Projektledelse i praksis med MS-Project

Præsentationer af emnet: "Projektledelse i praksis med MS-Project"— Præsentationens transcript:

1 Projektledelse i praksis med MS-Project

2 Kim Larsen EDB-assistent. Merkonom i Informatik, Datanom-moduler
Mellemleder i forsvaret Programmør IT-Ledelse siden 1996 Projektleder/projektchef/afd-leder BEC – KRONOS for Danmarks Nationalbank Nykredit – sammenlægning af banker Senior Projektleder Mærsk Data/IBM /2008 Outsourcing til Global ressources Projektchef KMD Valgsystemer Selvstændig Konsulent 2011-? Projektleder SDC - Netbank

3 Projektledelse Fastlæg opgaven Nedbryd og Estimer
Planlæg projektaktiviteter Følg op på Fremdrift Juster plan Projektafslutning

4 Fastlæg opgaven Forventningsafstemning er grundlæggende for projektets succes ! Hvad skal projektet løse Beskriv krav klart og tydeligt – det må ikke kunne tolkes Hvad er IKKE med i projektet Hvis der kan være den mindste tvivl – så skriv at det ikke er med. Opstil og få godkendt dine succeskriterier Lav en checkliste – få styregruppens godkendelse af dine succeskriterier, og brug listen ved det afsluttende møde med styregruppen. Pas på: At du ikke bliver presset til at starte opgaven for tidligt Få dine faglige eksperter med i vurderingen af opgaven – du skal styre aktiviteterne – du er ikke fagekspert

5 Nedbryd og Estimer Brug dine projektdeltagere
Udviklere, analytikere, forretningskonsulenter, testmanagere osv. osv. Vælg estimeringsmetode Tænk frem – plan og opfølgning Sørg for at nedbrydning foretages i selvstændige arbejdsopgaver Sørg for at estimering og arbejdsopgaver hænger sammen

6 Nedbryd og Estimer Hvis det er svært at beskrive aktiviteten kort skal den nok brydes ned Hvis aktiviteten er større end 40 timer skal den nok brydes ned.

7 Nedbryd og Estimer

8 Nedbryd og Estimer Estimeringsregneark

9 Planlæg projektaktiviteter
KISS Keep It Simple Stupid

10 Planlæg projektaktiviteter
Varighed = Arbejde / Enheder.

11 Planlæg projektaktiviteter
Forstå dit værktøj – MS-Project Fast Varighed Fast Arbejde Faste Enheder Gennemgå opsætning i værktøj, så du er sikker på det er sat rigtigt op – det kan være svært at rette senere Opsæt standard kalender – læg helligdage o.lign ind Luk evt. projektet i sommerferien ! Brug ALDRIG funktioner du ikke kender 100 % Værktøjet overtager styringen !!!! Gem ofte kopi af din Plan så kan du altid komme tilbage til et punkt hvor planen hang sammen  (men pas på hvis du anvender globale ress.)

12 Planlæg projektaktiviteter
Læg din Plan Copy paste projektaktiviteter fra Estimeringsark Copy paste estimater fra estimeringsark Indsæt afhængigheder – og kun faktiske afhængigheder (få input fra udviklere m.m.) Undgå afhængigheder som skyldes personer, ferie, o.lign Sæt bemanding på aktiviteter har du personen 100% tilknyttet Læg ferie o.lign ind Udjævn – ress. overbelastning HUSK – Du arbejder med estimater – ikke fakta !!!!

13 Udjævn ress. overbelastning

14 Udjævn ress. overbelastning

15 Følg op på fremdrift

16 Følg op på Fremdrift Sørg for sammenhæng mellem projektaktiviteter og tidsrapporteringssystem Tildel opgave og tidsrapporteringskode Hold statusmøder Få tidsforbrug på hver enkelt aktive opgave Få restestimat på hver enkelt aktive opgave Beregn Earned Value

17 Følg op på Fremdrift Økonomi regneark

18 Følg op på fremdrift - EV

19 Juster Planen Vurder afvigelser Vurder andre opgaver
hvorfor tog opgaven længere tid hvorfor blev opgaven hurtigere færdig hvorfor blev der brugt flere timer hvorfor …… Vurder andre opgaver Du har nu praktisk erfaring – er der andre opgaver som skal justeres Juster din plan med faktisk forbrug, og nye estimater Hvordan ser planen nu ud, i forhold til før Hvad kan du gøre for at få den tilbage på sporet Hvad vil konsekvenserne være Orienter projektejer / Styregruppe Giv dem ALTID løsningsforslag

20 Rapporter fremdrift

21 Projektledelse i praksis
Hvor svært kan det være ? Det kan være rigtig svært