Hjælp til det elektroniske ansøgningsskema 2012 Ungdomsudveksling Aktion 1.1. Hjælp til det elektroniske ansøgningsskema 2012

Sådan kommer du i gang med det elektroniske ansøgningsskema Husk at gemme ansøgningsskemaet før du begynder at udfylde det Du skal udfylde de røde felter mens de grå felter udfyldes automatisk Har du problemer med det elektroniske ansøgningsskema, kan du finde svar på de mest almindelige spørgsmål i ”Vejledning til det elektroniske ansøgningsskema”, som du finder på www.iu.dk/ungdom Er du i tvivl om de gældende ansøgningsbetingelser, kan du finde målsætninger, prioriteter etc. i ansøgervejledningen i kapitlet, som omhandler ungdomsudvekslinger med programlande.

Vælg det rigtige ansøgningsskema For at få det rigtige ansøgningsskema frem er det vigtigt, at du vælger de rigtige punkter i de forskellig rubrikker ellers risikerer du, at det forkerte ansøgningsskema genereres . Vælg den rigtige aktion Der findes 5 forskellige aktioner. Ungdomsudvekslingerne hører under Aktion 1 Ungdom for Europa Delaktion Under aktion 1 findes der 3 delaktioner: Ungdomsudvekslinger Ungdomsinitiativer Demokratiprojekter Du skal vælge Ungdomsudvekslinger (aktion 1.1) i ”drop down menuen” Lokalitet Aktiviteterne forgår som udgangspunkt i værtslandet, medmindre der er særlige grunde til, at de ikke kan afholdes der. Udvekslingen kan også foregå i flere lande, dog skal aktiviteterne foregå i de lande, hvor to eller flere partnere har hjemme. Bemærk For projekter, der gennemføres i flere lande beregnes rejseudgifterne fra afrejsestedet til slutdestinationen (også selvom der gøres stop i andre lande undervejs). Vælg den rigtige runde Der er 3 årlige ansøgningsrunder: 1.feb - runde 1 1.maj - runde 2 1.okt. - runde 3

En stor eller lille udveksling? Partnere Antallet af partnere afgør om det er en bilateral (2 lande), trilateral (3 lande) eller multilateral udveksling (4 eller flere lande), som I søger om tilskud til. Husk At bekræfte oplysningerne nederst på hver side.

Partnere og ansøgningssted Når I vælger det danske nationale kontor (YIA-DK) udfyldes adressen automatisk. Det er Ikke samme adresse, som I skal bruge, når I indsender ansøgningen i papirudgave. Partnere Ved at trykke på hhv. plus og minus kan I tilføje og fjerne antallet af partnere. Husk at ansøgeren også skal medregnes. Når I har valgt det samlede antal partnere generes et tilsvarende antal partnererklæringer, som hver partner efterfølgende skal udfylde og underskrive.

Beskrivelse af ansøgeren Værtens rolle Som udgangspunkt anbefales det, at værten påtager sig den koordinerende rolle. I særlige tilfælde kan sendeorganisationen dog påtage sig koordineringen af projektet. Projektets værter søger på vegne af hele gruppen og modtager et samlet tilskud, der omfatter alle projektets deltagere.

Den juridisk ansvarlig Når en uformel gruppe søger om midler til en udveksling, påtager et af gruppens medlemmer sig rollen som koordinator/juridisk ansvarlig. Den juridisk ansvarlige er ansvarlig for at underskrive aftalen om tilskud på vegne af gruppen. Ved underskrivelse påtager den juridisk ansvarlige sig det juridiske ansvar for at gennemføre projektet, som beskrevet i ansøgningen samt det økonomiske ansvar for projektets økonomi.

Kontaktperson Kontaktpersonens rolle Kontaktpersonen er i lighed med den juridisk ansvarlige, ansvarlig for at projektet gennemføres, som beskrevet i ansøgning. Men kontaktpersonen har dog ikke det juridiske ansvar, men er derimod bindeled mellem Styrelsen og organisationen, når det drejer sig om spørgsmål, supplerende oplysninger og skriftlige henvendelser.

