HINSIDES INFO-ENTUSIASMEN Folkeuniversitetet - 2011 HINSIDES INFO-ENTUSIASMEN OM LEDELSE OG ORGANISATION SOM KOMMUNIKATION Finn Frandsen Center for Virksomhedskommunikation

Oversigt Hvorfor forsker jeg? Folkeuniversitetet - 2011 Oversigt Hvorfor forsker jeg? Min arbejdsplads: Center for Virksomhedskommunikation på Aarhus Universitet Mød mine venner - ”info-entusiasterne”! To grundopfattelser: Det funktionalistiske perspektiv: organisationer har kommunikation Det konstitutionalistiske perspektiv: organisationer er kommunikation (mød mine andre venner...) Pause undervejs... Praktiske konsekvenser for den daglige ledelse (af kommunikation) Spørgsmål og diskussion

Og så lige inden vi kommer alt for godt i gang... Folkeuniversitetet - 2011 Og så lige inden vi kommer alt for godt i gang... Hallo! Kan vi få en kopi af dine slides? Ja, det kan I, men kun hvis I går ind på... www.asb.dk/staff/ff

Hvorfor forsker jeg? Fordi... Folkeuniversitetet - 2011 Hvorfor forsker jeg? Fordi... Jeg skal tjene penge, gøre karriere, ikke kan lade være, det er det eneste, jeg dur til osv. Center for Positive Organizational Scholarship (POS) Ross School of Business, University of Michigan Blandt forskerne: Jane Dutton ”A community of scholars devoted to energizing and transforming organizations through research on the theory and practice of positive organizing and leadership Emner: skabe energi (no asshole-reglen!), medfølelse, positiv identitet, positivt lederskab, trivsel, modstandsdygtighed

Folkeuniversitetet - 2011 Aftenens budskab Ikke mit svar på jeres spørgsmål, men jeres svar på mine spørgsmål... Hvad er kommunikation? Skal I arbejde med kommunikation i jeres organisation? Hvis ja, hvordan? Operationelt, taktisk eller strategisk? Skal I have en kommunikationsafdeling? Eller er alle ledere og medarbejdere i organisationen i virkeligheden en slags ”kommunikationsmedarbejdere”? Hvordan kan kommunikation bidrage til ”energizing” i jeres organisation?

Hvordan ville du selv definere kommunikation? Folkeuniversitetet - 2011 Hvordan ville du selv definere kommunikation? ?

Center for Virksomhedskommunikation (1) Folkeuniversitetet - 2011 Center for Virksomhedskommunikation (1) Vi er 32 forskere, der bl.a. arbejder med: Corporate branding CSR-kommunikation Forandringskommunikation Krisekommunikation Strategiske samtaler: f.eks. ansættelse, MUS eller ”rundbordssamtaler” Afskedigelseskommunikation Diskursiv organisationsudvikling Ledelseskommunikation (coaching, storytelling mv.) Markedskommunikation Kommunikationsafdelingens udvikling

Center for Virksomhedskommunikation (2) Folkeuniversitetet - 2011 Center for Virksomhedskommunikation (2) Vi underviser bl.a. på 5 studieprogrammer: BA Sprog og Kommunikation BA Management and Marketing Communication Kandidat Virksomhedskommunikation MA Corporate Communication Executive Master Corporate Communication Antal studerende: mellem 1000 og 1100 www.asb.dk/asbccc

Hvordan vi definerer virksomhedskommunikation... Folkeuniversitetet - 2011 Hvordan vi definerer virksomhedskommunikation... Corporate communication ASB Centre for Corporate Communication Det har noget at gøre med... Strategi Integration af kommunikationsaktiviteter Relationer mellem en organisation og dens eksterne og interne stakeholdere eller interessenter Forretningsunderstøttelse

Hvad er det nyeste inden for kommunikation? Folkeuniversitetet - 2011 Hvad er det nyeste inden for kommunikation? Netværk Et af de ti vigtigste ord i de sidste 10-15 år Netværkskommunikation Sociale netværk i, mellem og uden for organisationer Sociale medier Manuel Castells: Communication Power (2009) Kommunikationsopfattelser CCO-perspektivet (Communication Constitutes Organizations)

Mine venner ”info-entusiasterne” Folkeuniversitetet - 2011 Mine venner ”info-entusiasterne”

Formål med foredrag Det ”sidste nye” inden for organisationers Folkeuniversitetet - 2011 Formål med foredrag Det ”sidste nye” inden for organisationers kommunikation handler om: At nå frem til en større forståelse for, hvad kommunikation egentlig er Kommunikation er ikke kun information Kommunikation er ikke kun et redskab Det handler også om mening, modtagere og fortolkning Vi skal hinsides”info-entusiasmen”!!!

