Tovholder v/Ulla Haahr Erhvervs- og Kulturservice Haderslev Kommune 20. januar 2009

Hvad vil I vide?

Hvordan ser kommuneplanen ud?

Tæt ved målet? •Deadline tekster til kommuneplanforslagets hovedstruktur •Temamøder i udvalg & •Værkstedsdag for Byrådet •Politisk behandling – •Offentlighedsperiode – januar 2009juni 2009

Kommunikationsflow Projektledergruppe TovholderCowi Odeum-brugere Plangruppe Planforum

Centrale aktører i processen •Prototypegruppe •GIS-folk •Informationsteam (kommunikationsafdeling) •Serviceområder i Haderslev Kommune •Direktionen •Planforum og Plangruppen •COWI / Plan09 •Projektledergruppen •Odeum-brugere •Byrådspolitikere

Odeum-brugerne •Kursus •Nyhedsbrev og nyhedsmails –Sprog, målgrupper og kommunikation –Hints til at bruge Odeum, fx brug ctrl + –Hotline •Hotline (point of customer contact) –3 personer –Ulla, Hanne og Martin 1. Hvor får jeg hjælp? Hjælp til konkrete spørgsmål omkring formatering, opsætning og lignende Ulla Haahr, Erhvervs- og Kulturservice, Hanne Jepsen, Erhvervs- og Kulturservice, Martin Høgh, Cowi A/S, Brugere Der er indtil videre oprettet følgende brugere på  Teknik og miljøgruppen, brugernavn teknik  Erhverv og kulturgruppen, brugernavn erhverv  Informationsgruppen, brugernavn information  Sundhedsgruppen, brugernavn sundhed I har ikke et individuelt brugernavn og password. Husk derfor at koordinere internt i grupperne omkring ændring af password, og formidling af brugernavn og password til eventuelle nye interne brugere, som ikke deltog i kurset.

Hvad siger Odeum-brugerne? Styrker •Let at bruge – som word •Materialet kan publiceres straks •Ændringer bliver synlige med det samme •Let at lave fagligt ping-pong ved at henvise til hjemmesiden Svagheder •Svært at overskue i redigeringsfase •Derfor skrives i word indtil afsnit er færdigt •Betyder, at der går lang tid inden afsnit lægges i Odeum •Hastighed er af og til problematisk •Ingen stavekontrol •Så længe adgangen er åben, bliver vi ikke færdige Andet •Det sproglige – giver kvababbelser

Byrødderne •Byrådsseminarer juni & oktober 2008 •Værkstedskursus februar 2009 •Behandling af kommuneplanforslag marts 2009 •Ved enhver mulig lejlighed har vi omtalt den digitale kommuneplan •Strategi: Push

Hvad siger byrødderne? •Positiv respons og opbakning •Digital kommune = digital kommuneplan •Digital kommuneplan = fælles vidensplatform •Hvad sker der senere i processen?

Gode råd •Hav opbakning fra styrende koalition (topledelse, fagpersoner, IT-folk) •Involver centrale aktører i processer fra start •Vær opmærksom på kompleksitet •Vælg en tovholder, som brænder for kommunikation •Vælg tovholder med redaktøregenskaber - skal både sikre relationsdannelse og sætte kommaer. •Sørg for at tovholderen er fagansvarlig for mindst et område i hovedstrukturen (troværdighed)

Flere gode råd •Italesæt den digitale kommuneplan hvor I kan •Vær klar omkring brugen af Odeum i skrivefasen •Anerkend fremdrift løbende fx i nyhedsbrev / nyhedsmail •Sæt korrektur-gange i system fra start •Synliggør hotline-funktionen løbende fx i nyhedsbrev / nyhedsmail •Husk testkørsler – tænk-højt-tests

Udfordring I •Forandringsledelse –Projektledergruppe og tovholder = forandringsagenter –Defreeze – Change – Refreeze (optø – ændre – nedfrys)

Udfordring II •Digitale rødder –Bidragydere tænker ikke indhold i forhold til det digitale medie. –Uddannelse i webkommunikation er nødvendigt for bidragydere og andre.

Udfordring III •Digitalt medie –Tilfredsstillende politisk behandling? –Markedsføring (link i mails?) –Er hjemmesiden overskuelig? –Vidensdeling

Udfordring IV •Driftsorganisation –P.t. ikke fastlagt