Beskrivelse af ansøgeren Status Er det en offentlig eller en privat organisation? Organisationstype Hvilken type organisation repræsenterer I? En offentlig institution, uformel gruppe eller NGO? Arbejder I lokalt eller bredere? Anden finansiering Hvis I tidligere (inden for det sidste år) har modtaget tilskud fra Aktive Unge eller andre EU-programmer, skal I huske at oplyse det her. Bemærk at hvis jeres organisation modtager et fast driftstilskud fra EU, kan I ikke søge om tilskud fra Aktive Unge.

Beskrivelse af partnerne Partnererklæringer Partnerne skal udfylde de samme oplysninger som ansøgeren. I kan enten vælge at kopiere teksten ind i ansøgningen, eller sende ansøgningen (PDF dokumentet) rundt til partnerne. Når partnererklæringerne er udfyldt, skal de printes, underskrives og sendes til ansøgerorganisationen eller direkte til Styrelsen for Universiteter og Internationalisering. Det er vigtigt, at partnerorganisationerne ikke trykker på knappen ”submit application”, da ansøgningen så vil blive registeret som et nyt projekt efter hvert forsøg. Det er først, når alle oplysningerne er indtastet, at ansøgeren skal trykke indsend (submit)

Samarbejdspartnere Partnererklæringer Læs det med småt 11 I ansøgningsskemaet er det vigtigt, at partnerorganisationen bliver fyldestgørende beskrevet. Desuden er det en god ide at få aftalerne i orden i god tid, da alle underskrifter skal være de originale – en kopi eller en fax vil ikke blive godkendt som et originalt dokument. Partnererklæringer Hvis I ikke har de originale partnererklæringer klar, inden I sender ansøgningen af sted, har I mulighed for at eftersende dem. Dog skal I i ansøgningen ALTID vedlægge scannede partnererklæringer, så vi kan se, at jeres partnere er indforstået med samarbejdet. I må meget gerne gøre os opmærksomme på, at de er på vej, og hvornår vi kan forventer at få dem. Læs det med småt Det er vigtigt, at jeres partnere har læst ansøgningen grundigt igennem, og at de har sat sig ind i de betingelser, som de her skriver under på. Underskriften er nemlig juridisk bindende. 11

Oversigt over partnerskabet Tjek Er alle partnerne med i oversigten? Ellers kan du altid tilføje flere partnere (under antal partnere på side 2).

Projektets varighed Det er vigtigt, at I tager højde for, at aktiviteterne først kan starte 3 måneder efter ansøgningsfristen. Desuden skal I være opmærksomme på, at en udvekslingsaktivitet skal vare mellem 6 og 21 dage (ekskl. rejsedage). Projektet må i sin helhed højst vare 15 måneder. Startdato Bemærk at projektet ikke må starte før den fastsatte 3 måneders grænse. Forkert dato betyder et automatisk afslag. Eksempel Har I søgt 1. februar, kan startdatoen for projektet tidligst være 1.maj. Projektets slutdato Det er en god ide, at projektet tidligst afsluttes en måned efter aktiviteten er endt, så der er tid til at betale alle udgifter. Udgifter der er betalt uden for den aftalte projektperiode, kan ikke dækkes af Aktive Unge. Projektstart og udgifter Det er vigtigt, at der er overensstemmelse mellem projektstart og udgiftsstart. Aktive Unge dækker kun udgifter, som er betalt inden for projektperioden. Det gælder også i forhold til fx depositum i forbindelse med forudbestilte flybilletter.

Resumé Følg dispositionen Resume Når I skriver et resume af projektet, er det vigtigt, at I læser den lille tekst over boksen, og husker at medtage alle de punkter i resumeet som efterspørges: projekttype, sted mm. Resume Beskrivelsen af projektet skal være på engelsk.

Projektets målsætninger Projektet skal bidrage til opfyldelsen af mindst to af de generelle målsætninger. Husk at det ikke er nødvendigt, at l opfylder alle målsætningerne – så sæt kun kryds ved dem, som virkelig er relevante for jeres projekt.

