Digitalisering & Modenhed Sten Mogensen Arête Rådgivning Redaktion og projektledelse, maj-juni 2007 CBS, Forlagsuddannelsen Redaktion og projektledelse 8.-9. maj + 11. juni 2007 Projektledelse Sten Mogensen Arête Rådgivning Sten Mogensen, Arête Rådgivning

Forlagsuddannelsen, maj-juni 2007 Min baggrund 25 år i staten med fokus på styring af it: Afdelingschef og it-chef i Statens Arkiver Chef for projektafdelingen i Forsvarets Informatiktjeneste Koncern-it chef i Videnskabsministeriet Projektansvarlig for Videnskabsministeriets udvikling af metoder til statens styring af it Nu: Topdanmark Leder af Topdanmarks enhed med ansvar for vidensdeling og procesforbedring i it-afdelingen Herunder ansvar for styringsprocesser Ekstern lektor på CBS og It-universitetet Underviser i styring af it-baserede forretningsprojekter Indehaver af Arête Rådgivning Ivrig litteraturbruger Literaturhaus Bogudsalg Arête Rådgivning Sten Mogensen Forlagsuddannelsen, maj-juni 2007

Forlagsuddannelsen, maj-juni 2007 Praktiske forhold Kursusform 1. lektion: Oplæg, med dialog Øvrige lektioner: Kort oplæg, gruppearbejde, opsamling Find slides og skabeloner fra kurset på www.sten.mogensen.name, under punktet ”Forlagsuddannelsen” Se mere om Arête Rådgivning på www.arete.dk Arête Rådgivning Sten Mogensen Forlagsuddannelsen, maj-juni 2007

Hvad er de største problemer for jer? At få deadlines overholdt At opnå enighed med forfatteren om, hvad der gør bogen salgbar, og at den skal være rentabel At skulle holde mange bolde i luften samtidig At der sker så meget uforudsigeligt At få den samlede mængde af projekter til at ”gå op” ..... Arête Rådgivning Sten Mogensen Forlagsuddannelsen, maj-juni 2007

Indhold af timerne om projektledelse I dag, tirsdag d. 8. maj: Hvad er et projekt? Hvad er projektledelse? Hovedfaser og beslutningspunkter i et projekt Igangsættelse af projekt: Beslutningsgrundlag Interessentanalyse, succeskriterier og kommunikationsplan Risikoanalyse og ”Plan B” I morgen, onsdag d. 9 .maj: Projektplan: hvad indeholder den, og hvordan laver man den? Kvalitetsstyring Fremdriftsstyring og ændringsstyring Mandag d. 11. juni: Projektlederens rolle og kompetencer Evaluering og forbedring Porteføljestyring Jeres ønsker Arête Rådgivning Sten Mogensen Forlagsuddannelsen, maj-juni 2007

Forlagsuddannelsen, maj-juni 2007 Hvad er et projekt? Et projekt skal producere noget unikt Et projekt indeholder som regel et element af ”prøven sig frem”, og indebærer derfor usikkerhed Et projekt er noget, der er afgrænset i tid Et projekt kræver som regel samarbejde på tværs af en eller flere organisationer Er en udgivelse af en bog et projekt? Næste Leif Davidsen-bog? Carl Barks samlede værker? Mostrups vejviser for Nakskov & omegn? Næste nummer af Anders And & Co.? Arête Rådgivning Sten Mogensen Forlagsuddannelsen, maj-juni 2007

Hvad er projektledelse? Forudseenhed både proaktiv og reaktiv rettidig omhu Skabe overblik Forventningsafstemning Hvornår er projektlederen en succes? Forskellige muligheder: Når budgettet holdes Når tidsplanen holdes Når produktet er som aftalt Når interessenternes succeskriterier bliver opfyldt Når interessenterne bliver glade Arête Rådgivning Sten Mogensen Forlagsuddannelsen, maj-juni 2007

Når forventningsafstemningen ikke er på plads... Arête Rådgivning Sten Mogensen Forlagsuddannelsen, maj-juni 2007

