SAMARBEJDER & RELATIONER MELLEM BORGER OG KOMMUNE Kursus v. EnviNa V. Julia Bjerre Hunt, NGO Academy

Program Fra makro til mikro Den gode facilitator Det inspirerende møde Øvelse: Sæt scenen og tag styringen Open Space - sådan ser det ud Øvelse: Open Space i praksis Improvisation, tidsstyring og tavshed Opsamling og afrunding

Siden sidst Kommentarer til dagen sidst? Hvad har I tænkt over? Hvad har I gjort anderledes? Forventninger til i dag?

Brug dagen i dag… Brug dagen i dag til at overveje, hvilke former for inddragelse der passer på jeres praksis. Skriv ned hvad jeg og andre gør i løbet af dagen – godt og dårligt – ift. facilitering og kommunikation.

Fra makro til mikro Inden man man gå i gang med de konkrete samarbejder og relationer med borgerne, er mange ting nødt til at være på plads først. I skal involvere de rigtige borgere (hvem), i de rigtige beslutninger/projekter (hvad), på de rigtige tidspunkter (hvornår), på den rigtige måde (hvordan). Involver kun borgere, når der er noget de faktisk kan få indflydelse på!

Det skal stadig give mening! Det skal give mening for både jer og borgerne! Tag udgangspunkt i dem, og deres behov og interesser. Jo mere umage I gør jer ift. planlægning og opretholdelse af ”meningsbalancen” des mindre tid skal I bruge på fastholdelse, rekruttering, konfliktløsning og information.

OBS! I forhold til jeres spørgsmål fra sidst: ”Hvordan bevarer man engagementet, når et projekt bliver hverdag?” ”Hvilke betingelser skal være opfyldt, for at et projekt giver mening for borgerne?” I skal have fokus på, at det fortsat skal give mening. Mening opnås igennem, at man kan se ens behov (identitet, sikkerhed, anerkendelse) blive opfyldt igennem aktiviteten. Altså kan meningen for den enkelte godt være en anden i starten, end den er senere når noget er hverdag/drift. Derfor kan det godt være, at I ikke altid kan få de samme borgere som var med i idéfasen, til at være dem der kører det når det er hverdag. Folk motiveres forskelligt (ansvar, ejerskab, anerkendelse, resultatorientering) og det er forskellige typer der vil de forskellige ting. Tag derfor udgangspunkt i borgerne, når I sætter forventninger.

Den inspirerende kommunikation Tager udgangspunkt i jeres målgruppe. Kommunikerer klart og tydeligt. Tager højde for overvejelser omkring jeres hvem, hvad, hvornår, hvorfor og hvordan. Er ikke ”one size fits all”.

Målgruppeanalyse Hvem deler jeres sag? Hvem er potentielle deltagere? Tænk på alle de forskellige typer som kunne dele jeres sag. Hvilken type job har de? Hvor gamle er de? Hvor bor de? Hvem deler jeres sag? Hvem er potentielle deltagere? Hvem er jeres primære målgruppe(r)? HUSK at jeres målgruppe godt kan være nogle helt andre end dem, I umiddelbart tænker på. Hvem af dem, har mulighed for at deltage hos jer? Hvem ville det give mening for? Ud af dem, det kunne give mening for – hvem vil I så fokusere på? Noter ift fx køn, alder, bopæl, familie, interesser, arbejde (eller ikke) osv.

Brug af jeres ressourcer Tag afsæt i jeres målgruppeanalyse. Tænk på hvem, der kunne blive vigtige ambassadører for jeres idé eller projekt. Tænk i netværk, indflydelse, bopæl osv. Fokuser på toppen – I skal få dem der i forvejen er med, til også at få andre med. Det er spild af tid hele tiden at løfte bunden, og så mister I måske de mest engagerede.

OBS! I forhold til jeres spørgsmål fra sidst: ”Hvilken tilgang kan man anvende til borgere, der normalt ikke involverer sig?” ”Hvor meget er der behov for at involvere alle, og kan man med fordel køre nogle ’professionelle grupper’?” ”Hvis alle borgere i et forsøgsområde SKAL deltage – hvordan får man så de negative med? ”Hvordan sikrer man, at det er et repræsentativt udsnit man får involveret?” Hvordan kan man lave alternative måder at informere på? Det handler alt sammen om at overveje jeres målgruppe, og tage afsæt i, hvem I har grund til at involvere: Hvor er der meningsbalance? – og så gøre dem til de ambassadører, som kan få de andre med. Hvis I er i tvivl om hvordan, så spørg dem! Spørg, ”hvad skal der til for, at få dig med?” og få dem til at tage ejerskab over projektet.

