Økonomisk virksomhedsbeskrivelse © Charlotte Flyger, Ove Hedegaard og Preben Melander Budgettering som ledelsesværktøj Økonomisk virksomhedsbeskrivelse Kapitel 9

Økonomisk virksomhedsbeskrivelse © Charlotte Flyger, Ove Hedegaard og Preben Melander Hvad er et budget? Et styringsværktøj, der beskriver handlinger og konsekvenser baseret på udtrykte forudsætninger (mål) for en given periode Kaldes også en periodekalkule eller ”et fremtidsregnskab”

Økonomisk virksomhedsbeskrivelse © Charlotte Flyger, Ove Hedegaard og Preben Melander Budgettet og organisationen Budgettet skal gælde for hele organisationen Budgettet er typisk opdelt på ansvarsområder (produktion, salg, lager, etc.) Budgettet er som udgangspunkt skabt på basis af ledelsens ideer og forslag

Økonomisk virksomhedsbeskrivelse © Charlotte Flyger, Ove Hedegaard og Preben Melander Budget som ledelsesværktøj Ledelsen udstikker retningslinierne i budgettet for næste periode på baggrund af: –Vision –Strategi –Ressourcer –Mål og formål –Forudsætninger –Handlinger

Økonomisk virksomhedsbeskrivelse © Charlotte Flyger, Ove Hedegaard og Preben Melander Budgettet som informationsværktøj I f.t. medarbejdere, mellemledere Motivation for den enkelte Interaktion for ledergruppen Som kommunikationsredskab over for omverdenen: –Aktionærer (såvel små som store) –Leverandører –Kunder –Andre interessenter –Etc.

Økonomisk virksomhedsbeskrivelse © Charlotte Flyger, Ove Hedegaard og Preben Melander Budgetteringens styringsniveauer De omgivende arbejdsbetingelser De strategiske rammebetingelser Virksomhedens styrende elementer (handlinger) Virksomhedens operative elementer Virksomhedens økonomiske resultater

Økonomisk virksomhedsbeskrivelse © Charlotte Flyger, Ove Hedegaard og Preben Melander Hvorfor udføres budgettering? Planlægning af mål og aktiviteter etc. Ressourcefordeling af kapacitet (undgå flaskehalse) og kapital Opfølgning af resultater/planer Delegering af opgaver og ansvar (klar ansvarsfordeling) Koordination af beslutninger (funktionelt/tid) Interaktion – skal sikre et socialt samspil Motivation

Økonomisk virksomhedsbeskrivelse © Charlotte Flyger, Ove Hedegaard og Preben Melander Hvad skal budgetteres? Aktivitetsbudgettering Kapacitetsbudgettering Likviditetsbudgettering Der kan selvfølgelig ligeledes budgetteres med ikke-finansielle mål: Kunde- og medarbejdertilfredshed etc.

Økonomisk virksomhedsbeskrivelse © Charlotte Flyger, Ove Hedegaard og Preben Melander Aktivitetsbudgettering Er rettet mod virksomhedens primære driftsaktiviteter: –DB/salgsorganisation og/eller –DB/salgsdistrikt –DB/produktgruppe eller produkt –DB/kundegruppe –Produktion –Etc. –Udvikling i råvarepriser etc. –Energi i produktion, arbejdsløn

Økonomisk virksomhedsbeskrivelse © Charlotte Flyger, Ove Hedegaard og Preben Melander Segmentering af aktivitetsbudgettet Ansvarlige ledere Produktområder Kundegrupper Aktivitetsbudget specificeres så ansvarlige ledere kan planlægge og følge op på de resultatposter, som de selv kan påvirke

Økonomisk virksomhedsbeskrivelse © Charlotte Flyger, Ove Hedegaard og Preben Melander Kapacitetsbudgettering Kapacitetsomkostninger: –Lønninger –Husleje –Andre faste omkostninger –Etc.

Økonomisk virksomhedsbeskrivelse © Charlotte Flyger, Ove Hedegaard og Preben Melander Likviditetsbudgettering Udarbejdes i henhold til aktivitets- og kapacitetsbudgettet, idet: –En stigning af eksisterende aktiviteter kræver flere likvider –Opstart af nye aktiviteter kræver flere likvider –Etc.

Økonomisk virksomhedsbeskrivelse © Charlotte Flyger, Ove Hedegaard og Preben Melander Budgetorganisationen Topledelse Medarbejdere Budgetstab Budgetansvarlig leder Sideordnet budgetansvarlig

Økonomisk virksomhedsbeskrivelse © Charlotte Flyger, Ove Hedegaard og Preben Melander Budgetteringens indhold og hovedfaser BudgetResultat Budgetopfølgning Budgetstyring Fase 2 Budgetperioden Fase 1 Fase 3 Budgetlægning

Økonomisk virksomhedsbeskrivelse © Charlotte Flyger, Ove Hedegaard og Preben Melander Gennemførelse og opfølgning Fastlæggelse af realistiske mål Konkretisering af forudsætninger Opstilling af forslag Afstemning af planer og budgetter Sammenstilling & godkendelse Udformning af budget som handlingsvejledning Skal baseres på forudgående strategiske udviklingsprocesser:

Økonomisk virksomhedsbeskrivelse © Charlotte Flyger, Ove Hedegaard og Preben Melander Budgetprocessens faser Topledelse Budgetstab Budgetansvarlige 1. niveau Budgetansvarlige 2. niveau Deltagere: Mål og forud- sætninger Budget- forslag Budget- sammen- stilling God- kendelse Iværk- sættelse

Økonomisk virksomhedsbeskrivelse © Charlotte Flyger, Ove Hedegaard og Preben Melander Budgetprincipper Opbygningsmetoden (bottom-up) Nedbrydningsmetoden (top-down) Ovenstående er afhængig af: –Budgetterings formål og relative betydning –Virksomhedens størrelse –Presserende styringsopgaver –Ledelsesfilosofi og styringskultur –Organisationens forudsætninger generelt

Økonomisk virksomhedsbeskrivelse © Charlotte Flyger, Ove Hedegaard og Preben Melander Hvor langt og hvor tæt skal der budgetteres? Tidshorisonten vil typisk være 1 år (mange udarbejder dog ligeledes et 3-5 års budget) Budgettet følges op typisk én gang om måneden, kvartalet og året afhængig af markante afvigelser etc. Specifikationsgraden afhænger af behovet for overblik etc.

Økonomisk virksomhedsbeskrivelse © Charlotte Flyger, Ove Hedegaard og Preben Melander Hvornår er budgetteringen effektiv? Når de ”rigtigste” forudsætninger og hypoteser benyttes fra start Når den er motiverende for organisationen Når den afspejler den vision og dermed strategi, som organisationen skal arbejde hen imod Og endelig: –Når der ikke bare er tale om en rituel stammehandling, der alligevel ikke bruges til noget som helst

Økonomisk virksomhedsbeskrivelse © Charlotte Flyger, Ove Hedegaard og Preben Melander Budgetkontrol Skal skabe ny viden og erfaring ved sammenligning mellem budget og virkelighed Bør rette sig mod både: –Resultatposter –Forudsætninger og handlingsplaner

Økonomisk virksomhedsbeskrivelse © Charlotte Flyger, Ove Hedegaard og Preben Melander Model til budgetopfølgning Forventede ydre forudsætninger Planlagte præstationer/ Indtægter Planlagte handlinger Planlagte ressourceforbrug Budgettets omkostninger/ anskaffelser Faktiske ydre forudsætninger Faktiske præstationer/ indtægter Faktiske handlinger Faktiske ressourceforbrug Regnskabets omkostninger/ anskaffelser Plan/budgetVirkelighed/regnskab

Økonomisk virksomhedsbeskrivelse © Charlotte Flyger, Ove Hedegaard og Preben Melander Årsager til budgetafvigelser 1. Prognosefejl –Forudsætninger –Fejlagtig prognose over handlingsprogrammets mængdemæssige følger –Fejlagtig prognose over priser og lønninger 2. Handlingsafvigelser –Det lagte handlingsprogram i perioden er fraveget på et eller flere punkter

Økonomisk virksomhedsbeskrivelse © Charlotte Flyger, Ove Hedegaard og Preben Melander Årsager til handlingsafvigelser, fortsat 3. Periodeforskydninger –F.eks. forsinket effekt af reklameindsats –Forskydning i omsætning (betydning for likviditet) –dateringsfejl

Økonomisk virksomhedsbeskrivelse © Charlotte Flyger, Ove Hedegaard og Preben Melander Afvigelsernes konsekvenser Afvigelser der giver anledning til korrigerende indgreb Eks.: afsætning mindre end forventet  prisnedsættelse i håb om forbedring af afsætning. Afvigelser der giver anledning til, at man korrigerer sine planer og budgetter. Eks.: afsætning ikke som forventet pga. stagnerende marked som man ikke kan gøre noget ved  reducerer afsætningsforventninger En kombination af ovenstående. Her kan konsekvensen blive, at man både gennemfører korrigerende indgreb og tilpasser sine planer og budgetter (budgetrevision)

Økonomisk virksomhedsbeskrivelse © Charlotte Flyger, Ove Hedegaard og Preben Melander Budgetrevision Budgetrevision: En ændring af et allerede lagt og vedtaget budget. Årsager til dette kan være: –Nogle delperioder er budgetteret på baggrund af overordnede estimater og skal derfor senere genbudgetteres mere detaljeret –Oprindelige budget kasseres f.eks. pga. uforudsete ændringer i omgivende arbejdsbetingelser –Ændring i et eller flere delbudgetter (f.eks. ændring i investeringsplaner)

Økonomisk virksomhedsbeskrivelse © Charlotte Flyger, Ove Hedegaard og Preben Melander Budgetstyringens styringsniveauer Resultatposter: styres af de værdier, virksomheden er i stand til at opnå på de operative elementer Operative elementer: De kvantitative data vedr. køb, produktion og salg, der er styrende for indtægternes og omkostningernes størrelse Styrende elementer: De handlinger i virksomhedens organisation, der påvirker de operative elementer og dermed lønsomheden