Forlagsuddannelsen, maj-juni 2007 Grundbegreber Projektleder Har det praktiske ansvar for at gennemføre projektet, indenfor de tolerancer, som projektejer fastlægger Projektejer: Den der tager det forretningsmæssige ansvar for opnåelse af cost/benefit Er den som projektlederen refererer til Vil i forlagsbranchen ofte være en redaktionschef el.lign. Projektsponsor: Den der betaler gildet Er ofte det direktionsmedlem, der har budgetansvar på området Styregruppe: Består af de væsentligste interessenter, der er afgørende for projektets succes Projektejer er normalt formand I forlagsbranchen kunne her fx deltage repræsentanter for marketing og produktion. Porteføljestyring: Tværgående prioritering og styring af en gruppe projekter Arête Rådgivning Sten Mogensen Forlagsuddannelsen, maj-juni 2007

Hovedfaser og beslutningspunkter i et projekt Arête Rådgivning Sten Mogensen Forlagsuddannelsen, maj-juni 2007

Lidt mere om de enkelte faser (1) Fase 1: Ide skitseres og der træffes beslutning om iværksættelse af foranalyse Beslutningspunkt: Er ideen værd at gå videre med? Fase 2: Foranalyse gennemføres, og der træffes beslutning om hvorvidt projektet skal igangsættes og indgå i en projektportefølje Cost/Benefit-analyse udarbejdes Interessentanalyse udarbejdes Risikoanalyse udarbejdes Projektorganisation: Forslag til besættelse af de væsentligste roller Projektejers succeskriterier fastsættes Overordnet projektplan fastlægges Beslutningspunkt: Skal projektet sættes igang? Fase 3: Rammerne for projektet færdiggøres Kommunikationsplan (ud fra interessentanalyse) Valg af bidragydere og leverandører, indgåelse af kontrakter Fastlæggelse af projektstyringsmekanismer Kvalitetsstyring, fremdriftsstyring mv. Detailspecificering af slutproduktets indhold og egenskaber Forfinelse af projektplan Plan for ibrugtagning/markedsføring Arête Rådgivning Sten Mogensen Forlagsuddannelsen, maj-juni 2007

Lidt mere om de enkelte faser (2) Fase 4: Projektet gennemføres Fremdriftsstyring Leverancestyring Ændringsstyring Kvalitetsstyring Beslutningspunkt: Er produktet færdigt? Fase 5: Projektet afsluttes Markedsføring/Ibrugtagning Distribution Fase 6: Efter projektet Evaluering af projektets proces Forankring og formidling af gjorte erfaringer Forretningsmæssige opfølgningsaktiviteter Evaluering af interessenternes succceskriterier Beslutningspunkt: Hvad skal vi gøre anderledes næste gang? Arête Rådgivning Sten Mogensen Forlagsuddannelsen, maj-juni 2007

Igangsættelse af projekt: Beslutningsgrundlag Interessentanalyse (næste time) Risikoanalyse (næste-næste time) Overordnet projektplan (i morgen) Cost/benefit-analyse og projektejers succeskriterier Arête Rådgivning Sten Mogensen Forlagsuddannelsen, maj-juni 2007

Cost/benefit-analyse (1) Husk både Total Costs of Ownership (TCO), og Total Benefits of Ownership (TBO) Målbart (tilnærmelsesvist): Costs: Honorarer til forfatter, tegner, fotograf, korrekturlæser, oversætter, rettighedshavere Trykning Markedsføringsbudget Forbrug af forlagets medarbejderes tid (redaktør, fagkonsulent osv.) Lager, genoptrykning, distribution Benefits: ? Arête Rådgivning Sten Mogensen Forlagsuddannelsen, maj-juni 2007

Cost/benefit-analyse (2) Svært målbare: Costs: Fjernelse af fokus/ressourcer fra andre mulige udgivelser Benefits: Salgsindtægter på kort og langt sigt Videresalg af rettigheder Prestige Opnåelse af erfaringer med ny bogtype el.lign. Arête Rådgivning Sten Mogensen Forlagsuddannelsen, maj-juni 2007

Projektejers succeskriterier To forståelser af ”succeskriterier”: Strategisk formål (”udgivelsen skal bidrage til at vi får forstærket vores position på markedet for sportsbøger”) Målbar effekt (”vi skal tjene 150.000 kr. på udgivelsen i løbet af et år” eller ”vi skal have mindst to 5-stjernede anmeldelser i de store dagblade”) Strategiske projekter har ikke altid umiddelbart målbare forretningsmæssige succeskriterier Her ”tror” nogen på det strategisk rigtige for forretningen på længere sigt Fx udvikling af et nyt marked som e-bøger Arête Rådgivning Sten Mogensen Forlagsuddannelsen, maj-juni 2007