To grundopfattelser – eller den samme historie to gange... Folkeuniversitetet - 2011 To grundopfattelser – eller den samme historie to gange... FUNKTIONALISME: Kommunikation Organisation Informations- og kommunikations-teknologi Ledelse Ideologi KONSTITUTIONALISME: Kommunikation Organisation Informations- og kommunikations-teknologi Ledelse Ideologi

Inspiration fra Smircich (1983) Folkeuniversitetet - 2011 Inspiration fra Smircich (1983) Kultur som variabel eller ”har-kultur Den funktionalistiske grundopfattelse Kultur som grundmetafor eller ”er”-kultur Den konstitutionalistiske grundopfattelse 1) Kommunikation 2) Organisation 3) Ledelse

Den funktionalistiske grundopfattelse (1) Folkeuniversitetet - 2011 Den funktionalistiske grundopfattelse (1) Kommunikation: Kommunikation = et redskab eller instrument, der kan anvendes som middel til at nå et andet mål Kommunikation = distribution af information Fokus på den rette kvantitet Transmissionsparadigme En udbredt opfattelse: Envejs- og tovejskommunikation Massekommunikation Det overkommunikerede samfund

Den funktionalistiske grundopfattelse (2) Folkeuniversitetet - 2011 Den funktionalistiske grundopfattelse (2) Organisation: Organisation = formelle relationer eller ”ting”, f.eks. et organisationsdiagram eller mennesker, afdelinger eller bygninger, som man kan gå ind og ud af Organisation = en ”beholder”, som man kan ”hælde information ned i” Teknologi (IKT): IKT er neutral funktions-optimering Eksempel: organisationens intranet ”Info-entusiasm” (Brown & Duguid 2001)

Den funktionalistiske grundopfattelse (3) Folkeuniversitetet - 2011 Den funktionalistiske grundopfattelse (3) Ledelse: Ledelse = management of decisions Ledelse = rationel aktivitet udøvet af lige så rationelle aktører (rational choice-traditionen) Ledelse = det præskriptive perspektiv (strategisk planlægning: situationsanalyse -> beslutning > implementering -> evaluering) eller a, b, c, d Ideologi: Ledelsens synspunkt og interesser ”Informationssamfundet” og ”vidensamfundet”

Den konstitutionalistiske grundopfattelse (1) Folkeuniversitetet - 2011 Den konstitutionalistiske grundopfattelse (1) Kommunikation: Kommunikation = et vilkår og ikke kun et værktøj Kommunikation = fortolkning Kommunikation = skabelse af mening Fokus på den rette kvalitet Interaktionsparadigme

Den konstitutionalistiske grundopfattelse (2) Folkeuniversitetet - 2011 Den konstitutionalistiske grundopfattelse (2) Organisation: Organisation = organisering, dvs. sociale processer, der altid allerede er i gang - eller: ”Der findes ikke organisationer” Organisation er kommunikation - eller et ”fortolkningssystem” Teknologi (IKT): ”Materialiseret teori” Eksempel: den elektroniske kalender i organisationen

Organisationsteoriens historie på fem minutter eller derunder... Folkeuniversitetet - 2011 Organisationsteoriens historie på fem minutter eller derunder... Fra lukket til åben opfattelse Fra maskine til netværk Fra formel til uformel opfattelse ”At arbejde efter reglerne” Fra statisk til dynamisk opfattelse Fra produkt til proces

Hvor begynder og slutter en organisation egentlig? Folkeuniversitetet - 2011 Hvor begynder og slutter en organisation egentlig? Den fysiske afgrænsning Organisationens bygninger Den systemiske afgrænsning Organisationskultur Den psykologiske afgrænsning Når vi tager arbejdet med hjem... Den sproglige afgrænsning ”Vi hos Home mener...”

