i selve undersøgelsesperioden) Planlægge personalemøder lige efter d. 10/5, så I kan: videreformidle den information som I får d. 10/5 om trivselsmålingens formål og indhold Uddele følgebreve og papirspørgeskemaer/ returkuverter til alle medarbejdere Så vidt muligt sikre medarbejderne adgang til en PC med internet i perioden 10. til 30. maj.

Servicestrategi og koncernmål v. Peter Andersen Disp. for de næste 30 min. Servicestrategi – formål og indhold Direktionens koncernmål – sammenhæng med udviklingsstrategien og servicestrategien Koncernmål 2008 – fokus og prioritering Gruppedialog om mulige fokusområder Kort plenumopsamling Servicestrategi/koncernmål – proces for tilblivelse Etablering af følgegruppe

Servicestrategi – mål og ramme Fokus på udvikling i kvalitet og effektivitet i opgavevaretagelsen Skal formuleres det første år i en valgperiode Skal følges op af en redegørelse umiddelbart før næste valg Fokus på udvikling af ”driften” og IKKE fokus på serviceniveau og politiske prioriteringer Fokus på KB som ”koncernbestyrelse”

Servicestrategi – indhold Servicestrategien skal indeholde: En oversigt over indsatsområder hvor der skal arbejdes med udvikling af kvalitet og effektivitet En arbejdsplan for hvornår hvilke initiativer forventes iværksat for hvert indsatsområde Angivelse af hvor udbud tænkes anvendt – herunder også overvejelser over evt. andre former for ”markedsafprøvning” En udbudspolitik med et nærmere bestemt indhold

Direktionens koncernmål 2007 Fokus på at etablere og udvikle en veldreven organisation der effektivt og kvalitetsbevidst kan understøtte: Udviklingsstrategiens strategiske indsatsområder Udviklingsmål på alle driftsområder Effektiv ressourceudnyttelse generelt Koncernmål 2007: Formulere fælles ledelsesgrundlag Fokus på medarbejdertrivsel Sikre decentral ledelse og central styring via dialogbaseret aftalestyring Arbejde med åbenhed og proaktivitet

Koncernmål 2008 – fokus og prioritering Direktionen ønsker fortsat: Fokus på at udvikle en veldreven organisation der effektivt og kvalitetsbevidst kan understøtte Udviklingsstrategien Driftsudvikling generelt Effektiv ressourceudnyttelse Hvilke koncernmål for 2008 (og frem) understøtter bedst dette? Hjælpespørgsmål til drøftelse: Videreføre ét eller flere koncernmål fra 2007-aftalerne? Fokus på få eller flere fælles koncernmål? Hvilke nye mål og temaer bør sættes i fokus?

Servicestrategi/koncernmål – proces for tilblivelse NU: indledende dialog med Lederforum 9. maj: indledende præsentation/dialog med Kommunalbestyrelsen 10. maj: fortsat dialog i Lederforum og mulige koncernmål for 2008 Maj/juni: formulere første udkast til servicestrategi og koncernmål Juni: Dialog ml. KB og Direktionen om servicesstrategi for 2007-09 August/september: servicestrategi/koncernmål – justering i fht. rammer og prioriteringer i budget 2008 Oktober: justering i udkast til servicestrategi – og konkretisering af koncernmål for 2008 (og 2009?) 25. oktober: Lederforum dialog om konkrete forslag til koncernmål for 2008 November: KB vedtagelse af servicestrategi for 2007-09 sammen med udviklingsstrategien og ”målkataloget” (del 2) December: Koncernmål formuleres ind i aftalerne for 2008 Januar 2008: KB tilslutter sig direktionens aftaler med alle aftaleholdere

Etablering af følgegruppe Følgegruppen: Mødes 3-4 gange fra juni til oktober (ca. 2 timers møder) Er ikke en arbejdsgruppe – EPO laver oplæg og udformer udkast Er ikke en styregruppe – skal ikke godkende det arbejde som forelægges direktionen Skal inspirere, yde konstruktiv kritik samt være ambassadører Består af én direktør, én fagchef, 3-4 institutionsledere Send en mail til pan@faaborgmidtfyn.dk, hvis du vil være en kritisk inspirerende ambassadør for udvikling af kvalitet og effektivitet i FMK  EPO udpeger derefter følgegruppen og inviterer mv.

Evt….. A… B… C…

Vi ses igen til fælles seminardag d. 25. april Tak for i dag! Vi ses igen til fælles seminardag d. 25. april