Sikring af at opfyldelse af succeskriterier bliver målt Det skal være klart, hvem der har ansvar for at gennemføre måling Det skal være klart, hvem der skal tage stilling til målingerne Der skal fra start være lagt en plan for, hvordan målingerne helt konkret skal gennemføres Derved findes ofte faldgruber i form af succeskriterier, der enten ikke er helt målbare nok, eller hvor det vil være meget svært i praksis at foretage målinger Arête Rådgivning Sten Mogensen Forlagsuddannelsen, maj-juni 2007

Beslutning om igangsættelse af projekt Projektudvælgelse Prioritering, hvor også gode projekter kan blive valgt fra Fastfrysning af succeskriterier, som projektlederen styrer ud fra Rapportering på fremdrift Ændringsstyring Risikotagning Beslutning om prioritering af hvilket mål, det er vigtigst at styre efter: Overholdelse af deadline (timebox) Overholdelse af udgiftsbudget (moneybox) At produktet har en høj kvalitet (= indtægtsmulighed) Arête Rådgivning Sten Mogensen Forlagsuddannelsen, maj-juni 2007

Forlagsuddannelsen, maj-juni 2007 Pause Arête Rådgivning Sten Mogensen Forlagsuddannelsen, maj-juni 2007

Interessentanalyse, succeskriterier og kommunikationsplan Forskellige interessenter: Har forskellige succeskriterier Er projektet i forskellig grad afhængige af Har forskellig grad af magt i projektet Har forskellige typer af viden og forståelse Har forskellig motivation og vægtning af projektet Har forskellige måder at skulle kommunikeres med Dette skal afdækkes, for at: Succeskriterier kan afbalanceres, så alle er tilfredse Projektlederen kan prioritere sin opmærksomhed mod dem, som projektet er mest afhængig af Projektlederen kan kommunikere effektivt Interessentanalysen kan bruges i kommunikationen med interessenterne til at skabe forståelse for de forskellige succeskriterier, der alle skal tilgodeses Arête Rådgivning Sten Mogensen Forlagsuddannelsen, maj-juni 2007

Forlagsuddannelsen, maj-juni 2007 Kommunikationsplan For hver interessent Hvor højt prioriteret er denne interessent? I hvilke situationer (hændelser) skal der kommunikeres med interessenten? Primært i afklaringsfasen Ved nye risici Ved ændringer Løbende, hele tiden, for at sikre at de stadig står ved deres dato for bidrag ..... Hvordan skal kommunikationen foregå? Formelle møder? ”Slentre forbi”? Faste korte statusrapporter pr. e-post? Via et chefniveau? Arête Rådgivning Sten Mogensen Forlagsuddannelsen, maj-juni 2007

Interessentanalyseskema Interessentens navn Rolle i projektet Succeskriterier I hvilken grad (1-5) er interessentens succeskriterier i modstrid med projektejers? I hvilken grad (1-5) er projektet afhængigt af interessentens bidrag I hvilken grad (1-5) mangler interessenten motivation for at bidrage til projektet Hvor kritisk er interessenthåndteringen (summen af de tre forrige tal – stort tal angiver at megen fokus er påkrævet fra projektleders side) I hvilke situationer skal der kommunikeres med interessenten? Hvordan skal kommunikationen foregå? Arête Rådgivning Sten Mogensen Forlagsuddannelsen, maj-juni 2007

Interessenter i et forlagsprojekt Korrekturlæser Oversætter Grafiker Produktionsafdeling/tryk Salg/Marketing Distribution Web-redaktør Test-målgruppe Projektleder Forlagschef Redaktionschef Redaktionsgruppen Redaktør Redaktionsassistent/sekretær Fagkonsulent Forfatteren Forfatterens agent Rettighedshavere Fotograf Tegner Forordsskribent Arête Rådgivning Sten Mogensen Forlagsuddannelsen, maj-juni 2007

Forlagsuddannelsen, maj-juni 2007 Opgave 1 Udfyld interessentanalyseskemaet for det projekt, der er beskrevet i casen, for de 5 interessenter, som I umiddelbart tror, der er de vigtigste. Ikke alle forudsætninger fremgår af case-beskrivelsen (fx de enkelte interessenters motivation). Her må I selv digte lidt, ud fra hvad der typisk kunne være tilfældet i jeres branche. I har 20 minutter! Arête Rådgivning Sten Mogensen Forlagsuddannelsen, maj-juni 2007

