Forslag til ny organisering og tilpasning af den administrative organisation og ledelsesstruktur Informationsmøde den 4. dec. 2014 kl. 15.30 Baggrund Orientering.

Præsentationer af emnet: "Forslag til ny organisering og tilpasning af den administrative organisation og ledelsesstruktur Informationsmøde den 4. dec. 2014 kl. 15.30 Baggrund Orientering."— Præsentationens transcript:

1 Forslag til ny organisering og tilpasning af den administrative organisation og ledelsesstruktur Informationsmøde den 4. dec. 2014 kl. 15.30 Baggrund Orientering om forslag Forventet proces og høring og tidsplan

2  Fokus på opgaver og struktur – en ny organisering – et samlet forslag  Realisering af spare- og effektiviseringskrav i B 2015 på det administrative område på op mod 3 mio. kr. årligt og behov for at sætte et flerårigt perspektiv  Det øgede fokus på at sikre sammenhængskraft og et tværgående samarbejde, der kan realisere faglige og ressourcemæssige synergigevinster, og samtidig sikre at organisationen i højere grad er præget af helhedssyn og udnytter alle ressourcer  Fokus på at organisation sikrer, at borgere og virksomheder i højere grad oplever at Jammerbugt Kommune tager udgangspunkt i borgerens og virksomhedens behov og perspektiv og sikrer ”én indgang til kommunen” dvs. en koordineret og helhedsorienteret opgaveløsning og service  Tilpasninger af ledelsesstrukturen i forhold til de allerede gennemførte strukturændringer på decentralt niveau, hvor der er fremadrettet er færre enheder i den decentrale organisation Baggrund – hvorfor ? ØKU´s sigtepunkter

3  Imødekommelse af skærpede krav til økonomistyring og effektivi- sering, og det udtalte politiske behov for at skabe økonomisk råderum til at investere i udvikling af kommunen og til at opprioritere nye indsatser, herunder på det administrative område  Efterspørgsel efter at der frigøres udviklingsressourcer i alle dele af organisationen ved at tilpasse i driftsopgaverne og arbejde med nytænkning og innovation  Sikring af at der i hver forvaltning sikres ressourcer til en koordineret direktør/chefunderstøttelse via en reorganisering af ”forvaltnings- service” mhp. udvalgsbetjening, sekretariatsopgaver, økonomi- styring, udviklingstiltag m.v.  Udvikling af samspillet mellem de centralt placerede opgaver (IT, Personale, Løn, Økonomi, Udvikling m.m.) og den øvrige organisation. Samlet set er forslaget baseret på: 1.Politiske signaler 2.Økonomiske effektiviseringskrav 3.Ændrede vilkår og behov 4.Signaler og bidrag fra tidligere MED-processer m.v. 5.Direktionens vurderinger af behov for justeringer i øvrigt 6.Bygge videre på en i øvrigt sund organisation

4  At der stilles forslag om etablering af en ny forvaltning med teknik, erhverv/ vækst/ kultur/ landdistrikter for at samle kræfterne og sikre en helhedsorienteret indsats i forhold til at servicere og skabe vækstmuligheder for erhvervslivet og rammer for det gode liv i Jammerbugt Kommune  At der kan foretages en slankning og tilpasning af ledelsesstrukturen (med udgangspunkt i vedhæftede forslag til ny organisationsplan), idet målet herfor dels kan sikre synergi og bedre sammenhæng i opgaveløsningen og dels et økonomisk rationale  At der som følge af justeringen i den administrative organisation kan nedlægges et antal chefstillinger og vurderes om der er behov for at justere i antallet af teamledere bl.a. via sammenlægning af teams- og opgaveområder,  At der skabes rum til opprioritering af opgaver, der ønskes yderligere fokus på dels i forvaltningerne (f.eks. samling af ressourcer til ”forvaltningsservice”) og dels i den centrale stab (f.eks. opprioritering af HR, udviklingsressourcer, udbud, indkøb, digitalisering/IT) Beslutning i ØKU den 3. dec. om retning for forslag

5  At der af økonomiske årsager og for at realisere den samlede besparelse og skabe råderum til omstilling også vil være nødvendigt at frigøre ressourcer ved en aktiv prioritering af medarbejderressourcer  At der anlægges et flerårigt perspektiv, der kan sikre et effektiviseringspotentiale for de kommende år i valgperioden Direktionen skal fremsætte forslaget til justeringer og tilpasninger af den administrative organisations- og ledelsesstruktur til drøftelse og høring i relevante MED-udvalg. Økonomiudvalget træffer endelig beslutning på baggrund heraf i januar måned 2015. I forbindelse med beslutningen herom skal der endvidere fremlægges forslag til implementeringsplan. I forhold til den øvrige ledelsesstruktur i drifts- og serviceområderne (dvs. udover den adm. organisation) anmodes direktionen om efterfølgende at vurdere om det vil være hensigtsmæssigt at foretage tilpasninger. …… og videre ….

