Dagens program Kl. 12.30 Det nye Strategiske Lederforum Hvor er Høje-Taastrup Kommune på vej hen med ledelse? Kl. 13.45 Status på kommunens innovationsindsats Kl. 14.15 Ledernetværk Kl. 15.00 Mål for reduktion af sygefraværet Lars gennemgår dagens program og fortæller, at det ikke har været muligt at få Hedehuset denne gang. Selvom Byrådssalen ikke er så velegnet til formålet, er det tanken, at der ikke kun skal være envejskommunikation, men også dialog på tværs. Det kræver lidt ekstra af os i dette lokale, men håber, at det går alligevel. Går direkte videre til næste planche om det nye Strategiske Lederforum.

Strategisk Lederforum – ny sammensætning Behov for en mere homogen sammensætning bestående af ledere på de øverste ledelsesniveauer med økonomi- og personaleansvar Bedre mulighed for fælles drøftelser af strategiske emner Fælles udvikling af lederskab i ledernetværkene Ny sammensætning: Ledere på niveau 1 (direktører) Ledere på niveau 2 (centerchefer) Ledere på niveau 3 (ledere med reference til centerchefer og et vist ledelsesansvar) Sammenlignelige ledere på niveau 4 (områdeleder på daginstitutionsområdet og klubledere) I alt ca. 100 ledere Lars informerer om, hvorfor han har ønsket at reducere antallet af deltagere på Strategisk Lederforum og hvordan sammensætningen nu er. Spørgsmål til deltagerne: Hvilke refleksioner giver dette anledning til? Hvilke muligheder synes I, at det giver? Tid til at summe to og to. Opsamling i plenum.

Hvad er god ledelse i HTK Ledelses-struktur og dialog Indsatser og værktøjer

Hvor er vi på vej hen 5/3-2014? Borgerbilledet flytter sig Nye samarbejdspartnere i hverdagen Fra pengestyring til innovation Har vi siloer, vi skal have sprængt? Stadig krav om effekt og output Ambition kræver Fokusering Prioritering Eksekvering

besparelser indtægter, innovation, effektiviseringer, effektiviseringer, besparelser 2014 2008 2012 2010

Hvordan leder vi sammen? Hvem deltager i hvad? Samtale om ledelse Ressourcer Overblik over lederfora’er Hvilke? Hvad mødes vi om? Hvor ofte? Styringsværktøjer Få klare mål, enkel økonomistyring og god ledelse! HTK-lis og dialog! Organisation – brug for et servicetjek?

Indsatser/Værktøjer Vi vil: Lederintroduktion Lederuddannelse Ledelsesevaluering Ledernetværk Ledelse med innovation

Direktionens Strategiske Lederforum Den 5. marts 2014 Ledernetværk Direktionens Strategiske Lederforum Den 5. marts 2014

Hvorfor? En del af ledelsesopgaven Ressourcetræk?

Formål med ledernetværk (1:3) Samstemt ledelse - bringe ledere sammen på tværs af organisation og skabe fælles billeder, sprog og mening omkring organisationen og den retning, den skal udvikle sig i.

Formål med ledernetværk (2:3) Professionalisering af ledelse – styrke den enkelte leders kompetencer i ledelse via sparring, erfaringsudveksling, refleksion og inspiration.   

Formål med ledernetværk (3:3) Strategisk dialog mellem Direktionen og de øvrige ledelsesniveauer - Direktionen kan sende emner/udkast/ temaer til drøftelse i ledernetværkene – og omvendt. Netværkene returnerer input - og dermed bidrager til udviklingen af kommunen. Eks.: Strategibrev, sygefravær, lederevaluering

Sammensætning Direktionens Strategiske Lederforum På tværs af ledelsesniveauer På tværs af fagområder En Direktør/Centerchef i hvert netværk ( i enkelte netværk to) Antal netværk: 11 med 8/9 personer Obs: Kemi, hierarki, forskellighed, andre netværk…

Møder Minimum én gang i kvartalet (hensyn til årshjul) – 1. møde inden sommerferien. Deltagerne planlægger og afholder Kontaktperson på skift (tilbagemelding til Direktion/ Udviklingsenhed) Inspiration til emner og materiale hos Udviklingsenheden

Første møde… Relationer, relationer… Hvad vil vi med vores netværk – på baggrund af formålet. Hvilke temaer vil vi gerne omkring? Mulighed for at få konsulent til facilitering En Direktør efter eget valg til det første møde

Info og evaluering Info og kontakt til Udviklingsenhed på ledercockpit – diddehe@htk.dk Der vil efter ca. 1 år blive evalueret på ledernetværkene.