Forlagsuddannelsen, maj-juni 2007 Gruppeinddeling Gruppe 1: Charlotte H, Michael H, Henrik M, Marianne V, Dorthe Sta Gruppe 2: Mette Sc, Pernille W, Jens FR, Kirsten N, Jesper J Gruppe 3: Marianne A, Nanna BK, Hanne HL, Anja C, Astrid DS Gruppe 4: Maria G, Rikke B, Christine A, Anja H, Lisa H Gruppe 5: Heidi KA, Marianne K, Sebastian HL, Marianne VL, Jeanette H Gruppe 6: Hanne SN, Rolf B, Klaus RK, Abelone G, Heidi PM Gruppe 7: Torben J, Birgitte S-J, Inge KJ, Dorthe Stu, Pernille A, Thomas NO Arête Rådgivning Sten Mogensen Forlagsuddannelsen, maj-juni 2007

Opsamling – interessentanalyse, opgave 1 Navn Rolle Succes-kriterier Grad af modstrid med projekt-ejers succeskriterier Grad af afhængig-hed af interessentens bidrag I hvor høj grad mangler interessenten motivation Hvor højt skal interessenten prioriteres Hvornår skal der kommunikeres med interessenten? Hvordan skal der kommunikeres med interessenten? Arête Rådgivning Sten Mogensen Forlagsuddannelsen, maj-juni 2007

Forlagsuddannelsen, maj-juni 2007 Pause Arête Rådgivning Sten Mogensen Forlagsuddannelsen, maj-juni 2007

Forlagsuddannelsen, maj-juni 2007 Risikoanalyse (1) Hvornår er er noget en risiko? Det skal være en konkret hændelse, der måske sker i netop dette projekt – og hvor projektet ikke fuldt ud kan kontrollere om hændelsen indtræffer Skeln mellem årsager og virkninger/konsekvenser: Hændelsen skal være den primære årsag, ikke en virkning Eksempler på konkrete risici: Et konkurrerende forlag fremskynder produktion af en lignende bog, så den udgives først Illustratorens sygdom forværres, så han ikke kan færdiggøre sit bidrag En anden bog prioriteres højere i produktionsplanen Arête Rådgivning Sten Mogensen Forlagsuddannelsen, maj-juni 2007

Forlagsuddannelsen, maj-juni 2007 Risikoanalyse (2) Eksempler på generelle risici, hvor der er forskellige mulige bagvedliggende årsager: Tidsplanen skrider Budgettet skrider Forfatteren forlader efterfølgende forlaget Kvaliteten af bogen er så ringe, så læserne ikke køber den følgende bog Eksempel på ikke-risici: Projektdeltagerne skal holde sommerferie Arête Rådgivning Sten Mogensen Forlagsuddannelsen, maj-juni 2007

Forlagsuddannelsen, maj-juni 2007 Risikoanalyse (3) For hver risiko vurderes Sandsynlighed for at den indtræffer Konsekvens af, hvis den indtræffer Risikoens alvor: sandsynlighed * konsekvens Handlinger afledt af risici: Dem der mindsker sandsynlighed Ved at forebygge, at risikoen indtræffer Dem der mindsker konsekvens Ved at have et beredskab/handlingplan (afhjælpende ”Plan B” til hvis hændelsen indtræffer) Arête Rådgivning Sten Mogensen Forlagsuddannelsen, maj-juni 2007

Digitalisering & Modenhed Redaktion og projektledelse, maj-juni 2007 Risikoanalyse (4) Synliggør ansvar for beslutning og for gennemførelse af handlinger Projektejer/sponsor/styregruppe skal træffe beslutning om de foreslåede tiltag Dermed tager projektejer også ansvar for de risici, som det besluttes ikke at gøre noget ved Beslutningen om hvilke risici, der kræver handlinger, afhænger ikke kun af hvor stor risikofaktoren er, men skal også ses i lyset af: hvilke ressourcer handlingen kræver i hvilket omfang handlingen vil reducere sandsynlighed og/eller konsekvens Eksempel: Risiko: Udvikling af lønsystem forsinkes pga. at regler viser sig mere komplekse end forventet Mindsker sandsynlighed: Genbrug af udviklere/anvendere fra gammelt system Afsætte ekstra slack i tids- og ressourceplan til udvikling og test Ekstra fokus på at følge op på fremdrift Mindsker konsekvens – alvorlighed Kun lade en mindre gruppe medarbejdere over på det nye lønsystem Mindsker konsekvens ved at have beredskab Sikre paralleldrift på gammelt system, som man kan gå tilbage til Have anskaffet sig godt med checks Arête Rådgivning Sten Mogensen Forlagsuddannelsen, maj-juni 2007 Sten Mogensen, Arête Rådgivning

