Få bedre møder

Dette værktøj er til dig, som vil Udnytte dine møder bedre Rydde ud i din mødekalender Tilpasse din mødeform til mødeindhold Have inspiration til mere kreative møder

Dette værktøj indeholder Fif til mødeforberedelse Forskellige rammer for mødet Forskellige mødetyper Forskellige møderoller Skabelon til mødeindkaldelse Kaizen-mødet Tjekliste til problemløsning Tjekliste til brainstorming Huskeliste: Efter mødet Møderegler og rutiner Rationaliseringsskema Er/er-ikke-analyse til problemløsning 13 udfordringer og løsninger til mødelederen

Fif til mødeforberedelsen 1.Møde eller ikke møde 2.Formål 3.Mødetyper/rammer 4.Deltagere 5.Mødeindkaldelse 6.Afholdelse af mødet 7.Afslutning af mødet 8.Opfølgning på mødet 9.Evaluering af mødet

Fif til mødeforberedelsen (fortsat) Møde eller ikke møde Overvej, inden du beslutter dig for at afholde et møde, om der er andre og bedre måder at holde det på (fx telefonsamtale, , face-to-face, etc.) Lav en liste over alle dine møder, og prioritér de vigtigste/mindst vigtige. Derefter har du mulighed for at overveje, hvor du kan rationalisere (se rationaliseringsskema): –Er der dele af mødet, som kan lægges på andre møder? –Er der nogen, som vil savne mødet, hvis det forsvandt? Kan jeg skære ned i antallet af møder/mødedeltagere, uden at det går ud over formålet/effektiviteten? –Kan mødedeltagerne blive enige om en mere effektiv mødeafholdelse?

Fif til mødeforberedelsen (fortsat) Formål Overvej, hvad formålet med mødet er. Beskrivelsen af formålet med mødet er vigtig i forhold til at afstemme forventninger med mødedeltagerne. Mødetyper/rammer Overvej på baggrund af formålet, hvilken mødetype og hvilke rammer, som passer bedst til at understøtte dette formål. Her har du alle muligheder for at være kreativ, og du kan vælge alt fra stå-op-møder til brainstorming.

Fif til mødeforberedelsen (fortsat) Deltagere Overvej, hvem der skal deltage på mødet. Alle skal have en funktion på et møde. Hvis der er en person, som ikke har en funktion, så bør du overveje, om vedkommende skal deltage. Overvej fordeling af roller på mødet. Som mødeleder er der utallige ting, som skal ordnes, og der er ingen grund til, at det er en og samme person, der har alle roller. Du kan effektivisere dit møde ved at uddelegere forskellige roller. Også her har du mulighed for at være kreativ.

Fif til mødeforberedelsen (fortsat) Mødeindkaldelse Mødeindkaldelsen er et godt værktøj til at effektivisere møderne. Her kan du skabe de rette forventninger før mødet (se skabelon til mødeindkaldelse). Afholdelse af møder Overvej hvilke møderegler og rutiner, der bør gælde for mødet. Du kan selv opstille de regler og rutiner, du mener er bedst for mødet, men du kan også lade mødedeltageren komme med input på mødet og på baggrund heraf nå til enighed om dem (se arbejdspapiret møderegler og rutiner).

Fif til mødeforberedelsen (fortsat) Afslutning af mødet Opsummér de vigtigste beslutninger. Repetitionen er vigtig for mødedeltagerne. Det er også godt at kommentere emner, der ikke blev taget op, eller emner, der skal tages op på næste møde. Opfølgning på mødet Lav et resumé/referat og send det til mødedeltagerne et par dage efter mødet. Det holder jer fokuseret på det, der er besluttet.

Fif til mødeforberedelsen (fortsat) Evaluering af mødet Overvej, hvordan du evaluerer mødets kvalitet. En god måde at forbedre møder på er at afslutte mødet med at bruge et par minutter på at diskutere mødets kvalitet. Du kan også bruge et evalueringsskema, som deltagerne kan udfylde (se arbejdspapiret Evalueringsskema).

