INDLEVELSE SKABER UDVIKLING Lemvig Kommune Afdækning og vurdering af service- og udgiftsniveau for klubtilbud Projektoplæg December 2015

INDLEVELSE SKABER UDVIKLING Indhold 1.Baggrund 2.Formål, aktiviteter og leverancer 3.Organisering 4.Pris Page 2

INDLEVELSE SKABER UDVIKLING 1. Baggrund Dette oplæg er udarbejdet på baggrund af et indledende møde mellem Lemvig Kommune v. Susanne Ebdrup og Ove Weller Nielsen og BDO Consulting v. Rasmus Duus og Brian Urban den 29.september En tidligere gennemført benchmark-analyse af nettodriftsudgifterne til klubtilbud pr årig indikerer, at udgiftsniveauet i Lemvig Kommune ligger betydeligt over sammenlignelige kommuners klubtilbud. Lemvig Kommune ønsker at få undersøgt, om kommunens udgiftsniveau modsvares af et tilsvarende højt serviceniveau. Lemvig Kommune ønsker en kortlægning af ressourceanvendelsen i kommunens klubtilbud. Lemvig Kommune ønsker desuden at få efterprøvet omkostningsægtheden af de ydelser, som klubområdet leverer som udfører for andre enheder i kommunen – eksempelvis skolerne.

INDLEVELSE SKABER UDVIKLING Har Lemvig Kommune det rigtige forhold mellem serviceniveau og udgifter på klubområdet/Ungdomsgaarden? Tilbudsvifte og serviceniveau Afklaring af politiske og administrative krav og målsætninger Desk-study, interviews m. chefer og klubledere Afdækning af tilbudsviften og det leverede serviceniveau i klubtilbuddene Desk-study, interviews m. klubledere og klubmedarb. Økonomi Afdækning af bevillinger, forbrug. aktivitetsdata og enhedsudgifter Dataindsamling og desk-study Afdækning af ”takstberegning” samt overhead Dataindsamling og desk-study Benchmark af udgiftsniveau på funktions- og grupperingsniveau BDO 2. Formål, aktiviteter og leverancer Powerpoints med sammenligning af udgiftsniveauet på funktions- og grupperingsniveau indenfor klubområdet med andre kommuner. Om muligt sammenligning af udgifter til specifikke aktiviteter med andre kommuner. Vurdering af takstberegninger og omkostningsægthed af de ydelser, der leveres af klubberne som ”entreprenør-opgaver” til andre enheder. Powerpoints der beskriver den leverede tilbudsvifte og serviceniveauet i klubberne. Vurdering af tilbudsvifte og serviceniveauet i forhold til de politiske og administrative målsætninger for klubområdet.

INDLEVELSE SKABER UDVIKLING 2. Formål, aktiviteter og leverancer Projektet har som overordnet formål at afdække om Lemvig Kommune har ”det rigtige” forhold mellem udgifter og serviceniveau på klubområdet – nærmere betegnet på Lemvig Ungdomsgaard, Tangsø ungdomsklub og Klinkby ungdomsklub. BDO foreslår derfor, at der gennemføres en analyse med fokus på to overordnede temaer: Tilbudsvifte og serviceniveau Økonomi Indholdet og leverancerne i de to temaer beskrives i det følgende: Tema 1: Tilbudsvifte og serviceniveau: Dette tema rummer en afdækning af de fastlagte politiske og administrative målsætninger for klubområdet samt en afdækning af den leverede tilbudsvifte og serviceniveau på klubområdet. Afdækningen bruges til at vurdere i hvilken grad der er overensstemmelse mellem de fastlagte målsætninger for klubområdet, og den tilbudsvifte og det serviceniveau, der leveres i praksis. Afdækningen sker dels ved gennemførelse af desk-study af relevante dokumenter og dels gennem interviews med administrative chefer/ledere og med ledere og medarbejdere på klubområdet. Efter afdækningen foretager BDO en vurdering af i hvilken grad der er overensstemmelse mellem den faktiske tilbudsvifte og serviceniveauet, og de fastlagte politiske og administrative målsætninger for klubområdet.

INDLEVELSE SKABER UDVIKLING 2. Formål, aktiviteter og leverancer Tema 2: Økonomi: Dette tema rummer en afdækning af bevillinger, forbrug og aktivitetsdata for de aktiviteter, som leveres af klubberne. Temaet rummer desuden en afdækning af de anvendte beregningsmetoder i forbindelse med afregning for ydelser, der leveres af Lemvig Ungdomsgaard til andre af kommunens enheder – f.eks. særlige læringsforløb for elever fra folkeskolen. Afdækning vil blandt andet have fokus på hvordan udgifterne til ledelse, administration og overhead opgøres og indregnes i afregningen. Afdækningen af ovenstående gennemføres dels ved interviews med relevante ledere og medarbejdere og dels ved gennemgang af tilgængeligt skriftligt materiale. Efter afdækningen foretager BDO: En beskrivelse og vurdering af eventuelle takstberegningsprincipper for klubydelser, der udføres for andre enheder i kommunen – med særlig fokus på beregningen af overhead og administrationsudgifter. En sammenligning af udgiftsniveauet på klubområdet – på funktions- og grupperingsniveau for Lemvig og 5 sammenligningskommuner, der udpeges af Lemvig Kommune. Sammenligningen foretages alene på baggrund af registerdata i form af regnskabsdata fra 2014 og budget En vurdering af sammenhængen mellem det afdækkede udgiftsniveau og serviceniveauet på Lemvig Ungdomsgaard, Tangsø ungdomsklub og Klinkby ungdomsklub.