Den konstitutionalistiske grundopfattelse (3) Folkeuniversitetet - 2011 Den konstitutionalistiske grundopfattelse (3) Ledelse: Ledelse = the management of meaning, dvs. at definere, hvad der er virkelighed for andre (Smircich & Morgan 1982) Ledelse = aktivitet, der bygger på ”bounded rationality” (Simon, March og Carnegie-skolen) Ledelse = det emergente perspektiv Ideologi: Forskning for alle: både ledere og medarbejdere (i princippet) Kritisk eller positiv tilgang

Praktiske konsekvenser for arbejdet med kommunikation (1) Folkeuniversitetet - 2011 Praktiske konsekvenser for arbejdet med kommunikation (1) Spørgsmålet er ikke: at kommunikere eller ikke at kommunikere, men hvad og hvordan! Man kommunikerer altid Informationer er ikke noget, som ”overføres”! Content fallacy Alt kan tjene som budskab i en fortolkningsproces! Hvad enten det er afsender eller modtager, som begynder Kun det budskab, som fortolkes (fortolkes), tæller! Tove Fergo-reglen Et godt kommunikationsklima (en god kommunikationskultur) kan være vigtigere end en kommunikationspolitik! Grundfos-reglen

Praktiske konsekvenser for arbejdet med kommunikation (2) Folkeuniversitetet - 2011 Praktiske konsekvenser for arbejdet med kommunikation (2) Ledere er ikke kun afsendere Den ”lyttende leder” Kommunikation i en organisation er andet og mere end en kommunikationsafdeling og en kommunikationschef Alle ledere og medarbejdere er også ”kommunikationsmedarbejdere” En god organisation er en fortolkende organisation Fortolkningsstyrke God ledelse er fortolkende ledelse

Praktiske konsekvenser for arbejdet med kommunikation (3) Folkeuniversitetet - 2011 Praktiske konsekvenser for arbejdet med kommunikation (3) Praktiske tiltag: Afdækning af (1) kommunikationsopfattelser i organisationen Hierarki - funktionsinddeling (afdelinger) Afdækning af (2) critical incidents i organisationen Ditto Kommunikationsdirektøren og kommunikationsafdelingen som intern rådgiver Bevidst- og ansvarliggørelse En altid igangværende proces

Hvordan definerede du så kommunikation? Folkeuniversitetet - 2011 Hvordan definerede du så kommunikation? !

Hvor mange brugte ord som... Folkeuniversitetet - 2011 Hvor mange brugte ord som... Afsender, effekt, formidle, få budskab igennem, ord? Interaktion, dialog, samtale, proces? Mennesker, modtagere, målgrupper, interessenter? Metaforer eller ”billedsprog”: Megafon, talerstol, prædikestol? Dans, børnehaveklasse, rejse? Magt, manipulere, undertrykke? Er der en indre ”info-entusiast”?

Kontakt Finn Frandsen, professor, centerleder ff@asb.dk Folkeuniversitetet - 2011 Kontakt Finn Frandsen, professor, centerleder ff@asb.dk Center for Virksomhedskommunikation www.asb.dk/asbccc Handelshøjskolen, Aarhus Universitet www.asb.dk

Organisation = kommunikation - men hvordan? Folkeuniversitetet - 2011 Organisation = kommunikation - men hvordan? Karl Weick (født 1936) Rensis Likert professor i organisationspsykologi, University of Michigan (USA) Vigtigste værker: The Social Psychology of Organizing (1969, 1979) Sensemaking in Organizations (1995) Making Sense of the Organization (2001) Weicks tilgang: Aktør-perspektiv og information systems approach (systemteori) inden for organisationspsykologi

Organisationer som fortolkningssystemer Folkeuniversitetet - 2011 Organisationer som fortolkningssystemer En teori om organisering (dynamisk processer), ikke om organisationer (statiske strukturer) En organisation er ”informationsbehandling” eller et fortolkningssystem Retrospektiv sensemaking

Organisationer som fortolkningssystemer Folkeuniversitetet - 2011 Organisationer som fortolkningssystemer Den ”darwinistiske” eller evolutionsteoretiske mekanisme i fortolkningssystemet: Ecological change Equivocality eller tvetydig information Enactment ”How can I know what I think till I see what I say?” Selection Retrospektiv sensemaking Assembly rules (fortolkningsskemaer) og double interact (handling, respons, tilpasning) Retention Balance mellem stabilitet og innovation Enacted environment

Weick om forandringer Den planlagte tilgang til forandring Folkeuniversitetet - 2011 Weick om forandringer Den planlagte tilgang til forandring Kurt Levin: unfreezing, moving og freezing Weicks tilgang til forandring: Skelnen mellem episodisk forandring og kontinuerlig forandring Freeze, rebalance og unfreeze

Praksis inden for organisation = kommunikation Folkeuniversitetet - 2011 Praksis inden for organisation = kommunikation D. Modaff og S. De Wine: Organizational Communication: Foundations, Challenges, and Misunderstandings (2002) Fokus på misforståelser: interaktion i en organisation er ofte problematisk! Ny model for intern kommunikation: the communicative organization