Forlagsuddannelsen, maj-juni 2007 Risikostyring (5) Risikoanalyse og beslutninger synliggøres Evt. i uddrag Projektlederen har måske også sin helt egen version Risikoanalyse som kommunikationsværktøj Giver input til forventningsafstemningen mellem interessenterne Giver mulighed for at fjerne noget af ansvaret fra projektlederens skuldre Risikoanalysen er noget, man løbende opdaterer, og forelægger projektejer/styregruppe Arête Rådgivning Sten Mogensen Forlagsuddannelsen, maj-juni 2007

Forlagsuddannelsen, maj-juni 2007 Opgave 2 Udfyld risikoanalyseskemaet for de 5 risici, som I umiddelbart tror, der er de alvorligste i casen. Ikke alle forudsætninger fremgår af case-beskrivelsen ovenfor. Her må I selv digte lidt, ud fra hvad der typisk kunne være tilfældet i jeres branche. I har 20 minutter! Arête Rådgivning Sten Mogensen Forlagsuddannelsen, maj-juni 2007

Opsamling – risikoanalyse, opgave 2 Årsag Virkning Al-vor Beskrivelse Sand-synlig-hed Forebyggende tiltag Beslutning om forebyg-gelse Konsekvens Afhjælpende tiltag (Plan B) Arête Rådgivning Sten Mogensen Forlagsuddannelsen, maj-juni 2007

Forlagsuddannelsen, maj-juni 2007 Tak for idag! Arête Rådgivning Sten Mogensen Forlagsuddannelsen, maj-juni 2007

Forlagsuddannelsen, maj-juni 2007 Dagens emner Projektplan: hvad indeholder den, og hvordan laver man den? Kvalitetsstyring Fremdriftsstyring og ændringsstyring Men først: Spørgsmål til i går? Arête Rådgivning Sten Mogensen Forlagsuddannelsen, maj-juni 2007

Projektplanens formål At skabe overblik Så man ikke har glemt noget, og dermed udsætter sig for ikke at kunne overholde succeskriterierne Forventningsafstemning: Alle kan se, hvad de skal hvornår Og kan se, at andre er afhængige af deres bidrag At gøre det muligt at styre projektet undervejs Så man kan se, om man følger planen, og dermed kan nå i mål Så man kan vurdere, om forslag til ændringer kan passes ind i planen, så man stadig når i mål Arête Rådgivning Sten Mogensen Forlagsuddannelsen, maj-juni 2007

Projektplanens indhold Fastlæggelse af aktiviteter Estimering af aktiviteter Besættelse af roller (aktivitetsansvarlige) Kalendermæssig placering af aktiviteter Milepæle og opfølgningspunkter Arête Rådgivning Sten Mogensen Forlagsuddannelsen, maj-juni 2007

Vi fokuserer nu på planlægningen af gennemførelsesfasen Arête Rådgivning Sten Mogensen Forlagsuddannelsen, maj-juni 2007

Fastlæggelse af aktiviteter Nedbrydning i flere niveauer Med udgangspunkt i hvad der opgavemæssigt hører sammen Så en aktivitet normalt højst varer et par uger, og der så er et produkt (eller et opfølgningspunkt) Definer udkommet af aktiviteten (produkt/leverance) Eksempel på aktivitetshierarki: Få tekst fra forfatter Aftal indhold Sparring med forfatter undervejs Læs første udkast ........ Få trykt bogen Lav aftale med trykkeri Send til trykning .... ...... Arête Rådgivning Sten Mogensen Forlagsuddannelsen, maj-juni 2007