Permanente prioriteter På næste side er de fire permanente prioriteter nærmere beskrevet. Vælg kun de temaer, der er relevante for jeres projekt

Permanente prioriteringer EU har opstillet en række særlige indsatsområder, som projekterne i programmet i større eller mindre grad skal medtænke. Overordnet er tanken, at unges idéer og bidrag skal være med til at forme EU og Europas fremtid. Derfor skal alle projekter have en stærk europæisk dimension samt inddrage et eller flere af de nedenstående emner. Europæisk medborgerskab Europæisk medborgerskab er et vigtigt tema i programmet. Meningen er, at unge skal engagere sig i diskussionen om europæiske emner og EU’s fremtidige opbygning. Unges deltagelse i samfundet Et af formålene med programmet er at skabe en øget interesse blandt unge for at engagere sig i den demokratiske samfundsudvikling. Det er derfor vigtigt at give de unge nogle forudsætninger for at kunne deltage som borgere i samfundets demokratiske processer. Kulturel mangfoldighed I en globaliseret verden er det vigtigt, at unge får lejlighed til at lære andre kulturer og lande at kende. Igennem projekter med unge fra andre kulturer, kan de i fællesskab udvikle en bedre forståelse for forskellige kulturer og religioner. Plads til alle (inklusion) Der skal gøres en ekstra indsats for, at alle unge uanset baggrund og evner har lige mulighed for at deltage i programmets aktiviteter.

2012 Årlige prioriteter I skal overveje på hvilke måder jeres projekt inkorporerer EU’s prioriteter for Aktive Unge. Desuden skal I begrunde jeres valg af prioriteter Årlige prioriteter for 2012 Ungdomsledighed og fremme af de unge arbejdslediges aktive deltagelse i samfundet Bevidstgørelse og mobilisering af unge omkring de globale udfordringer som bæredygtig udvikling, klimaændringer og migration. Inklusiv vækst til fremme af projekter, der beskæftiger sig med unge, som er berørt af problemer med fattigdom og marginalisering. Kreativitet og iværksætterkultur: Fremmer projekter - især ungdomsinitiativer - som understøtter unges initiativ, deres evner til at tænke fantasifuldt og innovativt. Fremme af sund livsstil gennem fysiske aktiviteter herunder sport. National prioritet Prioriteten har til hensigt at fremme projekter, der har til formål at udvikle unges digitale kompetencer på andre områder end spil og sociale medier. Ligeledes skal prioriteten fremme projekter, der udvikler idéer og metoder til, hvordan digitale kompetencer, kan indgå i et ikke-formelt læringsmiljø og gerne også i en job-relateret kontekst.

Målsætninger og prioriteter Beskrivelsen skal være fyldestgørende, da den er afgørende for den endelige bedømmelse af projektet. I de efterfølgende punkter i ansøgningen, har I mulighed for at uddybe projektbeskrivelsen i forhold til arbejdsmetoder, læringspotentiale, den europæiske dimension mm. For at sikre kvaliteten i projektet, er det vigtigt, at I beskriver sammenhængen mellem de valgte målsætninger og prioriteter. Et velplanlagt projekt bruger aktivt de valgte prioriteringer og målsætninger i udformningen af projektet. Du kan læse mere om og hente inspiration til, hvordan man arbejder med målsætninger og prioriteringer i skemaet på næste side. 19

