ORBIT arbejdsgangsanalyse seminar

Bispebjerg tilgangen Metode udviklet til og på Bispebjerg Hospital Udgangspunkt implementering Nye arbejdsgange skal passe til hver enkelt afdelings behov, praksis og kultur Metoden sikrer medarbejderinvolvering Vi er samlet for at træffe en række beslutninger og sammen prøve at designe nogle fremtidige arbejdsgange omkring medicinering. Hvordan skal det foregå i klinik G efter indførelse af EPM. Det drejer sig fx om Hvordan bliver det når CAVE fremover skal registreres i EPM Hvordan skal I håndtere at patientarmbånd udskrives fra EPM Jari Friis Jørgensen

Tænk nyt – find bedste praksis EPM kommer med en række funktionaliteter som skal understøtte og sikre arbejdsgangene ved medicinering, men også med nogle nye muligheder og hjælpefunktioner. Fx elektronisk fremsendelse af recept Registrering af patientværdier elektronisk Automatisk udregning af BMI Systemet gør opmærksom på - når CAVE ikke er registreret Da EPM er det første EPJ-modul giver det nogle muligheder som I kan vælge at anvende og dermed benytte lejligheden til at vænne jer til at arbejde med EPJ eller I kan vælge at holde fast i kendte rutiner. Det er helt op til jer. Dette seminar er en oplagt mulighed for en optimering af eksisterende arbejdsgange, men også en nødvendighed for at få designet nogle nye. - og dermed få tænkt it sammen med praksis. Det som I vil kunne se i løbet af dagen er, at EPM kommer med noget nyt, som vil påvirke det I gør i dag og som I derfor er nødt til at overveje, hvordan I vil håndtere i fremtiden. Vi vil gerne være med til at sikre, at I ikke pludselig står med et problem, som ingen havde forudset som fx den gang vi indførte fællesjournal og de så ikke kunne komme ned i arkivskuffen. Jari Friis Jørgensen

Seminar Deltagere: Medarbejderrepræsentanter Systemets repræsentant Beskrive deltagernes roller Afdelingsledelsen: kender retningslinjer, lovgivning, akkreditering, beslutningskompetence EPJ-ansvarlige: Skal deltage i design, formidle, reviewe og evaluere Medarbejderrepræsentanter: de vigtige – dem som kender praksis Systemet: hvad ligger til grund for valg af systemet, funktionaliteter, krav og begrænsninger i systemet Konsulenter: Styrer processen, dokumenterer beslutninger, koordinerer med EPJ-ansv. Og rentegner Diagrammer: fælles udgangspunkt – værktøj - dokumentation Deltagere: Medarbejderrepræsentanter Systemets repræsentant Arbejdsgangsanalysekonsulenter Forløbsdiagrammer Jari Friis Jørgensen

Orbit-arbejdsgange Visitation Rekvirer operation Planlæg/koordiner/vedligehold Venteliste Akutliste Reglbrud Personale plan Orbit news Præ-operativt Anæstesi-tilsyn Klargøring Peroperativt Postoperativt I alt skal vi igennem 5 forløbsdiagrammer over følgende arbejdsgange Jari Friis Jørgensen

Diagrammer Oversættelse Jari Friis Jørgensen Diagrammerne er udarbejdet med udgangspunkt i EPM, lovgivning, akkreditering og kendskab til eksisterende praksis. Diagrammerne illustrerer den ideelle situation, men den passer ikke nødvendigvis til klinik G – derfor skal diagrammet tilpasses og der kommer til at foregå en slags forhandling mellem jer, it-systemet og øvrige hjælpemidler. FINDE FÆLLES SPROG Som I vil se mangler diagrammerne oplysning om hvor, hvornår og hvem der skal udføre de aktiviteter og handlinger som er tegnet – det er det, som I skal være med til at beslutte – samtidig vil der opstå behov for at tegne flere kasser indimellem de eksisterende – for at synliggøre hvad der foregår mellem kasserne. Rækkefølgen. Se ud over diagrammerne – skal ikke låse sig fast – kun grundprocesser. Nogle er valg og nogle er processer. Oversættelse Jari Friis Jørgensen

Hvordan Vi gennemgår diagrammerne Forhandlinger og tilpasninger Jer, it-system, arbejdsgange Sammen med jer skal vi have designet hensigtsmæssig praksis – vi hjælper og assisterer jer. Forhandlinger: I siger noget, EPM siger noget, hjælpemidlerne siger noget – hvordan kan det spille sammen. Til sidst skal vi se på hvem der mest hensigtsmæssigt kan udføre opgaverne. Jari Friis Jørgensen

Processer frem for faggrupper Ofte fokuseres på faggrupper, når man laver arbejdsgangsanalyser. Fokuseringen muliggør at ansvarsområder, rettigheder og forpligtelser kan varetages på tværs af eksisterende opgaver og praksis. Mulighed for forandring. Jari Friis Jørgensen

Betyder at vi ser på kompetencer frem for faggrupper Aktanter En udvidelse af begrebet aktør Alt der handler eller tilskrives handlinger Personer, hjælpemidler og it-systemer ligestilles   Betyder ikke, at en læge ikke skal udføre sin lægegerning, men at de rette kompetencer skal være til stede på rette tidspunkt. BMI udregnes af EPM og ikke spl. I BBH-tilgangen er alt som handler aktanter. Patient, læge, it-system ligestilles. Betyder at vi ser på kompetencer frem for faggrupper Alle er aktanter Jari Friis Jørgensen

Historier Rene historier Blandede historier Arbejdsgange kan beskrives på mange måder Rene historier Resultatfikseret ”Lægen ordinerede 2 x 200 mg Ipren” ”Sekretæren sendte en bekræftelse” Blandede historier Konsekvens orienteret Vi spørger hele tiden ! En sygeplejerske eller en læge ville ofte fortælle en arbejdsgang med fx Folk svarer resultatfikseret. Når man undersøger arbejdsgange er det interessant at se på hvad der er gjort for at de kan udføre denne handling. Konsekvensen af hvad der gjorde at de opnåede det resultat. Blandede historier – HVAD SKAL DER TIL – afdækkes ved at inddrage relevante medarbejdere og hjælpemidler DUMME SPØRGSMÅL Jari Friis Jørgensen

Værktøj Kan flyttes rundt ! Post-it noter Jari Friis Jørgensen For at dokumentere tilpasninger, beslutninger og designede arbejdsgange anvender vi post-it noter. Jari Friis Jørgensen

Post-it noter Hvad foregår der Hvor foregår det På hvilket tidspunkt Hvem er så den rette Hvad/ Hvordan Hvor Hvornår Hvem Jari Friis Jørgensen

Oversat diagram Jari Friis Jørgensen

Diagram efter seminar Jari Friis Jørgensen

Jari Friis Jørgensen

Nye hensigtsmæssige arbejdsgange tilpasset lokal praksis Resultat En form for skriftlig dokumentation Retningslinje Undervisningsmateriale Formidling Nye hensigtsmæssige arbejdsgange tilpasset lokal praksis Jari Friis Jørgensen

En vandring med diagrammer Ideel situation Reel situation Jari Friis Jørgensen

Vi styrer processen - og sørger for pauser ! Jari Friis Jørgensen

Jari Friis Jørgensen