Ny overordnet administrativ organisation Præsentation for pressen Den 28. januar 2009

Indhold Vilkår og rammer Den nye organisation Afledte konsekvenser Ledelsesopgaven Den videre proces

Ny overordnet administrativ organisation Vilkår og rammer Ny overordnet administrativ organisation

Historien på direktionsniveau Februar 2006, fastlæggelse af overordnet administrativ organisation og udpegelse af direktion April 2006, omdannelse af direktionen til nuværende struktur November 2007, ny direktør Social og Sundhed August 2008, kst. direktør Teknik og Miljø September 2008, beslutning om 5 direktører Oktober 2008, beslutning om 4 direktører

Historien på chefniveau fra 2007 Personale og HR-chefstilling sammenlagt Ny chef for T&M sekretariat og GIS Ny chef for Handicap og Psykiatri (2x) Ny chef for Plan og GIS Ny chef for Natur og Miljø Ny chef for B&S sekretariat Ny chef for personale og HR Kst. chef for T&M sekretariat Kst. chef for Vej og Park Ny chef for Sundhed ?

Økonomisk udgangspunkt Relativt lave driftsudgifter til service og administration Lave driftsudgifter har betydning for udviklingsopgaverne Færre resurser skal søges kompenseres via nye måder at gøre tingene på ! Administrative besparelser på i alt 12,5 mio. kr. i 2007-2010 med varig effekt

Administrative reduktioner I 2007 vedtages en varig reduktion på 8,0 mio. kr. svarende til 5% - dog med overgangsordning i 2007 på 3,0 mio. kr. I 2008 ophører overgangsordningen. Det medfører en varig reduktion på 3,0 mio. kr. Yderligere varig reduktion på 0,4 mio. kr. (jobcenter) I 2009 skal der ske yderligere varig reduktion på 1,6 mio. kr. (1%) samt en varig reduktion af budget 2009 med en direktørstilling (ca. 0,9 mio. kr.) I 2010 er der planlagt yderligere en varig reduktion på 1,6 mio. kr. (1%)

Involvering i processen Individuelle samtaler med alle direktørerne Samtale med chefgrupperne Kultur, Fritid og Beskæftigelse Teknik og Miljø Social og Sundhed Børn og Skole Stabene Samtale med HMU-repræsentanter Minimal inddragelse af konsulent Involvering af fremtidige direktører i processen

Signaler fra involveringsproces Organisationen er ikke helt på plads Harmoniseringsopgaver udestår fortsat Tilfredshed med nuværende organisationsmodel fællesfunktioner og forvaltningssekretariater Arbejdet på tværs er fortsat en udfordring Bred enighed om direktørernes fysiske placering Generel forståelse for at færre direktører betyder ændringer i opgavefordelingen Vigtigt med forventningsafstemning (politisk og adm.) Ikrafttræden ønskes hurtigst muligt

Organisatoriske principper Ledelsesspænd for chefer og ledere Entydige ledelsesrelationer Helhedsorientering og administrative miljøer Ledelsesmæssig ligeværdighed Flad organisation

Hovedprincipper for ændringen Ikke alt er i spil Fokus på opgavesamspil Færdiggørelse af harmonisering Velfungerende områder fastholdes Sikker drift i en fortsat sårbar organisation 3 opgavemæssige fokuspunkter Voksenområdet, HR og digitalisering Udnyttelse af resurserne i overgangsperioden Ingen ændringer er varige !!!

Nuværende organisation Byrådet Borgmester Anders G. Christensen Kommunaldirektør Jan Kallestrup Teknik og Miljø Hans Minor Vedel (Fra 31.07.2008) Kultur, Fritid og Beskæftigelse Ole Poulsen Social og Sundhed Jacob Stengaard Madsen Børn og Skole Jens Vibe Michelsen Økonomi Asbjørn Friis Jensen Borger- og Personale Hans Vedel

Ny overordnet administrativ organisation Den nye organisation Ny overordnet administrativ organisation

Organisatoriske mål Overholde politisk aftalte økonomiske rammer Sikre kvaliteten i den service der leveres Udnytte de kompetencer og resurser, der er til rådighed Arbejde for at få mest mulig service for pengene Udfordre og optimere arbejdsprocesser for administration og service

Centrale spørgsmål Valg af ny direktionsmodel ? Organisering af fællesfunktioner ? Udviklingen af beskæftigelsesområdet ? Omfanget af projektorganisering ? Antallet af chefer ?