Hils på jeres netværk – nu! Præsentation: Præsenter jer for hinanden to og to (ca. 3 min) Præsenter jeres makker for resten af netværket Vil vi bruge en konsulent til facilitering af vores første møde? Hvilken direktør vil vi gerne invitere? Hvem skal være ansvarlig for første møde? Der vil ligge lister med inddelinger i ledernetværk på pladserne Netværkene skal efter drøftelsen melde tilbage, hvem der er ansvarlig for deres første møde. Noteres af udviklingsenheden (Stine).

Fra gode ideer til bedre velfærd Hvad er innovation? Forventninger og ansvar Eksempler på innovation Fra gode ideer til bedre velfærd fortæller hvad vi forstår ved innovation i HTK, og hvorfor det er vigtigt at vi arbejder innovativt. Den er først og fremmest til lederne, da den beskriver forventningerne til lederne og hvad deres ansvar er. Den indeholder endvidere nogle HTK eksempler på innovative løsninger og har henvisninger til hvor man kan hente inspiration og hjælp.

Værktøjskasse Inspiration til procesplanlægning Innovationsprocessen trin for trin Innovationsmetoder På ledercockpit kan hentes inspiration til, hvordan man tilrettelægger en innovationsproces – trin for trin. Værktøjskassen indeholder også konkrete eksempler på, hvilke metoder der kan bruges under de enkelte trin.

Innovationsdag Fremvise kommunens innovationer til: Andre medarbejdere og fagområder Borgere og virksomheder i HTK - Mulighed for at blive klogere, få inspiration og prale! Det forventes, at innovationsdagen afholdes i sensommeren/i starten af efteråret. Kl. 14-19. Formålene er fejre og vise de gode løsninger til kollager, borgere og politikere. Der vil blive mulighed for at få inspiration til innovative metoder og nye innovationer, men også at skabe processer på stedet – f.eks. invitere til ideudvikling på udfordringer.

Innovationsuddannelser Vi har gennem de sidste 3 år uddannet ca. 100 ledere Uddannelsen er nu et åbent tilbud til alle ledere Vi har haft ét innovationshold for konsulenter/nøglemedarbejdere og HU(diplomniveau). Der er uddannet 10 – og et nyt hold igangsættes nu Vi har uddannet 30 medarbejdere og HU og et nyt hold starter i dag

Radikal sundhedsinnovation Ulighed i sundhed Tværfagligt samarbejde internt og eksternt Borger- og politikerinddragelse Risikovillighed Store ambitioner Bliver det første større tværgående innovationsindsats, hvor vi går efter at finde radikale løsninger. Det forventes, at alle fagområder skal involveres og at løsningerne vil blive tværfaglige. Borgerne og politikkerne skal inddrages på nye måder – det bliver således også et pilotprojekt i fht. udvikling af nye inddragelses- og involveringsmetoder.

Mål for reduktion af sygefraværet Fra 2008-11 reducerede vi sygefraværet med næsten 30% I 2012 steg sygefraværet i forhold til 2011 og HTK lå på en delt 1. plads i forhold til højt sygefravær i kommunerne (13,5 dage i gennemsnit pr. fuldtidsmedarbejder) På landsplan var det gennemsnitlige sygefravær i kommunerne i 2012 knap 12 dage pr. medarbejder I 2013 faldt sygefraværet til 13,4 dage i gennemsnit pr. fuldtidsmedarbejder, men på nogle områder er sygefraværet steget fra 2012-13 Sygefraværet koster over 50 mio. kr. årligt Manglende produktivitet Vikarer Sygedagpenge Charlotte: Hvorfor skal vi gøre noget ved sygefraværet? I 2008 beregnede Falck Healthcare omkostningerne til vores sygefravær til 92 mio. kr. siden har vi reduceret det med 25-30%, så lidt forsigtigt sat, koster sygefraværet os årligt mere end 50 mio. kr. Det er udgifter til løn til syge medarbejdere, udgifter til vikarer og udgifter til sygedagpenge. Hvis sygefraværet var laverer, kunne vi løse de samme opgaver med færre ressourcer eller vi kunne løse flere opgaver med de samme ressourcer. Selvom vi har gjort meget og reduceret sygefraværet meget, har andre kommuner gjort det bedre end os. Særlig Københavns Kommune har formået at reducere sygefraværet meget. Det har vi ladet os inspirere af.

