Det gode arrangement Forklaringer og baggrunds-viden til konsulenter

Hvorfor arbejde med ”det gode arrangement” som forening? Der kan være mange barrierer forbundet med at starte i en idrætsforening. En god måde at give potentielle medlemmer et godt første møde med foreningen er ved at lade dem snuse lidt til foreningslivet i form af åbent hus-/kom-og-prøv-arrangementer og events. Så føles det første skridt forhåbentligt ikke så stort for dem. Der kan dog også være mange barrierer forbundet med at afholde et arrangement som forening. Det kan virke uoverskueligt og som en stor mundfuld. Derfor har vi med dette materiale prioriteret materialer/formater hvis hovedformål er at give oplevelsen af, at det er let og overskueligt at afvikle et godt arrangement. I denne Powerpoint giver vi dig som forenings-/idrætskonsulent en gennemgang af de materialer og det indhold, der er udarbejdet til at afholde det gode arrangement, med udgangspunkt i faserne ”før”, ”under” og efter” og med udgangspunkt i at gøre barriererne så lave som muligt for målgruppen. Vi tager afsæt i adfærdsdesign, og dermed finder du også et par slides, der gennemgår hvilke adfærdsgreb, der er brugt, og er relevante at tænke ind under de tre faser.

Materialeoverblik: Onepager og digitalt univers Følgende materialer og indhold er udviklet til ”det gode arrangement”: One pager med step-by-step (OBS: Hvis du vil sende one pager til tryk, finder du filen med skæremærker her) Digitalt univers

Hvorfor one pager og digitalt univers? Vi har prioriteret et format, hvis hovedformål er at give oplevelsen af, at det er let og overskueligt at afvikle et godt arrangement. Tanken er, at du som konsulent printer one pageren ud og tager den med på foreningsbesøget. Efterfølgende kan du sende linket til mødedeltagerne. One-pageren er også tænkt som digitalt ressource-bibliotek, hvor foreningen let kan finde alt yderligere materiale, når de har brug for det. Adfærdsprincippet hedder ’Just-in-time’ og betyder, at hjælpen skal komme ”drypvis”, så foreningen ikke bliver overvældet af 25 siders guides til, hvad de skal gøre. Til gengæld rummer formatet mulighed for, at den dybere og mere grundige hjælp kun er ét klik væk.

Materialeoverblik – downloads, generisk og idrætsspecifikt PDF-skabeloner, som foreningerne kan tilrette direkte og printe ud. Formater: Flyer, plakat, diplom, plakat til kontaktoplysninger. Der findes også en ikke-idrætsspecifik skabelon på alle formater.

Hvorfor materialer/skabeloner til download? For at gøre det nemt og overskueligt for foreningen at handle på dét, vi anbefaler i one pageren, har vi udarbejdet en række PDF-skabeloner, som foreningen kan udfylde online og printe direkte ud. Vi har prioriteret formater, der let kan printes ud: Plakat (A4) Flyer (A4) Diplom (A4) Ses vi igen – plakat til kontaktoplysninger (A4) Noget af teksten er prædefineret, for at sikre, at foreningen husker at få de vigtigste ting med i materialet.

Bevæg dig for livet Media Der arbejdes på skabeloner til Bevæg dig for livet – Media også, så alle områder kan lave materialerne for foreningerne, hvis man har mulighed for det. Færdig ultimo 2018.

Indhold one-pager

One pager – forside (to-sidet print)

One pager – indholdsside (to-sidet print)