Forskellige rammer for mødet Stå-op-mødet Alle står op (fx omkring et cafébord eller helt frit) Der er højst 5-8 deltagere i en mødegruppe (større grupper deles) Mødets dagsorden er printet ud og/eller skrevet op på flip-over Sammenfatning gøres evt. på flip-over Husk: Denne mødetype bruges, når der skal formidles en kort status, der er brug for en ’pep-talk’, når ideer skal udvikles, eller når det traditionelle møde er kørt fast

Forskellige rammer for mødet Stå-mødet Egner sig ikke til lange møder Kan virke ”støjende”, fordi det er mere ustruktureret og uformelt end det traditionelle møde Inviterer ikke til dybdegående dialog Kan overskride intimsfære/privatsfære Hurtigt, effektivt og fokuseret Uformelt Gavner dialogen Velegnet til kortere møder Fysisk/psykisk nærvær Ingen kan gemme sig Kan spare mange mødetimer Skaber energi UlemperFordele

Forskellige rammer for mødet Walk-and-talk Alle går rundt og taler under mødet (fx ude i det fri) Der er højst 5-8 deltagere i en mødegruppe (større grupper deles) Mødets dagsorden er printet ud til alle Skriftlig sammenfatning gøres efter mødet Husk: Denne mødetype bruges, når der skal udveksles ideer, når der skal formidles budskaber, som skal lede til læring, eller når man ønsker at få inspiration fra andre omgivelser end dem, man er vant til, og ønsker at involvere medarbejderne

Forskellige rammer for mødet Walk-and-talk Egner sig ikke til lange møder med mange deltagere Svært at tage notater Kan virke ”støjende”, fordi det er mere ustruktureret og uformelt end det traditionelle møde Hurtigt og effektivt Kan holdes kort Andre omgivelser er inspirerende Uformelt Dynamisk mødeledelse God til mindre grupper UlemperFordele

Forskellige mødetyper Forskellige typer Kaizen-mødet Problemløsningsmødet Brainstormingmødet Brokkekvarteret Det agenda-løse møde

Forskellige mødetyper (fortsat) Kaizen-mødet Kaizen betyder ”kontinuerlig forbedring af eksisterende praksis”. Ethvert produkt og proces samt enhver ledelsesbeslutning kan forbedres i overensstemmelse med det princip. Udgangspunktet er, at ALT kan forbedres. Der er aldrig noget, som er perfekt På mødet gennemgås følgende punkter i fællesskab: 1. Oprids den gældende situation 2. Opstil alternativer, som forbedrer eksisterende praksis 3. Vælg det bedste og mest effektive alternativ 4. Beslut handling og udarbejd handlingsplan

Forskellige mødetyper (fortsat) Problemløsningsmødet 1.Identificér og definér problemet 2.Analysér problemet 3.Udvikl forskellige løsningsmuligheder 4.Udvælg den bedste løsning eller kombination af løsninger

Forskellige mødetyper (fortsat) Problemløsningsmødet Identificér og definér problemet. Stil evt. følgende spørgsmål til mødedeltagerne: 1.Hvad er det specifikke problem? 2.Hvilke barrierer er der for at løse problemet? 3.Hvordan skaber vi en fælles forståelse af problemet – hvad mener vi faktisk med...? 4.Hvem berører dette problem? 5.Hvornår og hvordan ser vi effekterne af problemet?

Forskellige mødetyper (fortsat) Problemløsningsmødet Analysér problemet Nedbryd problemet i årsager, effekter, symptomer og underproblemer ved at stille følgende spørgsmål: 1.Hvad er problemets historie? Hvor lang tid har det eksisteret? 2.Hvor seriøst er problemet? 3.Hvad er årsagerne til problemet? 4.Hvad er konsekvenserne af problemet? 5.Hvad er symptomerne på problemet? 6.Hvilke metoder har vi allerede, som kan løse problemet? 7.Kan problemet deles ind i nogle underproblemer?

Forskellige mødetyper (fortsat) Problemløsningsmødet Analysér problemet Formuler kriterier, dvs. standarder eller mål for en acceptabel løsning ved at stille følgende spørgsmål: 1.Hvad ønsker vi at opnå? Hvad er vores mål? 2.Hvad skal vi som minimum opnå for at nå en acceptabel løsning? 3.Hvilke kriterier er vigtigst? 4.Hvordan kan vi bruge disse kriterier, når vi skal evaluere, om vi har løst problemet?