6 Forslag til ny organisering og tilpasning ”Meget fungerer godt, men også behov for justeringer overordnet set” Hvordan ser forslaget til ny organisation ud på et organisationsdiagram?

7 Administrativt organisationsdiagram Kommunaldirektør Teknik, Erhverv, Kultur og Landdistrikts- forvaltning Central stab Social, sundhed og beskæftigelses- forvaltning Børne- og familie- forvaltning

8 Børne- og Familie Direktør Forvaltningsservice Børne – og familierådgivningPPRTandplejeSundhedsplejeFamiliecentret Folkeskole SFO Naturskole Ungdomsskole Dagpleje, pladsanvisning og frit valg Børnehaver Puljeordninger Specialtilbud Tværgående indsatser chef Skole og Dagtilbudschef

9 Social, sundhed og beskæftigelse Ældreområdet distrikt sydHandicap og SocialpsykiatriMyndighedsafdeling Sundhedsafdeling Ældreområdet distrikt nordI Forvaltningsservice Direktør Ungeenhed ArbejdsmarkedschefSocial- og Sundhedschef VirksomhedsserviceUdvidet indsatsJob og uddannelseVærksted og nyttejob

10 Vej og park Myndighed, kultur og fritid Genbrugspladser Teknik, erhverv, kultur og landdistriktsforvaltningen ”Ny” direktør Teknik og forsyning ForvaltningsserviceErhverv og turisme Plan og land- distriktsudvikling Byg Natur, kultur og fritid Vand og miljø Kommunale ejendomme Forsyning Teknik og anlæg

11 Stabs- og Økonomichef Staben Central økonomi Opkrævning og helhedsorienteret indsats Borgerservice Digitalisering og IT-service Sekretariat Udvikling og Kommunikation Løn, Personale, HR og Arbejdsmiljø

12 Teams i den centrale stabOpprioriterede opgaver Løn- og personale, HR og Arbejdsmiljø  Nuværende Løn- og Personale  + HR  + Arbejdsmiljø, trivsel Øget fokus på trivsel Øget fokus på at nedbringe sygefravær Central Økonomi  Nuværende Central Økonomi  Inddrivelse og helhedsori. indsats Udvikle budgetproces - metoder Understøtte videreudvikling af LIS Udvikle samspil og synergi med de øvrige økonomiteams Borgerservice, digitalisering og IT  Nuværende borgerservice  Nuværende IT-drift  + digitalisering, ESDH Øget fokus på implementering af digitaliseringsprojekter Understøttelse af effektiviseringer Digital borgerservice Direktionssekretariat/ Sekretariat  Nuværende sekretariat (- ejendom)  + Udviklingsressourcer  + Kommunikation Strategisk fokus/strategiplan Projektlederkompetencer

13 Den videre proces AktivitetTid Hovedudvalget orienteres om forventninger til at Økonomiudvalget vil igangsætte en tilpasning af den administrative organisation, og at der som følge heraf vil blive iværksat en proces og høring i MED-organisationen (relevante udvalg) Ordinært møde den 27. november Økonomiudvalget sætter retning og pejlemærker for den fremtidig administrative organisation Den 3. december Information i organisationen om ØKU´s oplæg: -Orientering af chefer -Orienteringsmøder i de 4 administrationer -Efterfølgende Info på TRYK Den 4. december Afholdelse af møder i relevante MED-udvalg -Information og drøftelse af forslag -Afklaring af procesplan -Høring 8. dec. – 9. januar 2015 1. møde 2. møde (efter behov)

14 Sidste frist for høringssvar9. januar 2015 Direktionen behandler høringssvarene og udarbejder endelig indstilling til justering i den administrative organisation 13. – 15. januar 2015 Økonomiudvalget træffer endelig beslutning om den fremadrettede organisering Den 19. januar 2015 Orientering om Økonomiudvalgets beslutningDen 20. januar 2015 Implementering – udarbejdelse af implementeringsplan Januar Aktuelle skridt  Indkaldelse og drøftelse i MED  Afklaring af procesplan  MED-udvalg høring og medvirken til kvalificere beslutningsgrundlaget

15  Afhænger af om du er berørt af forslaget – og i hvilket omfang  Udgangspunktet er at medarbejderne følger opgaven  Relativt få vil få andet fysisk arbejdssted, men nogle vil  Afhænger af hvordan den enkelte af jer kan se perspektiverne i forslaget  Største justeringer på ledelsesniveauet  ……. En periode med en vis usikkerhed for nogle – kan ikke undgås De endelige svar vil først kunne gives i løbet af processen – og først endeligt, når der er truffet en endelig beslutning og undervejs i implementeringsprocessen. Mulighed for drøftelse i processen ….. Omfang af organisationsændringen – betydning for den enkelte?

16 Forslag til justering og tilpasning Spørgsmål og tilkendegivelser ?