Ledelse af intern kommunikation Folkeuniversitetet - 2011 Ledelse af intern kommunikation The communicative organization (CO): Organisationens medlemmer er bevidste om, at misforståelser er en naturlig del af organisatorisk aktivitet og bør foregribes Visse kendetegn ved social interaktion støttes og fremmes Fleksibilitet i adfærd er afgørende for succesfuld kommunikation og effektiv strukturering af organisationen Strategisk kommunikationsplanlægning er almindelig

De fire komponenter (1) FOREGRIBE MISFORSTÅELSER Folkeuniversitetet - 2011 De fire komponenter (1) FOREGRIBE MISFORSTÅELSER Misforståelser er noget, man skal forvente, foregribe og forberede sig på i organisationen Misforståelser er både noget negativt og noget positivt Tre årsager til misforståelser: Værdier, som er i konflikt med hinanden Mangel på information Strategiske misforståelser

De fire komponenter (2) SOCIAL INTERAKTION Folkeuniversitetet - 2011 De fire komponenter (2) SOCIAL INTERAKTION Visse kendetegn ved social interaktion støttes og fremmes: Psykologisk umiddelbarhed Respons i real time (feedback med den rette timing) Evaluering af udvekslinger Ledelse af sammenblanding af relationer

De fire komponenter (3) FLEKSIBILITET I ADFÆRD Folkeuniversitetet - 2011 De fire komponenter (3) FLEKSIBILITET I ADFÆRD Hvert medlem af organisationen må være parat til at tilpasse sig Forandringer i konteksten for de kommunikative aktiviteter Forandringer i selve relationen Forandringer i interaktions-mønstre Dialektiske spændinger i disse relationer

De fire komponenter (4) STRATEGISK KOMMUNIKATIONS-PLANLÆGNING Folkeuniversitetet - 2011 De fire komponenter (4) STRATEGISK KOMMUNIKATIONS-PLANLÆGNING Strategisk kommunikationsplan-lægning består af fire sammenhængende strategier: Erkende, at der opstår misforståelser Dæmme op for misforståelsen (- læring) Håndtere misforståelsen Konstruere en ny fortolkning af misforståelsen (+ læring)

Praksis inden for organisation = kommunikation Folkeuniversitetet - 2011 Praksis inden for organisation = kommunikation Målinger af intern kommunikation: ”tilfredshedsanalyser” Grundantagelse: (høj) tilfredshed med intern kommunikation bidrager til produktivitet, mindsker sygefravær, reducerer stress og har indflydelse på tilfredshed med jobbet, motivation og lignende Forskellige teknikker: Spørgeskema, interviews, dagbogsstudier og analyse af sociale netværk Communication Satisfaction Questionnaire Lukket kvantitativ metode Critical Incident Technique Åben kvalitativ metode

Måling af intern kommunikation (1) Folkeuniversitetet - 2011 Måling af intern kommunikation (1) C. Dawns & M.D. Hazen: A Factor Analytic Study of Communication Satisfaction (1977) Communication Satisfaction Questionnaire (CSQ) Medarbejderne svarer på 44 spørgsmål vedr. 8 kommunikative temaer 7 punkts Likertskala: fra 1 (meget utilfreds) til 7 (meget tilfreds)

De 8 kommunikative temaer Folkeuniversitetet - 2011 De 8 kommunikative temaer Kommunikationsklima Forhold til overordnede Integration i organisationen Kvaliteten i de anvendte medier Horisontal og uformel kommunikation Det organisatoriske perspektiv Forhold til underordnede Personligt feedback

Måling af intern kommunikation (2) Folkeuniversitetet - 2011 Måling af intern kommunikation (2) J.C. Flanagan: The critical incident technique (1954) Fokus på erfaringer med kommunikative begivenheder, der i særlig grad er negative eller positive Grundantagelse: medarbejdernes oplevelse af (u)tilfredshed stammer fra faktiske erfaringer (incidents) ”i den virkelige verden” Udtømmende individuelle interviews

Organizational communication: nogle forslag til videre læsning Folkeuniversitetet - 2011 Organizational communication: nogle forslag til videre læsning Centrale publikationer: W. C. Redding: Communication within the Organization (1972) L. Putnam & M. Pacanowsky (red.): Communication and Organization: An interpretive Approach (1983) F. Jablin & L. Putnam (red.): The New Handbook of Organizational Communication (2001) L. Putnam & K. Krone: Organizational Communication I-V (2006) G. Fairhurst: Discursive Leadership (2007)