Interrelative processer og Facilitering Hverdagens møder i Det nye bibliotek SUPPLEMENT AS

Biblioteks model

Tak for sidst Hvordan kan du bruge indholdet fra modul 1 og 2 til at ændre din adfærd overfor brugeren?

Hvordan skaber jeg flere medspillere? Kropslige teknikker og værktøjer til at skabe energi i mødet mellem biblioteksmedarbejderen og omgivelserne. Rollen som facilitator – både i de uformelle og formelle møder i biblioteket.

Indhold Skab energi med bevidst brug af krop og stemme Brug den gode historie til at skabe medspillere Mødefacilitering – hvordan? Om indgroede mødevaner og typiske kendetegn ved dårlige møder Mødets scenografi og koreografi

Rent praktisk Lille hjælper.. Bord 1-4: Hanne Bord 5-8: Line Bord 9-11: Mads Bord 12-14:Berrit Bord 15-17: Mette

Koder og signaler i hverdagen

Man kan ikke ’ikke-kommunikere’ Ludwig Wittgenstein Ordene vi siger udgør kun 7–12% af vores meddelelse – hvad med resten?

Vi læser signaler hele tiden Rekvisitter Fokus Stemme Krop Stemme & mimik Mimik

Kroppen snakker med Vi ’læser’ – de andre ’læser’! "© Irma A/S"

Kommunikation – en gavebod Rekvisitter Fokus Stemme Krop Stemme & mimik Mimik

Fyldord!!!! Støj på skærmen – tabt information Øhhhh Jamen altså…. Prø’ li’ hør! Hva’n det hedder.. … ka’ m’n sige! Hva’ ska’ jeg sige.. Og såd’n no’en ting ….. Ikk’ oss!?! På en ell’anden måde Nåmen det……. Havde jeg nær sagt.. …. på den måde!

Rekvisitter Telefon Breve Tryksager Dokumenter Computerskærm E-mail Plakater Image Ur Tøj – overtøj Taske Mobil telefon Kuglepen Power point

Rens tavlen og fokusér - forstyrrelser i rummet Se det! Acceptér det! Smid det væk!

‘’Se på mig – lyt til mig!’’ Rekvisitter Fokus Stemme Krop Stemme & mimik Mimik

Fokus Kompetence Nærvær Indlevelse Motivation Professionalisme Humor Tilgængelighed Nysgerrighed Engagement Fleksibilitet Inddragelse Situations-fornemmelse Nærvær Motivation Humor Åbenhed Empati Lytten Udstråling Personlig stil Venlighed 16

Konstruktiv tilgang Fra ’Nej ….. Men’ til ’Ja …… Og’

Konstruktiv formulering - rul med energien ’Men’ – et glimrende ord, vi kan ikke undvære det. ’MEN’ – måske kan det blive en bremse i tanken. Hvis ’MEN’ erstattes med ’OG’ bliver der åbnet for adgang til fantasi og kreativitet. Hvor mange gange siger vi ’MEN’ hver dag – og hvor mange af disse gange kunne vi have sagt ’OG’?!?

’’Kan du hjælpe mig med det her?’’ ’Nej – jeg har ikke tid lige nu. Men jeg er ledig om et øjeblik. Er det okay?’ ’Ja – jeg vil meget gerne hjælpe dig. Og jeg er ledig om et øjeblik. Er det okay?’

’’Har du tid til et møde kl 13?’’ ’Nej – vi kan ikke mødes kl 13. Men jeg er ledig kl 14… Ville det passe dig?’ ’Ja – jeg vil meget gerne mødes. Og jeg er ledig kl 14….. Ville det passe dig?’

Tankesæt og indgangsreplik ‘’Jeg har byens bedste kunder’’ ‘’Det lyder spændende – fortæl noget mere’’

Konstruktiv feedback Ros de andre – ros dig selv OG 3 x specifik anerkendelse Eksempler Objektivt Specifikt og positivt Udvikling – forbedring Konstruktive forslag Præcise anvisninger Fremadrettet synsvinkel Generel kommentar Overordnet positiv observation

Accept af feedback – en guldgrube af information NEJ!!! OKAY NEJ – FORDI… MÅSKE

Findes der en møde-typologi?

Gå sammen med 2-3 personer, du sidder ved siden af Lav mindmap over forskellige mødetyper træk på det du har tænkt på ifm hjemmeopgaven

Gå sammen med 2-3 personer, du sidder ved siden af Lav mindmap over forskellige mødetyper træk på det du har tænkt på ifm hjemmeopgaven Identificer de vigtigste 7 mødetyper – i stor grupper

At facilitere = at gøre let Gøre det let - for lånerne, mødedeltagerne, borgerne – at få deres viden i spil, at stille spørgsmål, at bruge deres erfaringer og indsigt – Gøre det let at få viden.. Ikke hvad, men hvordan

Som facilitator arbejder du målrettet på at sikre effektive gruppeprocesser, håndterer konflikter og involverer deltagerne bruger værktøjer og metoder der bringer deltagernes viden og kompetencer i spil på en måde, der effektivt understøtter opgavens mål