Estimering af aktiviteter Kalendertid Mandtid Omkostninger (kr) Husk at give plads til, at alt ikke går som man håber! Husk at noter, hvor stor sikkerhed, du mener estimaterne har (+/- x%) Arête Rådgivning Sten Mogensen Forlagsuddannelsen, maj-juni 2007

Forlagsuddannelsen, maj-juni 2007 Besættelse af roller Nøglepersonsproblematik Skal man vælge en løsning med lavere kvalitet, men højere sikkerhed? Overveje backup-personer Arête Rådgivning Sten Mogensen Forlagsuddannelsen, maj-juni 2007

Kalendermæssig placering af aktiviteter Afhængigheder af andre opgaver Afhængighed af nøglepersoner Bestem den kritiske vej Så ved du, hvor du dårligst kan tåle ændringer; og dermed hvilke ændringer, du skal tage alvorligst Arête Rådgivning Sten Mogensen Forlagsuddannelsen, maj-juni 2007

Milepæle og opfølgningspunkter Milepæle for afslutningen af delprodukter Opfølgningspunkter Fx på opgørelse af fremdrift og forbrug Fx på rapportering til styregruppe/projektejer/redaktørgruppe Fx beslutningspunkter til en selv eller projektejer Arête Rådgivning Sten Mogensen Forlagsuddannelsen, maj-juni 2007

Projektplanlægning er iterativ Grovplan laves til beslutningsgrundlaget op til beslutning om igangsættelse Indeholder grovestimater på omkostninger mv. Derefter laves mere detaljeret plan for hele projektet Men mest detaljeret for de første aktiviteter Når man kommer tættere på de seneste aktiviteter, laver man en mere detaljeret plan for disse Besættelse af roller og kalendermæssig placering er ofte indbyrdes iterativ pga. nøgleressourcer Hvis der er sat en timebox/moneybox, kan man blive nødt til at omplanlægge aktiviteterne, så de kommer til at passe hertil Husk at få projektejers og interessenters accept af konsekvenser! Arête Rådgivning Sten Mogensen Forlagsuddannelsen, maj-juni 2007

Eksempel på påbegyndt anvendelse af skabelon til simpel projektplan Hovedativitet Delaktivitet Produkt Afhænger af[1] Udføres af: Backup[2] Omkostninger Kr. Timer Måned 1[3] Måned 2 Måned 3 Måned 4 Måned 5 Måned 6 Måned 7 Måned 8 1. Få tekst fra forfatter 1.1 Lav endelig aftale med forf. Aftale Proj.led. 10.000 5 ->15 1.2 Forfatter skriver første del Del 1 1.1 Forfatter 15-> X ->20 1.3 Sparring med forfatter Mundtlig feedback til forfatter Redaktør 30 15 1.4 Forfatter færdiggør bog Bog 1.2 + 1.3 65.000 20-> ....... 3. Trykning af bogen Trykt bog 1.4 Trykkeri 1 Trykkeri 2 100.000 ->10 4. Markedsføring af bog Omtale i medier Marketing Rekl.­bureau 50.000 100 Arête Rådgivning Sten Mogensen Forlagsuddannelsen, maj-juni 2007

Forlagsuddannelsen, maj-juni 2007 Opgave 3 Lav hovedelementerne i en projektplan for casen fra i går: Brug den udleverede skabelon for projektplan Indlæg de 4 væsentligste hovedaktiviteter Detailspecificer underaktiviteter til mindst 2 af hovedaktiviteterne Udfyld for hver hoved/underaktivitet: Produkt Afhængighed (hvilke andre aktiviteter, der skal være udført, for at denne aktivitet kan udføres) Omkostning i kroner Omkostninger i timeforbrug (forlagets medarbejdere: projektleder, redaktør osv.) Kalendermæssig placering af aktiviteten, så den samlede produktion kan nås indenfor 8 måneder. Indlæg relevante milepæle og opfølgningspunkter Obs: Gør plads til to ekstra underaktiviteter for hver hovedaktivitet (af hensyn til opgave 4) Arête Rådgivning Sten Mogensen Forlagsuddannelsen, maj-juni 2007

Opsamling – planlægning, opgave 3 Hoved-aktivitet Del-aktivitet Produkt Afhænger af Udføres af: Backup Omkostninger Kr. Timer Måned 1 Måned 2 Måned 3 Måned 4 Måned 5 Måned 6 Måned 7 Måned 8 Arête Rådgivning Sten Mogensen Forlagsuddannelsen, maj-juni 2007

