Kommunikationsstrategi 2010 Erfagruppemøde - PR og marketing Greve, 19. august 2010

KORT FORTALT… Baggrund Proces Selve strategien

BAGGRUND - Tidligere version var forældet - Ønske om at professionalisere vores kommunikation - Ønske om at skabe sammenhæng mellem ”dét vi ønsker at fortælle – og så dét, vi rent faktisk fortæller” - Fornemmelser om, at vi kunne gøre det bedre…

PROCES - Forventningsafstemning med ledelsen - Grundig ressearch ud fra: Hvilke kanaler bruger vi ? Hvilke medier prioriterer vi ?, Hvordan vi forholder os til vores målgrupper ?, Hvilke interessenter har vi?, Hvordan er kommunikationen pt. organiseret? - Diverse sparring - Godkendelse af strategi og organisationsændringer Implementering i løbet af efteråret

Resultater af research… Indhold - Vi mangler strategisk styring af indholdet (jf. model). - Vi kommunikerer alting lige meget ud Kanaler - De digitale kanaler fungerer meget ad hoc - Digitale medier prioriteres ikke i praksis (jf. model) - Vi mangler effekt måling (f.eks. af annoncer) - Tekniske løsninger kunne optimeres flere steder Medier - Mangler strategisk prioritering i forhold til målgrupper og interessenter - Vi tænker kommunikation og pressekontakt ind for sent Målgrupper - Vi udnytter ikke vores adgang til viden om brugerne - Vi bruger ikke vores viden om målgrupperne aktivt i kommunikationen Interessenter - Vi understøtter ikke visionen om partnerskaber i vores kommunikation (: vi ”plejer” dem ikke) Organisering - Vores organisering er præget af en horisontal struktur, mange forskellige grupper, overlap, manglende koordinering, løs ansvarsfordeling: En organisation der bruger tid på koordinering og ad hoc beslutninger

Prioritering af kanaler Meget høj aktivitet Lokal presse Foldere Flyers Plakater Facebook og Twitter (ny) Meget lav aktivitet National presse Julekort Årsberetning Udlånskvitteringer Velkomstmappe Reglement Diverse projekthjemmesider Youtube, Flickr og RSS feeds Lav aktivitet Invitationer Annoncer Folie på biler E-mail nyhedsbrev Sms-tjenester Roskildebib.dk Høj aktivitet Billetter Artikler i blade + magasiner Skærme Roskildemusikbib.dk

SELVE STRATEGIEN - Kernefortælling og strategiske budskaber - Principper for kommunikationen - Indsatsområder for 2010: 1. Optimere organiseringen 2. Øge den strategiske brug af kommunikationen - Kanal- og mediestrategi - Målgrupper og interessenter - Måling og evaluering - Handlingsplan og budget

1. Optimering af organisering

Organisering af ekstern kommunikation April 2010 Infoafdeling Infoteam (11) ”Kommunikationspersoner” på lokalbibliotekerne SKØN gruppe (4) Arrangementsgruppe (4) ARKOS udvalg Lokalhistorisk arkiv SMS-tjenester Facebook / Twitter redaktør Infoskærm redaktører 2.0 gruppen (5) Webredaktører (ca. 24) Diverse samarbejdsprojeter f.eks. Bogvenner.dk Regional ERFA gruppe AgeForce Skiftende tovholdere Årshjul for markedsføring (8) Børn Voksen Arrangementsgruppe Biblioteksledelse Børnekulturkonsulent Udviklingschef Tema kampagner Lokalbiblioteker Organisering af ekstern, skriftlig kommunikation - april 2010 Udstillingsgruppe (3) Digitale medier CB Samarbejde med eksterne parter Infoafdeling Infoteam (11) ”Kommunikationspersoner” på lokalbibliotekerne SKØN gruppe (4) Arrangementsgruppe (4) ARKOS udvalg Lokalhistorisk arkiv SMS-tjenester Facebook / Twitter redaktør Infoskærm redaktører 2.0 gruppen (5) Webredaktører (ca. 24) Diverse samarbejdsprojeter f.eks. Bogvenner.dk Regional ERFA gruppe AgeForce Skiftende tovholdere Årshjul for markedsføring (8) Børn Voksen Arrangementsgruppe Biblioteksledelse Børnekulturkonsulent Udviklingschef Tema kampagner Lokalbiblioteker Organisering af ekstern, skriftlig kommunikation - april 2010 Udstillingsgruppe (3) Digitale medier CB Samarbejde med eksterne parter Infoafdeling Infoteam (11) ”Kommunikationspersoner” på lokalbibliotekerne SKØN gruppe (4) Arrangementsgruppe (4) ARKOS udvalg Lokalhistorisk arkiv SMS-tjenester Facebook / Twitter redaktør Infoskærm redaktører 2.0 gruppen (5) Webredaktører (ca. 24) Diverse samarbejdsprojeter f.eks. Bogvenner.dk Regional ERFA gruppe AgeForce Skiftende tovholdere Årshjul for markedsføring (8) Børn Voksen Arrangementsgruppe Biblioteksledelse Børnekulturkonsulent Udviklingschef Tema kampagner Lokalbiblioteker Organisering af ekstern, skriftlig kommunikation - april 2010 Udstillingsgruppe (3) Digitale medier CB Samarbejde med eksterne parter