Arbejdsprocessen Modellen viser, hvordan man kan arbejde med prioriteterne, målsætningerne og hovedtemaerne. Eksempel: Prioritet: Miljø og energi Målsætning: Europæisk medborgerskab Aktivitetens hovedtema: Sundhed og læring gennem idræt og udendørsaktiviteter Begynd med at bryde de valgte prioriteter ned i undertemaer. Fx: Europæisk medborgerskab er en meget bred betegnelse: Hvilke aspekter er interessante i forhold til jeres projekt? Konkretiser jeres ide. Hvordan vil I arbejde med europæisk medborgerskab, miljø og energi osv. Her kan I bruge modellen som inspiration. Hvordan hænger de enkelte temaer sammen fx: Hvordan fremmes unges europæiske medborgerskab gennem arbejdet med miljø og energi? Og hvordan kommer dette til udtryk i udvekslingens aktiviteter og arbejdsmetoder? Hvordan kan vi tilføje en europæisk dimension til de planlagte aktiviteter? Det kan være en god ide, at udarbejde en disposition, så I er enige, om hvad I vil fokusere særligt på. Inddrag deltagerne fra start til slut. I starten af projektet kan I fx nedsætte arbejdsgrupper, der går i dybden med de enkelte temaer – grupperne kan efterfølgende videreformidle deres viden til de andre grupper. Det styrker både sammenholdet i gruppen og projektets læringspotentiale. Evaluér løbende jeres resultater og jeres arbejdsindsats og skriv jeres overvejelser ned i den forbindelse – det vil i sidste ende gøre det meget lettere at afrapportere. En anden fordel er, at projektets fokus fastholdes, og at evt. problemer løses løbende. Hvordan korresponderer målsætningerne med vores aktivitetsvalg? Hvordan vil vi formidle dette tema videre til resten af gruppen og vores partnere? inddrager vi deltagerne i arbejdet med de forskellige målsætninger, prioriteter og temaer? Hvad tror vi deltagerne i projektet vil få ud af det? Hvordan ind- arbejder vi målsætningerne i vores arbejdsmetoder? Prioritet Målsætning Aktivitetens hovedtema 20

Planlægning og partnere Husk! At vedlægge et detaljeret program over de planlagte daglige aktiviteter (se eksempel på næste side). De praktiske forhold Ansøgningen skal indeholde en beskrivelse af, hvordan de praktiske forhold er tilrettelagt. Dvs. hvordan I på det praktiske plan vil gennemføre udvekslingen. 21

Program over projektets aktiviteter Det program, som skal vedlægges ansøgningen, skal være mere detaljeret end blot en oversigt over de planlagte aktiviteter. Programmet skal ses som en slags drejebog for projektet. Programmet kan evt. udformes som et skema med tre eller flere kolonner. Et program skal indeholde en oversigt (inkl. dato og tidspunkt) over alle de planlagte aktiviteter. Programmet må gerne vise, hvorledes det er koblet til de valgte prioriteter og målsætninger. Beskriv i forbindelse med de enkelte aktiviteter, hvilke ikke-formelle læringsmetoder I bruger. Beskriv kort hvad aktiviteten går ud på. 22

Deltagernes sikkerhed Det er vigtigt, at I udarbejder en sikkerhedsstrategi og overvejer jeres sikkerhedsprocedurer, også selvom I allerede har jeres egne interne retningslinjer. Tjek på sikkerheden På vores hjemmeside kan I downloade retningslinjerne for sikkerhed i arbejdet med børn og unge, samt en samtykkeerklæring til forældrene. Sikkerhedsstrategi Retningslinjerne er ment som et praktisk værktøj til at udvikle en god sikkerhedsstrategi. Internationalt På vores hjemmeside kan I også læse mere om de gældende betingelser for sikkerhed i arbejdet med børn og unge i forskellige europæiske lande. Forsikring af deltagerne Det er en god idé, at indgå de nødvendige aftaler, således at deltagerne har både sygdoms- og ansvarsforsikring under aktiviteten. Bemærk, at udgifterne til forsikring kan dækkes af projektmidlerne, men der gives ikke ekstra tilskud hertil. Husk også at undersøge om deltagerne allerede er dækket ind via deres private husstandsforsikring. 23

Planlægningsbesøg Et forberedende besøg (Advanced Planing Visit) giver mulighed for at planlægge udvekslingen sammen med de involverede partnerorganisationer. Aktive unge dækker rejseudgifterne for én gruppeleder (og en ung) pr. organisation. For at kunne opnå tilskud, er det vigtigt, at der i ansøgningen vedlægges et program og en kort beskrivelse af formålet med besøget. Program Hvis I har planlagt et forberedende besøg, skal I udarbejde et program. Programmet skal indeholde en detaljeret oversigt over de planlagte aktiviteter Budget Husk at udfylde de nødvendige oplysninger i budgettet. Rejseudgifterne (har en separat kolonne i budgettet) og opholdsudgifterne skal listes under ekstraordinære udgifter. Deltagere Der kan maksimalt deltage én leder og én ung i det forberedende besøg. I skal huske at oplyse, hvem der deltager (en ung fra projektet, projektlederne eller både og). Hvor skal APV foregå? APV mødet skal som hovedregel foregå hos værterne, så gruppelederne har mulighed for at se det sted, hvor udvekslingen skal foregå, og besøge de lokaliteter, som er centrale for udvekslingens aktiviteter. 24