FØR EVENTET Generelt: Vi ved, at planlægningen er meget vigtig, og at det starter med en klar rollefordeling. Vi skal kort sagt hjælpe med at ’planlægge planen’ og gøre beslutningen om at afholde event lettere. 1. Hvem gør hvad?: Det er vigtigt, at hvert enkelt person i foreningen kan overskue præcis, hvad de skal gøre. Derfor er det tydeliggjort, hvad ex. formand/bestyrelse skal forholde sig til, så det virker let, og de 4 punkter virker overkommelige. Hjælp fx foreningen ved at starte planlægningen sammen allerede på besøget. 2. Ta’ vennerne med: Vi ved fra pilotprojekterne fra 2017, og meget anden erfaring, at Member-get-member er en meget effektiv strategi til at få nye medlemmer. Hjælp fx foreningen med at understøtte strategien ved at anbefale tydelige opfordringer til alle medlemmer, samt ved at formidle de konkrete hjælpemidler, der gør det lettere at hverve vennerne. 3. Få budskabet ud: Tre gode råd til, hvordan foreningen kan sprede budskabet i lokalområdet. Den vigtigste pointe, er at foreningen skal gøre det tydeligt, at alle er velkomne – så potentielle deltagere kan se, at tilbuddet er relevant for dem. Det er her ekstra væsentligt, at du som konsulent ved, hvor klikkene leder hen, så du kan hjælpe foreningen til præcis den støtte til markedsføring, de har brug for.

UNDER EVENTET Generelt: Rådene til planlægningen af aktiviteter er baseret på forskning indenfor hukommelse og oplevelsesdesign. Herfra ved vi, at deltagere mest tydeligt husker begyndelsen, højdepunkter og afslutningen. 1. Den gode velkomst: Mennesker er flokdyr, og vi har et dybt behov for at føle, at vi ”hører til”. Det er derfor utrolig vigtigt, at foreningen har fokus på at byde deltagere velkommen. 2. Gode råd til aktiviteter: Vi ved, at der er større sandsynlighed for, at deltagere bliver til medlemmer, hvis de får succesoplevelser med idrætten. Hjælp fx foreningen med at tænke i aktiviteter, der er sjove og overraskende (så er de lettere at huske), og som samtidig giver fornemmelsen af ”mestring” – altså, at deltageren tænker: ”Det kan jeg godt finde ud af!” 3. På gensyn: Det er vigtigt, at afslutningen på dagen er en positiv oplevelse. Det er nemlig ofte være det deltagerne vil huske tydeligst. Hjælp fx foreningen med at finde et egnet diplom eller en anden souvenir, som ”bevis” på, at deltageren har klaret det godt på dagen.

EFTER EVENTET Generelt: Ofte bliver ’efter’-delen af arrangementer nedprioriteret, og det er en skam. Det er nemlig for alvor hér deltagere kan gøres til medlemmer. Men det er foreningen, der skal tage det første skridt. 1. Opfølgende invitationer: Det må ikke være deltagerens eget ansvar at finde ned i foreningen igen. Det er en langt større barriere for deltagerne, hvis de selv skal tage initiativet til at komme ned i foreningen. Hjælp fx foreningen med at have kommunikation klar til efter eventet. 2. Skab anledninger: Umiddelbart efter eventet er det vigtigt, at foreningen gør det meget tydeligt, at de ønsker, at deltagerne bliver medlemmer. Mennesker er mere tilbøjelig til at handle, hvis det er konkret og let forståeligt, hvad vi bliver bedt om (måske ikke så overraskende). Hjælp fx foreningen med at planlægge prøvetimer eller introtilbud. 3. Hjælp hukommelsen: Efter eventet kan foreningen stadig påvirke, hvordan deltagerne tænker tilbage på dagen. Deltagerne vil være mere tilbøjelige til at tænke positivt om oplevelsen, hvis foreningen fx fokusere på positive fortællinger fra dagen eller fremhæver en deltagers bidrag direkte til personen. Hjælp fx foreningen med at oprette Facebook-side, eller giv eksempler på god kommunikation.

Indhold digitalt univers

Digitalt univers I det digitale univers finder du one pageren i sit hele samt de tre faser ”før”, ”under” og ”efter” udpenslet, med links til relevante skabeloner. Du finder desuden en download-side med PDF-skabelonerne. www.bevægdigforlivet.dk/detgodearrangement

Spørgsmål og sparring Hvis du har spørgsmål til materiale og indhold, så tag fat i adfærdskonsulent i Bevæg dig for livet, Maja Holm  Mobil: 40328950 Mail: maja.holm@dgi.dk