Forlagsuddannelsen, maj-juni 2007 Pause Arête Rådgivning Sten Mogensen Forlagsuddannelsen, maj-juni 2007

Forlagsuddannelsen, maj-juni 2007 Kvalitetsstyring Kvalitetsstyring: Opsæt mål for kvalitet Planlæg og gennemfør proaktiv kvalitetssikring Så kvaliteten af det der skal laves bliver god, og ikke først fanges efterfølgende Gennemfør kvalitetskontrol af (del)produkter Kvalitetskontrol er også kvalitetssikring: Bevidsthed om kontrol skaber kvalitet i den proces, der frembringer det produkt, der bliver kontrolleret Kontrol af forudgående produkt, skaber større sandsynlighed for kvalitet i næste fase Arête Rådgivning Sten Mogensen Forlagsuddannelsen, maj-juni 2007

Forlagsuddannelsen, maj-juni 2007 Eksempler Kvalitetssikring (proaktiv) Redaktørens løbende sparring med forfatter giver forfatter feedback fungerer som opfølgningspunkt Redaktør/fagkonsulents review af indholdsfortegnelse Fagkonsulents vurdering af første kapitel Kvalitetskontrol (reaktiv) Redaktørens gennemlæsning af første udkast til bogen Korrekturlæsning Arête Rådgivning Sten Mogensen Forlagsuddannelsen, maj-juni 2007

Planlægning af kvalitetsstyring Alle kvalitetssikrings- og kvalitetskontrolaktiviteter skal fremgå af projektplanen Og der skal være kalendertid både til at udføre selve kvalitetssikringen/kontrollen, og til at rette op på fundne mangler! For alle projektplanens hovedaktiviteter skal der være en kvalitetskontrolsaktivitet Og det skal være klart, hvem der har ansvaret for den Alle kvalitetskontrolaktiviteter skal dokumenteres Herunder hvem der har ansvaret for at udføre forbedringer, og med hvilken deadline Arête Rådgivning Sten Mogensen Forlagsuddannelsen, maj-juni 2007

Forlagsuddannelsen, maj-juni 2007 Måling af kvalitet Meget kan måles, fx: Antal ikke-fundne fejl i korrekturen Antal faktuelle fejl fundet efter udgivelse Antal graverende fejl/mangler i forfatterens tekst, som redaktøren må påpege Antal graverende fejl/mangler i forfatterens tekst, som det ikke lykkes at få forfatteren til at ændre Antal dage trykkeriet overskrider aftalt deadline. Målinger kan opsamles til erfaringer, på tværs af projekter Og genbruges når nye projekter skal estimeres, leverandørvalg og forfattervalg foretages osv. Arête Rådgivning Sten Mogensen Forlagsuddannelsen, maj-juni 2007

Forlagsuddannelsen, maj-juni 2007 Opgave 4 Indfør i projektplanen fra opgave 3: For hver hovedaktivitet: Indføj mindst en kvalitetskontrolaktivitet For mindst to af hovedaktiviteterne: Indføj en proaktiv kvalitetssikringsaktivitet I har 15 minutter. Arête Rådgivning Sten Mogensen Forlagsuddannelsen, maj-juni 2007

Opsamling – kvalitetsstyring, opgave 4 Hoved-aktivitet Del-aktivitet Produkt Afhænger af Udføres af: Backup Omkostninger Kr. Timer Måned 1 Måned 2 Måned 3 Måned 4 Måned 5 Måned 6 Måned 7 Måned 8 Arête Rådgivning Sten Mogensen Forlagsuddannelsen, maj-juni 2007

Forlagsuddannelsen, maj-juni 2007 Pause Arête Rådgivning Sten Mogensen Forlagsuddannelsen, maj-juni 2007

Forlagsuddannelsen, maj-juni 2007 Fremdriftsstyring Økonomistyring Projektrapportering Opfølgning og korrektioner Arête Rådgivning Sten Mogensen Forlagsuddannelsen, maj-juni 2007