Projektets målsætninger for læring Det grundlæggende princip i ikke-formel læring er, at læringen foregår uden for skolen eller uddannelsesstedet. Den ikke-formelle læringsproces Aktiviteterne er frivillige men strukturerede, og læringen er tæt forbundet med de unges behov, ønsker og interesser. Uformel læring Læringen er modsat ikke-formel læring typisk ustruktureret og karakteriseret ved ”Learning by doing.” Læringen sker i forbindelse med de aktiviteter, som ikke er en del af programmet – fx frirum til socialt samvær etc. Anerkendelse Alle, der har deltaget i et Aktive unge projekt, er berettiget til at modtage et Youthpass, som beskriver og validerer den ikke-formelle og uformelle læringserfaring, de har fået i løbet af projektet. Læs mere om Youthpass på vores hjemmeside: http://www.iu.dk/publikationer/2010-1/youthpass-giver-dig-bedre-muligheder-i-uddannelse-og-job 25

Projektets europæiske dimension Det er vigtigt, at I gennem hele projektfasen grundigt overvejer projektets europæiske dimension og relevans. Disse aspekter er afgørende for at kunne modtage tilskud fra Aktive Unge. Europæisk dimension Projektets europæiske dimension kan fx komme til udtryk ved at indarbejde nogle af de følgende indsatsområder i projektet: Unges europæiske medborgerskab Aktiviteter der fremmer unges kendskab til europæisk medborgerskab og hjælper dem med at forstå deres rolle som en del af det nuværende og fremtidige Europa. Europæiske samfundsproblematikker Aktiviteter der afspejler en almen interesse for europæiske samfunds problemer som fx racisme, antisemitisme og narkotikaproblemer. Europapolitik Aktiviteter der beskæftiger sig med emner af europæisk interesse fx EU's udvidelse, europæiske institutioner og projekter. Europæiske værdier Aktiviteter der promoverer europæiske værdier fx ligestilling, menneskerettigheder, respekt for andre kulturer og demokrati. 26

Virkning, spredningseffekt og opfølgning Det er vigtigt, at det ikke kun er deltagerne i projektet, der får glæde af det. I skal derfor tænke over, hvilke aktører det ville være hensigtsmæssige at inddrage (fx kommuner, ungdomsskoler eller ungdomsklubber) i programmet. Opfølgende projekt Hvis I allerede har planlagt et fremtidigt projekt, må I meget gerne beskrive det her. Det kan fx være et genbesøg, hvor I besøger jeres samarbejdspartnere. Vil du vide mere…. Hvis I vil vide mere om, hvordan man udnytter og spreder sine resultater, kan I læse mere på vores hjemmeside. Her kan I også finde en række nyttige links til foldere og publikationer. Udbredelse og spredning af resultaterne Projektholderen er kontraktligt forpligtet til at øge synligheden af Aktive Unge, og sprede projektets resultater - så andre kan få gavn af dem. Derfor skal I overveje hvordan: I vil sprede jeres resultater til forskellige relevante aktører og målgrupper. I vil sikre jer, at de produkter og resultater, som projektet tilvejebringer bruges af de rette aktører fx ungdomsmedarbejdere, beslutningstagere – eller unge, der har lyst til selv at starte et projekt op. At I overvejer, hvordan jeres projektresultater kan bruges af beslutningstagere og andre nøgleaktører i beslutningsprocesser og udviklingen af ungdomsarbejde. At I overvejer, hvordan projektet kan forsætte i ændret eller uændret form, når tilskuddet ophører. Læs mere her 27