Den gode facilitator Er autentisk: Tror på deres egen rolle og formidling Er begejstret: Udstråler energi omkring projektet Er rolig: Hviler i sin egen rolle som facilitator Er modig: Tør lukke ned og åbne op Er skarp: Drager konklusioner og perspektiverer Er procesorienteret: Får det bedste frem i rummet Er spontan: Tager afsæt i det der sker her, nu Er lyttende og nærværende: Lægger egne dagsordner på hylden, og har fokus på deltagerne.

HUSK Dine egne meninger skal i baggrunden. Rids rammerne op fra starten: Hvorfor er VI HER NU? Hvad er til diskussion, og hvad er ikke? Hvad kommer der til at ske bagefter? Praktiske forhold, forplejning, pauser, toilet. Rammesæt din egen rolle, og sæt ord på.

Tips og tricks Øv dig på de ting, du forventer kan blive svært. Bevæg dig i rummet. Vær ikke skråsikker – sig noget, når du ved noget. Hvis ikke du ved det – så spørg plenum. Notér mentalt hvem du gerne vil inddrage i diskussionen og hvordan. Drag paralleller – fremhæv egne og andres eksempler. Har I nogle tips og tricks og gode eksempler?

Gør modspillere til medspillere Tag udgangspunkt i de uopfyldte behov: Hvad er det der betyder så meget for ham/hende? Giv dem stjerner på skulderen – inddrag dem, spørg dem, giv dem plads og tid. Vis at I er på samme side – fysisk og verbalt: Gestikuler og tal om fællesskab/ det fælles projekt Følelser skal ikke håndteres med paragraffer og lovtekst – det skal håndteres med forståelse for uopfyldte behov.

OBS! I forhold til jeres spørgsmål fra sidst: Hvordan opretholder man den gode dialog/kontakt med en ”krævende” borger (fx lodsejer) – hvordan sætter man grænsen? Hvordan sikrer man, at borgere ikke føler, at ’løbet er kørt’ fx i en høringsproces, og får vendt stemningen til noget konstruktivt? Hvad gør man, hvis en borgergruppe ikke vil det samme, og er dybt uenige? Det handler alt sammen om at definere rammerne, være tydelige omkring hvad der er til diskussion og hvad der ikke er, sende kritik de rigtige steder hen (fx til politikere) – og erkende, at konflikter bygger på uopfyldte behov, og ikke løses ved regler og paragraffer. I skal altså prøve at forstå den enkelte, og tale om ”det fælles bedste” og ”Vi er i samme båd”. Det handler om, at tage afsæt i det, som folk er enige om, og arbejde derfra.

Det inspirerende møde/ workshop Tager afsæt i, at det er klart defineret hvad der er til diskussion og hvad der ikke er – og at forventninger fra borgere og bagland er afstemt. Starter med, at alle ved hvorfor de er der og hvad formålet er. Har en flydende struktur, hvor nye ideer og behov kan imødekommes.

Inspirerende møde/workshop 1. Sæt scenen: Hvorfor er vi her? 2. Giv rammerne: Hvordan skal vi arbejde? 3. Hvem er vi – og hvorfor: Præsentation 4. Kort oplæg: Hvad er udfordringen/projektet 5. Øvelse/diskussion/opgave: Hvordan imødekommer vi det? 6. Afrunding og det videre arbejde: Hvad sker der nu, og hvornår kan i forvente noget.

Gode værktøjer Det handler om at bryde formen – det sætter hjernen og kreativiteten i gang: Walk and talk Fra ideer til handling Brainstorm Interview hinanden Omvendt Brainstorm Tænke – føle – handle Post-it’s Skalaer Snak to og to Modsætninger Overvej i stilhed Hvad tror du de andre tænker? Formuler spørgsmål Skriv en artikel

Guide uden at bestemme ”Det jeg hører dig sige er…” ”Har I andre det også sådan?” ”Er der nogen der har talt om…” ”Hvis vi skulle prøve at fokusere på…” ”En kort kommentar” ”Nu afbryder jeg dig lige…” ”Hvis vi skulle tænke det på en anden måde, kunne man så…”