Forlagsuddannelsen, maj-juni 2007 Økonomistyring Budgetlægning Husk ”worst case” Synliggør budgetusikkerhed Få tolerancetærskeler at arbejde indenfor Budgetopfølgning Før dispositionsregnskab Indhent oplysninger fra projekt i god tid. Få tingene på bordet, åbent og ærligt, også det ”pinlige” Sørg for at beslutninger bliver truffet rette sted og at de synliggøres Arête Rådgivning Sten Mogensen Forlagsuddannelsen, maj-juni 2007

Projektrapportering (1) Alle dimensioner med: Økonomi Projektfremdrift ift. projektplan Produkter/leverancer (færdiggørelsesgrad) Kalendertid Arbejdstimer (eksterne og interne) Kvalitet Aktuel kvalitet Lessons learned Beskriv aktuelle problemstillinger og risici Kritisk vej og kritiske beslutninger Arête Rådgivning Sten Mogensen Forlagsuddannelsen, maj-juni 2007

Projektrapportering (2) Økonomi og projektfremdrift skal sammenstilles: Samme opgørelsesdato Fire oplysninger om både økonomi (kroner) og projektfremdrift (arbejdstid og kalenderdage): Oprindeligt budget for hele aktiviteten Aktuelt budget for hele aktiviteten Aktuelt forbrug for den udførte del af aktiviteten Eventuelle forslag til ændringer i budget for hele aktiviteten (på baggrund af nyt restestimat) Beskriv hovedårsager til ændret (forventet) forbrug Rapporteringens hovedtal og hovedpointer skal være let overskueligt (5 minutters læsning). Arête Rådgivning Sten Mogensen Forlagsuddannelsen, maj-juni 2007

Opfølgning og korrektioner: Formelle indrapporteringer Uformelle kontakter til interessenter Korrektioner Frigøre sig fra afhængighed af nøgleressourcer Ændre arbejdsdeling Bruge back-up mulighed Ændre på: Produktets indhold Produktets kvalitet Tage øgede risici Udskyde deadlines Ændre budget Arête Rådgivning Sten Mogensen Forlagsuddannelsen, maj-juni 2007

Forlagsuddannelsen, maj-juni 2007 Ændringsstyring Sørg for at procedurer er aftalt på forhånd Ændringsforslag skal være skriftlige og skal beskrive og afveje konsekvenser for udgifter kalendertid indhold af produkt kvalitet af produkt projektets risikoniveau Alle interessenter skal høres Saml op i klumper, så der kan prioriteres Styregruppe/projektejer/redaktionsforum træffer beslutning og denne synliggøres Arête Rådgivning Sten Mogensen Forlagsuddannelsen, maj-juni 2007

Forlagsuddannelsen, maj-juni 2007 Opgave 5 Undervejs i arbejdet med at lave bogen om Dalai Lama opstår der en række hændelser, der giver anledning til at overveje at ændre projektet. Beskriv for hver af følgende ændringer, hvad du som projektleder vil gøre, fx: Ændre i risikoanalysen Ændre i projektplanen (aktiviteter, deadlines, bemanding, budget mv.) Rapportere om til projektejer Kommunikere med andre om Hændelser: Dalai Lamas besøg bliver rykket, så han kommer 2 mdr. tidligere Forfatteren insisterer på at halvdelen af bogen skal handle om Tibet generelt, bl.a. med et stort kapitel om tibetansk folkedans Rikke, forlagschefen, meddeler at budgettet skal skæres med 25% Produktionsafdelingen meddeler, at de først har kapacitet til bogen 1 måned efter oprindeligt planlagt I har 20 minutter Arête Rådgivning Sten Mogensen Forlagsuddannelsen, maj-juni 2007

Forlagsuddannelsen, maj-juni 2007 Opsamling Arête Rådgivning Sten Mogensen Forlagsuddannelsen, maj-juni 2007

Ønsker til emner til 11. juni? Projektlederens rolle og kompetencer Evaluering og forbedring Porteføljestyring Arête Rådgivning Sten Mogensen Forlagsuddannelsen, maj-juni 2007

Forlagsuddannelsen, maj-juni 2007 Husk til 11. juni Gennemfør persontypeindikator-testen (MBTI) på http://www.jobindex.dk/cgi/typeindikator.cgi. Husk dit resultat, eller udskriv det og tag det med. Arête Rådgivning Sten Mogensen Forlagsuddannelsen, maj-juni 2007

Forlagsuddannelsen, maj-juni 2007 Slut Arête Rådgivning Sten Mogensen Forlagsuddannelsen, maj-juni 2007