Fusion mellem UCC og Metropol Et overblik over beslutninger og det videre forløb efter bestyrelsernes godkendelse af fusionsgrundlaget

Tidslinje frem mod godkendelse af fusionsgrundlag Uge 35 Uge 40 Uge 45 Uge 24 Bestyrelses- møder 28. og 29. marts 2017 Bestyrelses- møder 30. oktober og 1. november 2017 31. maj. 14.juni. 7.aug. 14. aug. 17.-18 aug. 28.au g. 25.sep. 9. okt. 23. okt. Primo nov. Kickoff med følgegruppe Præsentation af tilgang og arbejdet frem mod godkendelse af fusionsgrundlag Godkendelse af indholdsfortegnelse på fusionsgrundlag, fusionstilgang, ramme for gevinster og omkostninger samt kommissorier for arbejdsgrupper 12/12-seminar for arbejds- grupperne Visionsworkshop og kritiske milepæle for sammenlægnings- redegørelse 1. udkast på ”Vision og ambition” og ”fusionstilgang” 1. udkast på fusions- grundlag Styregruppe godkender fusionsgrundlag Bestyrelser godkender fusionsgrundlag Styregruppemøde En lang række styregruppemøde, møder med følgegrupper, arbejdsseminarer samt stormøder og cafémøder med studerende og medarbejdere Nedslag med følgegruppe

Fusionsgrundlagets opbygning og indhold Fusionsgrundlaget omfatter syv sammenhængende kapitler: Kapitel 1 – Vision og principper for ligeværdig fusion Kapitel 2 – Fusionstilgang og governance Kapitel 3 – Plan for etablering af fremtidig organisation Kapitel 4 – Kultur og ledelse af forandringen Kapitel 5 – Økonomisk effekt og udvalgte nøgletal Kapitel 6 – Risikostyring Kapitel 7 – Styring af fusionsprocessen

Bestyrelsernes beslutninger Fusionsgrundlaget blev godkendt Den nye professionshøjskole etableres som juridisk enhed med virkning fra 1. marts 2018 Fusionen tilrettelægges som en ligeværdig fusion. Den nye institution får navnet Københavns Professionshøjskole (Engelsk titel: University College Copenhagen). Fusionen tilrettelægges juridisk som en uegentlig fusion med Metropol som videreførende institution og med Metropols nuværende rektor som fortsættende rektor Direktionen i den nye institution får hovedsæde på Campus Carlsberg, Humletorvet 3.

Bestyrelsernes beslutninger (fortsat) Den nuværende styregruppe fortsætter frem til 1. marts 2018 med nyt mandat, der har sit udgangspunkt i fusionsgrundlaget. De to følgegrupper fortsætter med nyt kommissorium Styregruppen udvides med én medarbejder- og én studenterrepræsentant, der udpeges af de nuværende følgegrupper, samt med et bestyrelsesmedlem fra hver af de to institutioner Der etableres en programorganisation, som ledes af de to rektorer Ved de to bestyrelsers godkendelse af fusionsgrundlaget bemyndiges styregruppen samtidig til at indsende sammenlægningsplan til Uddannelses- og Forskningsministeriet.

Ledelse af den nye professionshøjskole Tidslinje for etablering af ny organisation og ledelse Medio november 2017 1. marts 2018 1. maj 2018 Ved de to bestyrelsers godkendelse af fusionsgrundlaget bemyndiges styregruppen samtidig til at indsende sammenlægningsplanen til ministeriet. Fusionen tilrettelægges juridisk som en uegentlig fusion med Metropol som videreførende institution og med Metropols nuværende rektor som fortsættende rektor Den fortsættende institution får navnet Københavns Professionshøjskole (Engelsk titel: University College Copenhagen) Ikrafttræden af fusion. Med virkning fra 1. marts 2018 etableres en interimsbestyrelse bestående af medlemmer af de to nuværende bestyrelser Formand bliver UCC’s nuværende bestyrelsesformand og næstformand Metropols nuværende bestyrelsesformand. Interimsbestyrelsen nedsætter et forretningsudvalg bestående af de to nuværende formandskaber, et bestyrelsesmedlem fra hver samt en medarbejder- og studenterrepræsentant fra hver af de nuværende bestyrelser Formand for forretningsudvalget er UCC’s nuværende bestyrelsesformand og næstformand er Metropols nuværende bestyrelsesformand. Rektor indsat Interimsbestyrelsen erstattes af en ny permanent bestyrelse nedsat i henhold til den nye vedtægt, som er godkendt af ministeren i forbindelse med sammenlægningsplanen Overordnet organisationsstruktur er fastlagt Der er hurtigst muligt efter 1. marts og senest 1. maj etableret en ny direktion Ledelse af den nye professionshøjskole