Særlige overvejelser Beskæftigelsesområdet Voksenområdet Kulturområdet Personale Borgerservice It

Fremtidig organisation fra 2010 Byrådet Borgmester Kommunaldirektør Jan Kallestrup Borgmestersekretariat Lars A. Clement HR Morten Møller Børn og Skole Social og Sundhed Social og Sundhed Kultur og Teknik Teknik og Kultur Job og Økonomi Job og Økonomi Jens Vibe Michelsen Jacob Stengaard Madsen Hans Minor Vedel Asbjørn Friis Jensen

Børn og Skole Fælles udviklingsprojekt vedr. Ungdommens Uddannelsesvejledning (UU) mellem Jobcentret samt Børn og Skole med henblik på afklaring af områdets fremtidige organisering fra 1. januar 2010 Nye opgaver på specialundervisningsområdet Samspil mellem specialområdet for børn og voksne

Ca. 80 ledere og ca. 2040 medarbejdere Børn og Skole Ca. 80 ledere og ca. 2040 medarbejdere Børn og Skole Jens Vibe Michelsen Sekretariat Pia Bønning Børn og Familie Tommy Bach Dagtilbud Lone Bruun Nielsen Skole Lars Kjems Social og Sundhed Kultur og Teknik Job og Økonomi Rådgivnings-centret Mie Nørgaard

Social og Sundhed Sundhedsområdet fastholdes Helhed på voksenområdet Social indsats og sociale ydelser Sagsbehandlere for handicap og psykiatri Visitation Ny organisering af Handicap og Psykiatri Hjælpemiddelopgaver og teknisk service Fokus på regionale opgaver Både social og sundhed

Social og Sundhed Social og Sundhed Social og Sundhed Job og Økonomi Ca. 40 ledere og ca. 1150 medarbejdere Social og Sundhed Jacob Stengaard Madsen Sekretariat Kim Bruun Nielsen Visitation og Social Indsats Tina Andersen Social og Sundhed Ældre Peter Mikkelsen Handicap og Psykiatri Lone Bahnsen Rodt Sundhed Vakant Job og Økonomi Kultur og Teknik

Teknik og Kultur Samspil mellem Borgerservice og biblioteker om udviklingen af digital borgerservice Koordinering af opgaver vedr. grønne områder Etablering af nyt fælles forvaltningssekretariat Ændring af Vej og Park fra chef til lederområde Dannelse af selskab for spildevand (evt. affald)

Ca. 15 ledere og ca. 280 medarbejdere Teknik og Kultur Ca. 15 ledere og ca. 280 medarbejdere Teknik og Kultur Hans Minor Vedel Forsyningsselskab ? Sekretariat Jakob Ljungberg Borgerservice Tonny Olsen Plan og Byg Helle Jacobsen Drift og Anlæg Richard Malmose Social og Sundhed Kultur og Teknik Job og Økonomi Kultur og Fritid Ulla Egebjerg Natur og Miljø Ann Ammitzbo Social og Sundhed Job og Økonomi

Job og Økonomi Samspil mellem økonomi og lønopgaver Fortsat fokus på it Arbejdsmarkedsrelaterede ydelser flyttes til Jobcentret Statslig og kommunal jobcenter sammenlægges pr. 1. august 2009 Nyt forvaltningssekretariat i Job og Økonomi

Job og Økonomi Job og Økonomi Ca. 8 ledere og ca. 120 medarbejdere Asbjørn Friis Jensen Seniorkonsulent Kjeld Gregers Sekretariat, indkøb og analyse Anita Jensen Økonomi og Løn Bo Cassøe Jobcenter Lone Lollesgaard It Henrik Brix

Stabe til kommunaldirektøren Jan Kallestrup Borgmestersekretariat Lars A. Clement HR Morten Møller

Borgmestersekretariatet Sekretariat for borgmester og kommunaldirektør Sekretariatsbetjening af Byrådet og Økonomiudvalget Betjening af direktion, sekretariatschefgruppen og fælles ledergrupper Økonomiudvalgs- og Byrådsdagsordener Generel juridisk rådgivning Koordinerende opgaver vedr. eksterne relationer Intern, ekstern og webbaseret kommunikation Erhverv og turisme

HR-området Ledelsesgrundlag Lederudvikling og tværgående lederuddannelse Strategisk kompetenceudvikling Personalepolitik og arbejdsmiljø arbejde Servicering af HMU/SMU-administration Medarbejderudviklingsværktøjer og rekrutteringstiltag Håndtering af ufrivillig afsked og fravær Samarbejde med eksterne uddannelsesinstitutioner Administration af medarbejdergoder LEAN-arbejdet

Ny overordnet administrativ organisation Afledte konsekvenser Ny overordnet administrativ organisation