Forskellen? I klassisk mødesammenhæng Mødeledelse Mødefacilitering Lægge plan for indhold, tid og sted Styre mødet mht tid, talerække og dagsorden Stoppe diskussioner, når tiden er gået eller der ikke er flere på talerækken Samle op på indhold Lægge plan for behandling af indholdet Planlægge og styre processen behandle indhold på en hensigtsmæssig måde Få deltagerne til at bruge deres viden og erfaring hensigtsmæssigt Stoppe diskussioner, når de ikke er nødvendige Sikre at der bliver samlet op på indhold Mødeledelse Definition: Evnen til at tilrettelægge, såvel strategisk som praktisk, og afholde formelle møder. Evnen til at styre mødet med hensyn til dagsorden, talerækker og tid samt fastholde fokus og kunne konkludere specifikt og generelt. Mange ledere opfordrer ind i mellem deres medarbejdere til at bidrage konstruktivt til møder: “Husk nu at være der til tiden, vær aktive og positive undervejs, fat jer i korthed, hold jer til emnet, vær med til at afslutte mødet til tiden.” Men moralske appeller som disse falder på stengrund. Folk kan altid lige nå en e-mail mere, før mødet starter, og når først talen falder på ens egen kæphest, kan de færreste styre sig. Har mødet i stedet en facilitator, lægger vedkommende en kurs og en samtalestil, der ganske simpelt fremkalder den ønskede adfærd; den bliver i princippet den eneste mulige. En samtale har en naturlig tendens til at bevæge sig derhen, hvor de talendes impulser fører den. ANALOGI: komponist og dirigent, kende til fodbold, kende opstilling, vide hvem modstanderen er + træner

Forskellen? Ifm. ”møder ved skranken” Facilitator Service og videns-person Fokus på emnet Søgeteknik Yde hjælp og vejledning …. Fokus på hvordan de bliver klogere på emnet og deres behov præcise på emnet og deres behov Evne til at reflektere over egen søge-praksis Gøre dem i stand til at modtage hjælp og vejledning Evaluere løbende, optimere, guide bibliotekaren Holde energien oppe

Gøre det let for lånerne og borgerne at holde energi og motivationen oppe

Hvad giver energi? Viden og erfaring bliver brugt Forholde sig aktiv og personligt Anerkendelse Beslutninger Fysiske handlinger ”åbne op” eller ”lukke ned” at ens viden og erfaring bliver brugt fremadrettet at man forholder sig aktiv og personligt til det der sker (tager stilling, prioriterer, kvalificerer, syretester) at man bliver anerkendt at man træffer beslutninger fysiske handlinger når man arbejder med at ”åbne op”, f.eks. kaste ideer i luften og/eller når man arbejder med at ”lukke ned” f.eks. fordeler ansvar, aftaler deadlines og nede-på-jorden procedurer Og disse processer holdes adskilt Har at gøre med forskellige typer mennesker, forskellige måder at få energi Hvad mener I? Snak sammen to og to, om hvad der giver energi: Lav en top ti: Hvad giver energi i møder?

Møder, når de er værst: Ikke udviklingorienterede Eftervisning af allerede etablerede synspunkter Positioneringer Rituel stammedans og lunken kaffe

5 kneb til at slå forslag ihjel Jeg synes principielt ikke at.. – at tale om princippet, værdien, moralen bag ideen Hvornår er det besluttet at.. – at tale om de organisatoriske rammer for selve arbejdet Det er det samme som det vi prøvede i 2002… - at trække ideens flyvehøjde ned, ved at give den et velkendt (og ikke succesfuldt) konkret billede Det kan ikke lade sig gøre at.. – at fokusere på udfordringer på et meget praktisk niveau Hvordan havde du så tænke dig at.. - at lade én person forsvare ideen og udfolde alle dens elementer på stedet Bruges både at egentlige mødeterrorister og at ikke-udviklings-trænede personer… Andre kendetegn ved mødeterorrister

Virkningsfulde dogmer.. Erstat de fleste af ’drøftelserne’ og ’diskussionerne’ med andre former Ikke kun plenum. Alle skal ikke høre alt Giv opgaver, brug værktøjer. Stil ikke kun spørgsmål Flyt folk! Tænk i møde-koreografi Diskussion er ikke velegnet til at udvikle nyt.. Efterviser en allerede etableret position, noget allerede vedtaget Generere ideer til løsning af … divergent fase Beslutning om hvilken løsning, procedure… konvergent fase PAUSE ?

Metoder og værktøjer Opgaver Fysiske leverancekrav Individuelt: skriv ned: de værktøjer og metoder, du kender, Skriv, hvad du tror det handler om…

FACILITERING AF MØDET MED LÅNEREN Øøøhhh.. det skal handle om noget med… noget globalt.. 5 værktøjer til mødet med låneren, der har svært ved at definere informationsbehov FACILITERING AF MØDET MED LÅNEREN

Mindmap

Handleplaner til egen søgning

Én, to, mange….