Ledelse af fusionsprocessen Tidslinje for etablering af ny organisation og ledelse Medio november 2017 1. marts 2018 1. maj 2018 Den nuværende styregruppe fortsætter frem til 1. marts 2018 med nyt mandat De to følgegrupper fortsætter med nyt kommissorium Styregruppen udvides med en medarbejder- og en studenterrepræsentant, samt et bestyrelsesmedlem fra hver bestyrelse. Medarbejder- og studenterrepræsentant i styregruppen udpeges af de nuværende følgegrupper. Programorganisationen ledes af de to rektorer Den nye bestyrelse vil i samarbejde med rektor tage stilling til styregruppens sammensætning Forretningsudvalget overtager ansvaret som styregruppe for fusionsprocessen Programorganisationen ledes af den fortsættende rektor Ledelse af fusionsprocessen

Ledelse af fusionsprocessen Hvad sker der i november 2017? Medio november 2017 Den nuværende styregruppe fortsætter frem til 1. marts 2018 med nyt mandat, der tager afsæt i fusionsgrundlaget herunder den skitserede programorganisering De to følgegrupper fortsætter med nyt kommissorium Styregruppen udvides med en medarbejder- og en studenterrepræsentant. Medarbejder- og studenterrepræsentant i styregruppen udpeges af de nuværende følgegrupper. Programorganisationen ledes af de to rektorer Ledelse af fusionsprocessen

Programorganisering frem mod ikrafttrædelse 1. marts 2018 Styregruppe Programledelse (de to rektorer) Program Samarbejds- og studenterorganisation Følgegrupper m.m. Planlægning og etablering af governance Organisationsstruktur Strategiproces Værdiproces Proces for design af governance Kortlægning af faglige områder Økonomiske forhold Balance Styringsmodel Personalejuridisk Systemmæssig tilpasning Kommunikation og hjemmeside Studieadministration forberedelse Lokationer m.m. Kulturfremmende aktiviteter og kultur Programsekretariat Strategiske spor Fusionsforberedende spor

Væsentlige aktiviteter i programorganisering For perioden efter fusionsgodkendelse nov dec Aktivitet 45 46 47 48 49 50 51 52 Mobilisering af programorganisation Udpegning af programleder og projektledere Bemanding af programsekretariat Udarbejdelse af overordnet tidsplan Fastlæggelse af governance og mødestruktur for programmet Udpegning af delprojektansvarlige for de operationelle spor Identifikation af interne afhængigheder og afhængigheder til andre projekter Revurdering af kommissorium for arbejdsgrupper Fælles kick-off for programorganisationen Strategiske spor Plan for fastlæggelse af governance Plan for overordnet organisatorisk struktur Plan for etablering af ny direktion Planlægge og igangsætte faglige samarbejder på tværs Plan for kortlægning af faglige områder Forberedelse af strategiproces Fusionsforberedende spor Udarbejdelse af kommissorier for de fusionsforberedende spor herunder fastlæggelse af ambitionsniveau ved ikrafttrædelse Milepæle for sikker drift Detailtidsplan Etablering af samarbejdsorganisation Forberedelse og implementering af interimssamarbejdsorganisation Plan for etablering af blivende samarbejdsorganisation Plan for interim-/blivende studenterorganisation Kommunikation Kommunikation om fusion og ikrafttrædelse internt Kommunikation om fusion og ikrafttrædelse eksternt Løbende kommunikation Styregruppemøder Bestyrelsernes godkendelse af fusion Styregruppemøde, hvor der godkendes: Programorganisation Roller og ansvar Styregruppemøde, hvor der godkendes: Tidsplan frem imod ikrafttrædelse Ressourcetræk