Behov for en ledelsesmæssig indsats Det er ikke ligegyldigt, hvad lederen gør i forhold til at tale om og håndtere sygefravær Tendens: Når lederen fokuserer på at gøre noget ved sygefraværet, falder det Når lederen IKKE fokuserer på sygefraværet, stiger det Byrådet har besluttet at effektivisere ved at reducere sygefraværet og at indhøste gevinsten Derfor sættes der nu mål for det maksimale sygefravær Charlotte: Der har været igangsat mange forskellige initiativer: Projekt Aktiv Arbejdsmedicin i 2009-11, hvor over 200 medarbejdere med langvarigt sygefravær eller hyppige sygefraværsperioder var gennem et udredningsforløb Hjælp fra HR-Cenret til arbejdspladser med højt sygefravær Kurser til ledere om håndtering af sygefraværet Temadag for TR’er og AMR’er Psykologbistand De forskellige indsatser har virket, men det, der virker bedst er ledelsesmæssigt fokus. Det viser erfaringerne. Derfor udvider vi nu paletten med at hvert center og sektor får et måltal for, hvor højt sygefraværet maksimalt må være.

Måltal for hele kommunen 2014 2015 2016 2017 12,9 12,5 12,0 11,5 Dvs. at sygefraværet skal reduceres med 0,5 dag pr. fuldtidsmedarbejder fra 2013 til 2014, men reduktionen fordeler sig forskelligt mellem faggrupperne. Måltal er beregnet i forhold til landsgennemsnittet for tilsvarende faggrupper. Charlotte: Set under ét er det ikke meget, vi forlanger. Der er tale om at reducere det gennemsnitlige sygefravær med ca. ½ dag årligt fra 2013 til 2017. På nogle arbejdspladser er der i forvejen et lavt sygefravær. Det skal fastholdes! På andre arbejdspladser er sygefraværet noget højere end for tilsvarende faggrupper i resten af landet. Der er ikke umiddelbart nogen grund til at medarbejdere skulle være mere syge i HTK end i andre kommuner. Derfor vil vi have lederne til at fokusere på at gøre noget ved sygefraværet på de arbejdspladser, hvor det ligger højere end hvad der gælder for tilsvarende grupper i resten af landet. De måltal, vi har beregnet, er sat i forhold til, hvor meget vi forventer at reducere sygefraværet. Vi ved godt, at vi næppe kan komme ned på landsgennemsnittet, men der er absolut ingen grund til, at HTK har landets højeste sygefravær. Vi har sat nogle måltal, som vi mener er realistiske inden for den angivne tidshorisont.

Charlotte: Denne oversigt er næppe til at læse, men alle ledere har fået den udsendt fra HR-Centret. Tabellen viser, hvad måltallet er pr. center og for den enkelte sektor inden for centret. De centre og sektorer, der har en grøn plet, har i 2013 haft et sygefravær, der ligger lavere end det beregnede måltal for 2014. Disse skal derfor sikre, at de fastholder det lave sygefravær. De centre og sektorer, der har en rød plet, har i 2013 haft et sygefravær, der ligger højere end det beregnede måltal for 2014. Disse skal derfor gøre en indsats for at reducere sygefraværet. Om et år opgøres sygefraværet igen for hele året og dette vil blive holdt op mod måltallet for 2015 osv.

Effektivisering medfører budgetreduktion Budgetreduktionen sker på de sektorområder, hvor sygefraværet er for højt og som derfor skal bruge færre ressourcer fremover med et lavere sygefravær. Charlotte: Byrådet besluttede i oktober de opstillede måltal for det maksimale sygefravær. Samtidig besluttede Byrådet, at den effektivisering, der er forbundet ved et lavere sygefravær, skal udmøntes i budgetreduktioner. Det er det, der på planchen hedder ”sygefraværsindsats, forslag 000-01”. Men i forbindelse med budget 2013, blev der ligeledes besluttet en effektivisering i forhold til sygefraværet, som betød en budgetreduktion i Sundheds- og Omsorgscentret. Det er det beløb, som på planchen hedder ”kortsigtet effektivisering”. En tilsvarende reduktion er ikke lagt på de øvrige områder. Direktionen har valgt at se de to budgetreduktioner under ét og fordele dem mere retfærdigt, så ikke kun Sundheds- og Omsorgscentret skal effektivisere ved lavere sygefravær. Direktionen har drøftet forskellige modeller for fordelingen af budgetreduktionen. Det skal ikke være nogen hemmelighed, at medarbejdersiden i Hovedudvalget ønskede en ”grønthøstermodel”, hvor budgetreduktionen blev fordelt forholdsmæssigt på alle. Men direktionen ønsker ikke at straffe dem, der gør det godt. Der hvor sygefraværet er lavt, skal der jo ikke effektiviseres yderligere. Det har også været drøftet, om reduktionen alene skulle lægges på de sektorer, hvor der i forvejen er budgetter til at kunne anvende vikarer ved fx sygdom. Men da budgetter til vikarer ikke er centralt fastsat, vil det give andre uhensigtsmæssigheder. Derfor landede direktionen på en model, som betyder, at de, der skal reducere sygefraværet også samtidig er dem, der skal bære budgetreduktionen fordi det er de arbejdspladser, som kan effektivisere.