Synlighed Synlighed Brug logoerne 28 Alle projekter, der modtager tilskud fra Aktive Unge, er forpligtet til at bidrage med en øget reklamemæssig værdi for programmet gennem synliggørelse af de enkelte projekter. Synlighed betyder fx at aktiviteter og produkter, der har fået tilskud fra EU, klart skal vise det ved at bruge Aktive Unges logo. Desuden skal alle projekter også, så ofte som muligt, promovere Aktive Unge, fx ved at udnytte alle de muligheder, der er for mediedækning af projektet fx i lokale nyheder, artikler i aviser, blade eller noget helt tredje. Brug logoerne En forudsætning for tilskuddet, og dermed et absolut mindste krav er, at projekter anvender Aktive Unges logo på alt skriftligt materiale om projektet. Logoet kan downloades i forskellige formater fra vores hjemmeside : www.iu.dk/ungdom 28

Udbredelse af udvekslingens resultater Udbredelse af resultaterne Beskriv kort, hvordan I har planlagt at udbrede den viden og de erfaringer, som I har opnået gennem projektet. Udbredelse Fra EU’s side stilles der krav om, at den erfaring og den viden, som deltagerne har opnået gennem projektet, skal videreformidles til gavn for andre. De erfaringer og resultater I har opnået, kan måske bruges af andre eller i et opfølgende projekt. I skal derfor overveje, hvordan I kan viderekommunikere resultaterne af jeres projekt til andre (fx gennem foredrag, hjemmeside, blogs etc.). Hensigten med dette er, at det ikke kun er deltagerne i projektet, som skal have gavn af resultaterne, men også andre unge, lokalsamfundet osv. Resultaterne Ofte vil dit projekt indeholde både håndgribelige og ikke håndgribelige resultater: Håndgribelige resultater i form af et produkt som fx udviklingen af nye metoder, en CD, en teaterforestilling, anbefalinger til beslutningstagere, netværk, processer etc. Ikke håndgribelige resultater som personlige erfaringer og læring, bedre sprogkundskaber, øget kulturel indsigt. Disse resultater er lidt svære at synliggøre, men spørgeskemaer og interviewes er en måde at synliggøre disse. 29

Ekstra udbredelsestiltag Hvis I har planlagt yderligere tiltag i forhold til at udbrede og udnytte projektets resultater, kan I søge om tilskud til dette. Dette kunne fx være brochurer, workshops, foredrag mm. Men det er vigtigt, at det ligger ud over de allerede eksisterende krav til udbredelsen af resultaterne. De planlagte ekstra udbredelsesaktiviteter skal beskrives i detaljer og der skal vedlægges en tidsplan for de planlagte aktiviteter.

Deltagere med særlige behov En vigtig målsætning i programmet er at medvirke til, at alle unge får lige muligheder for at kunne drage nytte af Aktive Unge – uanset sociale og uddannelsesmæssige vilkår eller eventuelle handicap. Udover at programmet skal være åbent for alle, er det også hensigten, at aktiviteterne i Aktive Unge skal være med til at styrke de unge. Unge med særlige behov Unge med særlige behov omfatter unge, som kommer fra et kulturelt, geografisk eller socioøkonomisk ugunstigt stillet miljø eller lider under et handicap. Hvis projektet involverer unge med særlige behov, skal I beskrive det her. Alle ekstraudgifter, som direkte kan relateres til deltagere med fysiske eller psykiske handicap, fx transportudgift til hjælpemidler, ekstra forsikring til kronisk sygdom, særlig forberedelse af deltageren, særlige hjælpemidler eller andre foranstaltninger i forbindelse med det konkrete projekt samt rejse- og opholdsudgifter til en hjælper kan dækkes 100%. Lønudgift til handicaphjælper dækkes ikke. 31