INDLEVELSE SKABER UDVIKLING 2. Formål, aktiviteter og leverancer Leverancer: Den skriftlige afrapportering af spor 1 og 2 sker i powerpoint-format. Afrapportering: Fremlægges mundtligt af BDO på et styregruppemøde. Fremlæggelse for øvrige interessenter kan aftales. Involvering: Det forudsættes, at Lemvig Kommune forestår al kommunikation og intern koordination i forhold til projektet.

INDLEVELSE SKABER UDVIKLING SporFormålAktiviteterLeverancer Spor 1: Tilbudsvifte og serviceniveau 1. Afklaring af politiske og administrative krav og målsætninger Materialeindsamling Desk-study 2-3 interviews: Fagchef for læring Leder af Lemvig Ungdomsgaard Leder af Tangsø ungdomsklub Leder af Klinkby ungdomsklub Interviews kan arrangeres som fokusgruppeinterviews Powerpoints med: Beskrivelse af den leverede tilbudsvifte og serviceniveauet i Lemvig Ungdomsgaard, Tangsø ungdomsklub og Klinkby ungdomsklub. Vurdering af tilbudsvifte og serviceniveauet i forhold til de politiske og administrative målsætninger for klubområdet i Lemvig Kommune. 2. Formål, aktiviteter og leverancer Aktivitetsoversigt

INDLEVELSE SKABER UDVIKLING SporFormålAktiviteterLeverancer Spor 1: Tilbudsvifte og serviceniveau 2. Afdækning af tilbudsviften og det leverede serviceniveau i klubtilbuddene Materialeindsamling Desk-study Interviews med: Bestiller(e) af ydelser 2-3 medarbejdere 1(-2) Ledere Der gennemføres 3 interviews med oven- stående pr. enhed, dvs.: Lemvig Ungdoms- gaard Tangsø ungdomsklub Klinkby ungdoms- klub. Powerpoints med: Beskrivelse af den leverede tilbudsvifte og serviceniveauet i Lemvig Ungdomsgaard, Tangsø ungdomsklub og Klinkby ungdomsklub. Vurdering af tilbudsvifte og serviceniveauet i forhold til de politiske og administrative målsætninger for klubområdet i Lemvig Kommune. 2. Formål, aktiviteter og leverancer Aktivitetsoversigt

INDLEVELSE SKABER UDVIKLING SporFormålAktiviteterLeverancer Spor 2: ØkonomiAfdækning af bevillinger, forbrug, aktivitetsdata og enhedsudgifter Materialeindsamling Desk-study Interviews med: Relevante økonomimedarb. Ledere af Lemvig Ungdomsgaard, Tangsø ungdomsklub og Klinkby ungdomsklub Powerpoints med: Sammenligning med udvalgte kommuner af udgiftsniveauet på funktions- og grupperingsniveau indenfor klubområdet. Om muligt sammenligning af udgifter til specifikke aktiviteter med andre kommuner. Vurdering af takstberegninger og omkostningsægthed af de ydelser, der leveres af Lemvig Ungdomsgaard som ”entreprenør-opgaver” til andre enheder. Afdækning af ”takstberegning” samt overhead Materialeindsamling Desk-study Benchmark af udgiftsniveau på funktions- og grupperingsniveau Registeranalyse på grupperingsniveau, hvor relevant 2. Formål, aktiviteter og leverancer Aktivitetsoversigt

INDLEVELSE SKABER UDVIKLING 3. Organisering Ove W., Susanne E., Rasmus D.(BDO) Styregruppe Rasmus Duus (BDO) Projektleder Økonomi og HR Ole W. Nielsen Center for læring Susanne Ebdrup Øvrige Der nedsættes en styregruppe bestående af: Fagchef for Læring Susanne Ebdrup Chef for Økonomi og HR Ove Weller Nielsen Senior Manager Rasmus Duus (Projektleder - BDO) Herudover bidrager relevante medarbejdere fra Lemvig Kommune i relevant omfang til den samlede analyse (Se aktivitetsplan).

INDLEVELSE SKABER UDVIKLING 3. Organisering: Styregruppemøder Der afholdes i alt tre møder i styregruppen: 1)Opstartsmøde, hvor kommissorium samt tids- og aktivitetsplan gennemgås – herunder oplæg til materialeplan 2)Midtvejsmøde/statusmøde, hvor BDO præsenterer foreløbige observationer, og hvor de endelige konklusioner drøftes 3)Afrapporteringsmøde, hvor BDO præsenterer den samlede analyse

INDLEVELSE SKABER UDVIKLING 4. Pris BDO har prisfastsat nærværende opgave til en fast pris på kr. ekskl. moms, men inklusive alle øvrige udgifter - heraf udgør benchmark af udgiftsniveau på funktions- og grupperingsniveau kr.(Denne kan fravælges, hvorefter prisen reduceres tilsvarende) Prisen er fastsat under forudsætning af, at der ikke sker ændringer i kommissoriet og den ovenfor beskrevne opgaveløsning. I prisen er inkluderet 3 møder i styregruppen inkl. afrapportering. Ønskes yderligere afrapportering for direktion og/eller politisk udvalg faktureres dette særskilt. Tilbuddet er gældende inden for 14 dage fra dags dato. Såfremt opgaven ønskes udført, jf. dette tilbud, kan bekræftelse ske pr. mail til med angivelse af EAN-nr. og kontaktperson, og der vil blive fremsendt konsulentaftale. Ved underskrift af konsulentaftale er opgaven formelt bekræftet af begge parter.