Fusionens fire faser Fra to selvstændige professionshøjskoler til én ny fusioneret professionshøjskole Fase 1 – Efter godkendelse af fusionsgrundlaget indtræder der en fase 1, hvor fusionen skal forberedes og fremtidig governance og en øverste ledelse for den nye professionshøjskole etableres. Fokus er i den fase på at fastholde en sikker drift på de to professionshøjskoler, at få etableret programorganisationen samt kommunikation i organisationerne. Endelig er det vigtigt, at fokus er rettet mod at skabe rammerne for samarbejde på tværs af fagområderne. Fase 1 Klargøring af fusionens ikrafttrædelse Medio nov. 2017- 1. marts 2018 Fase 2 Strategisk retning og forberedelse af administrativ fusion Fase 2 – Efter ikrafttrædelse skal ambitioner og den strategiske retning lægges. Fokus er således i denne fase på at etablere det strategiske grundlag for den nye professionshøjskole. I denne fase skal fusionen af de administrative områder ligeledes forberedes og de første indledende skridt tages til den faglige fusion. Det sker bl.a. med udgangspunkt i kortlægningen af de faglige områder, der påbegyndes i fase 1. 1. marts - +3-6 mdr. Fase 3 Administrativ fusion og forberedelse af faglig fusion I fase 3 integreres de administrative områder, mens fusionen af faglige områder forberedes. Den strategiske retning for de enkelte fagområder defineres også her. Fokus er i denne fase på fusion af de administrative områder og at lægge vejen frem mod et fælles tredje, hvor fordelene kan begynde at materialisere sig. +3-6 mdr.- +6-12 mdr. Fase 4 Faglig fusion og realisering af synergier I fase 4 integreres de faglige områder. Fokus er i denne fase på at implementere strategien og realisere synergierne for den nye professionshøjskole som helhed. +6-12 mdr. - +12-24 mdr. Det skal bemærkes, at selv om der er tale om fire forskellige faser, er det også faser med afhængigheder og parallelle aktiviteter i fusionen. Det ses især i fase 3 og 4, hvor fusionen på de faglige og administrative områder vil ske parallelt. Den endelige tidslinje for hastigheden og formen af sammenlægning på de administrative og faglige områder vil først blive fastlagt bl.a. som led i udarbejdelse af det strategiske grundlag i fase 1. I alle faser arbejdes der med kultur, identitet og værdier.

Målrettet og balanceret involvering Der er forskellige roller til de involverede i de enkelte faser Involvering er et bærende princip i fusionsprocessen for både at sikre forankring og ligeværdig fusion. Det centrale er at sikre, at de rette involveres på de rigtige tidspunkter med relevant formål. Nedenstående oversigt er ikke udtømmende eller fuldt dækkende, men illustrerer, at ”man” igennem fusionsprocessens faser vil have forskellige roller og dermed involveres i forskellig grad. Fase 1 Klargøring af fusionens ikrafttrædelse Fase 2 Strategisk retning og forberedelse af administrativ fusion Fase 3 Administrativ fusion og forberedelse af faglig fusion Fase 4 Faglig fusion og realisering af synergier Ledere, medarbejdere og studerende involveres i: Fusionsforberedende aktiviteter Opstart af faglige samarbejder på tværs af de to professionshøjskoler Ledere, medarbejdere og studerende involveres i: Formulering af strategi og pejlemærker for den nye professionshøjskole Detailplanlægning af den administrative fusion Fusionsforberedende aktiviteter Faglige samarbejder på tværs af de to professionshøjskoler Ledere, medarbejdere og studerende involveres i: Implementering af strategi og pejlemærker for den nye professionshøjskole Arbejdet med værdier og identitet for den nye organisation Implementering af fusion på de administrative områder Detailplanlægning af fusionen på de faglige områder Fusionsforberedende aktiviteter Faglige samarbejder på tværs af de to professionshøjskoler Ledere, medarbejdere og studerende involveres i: Implementering af strategi og pejlemærker for den nye professionshøjskole Virkeliggørelse af værdier og idenitet for den nye organisation Implementering af fusion på de faglige områder Faglige samarbejder på tværs af uddannelser og faglige miljøer Tid Medio november 2017 1. marts +3-6 mdr. +6-12 mdr. +12-24 mdr.