Net-surfing

Biblioteks-surfing

FACILITERING AF MØDET MED LÅNEREN Det er så meget.. Jeg ved ikke hvor jeg skal starte… 4 værktøjer til prioritering af emner, kilder, tilgange.. FACILITERING AF MØDET MED LÅNEREN

Top 5 over vigtigste ting, kilder, perspektiver….

GRID Centralt Ikke centralt Mindre valid Meget valid

GRID Centralt Ikke centralt Mindre valid Meget valid

GRID Centralt Ikke centralt Besværligt Nemt

Skydeskive

”I hvilken grad tror du, vi er ved emnets kerne?” Slet ikke I nogen grad I høj grad

FROKOST

Vippen – balance i stil og forståelse Personlig Privat 51

Faktuel Intuitiv Information - fakta Inspiration Cool Elegant Stilig Formel Upersonlig Intuitiv Cases - eksempler Passion Engageret Farverig Sprælsk Intim Privat 52

GPS metoden ’’Beregner ny rute’’ www.berritkvorning.dk

Genvej til forståelse www.berritkvorning.dk

Individuel opfattelse af information K Se illustrationerne? Læse brugsanvisningen? Hands on – gøre det, fornemme det? Hvad er din præference – og de andres??

FACILITERING AF MØDET MED FLERE DELTAGERE 6 gode råd til læsegruppen, informationssøgningskurset, IT kurset ect. FACILITERING AF MØDET MED FLERE DELTAGERE

6 tips.. Minimer plenum-formen Minimer diskussioner, Konkrete opgaver og leverencekrav Korte deadlines og én opgave ad gangen 1-2-mange Koreografi og scenografi der understøtter primære formål

Hvilke scenografier er velegnede? Hvilke koreografier virker hvordan? Hvilke organisationsformer giver hvilket mind-set? Individuelt – bredde, divergent individuelle mønstre, fordybelse parvist, - koncensus, forståelse for hinanden, sikkerhed i opgaveløsning, 4 og 4: udvikle, kritisk analyse, finde udfordringer, Plenum, positionere, finde vigtigste holdninger/fløje, lodde en stemning, Hvilke koreografier, virker hvordan? Øvelse: Brainwrithing på organisationer, koreografi, scenografi 2&2 på dens effekt på mindset

PAUSE

Struktur - butterfly Sig det Tip: Start med slutningen Sig hvad du vil sige Sig hvad du har sagt

Start med slutningen Hvem er jeg ! Hvad har jeg talt om – emnet Navn – funktion – relevans ! Hvad vil jeg tale om - emnet ? Hvorfor er det vigtigt – formål $ Hvor meget – hvad er udbyttet, fordelen? ! Hvad har jeg talt om – emnet ? Hvorfor – hvad er mit formål med at tale  Hvorhen – hvad skal I gøre nu? $ Hvor meget – hvad er udbyttet, fordelen? @ Hvordan får du fat på mig

Rammer – skal siges højt – annonceres ’Alt hvad publikum ser, kan de forstå - og ’tilgive’ ’ Klare rammer skaber: Alliance Forventninger Aftaler Medansvar

En god ramme giver beføjelser – til at: Overholde tiden Fastholde emnet Skære igennem, når nødvendigt i forhold til tid og emne Skabe fremdrift Respektere markeringer – overholde talerække Afvikle alle punkter Nå i mål og opsummerer resultat, aftaler og deadlines

Kom ind i et rum Skab stemningen – vis vejen Dav – er du her også!?! Super! Undskyld jeg er så kedelig Ups!! - jeg kommer garanteret for sent? Jeg gider overhovedet ikke høre mere pjat i dag Det her bliver rigtig spændende! Hold da op, hvor er her koldt! I’m the king of the world! Øhh – er det overhovedet her, der er møde? Jeg har altså højst 10 minutter til det her møde Pyh – her lugter meget mærkeligt Av mit hoved – er der en Treo i nærheden?! Er der ikke utrolig varmt herinde!? Det her er da en rigtig win-win dag

Energi skaber energi www.berritkvorning.dk

Hvad har vi været igennem? Kropslige teknikker og værktøjer til at skabe energi i mødet mellem biblioteksmedarbejderen og omgivelserne. Rollen som facilitator – både i de uformelle og formelle møder i biblioteket. Skab energi med bevidst brug af krop og stemme Brug den gode historie til at skabe medspillere Mødefacilitering – hvordan? Om indgroede mødevaner og typiske kendetegn ved dårlige møder Mødets scenografi og koreografi

Buddy-øvelse: Brug din Buddy til at skabe god stemning og fremdrift ved møde i jeres dagligdag (’’Smid bolden’’) Lav aftaler med din Buddy om hvad han/hun helt konkret kan gøre for at støtte dig i at øve dig i værktøjerne, f.eks Planlægge/samle op hver morgen – hvad vil du gøre i dag Evaluere. Hvor ofte, hvornår? Gøre det sammen med dig ..?

TAK FOR I DAG! Mette Ullersted Berrit Kvorning