NY organisering af kommunikation Infoafdeling Lokalbibliotekerne (7): Jytte, Birthe, Tracey, Kira, Signe, Dorrit, Pernille Infoteam kun med ”Kommunikationspersoner” på lokalbibliotekerne Diverse samarbejdsprojeter f.eks. Bogvenner.dk Regional ERFA gruppe AgeForce Kampagne gruppe (5): Peter, Pernille, Dorrit, 2 x tovholdere Biblioteksledelse Udviklingschef Tema kampagner Lokalbibliotekerne Arrangementsgrupper ARKOS udvalg SKØN gruppe Lokalhistorisk arkiv SMS-tjenester Facebook / Twitter redaktør Infoskærm redaktører 2.0 gruppen Webredaktører Børnekulturkonsulent Udstillingsgruppe CB ? Samarbejde med eksterne parter Kommunikationsgruppe på tværs (10): Peter, Ann (Voksen), Malene (Børn), Frida, Michael (Musikken), Eva T. (Lokalhistorisk Arkiv), Martin C. (det digitale lag), Flow, Dorrit og Pernille. Infoafdeling Lokalbibliotekerne (7): Jytte, Birthe, Tracey, Kira, Signe, Dorrit, Pernille Infoteam kun med ”Kommunikationspersoner” på lokalbibliotekerne Diverse samarbejdsprojeter f.eks. Bogvenner.dk Regional ERFA gruppe AgeForce Kampagne gruppe (5): Peter, Pernille, Dorrit, 2 x tovholdere Biblioteksledelse Udviklingschef Tema kampagner Lokalbibliotekerne Arrangementsgrupper ARKOS udvalg SKØN gruppe Lokalhistorisk arkiv SMS-tjenester Facebook / Twitter redaktør Infoskærm redaktører 2.0 gruppen Webredaktører Børnekulturkonsulent Udstillingsgruppe CB ? Samarbejde med eksterne parter Kommunikationsgruppe på tværs (10): Peter, Ann (Voksen), Malene (Børn), Frida, Michael (Musikken), Eva T. (Lokalhistorisk Arkiv), Martin C. (det digitale lag), Flow, Dorrit og Pernille. Infoafdeling Lokalbibliotekerne (7): Jytte, Birthe, Tracey, Kira, Signe, Dorrit, Pernille Infoteam kun med ”Kommunikationspersoner” på lokalbibliotekerne Diverse samarbejdsprojeter f.eks. Bogvenner.dk Regional ERFA gruppe AgeForce Kampagne gruppe (5): Peter, Pernille, Dorrit, 2 x tovholdere Biblioteksledelse Udviklingschef Tema kampagner Lokalbibliotekerne Arrangementsgrupper ARKOS udvalg SKØN gruppe Lokalhistorisk arkiv SMS-tjenester Facebook / Twitter redaktør Infoskærm redaktører 2.0 gruppen Webredaktører Børnekulturkonsulent Udstillingsgruppe CB ? Samarbejde med eksterne parter Kommunikationsgruppe på tværs (10): Peter, Ann (Voksen), Malene (Børn), Frida, Michael (Musikken), Eva T. (Lokalhistorisk Arkiv), Martin C. (det digitale lag), Flow, Dorrit og Pernille. Infoafdeling Lokalbibliotekerne (7): Jytte, Birthe, Tracey, Kira, Signe, Dorrit, Pernille Infoteam kun med ”Kommunikationspersoner” på lokalbibliotekerne Diverse samarbejdsprojeter f.eks. Bogvenner.dk Regional ERFA gruppe AgeForce Kampagne gruppe (5): Peter, Pernille, Dorrit, 2 x tovholdere Biblioteksledelse Udviklingschef Tema kampagner Lokalbibliotekerne Arrangementsgrupper ARKOS udvalg SKØN gruppe Lokalhistorisk arkiv SMS-tjenester Facebook / Twitter redaktør Infoskærm redaktører 2.0 gruppen Webredaktører Børnekulturkonsulent Udstillingsgruppe CB ? Samarbejde med eksterne parter Kommunikationsgruppe på tværs (10): Peter, Ann (Voksen), Malene (Børn), Frida, Michael (Musikken), Eva T. (Lokalhistorisk Arkiv), Martin C. (det digitale lag), Flow, Dorrit og Pernille.