Oversigt over deltagerne i projektet Oversigten Oversigten har til formål at tegne et billede af de involverede deltagere i projektet i forhold til køn, alder og nationalitet. Antallet af deltagere i udvekslingen må ikke overstige 60 personer (ekskl. gruppeledere). Desuden skal der være en rimelig balance i fordelingen af køn, alder og nationalitet i gruppen. Det er vigtigt, at listen er komplet. Deltagerne Bemærk at max 20 procent af deltagerne må være mellem 25-30 år på ansøgningstidspunktet. Vigtigt Antal og alder på deltagerne ved ansøgningstidspunktet. Bemærk at disse felter ikke udfyldes automatisk, og at du derfor selv skal tjekke, at det samlede antal er enslydende med antallet af deltagere fordelt på køn og alder. 32

Gruppeledere Gruppelederne 33 Der skal laves en separat liste over de deltagende gruppeledere. Der skal være mindst én gruppeleder pr. partner. 33

Budgettet I beregningen af budgettet skal den nyeste sats anvendes – den finder I på vores hjemmeside. Derudover er det vigtigt at indhente oplysninger omkring rejseudgifter for at kunne færdiggøre budgettet. Budget – ALTID i euro Kursen er opgivet på Kommissionens hjemmeside: http://ec.europa.eu/budget/inforeuro/index.cfm. Efterfølgende, når jeres projekt er godkendt, skal I ved omregning af udgifter til euro, anvende den regnskabskurs, som var gældende på det tidspunkt, hvor Styrelsen underskrev aftalen/kontrakten. Rejseudgifter Når I har indsat alle oplysninger i de røde felter (antal, udgifter osv.) beregnes tilskuddet til rejseudgifterne automatisk i de grå feltet samt i budgetoversigten. Aktive Unge dækker 70% af rejseomkostningerne 34

Beregning af projektudgifterne Vigtigt Enheds-omkostningerne ændres alt efter hvor projektet finder sted. I skal anvende de satser, som er fastsat for det land hvor aktiviteten foregår. I Danmark er det faste engangsbeløb til en ungdomsudveksling 40 euro pr. nat pr. deltager. Overnatninger Husk at det er antallet af overnatninger, som I skal oplyse – ikke programsatte dage. Beregning af tilskuddet Husk at tilføje (brug + og – for tilføje og slette) alle partnerne og deltagerne (i de røde felter), så beregnes det samlede tilskud automatisk i de grå felter. Projektet skal involvere mindst 16 og højst 60 deltagere (eksklusiv gruppeledere)

Beregning af det samlede tilskud APV/ Forberedende besøg : Hvis I har planlagt et forberedende besøg, skal I huske at søge om midler til kost og logi for deltagerne (eksklusiv værterne). Der er ikke afsat et fast beløb til opholdsudgifterne, derfor må I udarbejde et estimeret budget, som er så realistisk som muligt. Husk at gemme alle kvitteringer, da alle ekstraordinære udgifter skal dokumenteres ved projektets afslutning Der kan tildeles ekstraordinære midler til: Særlige udgifter til visa og/eller vaccinationer. Særlige udgifter, som direkte kan relateres til deltagere med særlige behov. Derudover kan der også søges om dækning af særlige udgifter, der er knyttet til projektets særlige karakter eller aktiviteter. Disse udgifter kan dækkes helt eller delvist på baggrund af en konkret vurdering i hvert enkelt tilfælde. 

Medfinansiering Udvekslingen dækkes ikke af Aktive Unge alene Medfinansiering Udvekslingen dækkes ikke af Aktive Unge alene. Tilskuddet er baseret på medfinansiering med andre offentlige eller private bidrag. Det er vigtigt, du beregner, hvor stor din medfinansiering er, og indfører det i budgettet. Medfinansiering Medfinansieringen udgør 30% af rejseudgifterne. Hvis I har modtaget bidrag fra andre steder end Aktive Unge, skal beløbet medregnes i budgettet. Driftsstøtte Hvis I har modtaget nogen former for tilskud til drift fra EU, skal I huske at oplyse det her. Medfinansiering Et tilskud fra Aktive Unge er et incitament til at gennemføre et projekt, som ikke ville være muligt uden EUs finansielle støtte. Tilskuddet er baseret på princippet om medfinansiering. Medfinansiering indebærer, at tilskuddet fra Aktive Unge ikke kan finansiere samtlige omkostninger ved projektet; ansøgeren skal supplere tilskuddet med egne bidrag og / eller national, regional, lokal eller privat støtte. I skal i ansøgningsskemaet angive bidrag fra andre kilder end Aktive Unge. Bemærk: Bidrag i naturalier betragtes som en støtteberettiget kilde til medfinansiering. 37