Forskellige mødetyper (fortsat) Problemløsningsmødet Udvikl forskellige løsningsmuligheder. Opmuntr deltagerne til at lave en liste med alle mulige løsninger. Hvilke løsningsmuligheder har vi? Udvælg den bedste løsning eller kombination af løsninger. Hvordan slanker vi listen af muligheder? Hvilke fordele/ulemper er der ved hvert alternativ? UlemperFordele

Forskellige mødetyper (fortsat) Brainstormingmødet Fremgangsmåde: 1.Vælg et specifikt problem og/eller definér det område, du ønsker at brainstorme på 2.Afsæt et afgrænset tidsrum til brainstorming 3.Bed deltagerne om for en kort bemærkning at lade være med at vurdere/dømme, og forklar grundreglerne for brainstorming 4.Bed deltagerne om mundtligt at dele deres ideer med de andre, og forklar filosofien bag brainstorming 5.Sikr dig, at deltagerne forstår, at det ikke er tilladt at nedgøre andres ideer 6.Sikr dig, at du har en person, som hjælper dig med at notere alle ideerne ned 7.Evaluér ideerne, når tiden for brainstormingen er slut

Forskellige mødetyper (fortsat) Brainstormingmødet Grundfilosofi/regler Undgå kritik, som kan underminere kreativiteten Husk, at alle ideer er tanke-startere Kritik kan dræbe mange fremtidige ideer Prøv at tage ALT-ER-MULIGT-BRILLERNE på Jo vildere ideer, jo bedre Tænk højt og beskriv også de mere atypiske ideer En vild ide kan generere en god løsning hos en anden deltager

Forskellige mødetyper (fortsat) Brainstormingmødet Individuel brainstorming Fællesbrainstorming passer ikke altid til alle deltagere, og hvis du brainstormer i større grupper, så kan det være en god idé at inddrage en individuel brainstorming. 1.Bed deltagerne om at brainstorme for sig selv i 5-10 minutter 2.Bed dem derefter formulere deres ideer for sig selv (evt. skriftligt), inden de deler dem med de andre deltagere

Forskellige mødetyper (fortsat) Brainstormingmødet Brug af post-it-sedler Synliggør evt. processen og de mange gode ideer ved at bruge post-it-sedler. Gør som ved den individuelle brainstorming, men: Bed deltagerne om at skrive deres ideer ned på post-it-sedler. Der skal være én ide på hver seddel Afstemning Der kan være mange meninger om ideernes kvalitet. Du kan ’tvinge’ deltagerne til at tage stilling og vælge til/fra ved at lade dem stemme om ideerne på en skala (Hvis du fx skal stå tilbage med 3 ideer, så er det på en skala fra 1-3) Bed deltagerne prioritere ideerne med deres personlige stemme

Forskellige mødetyper (fortsat) Brainstormingmødet Omvendt brainstorming for at løse et problem 1.Denne metode lægger op til, at deltagerne skal brainstorme på et problem, men hvor løsningen skal gøre problemet værre 2.Bed deltagerne brainstorme omkring fx ”Sådan gør vi problemet værre” 3.Bed dem derefter skrive alle ideerne ned på en liste 4.Bed dem til sidst at gå listen igennem og punkt for punkt overveje, hvordan de kan gøre det modsatte, og derved opnå en løsning

Forskellige mødetyper (fortsat) Brainstormingmødet Videresend-dit-problem-brainstorming. Hvis du sidder på et møde, hvor dine deltagere har brug for ideer til et individuelt problem, de sidder med, kan du gøre følgende: 1.Bed deltagerne beskrive deres eget problem kort og klart på et stykke A4 papir. Det skal lægge op til noget, han/hun vil have mere eller mindre af, fx ”Jeg vil gerne have en bedre arbejdsplan, så jeg ikke behøver at arbejde hver weekend” 2.Bed derefter deltagerne sende deres papir videre til sidemanden til højre 3.Bed hver deltager om at bruge 5 min. på at skrive en løsning eller stille gode spørgsmål, som kan lede til en løsning. Fortsæt til papiret er nået bordet rundt 4.Sammen evaluerer deltagerne de løsninger, som er kommet op. Hvad er det for en type løsninger? Hvordan hjælper/hjælper de ikke personen?

Forskellige mødetyper (fortsat) Brokkekvarteret Brokkekvarteret giver deltagerne mulighed for at komme af med frustrationer. Dermed sikrer du, at brok og frustrationer ikke overskygger det overordnede mål med mødet

Forskellige mødetyper (fortsat) Det agenda-løse møde Det agenda-løse møde er ikke planlagt på forhånd, men det giver tid og rum til de ting, der er et behov for at tale om lige nu, og som har svært ved at finde plads på formelle møder. Det er velegnet til at sammentømre medarbejderne, da de får mulighed for en fælles social snak