Mulige modeller for budgetreduktionen ”Grønthøstermodel” Budgetreduktionen fordeles på alle efter lønsum Dermed straffes også de, der har fået bragt sygefraværet ned eller fastholder det på lavt niveau Fordeles på områder med vikarkonti Budgetreduktion fordeles på de sektorområder, som har budgetter til vikarer Vikarbudgetter fastsættes ikke centralt og kan nogle steder være indarbejdet i budgettet til det faste personale Fordeles på områder, som har for højt sygefravær Budgetreduktionen fordeles på centre og sektorer, som i 2013 har et sygefravær over måltallet for 2014 Disse områder får en effektivisering forbundet med et lavere sygefravær

Besluttet fordeling af budgetreduktionen 2014 og overslagsårene (eksklusiv stigning mellem årene) Center Budgetreduktion Borgerservicecentret BURC 423.399 kr. Byrådscentret CEIS 60.836 kr. Driftsbyen 57.969 kr. Fritids- og Kulturcentret 368.572 kr. HR-Centret Institutions- og Skolecentret 1.576.236 kr. Jobcentret Social- og Handicapcentret 313.879 kr. Sundheds- og Omsorgscentret 383.010 kr. Teknik- og Miljøcentret Økonomi- og Digitaliseringscentret Charlotte: Her på planchen kan I se, hvordan budgetreduktionen er fordelt. Det tal, der er fordelt, er den del af reduktionen som vedr. 2014. Dette er en varig reduktion – dvs. også i overslagsårene, men den stigning, som var lagt ind i hele perioden, er endnu ikke fordelt. Den vi hvert år blive fordelt på baggrund af de seneste tal for sygefraværet. Det betyder, at hvis sygefraværet i 2014 falder til et niveau, der ligger under 2015-måltallet, vil et center eller en sektor formentlig ikke skulle bidrage til at betale yderligere. Denne gennemgang efterlader formentlig en masse spørgsmål fra jer, så nu er der plads til, at I kan spørge løs.

Budgetreduktionen i overslagsårene Budgetreduktionen i 2014 videreføres i overslagsårene Stigningen i budgetreduktionen i de kommende år udmøntes hvert år primo året på baggrund af sygefraværet året før og måltallene for året.

Hvordan og hvornår fordeles stigningen i budgetreduktionen i de kommende år? 2014 2015 2016 2017 9,4 – 7,7 mio. kr. = 1,7 mio. kr. årligt 7,7 – 5,0 mio. kr. = 2,2 mio. kr. årligt 5,0 – 3,2 mio kr. = 1,8 mio. kr. årligt 3,2 mio. kr. årligt

Støtte til lederne Gode råd til håndtering af sygefraværet på HR-portalen (www.hrportal.htk.dk) Temadag for ledere, TR’er og AMR i første halvår 2014 Hvad kan vi lære af de arbejdspladser, som har et lavt sygefravær/højt fremmøde? Charlotte: Ansvaret for at gøre noget ved sygefraværet er lederens og leders leder. HR-Centret har allerede lagt gode råd til håndtering af sygefraværet på HR-portalen. Nogle af disse råd handler bl.a. om, hvordan og til hvem, man sygemelder sig. Erfaringerne viser, at der allerede fra første sygefraværsdag skal være en mundtlig dialog mellem leder og medarbejder om sygefraværet. Der hvor man sygemelder sig til en telefonsvarer, pr. SMS eller mail, er der en tendens til et højere sygefravær end der, hvor man er forpligtet til at kontakte sin leder telefonisk. Også dialogen mellem leder og medarbejder undervejs i sygeforløbet har stor betydning for omfanget af sygefraværet. Og endelig er det vigtigt, at lederne er opmærksomme på at det ikke er al sygdom, som forudsætter, at medarbejderne er 100% sygemeldte. Anvendelsen af mulighedserklæringer og drøftelse af hvad arbejdspladsen kan gøre for at medarbejderen kan klare at arbejde – eventuelt på nedsat tid – spiller også en stor rolle for sygefraværets omfang. Dette kan I læse nærmere om på HR-portalen. Desuden forbereder HR-Centret en temadag for ledere, TR’er og AMR’er i maj/juni med henblik på yderligere at klæde arbejdspladserne på til at håndtere sygefraværet. Og så skal vi lære af dem, der har et lavt sygefravær. Hvorfor har de det? HR-Centret vil bidrage til at formidle historierne om, hvorfor sygefraværet er lavt på nogle arbejdspladser og hvad der er gjort på de arbejdspladser, der er lykkedes med at reducere sygefraværet.