Specificering af rejseomkostninger Budgettet er fordelt på to sider, hvoraf den første side er en oversigt over alle udgifter og indtægter, og den anden er en specificering af de enkelte udgifter. Den billigste rejse Aktive Unge dækker kun de billigste billetter til rejsen - så indhent gerne flere tilbud. I må også gerne sende en kopi af det tilbud, som I vælger. Tip Det kan være en god ide at opstille dit budget i et Excelark – det er en nem måde at få overblik over alle dine budgetposter. Rejseudgifter I denne del af budgettet skal du udspecificere dine rejseomkostninger. 38

Og husk… At Tro-og love-erklæringen skal underskrives af den juridisk ansvarlige.

Indsendelse af ansøgningen Overhold tidsfristen Ansøgningen skal indsendes rettidigt –det gælder både den elektroniske version og papirudgaven. Ellers bliver ansøgningen afvist. Hvis du sender din ansøgning, skal den senest være stemplet d. 1./feb/maj/okt alt afhængig af ansøgningsrunden. Du kan også aflevere den personligt, men så skal du huske at få ansøgningen datostemplet, så du har bevis for at ansøgningen er afleveret rettidigt. Underskriv og send Når du har udfyldt ansøgningsskemaet, skal du udskrive og underskrive det og sende det til Styrelsen for Universiteter og Internationalisering. Ansøgningen skal sendes til følgende adresse: Styrelsen for Universiteter og Internationalisering. Att.: Ansøgning Aktive Unge Bredgade 43 1260 København K Indsendelse Når ansøgningen er helt færdig skal du trykke på ”ansøg online”. Så bliver din ansøgning registeret, og du vil modtage en indsendelseskode. Herefter skal du trykke på ”udskriv skema” og underskrive ansøgningen, vedlægge alle bilag (jf. næste side) og indsende den. Originale partnererklæringer Alle originale partnererklæringer skal udfyldes og indsendes sammen med de nødvendige bilag jf. tjeklisten i ansøgningsskemaet.

Årsregnskab & Bankgaranti Dokumentation På den sidste side i ansøgningsskemaet finder du en tjekliste. Det er vigtigt, I løber den igennem, så I er sikre på, at alle de nødvendige dokumenter er vedlagt, og at alle dokumenter er underskrevet, før I sender ansøgningen. Ansøgningen skal indeholde følgende: Foreninger og NGO Husk at vedlægge foreningens vedtægter og evt. seneste årsregnskab Ansøgning Ansøgningsskemaet i udfyldt stand, samt de originale partnererklæringer. Dokumentation Typen af dokumentation, som I skal vedlægge jeres ansøgning, afhænger af, om I er en offentlig institution, en privat forening eller en uformel gruppe af unge. I tjeklisten kan du se hvilken dokumentation, der kræves af de forskellige typer ansøgere. Supplerende oplysninger Hvis der søges om et tilskudsbeløb, som overstiger € 25 000, skal yderligere dokumentation vedlægges (jf. tjekliste). Uformelle grupper Uformelle grupper skal oplyse den juridisk ansvarliges CPR. nr. Vedlæg derfor en kopi af sygesikring, samt pas Årsregnskab & Bankgaranti Hvis I ansøger om mere end 25.000 Euro og er en forening, skal I huske at vedlægge foreningens senest afsluttede årsregnskab. Formålet med dette er at vurdere ansøgerens finansielle kapacitet/soliditet. Hvis foreningen ikke kan fremlægge et årsregnskab, vil der fra Styrelsens side blive stillet krav om en bankgaranti i forbindelse med udstedelsen af kontrakten.

Hvis du er har yderligere spørgsmål: 72 318 900 mk@iu.dk 42