Overgangsorganisation i 2009 Byrådet Borgmester Anders G. Christensen Kommunaldirektør Jan Kallestrup Borgmestersekretariat Lars A. Clement HR Morten Møller Børn og Skole Social og Sundhed Social og Sundhed Teknik og Kultur Kultur og Teknik Job og Økonomi Økonomi Økonomi og Løn Løn og It Beskæftigelse Kultur og Fritid Social indsats Jens Vibe Michelsen Jacob Stengaard Madsen Hans Minor Vedel Asbjørn Friis Jensen Ole Poulsen

Overgangsordning 2009 Direktør Ole Poulsen fortsætter som direktør for beskæftigelsesområdet til udgangen af 2009 Kultur og fritidsområdet overgår til den nye Teknik og Kultur forvaltning i sommeren 2009 Social Indsats og sociale ydelser overføres til Social og Sundhed hurtigst muligt Personaleområdet deles hurtigst muligt i lønområdet som overføres til Økonomi, mens HR-området overgår til kommunaldirektøren

Ikrafttræden Overgangsorganisationen træder som udgangspunkt i kraft pr. 1. marts 2009 I sommeren 2009 overgår Kultur og Fritid til ny Teknik og Kultur forvaltning 1. august 2009 samles det statslige og det kommunale Jobcenter 1. januar 2010 overgår til Jobcentret til Job og Økonomi

Ny overordnet administrativ organisation Ledelsesopgaven Ny overordnet administrativ organisation

Ledelsessystemet Direktion Sekretariatschefgruppe Forvaltningschefgrupper Direktions- og chefgruppe møder Fælles ledermøder (ledere med budget ansvar) Fælles udvidede ledergruppemøder (alle ledere) Sektor ledergruppemøder

Samarbejdssystemet HMU 9 SMU’ere Ca. 100 LMU’ere Kommunaldirektøren er formand 18 medarbejdere og 10 ledelsesrepræsentanter 9 SMU’ere Chefer som formænd Ca. 100 LMU’ere Institutionsledere eller andre ledere er formænd Sekretariatscheferne på de administrative enheder

Direktionens hovedopgaver Koordinering af politiske sager af tværgående karakter og sager med væsentlig planmæssig og økonomisk perspektiv Planlægning og opfølgning på budgettet Stillingtagen til overordnede organisatoriske og administrative forhold Fokus på ledelsesudvikling og arbejdsmiljø Udvikling, modernisering og optimering af den samlede kommunale organisation Retning på tværorganisatoriske projekter Mere strategi og lidt mindre administrativ detailfokus

Direktørernes hovedopgaver Varetage den politiske betjening Ansvarlige for sager til politisk behandling Budgetoverholdelse på forvaltningsniveau Udvikling og optimering af servicetilbud og administration Fokus på kombinationen samspillet mellem… Myndighedsbehandling og udførende service De administrative og faglige chefopgaver Den daglige opgaveløsning… Mindre involvering i sagerne Fortsat viden om sagerne Mindre aktuel viden om enkeltsager

Ny overordnet administrativ organisation Den videre proces Ny overordnet administrativ organisation

Overordnet tidsplan 27.01.09 Byrådsmøde 28.01.09 Præsentation for chefer, HMU, SMU-adm. og pressen 28.01.09 Information til medarbejdere via mail og intranet (direkte information til berørte medarbejdere) 29.01.09 Igangsætte arbejde med udmøntningsplan 23.02.09 Behandling i SMU-administration 25.02.09 Behandling i HMU 26.02.09 Foreløbig dato for offentliggørelse af udmøntningsplan 01.03.09 Start på ikrafttræden…

Ny overordnet administrativ organisation Sammenfatning Ny overordnet administrativ organisation

Overgangsorganisation i 2009 Byrådet Borgmester Anders G. Christensen Kommunaldirektør Jan Kallestrup Borgmestersekretariat Lars A. Clement HR Morten Møller Børn og Skole Social og Sundhed Social og Sundhed Teknik og Kultur Kultur og Teknik Job og Økonomi Økonomi og Løn Beskæftigelse Jens Vibe Michelsen Jacob Stengaard Madsen Hans Minor Vedel Asbjørn Friis Jensen Ole Poulsen

Fremtidig organisation fra 2010 Byrådet Borgmester Kommunaldirektør Jan Kallestrup Borgmestersekretariat Lars A. Clement HR Morten Møller Børn og Skole Social og Sundhed Social og Sundhed Kultur og Teknik Teknik og Kultur Job og Økonomi Job og Økonomi Jens Vibe Michelsen Jacob Stengaard Madsen Hans Minor Vedel Asbjørn Friis Jensen

Spørgsmål og kommentarer