Brug din type aktivt Administratoren Styrke: Systemer og retningslinjer Udfordr: Det spontane, det der ’stritter’ Værten Styrke: Fællesskab og den gode stemning Udfordr: Konflikters potentiale og energi Præstationstripperen Styrke: Høje og ambitiøse mål Udfordr: At få alle hørt, de ikke målbare succeser Idémageren: Styrke: Kreativiteten og det normbrydende Udfordr: At følge ting til dørs og få det ind i rammen

Øvelse: Sæt scenen på 2 minutter Skriv ned hvad I gerne vil sætte scenen for: Hvem, hvad, hvornår og hvordan På 2 minutter skal i sætte rammen for et møde eller en workshop – lav et script Efterfølgende skal nogen op og prøve det

Frokost

Open Space Baserer sig på, at de spændende diskussioner sker over kaffen. De to fødders lov sikrer, at de gode debatter har deltagere – og dem der kun vil høre sig selv, er alene. Man skriver stikord ned, og hvis den der skriver går, skal en anden overtage papiret.

Formen 1) Jeg introducerer Open Space metoden 2) Derefter summer man med sin sidemand –hvad optager mig? Hvad vil jeg gerne diskutere? 3) Dernæst genererer vi 4 emner. Det er først til mølle. 4) Derefter præsenterer ’værterne’ deres emne herinde i cirklen, og man går derhen hvor man ønsker at deltage i diskussionen. 5) Én er referent i hver gruppe. Går denne, skal arket gives videre. 6) Alle må gå, hvis de vil et andet sted hen.

Nu skal I prøve det! Gå sammen to og to. Forbered jer i 1-2 minutter, og giv derefter hinanden en introduktion af metoden – som I ville sige det, hvis I stod der. Derefter går vi ud i 2 Open Space grupper, som hver har én af jer som facilitator. Hver facilitator vælger sig en ’hjælper’ som kan sidde og give stikord hvis det er nødvendigt. De andre er ’deltagere’. Vi kører de to grupper samtidig. Hver gruppe kan have 2 emner. Til sidst samler vi op i plenum. Jeg skal nok sige til når det er tid.

Udfordringer: Open Space Hvad gør I hvis: Der er nogen der ikke forstår/bryder sig om formen? Det kan være de ikke kan høre, eller synes det er irriterende at man går rundt. I har en anden, som skal lave oplægget – men som ikke overholder konceptet? Fx står stille eller bliver i den ene ende? I ikke kan huske, hvad det er I gerne vil sige? Der opstår småsnak i hjørnerne? Nogen spørger til modeller eller fakta?

Opsamling – Open Space Hvad tænker I, at denne metode kan bruges til? Hvad skal man være opmærksom på? Ville I gøre det?

Kaffepause

Improvisation, tidsstyring og tavshed Vigtige værktøjer for en facilitator. Intet går som planlagt - vær forberedt på det. Det er evnen til at balancere disse ting, som gør, at man kan komme i mål – også når alt skrider. Afgør på forhånd, hvad I absolut SKAL igennem, og hvad i KAN komme igennem.

Tidsstyring Fortæl så lidt om tiden til deltagerne som muligt. Lav øvelser/diskussioner/gruppearbejde op til pauserne. Hold de faste tidspunkter – når nogen skal være tilbage fra pause, går du i gang.

Improvisation Er nødvendigt at kunne – både på form, indhold og tid Er nemmest hvis man allerede har overvejet hvad der er vigtigst Hav altid et par øvelser i baghånden Inddrag deltagerne når der opstår noget uventet: ”Godt spørgsmål – diskutér det to og to” eller ”Hvad tænker I andre om det?”

Tavshed Er ikke altid dårligt – det kan betyde, at der er noget vigtigt som deltagerne overvejer. Viser styrke, at man ”tør være i det usikre rum”. Nogen begynder altid at tale – så det er en måde at få ’elefanterne’ frem i rummet.

Øvelse Tænk på disse to kursusdage Hvordan mener du, at tidsstyring, improvisation og tavshed har været brugt? Skriv en lille ’opskrift’ til dig selv, hvor du beskriver hvad du tror du skal være opmærksom på, og hvordan du vil gøre. Diskutér det med din sidemand, og kom med nogle konkrete ideer eller guidelines.

Opsamling Hvad har I snakket om? Kan vi svare på spørgsmålene: ”Hvordan kan man gøre borgerinddragelse kreativ og spændende, og ikke ensformigt og forudsigeligt?” ”Hvem skal give mig feedback på min borgerinddragelsesproces?”

Tak for nu Hvad har I fået ud af det? Hvad skal med i overvejelserne fremadrettet?