2. Øge den strategiske kommunikation i hverdagen - Opdyrke bevidsthed omkring kommunikation via kompetenceudvikling - Udvikle og udbrede kendskab til Roskilde Bibliotekernes kernefortælling - Indføre evaluering og brug af statistik

De 6 strategiske spor: I . Vores kommunikation skal afspejle kernefortælling ”Show – don’t tell” princippet. Vi behøver ikke italesætte budskaberne hver gang, men bruger kernefortællingen og de strategiske budskaber som rettesnor for, om kommunikationen nu også stemmer overens med dét, vi står for. II. Ingen målgruppe – ingen ide ! Hver gang en ide opstår (projekt, arrangement, nyt tilbud, o.l.) skal de ansvarlige tage stilling til, hvem det er rettet mod samt hvilke behov, der knytter sig til den udvalgte målgruppe. Brug eventuelt Personas-galleri. III. Vælg kanaler med omhu Det handler ikke om at bruge alle kanaler - men om at bruge de rigtige kanaler. Når vi planlægger vores kommunikation, skal vi forholde os kritisk til, hvilke kanaler og medier, vi bruger. IIII. De gode historier skal ud Vores målgrupper skal have et bredt kendskab til de mange positive historier, som Roskilde Bibliotekerne rummer. For at det skal lykkes, skal alle medarbejdere bidrage til at få historierne ”bragt til torvs”. VI. Det digitale lag Vores visioner om et stærkt digitalt lag skal stemme overens med praksis. De ”nye” medier (sms, blogs, Facebook, Twitter, YouTube og Flickr) skal bruges i kommunikationen alle steder, hvor det giver mening i forhold til budskab og målgruppe. Vi skal hele tiden følge udviklingen og afprøve nye digitale muligheder - samt nedlægge kommunikationsformer, der har udtjent deres formål. VII. Ting tar’ tid… Strategisk kommunikation kræver god tid. Af hensyn til diverse deadlines skal Infoafdelingen have alle informationer 1 måned før arrangement / tilbud løber af stablen. Gælder det planlægning af en kampagne, er det en fordel at kontakte Infoafdelingen senest 2 måneder før. Roskilde Bibliotekerne vil også gerne understøtte spontane ideer og muligheder. Kort varsel skal således ikke afholde nogen fra at gribe en god ide. Blot skal vi huske at planlægge kommunikationen - så tidligt som det er muligt.

Implementering i efteråret… Krav til ledelsen: Tag ejerskab, afsæt resurser, bevilg midler til kompetenceudvikling Implementering af ny organisering, bl.a. kommissorium for tværgående kommunikationsgruppe Kompetenceudvikling af ny tværgående kommunikationsgruppe Udvikling af nødvendige ”redskaber” (Infoafdelingen) Diverse målinger Handlingsplan med budget