Udvikling og fastholdelse af kvalitet og sikkerhed 1

Læringsmål Modul 1 og 2 skal give dig: viden om forløbsdiagram og arbejdsgangsanalyse viden om forbedringsmodellen viden om faktorer, der hindrer eller fremmer implementering viden om reaktioner på forandringer mulighed for udarbejde en arbejdsgangsanalyse mulighed for udvikle og forbedre instrukser mulighed for at bruge forbedringsmodellen mulighed for at implementere og fastholde ændrede arbejdsgange bevidsthed om egen og andres reaktioner på forandringer Juli 2015 2 Kvalitet og sikkerhed i medicineringen på botilbud • okt 2013

Program - Modul 1 Præsentation af instrukser og feedback fra kolleger Udarbejdelse af forløbsdiagram for dispensering af medicin (ophældning) Identifikation af ”spild” og forslag til ændringer Introduktion til forbedringsmodellen 3 Juli 2015 Kvalitet og sikkerhed i medicineringen på botilbud • okt 2013

Forventninger Hvilke forventninger har du til undervisningen i dag? På en skala fra 1 til 10: Hvor meget viden og erfaring har du indenfor emnet? Hvad er særlig vigtigt for dig at lære noget om? Hvad skal du bruge det, du lærer i dag, fremover? Hvis du har konkrete spørgsmål til dagens emne, kan du skrive dem ned. Så tager vi det op undervejs Juli 2015 4

Præsentation af instrukser

Instrukser Fortæl om din instruks til din makker Hvilke styrker har den? Hvilke problemstillinger arbejder I med? Hvor ser du muligheder for forbedring? Få feedback fra din makker Umiddelbare reaktioner og idéer Byt roller Skriv ned, hvad du tager med dig Juli 2015 6

Erfaringer fra Tjek på kvalitet Juli 2015

Tjek på kvalitet Hvad var jeres udbytte af aktiviteten? Hvad fungerer rigtig godt i jeres medicinhåndtering? Hvilke problemstillinger vil I arbejde videre med vedrørende sikkerhed og kvalitet? Hvilke forslag har I til løsninger? Hvordan kan I bruge Tjek på kvalitet fremover? Juli 2015 7 Juli 2015

Analyse af arbejdsgange Juli 2015

Forløbsdiagram Beskriver og afgrænser processen Viser trinene i processen Bruger symboler, der illustrerer, om der er tale om en handling, et valg eller en retning Juli 2015 10

Symboler i et forløbsdiagram Start og slut Aktivitet Valg Juli 2015 11

Eksempel på forløbsdiagram Hæld vand i koge-kedlen Hæld te i tekandens tefilter Fyld tekanden op med kogende vand Tænd for kedlen Lad teen trække i 5 minutter Server sukker og mælk Ja Sukker og mælk? Nyd teen Skænk teeni kopperne Servér Nej Juli 2015 12

Opgave - forløbsdiagram Beskriv med post-it processen for at lave kaffe Tegn det op som et forløbsdiagram Juli 2015 13

Opgave - arbejdsgangsanalyse Beskriv med post-it processen for at udlevere medicin til en beboer Tegn det op som et forløbsdiagram Gennemgå diagrammet Afspejler det den proces, I satte jer for at beskrive? Er alle trin med? Mangler der noget? Vil diagrammet bidrage til overblik? Er der områder, hvor der er brug for forbedringer? Er der brug for at indsamle data til at beskrive eventuelle problemer Er der mulighed for at reducere aktiviteter eller trin? Juli 2015 14

Trim arbejdsprocessen

Trim arbejdsprocessen Trim arbejdsprocessen = Lean Få styr på arbejdsgange Brems spild Juli 2015 16

5 principper Definer, hvad der skaber værdi for ”kunderne” = aftagerne = kolleger og beboere Fokuser på spild – og fjern kilderne til det Skab et godt og rationelt forløb med færrest mulige stop og skift af ansvar Sørg for, at processen er styret af aftagernes behov Gennemfør løbende forbedringer i hele forløbet Juli 2015 17

Resultater - mål Kortere tid og bedre ”service” Flere opgaver bliver løst på den samme tid Der frigøres tid til andre opgaver Bedre kvalitet og sikkerhed for beboerne Bedre arbejdsmiljø – bedre overblik, færre frustrationer, mindre stress og højere jobtilfredshed Løbende forbedringer Juli 2015 18

Hvad er spild? Spild er alle de aktiviteter, som ikke skaber værdi for aftagerne Nødvendigt spild er spild, der ikke kan undgås, fx på grund af fysisk indretning, systemer, lovgivning osv. 5% Værdi 60% Spild 19 Juli 2015

Se spildet Spild er ofte en naturlig og integreret del af det daglige arbejde Det er skabt historisk og gennem den struktur, man har på en arbejdsplads Derfor er det afgørende, at vi trænes i at ”se spildet” Giv eksempler på spild i hverdagens arbejde Juli 2015

Spildtyper Overproduktion – gør vi noget, der ikke er nødvendigt? Ventetid Unødige lagre, fx af medicin, hos den enkelte beboer Intellekt – er det de rigtige personer, der løser opgaverne? Unødige bevægelser Processpild – foregår der dobbelt arbejde? Leder vi ofte efter noget? Unødig transport – for mange unødige skridt Fejl i medicinering, dokumentation, kommunikation Juli 2015

Fordele ved fokus på spild Spild kan måles og gøres op i penge Spild er synligt - alle kan se det Fjernelse af spild opleves positivt, men det kræver ændringer af fx holdninger og arbejdsgange Juli 2015

Opgave Tænk på en del af processen for medicinhåndtering, fx bestilling af medicin eller medicingivning Underlæg den valgte proces ”5S-testen”: Sortér Sæt i orden Skrub (rengøring) Standardiser Samarbejd (vis respekt) og (oprethold) Selvdisciplin Juli 2015 23

Opgave Skriv refleksioner om at trimme arbejdsgange og instrukser for medicinhåndtering: Hvad kan du selv gøre? Hvilken betydning har det for beboerens helbred? Hvilken betydning har det for beboerens livskvalitet? Hvilken betydning har det for dig selv som leder eller medarbejder? Hvilken betydning har det for dine kolleger? Juli 2015 24

Forbedrings-modellen

Forbedringsmodellen Forbedringsmodellen er en velafprøvet metode til udvikling af kvalitet, der er udviklet i starten af 1990'erne af Institute for Healthcare Improvement i Boston, USA Metoden har som ambition at skabe markante forbedringer på relativt kort tid og samtidig at fastholde forbedringerne over tid via en god implementeringsproces Juli 2015 26 Juli 2015

Forbedringsmodellen – 3 essentielle spørgsmål Hvad vil vi opnå? Hvilke forandringer kan vi gennemføre for at opnå forbedringer? Hvordan ved vi, at en forandring er en forbedring? Juli 2015 27

Mål – SMARTE Det er SMART at vurdere mål i forhold til, om de er: Specifikke: klare og tydelige mål gør det lettere at føre kontrol med, hvorvidt målet opfyldes Målbare: mål, som ikke kan måles, er ikke mål Accepterede: hvis et mål ikke er accepteret, bliver det sjældent opnået Realistiske: urealistiske mål kan tage smilet og motivationen, så sæt realistiske mål Tidsbestemte Juli 2015 28

At være præcis i sine målsætninger ”Nogle” er ikke er mål ”Snart” er ikke et tidspunkt Juli 2015 29

m&m’s® leg Du får 14 m&m’s® Fordel dem på din spilleplade Flyt en m&m’s® til et frit felt i en hvilken som helst retning, fremad, bagud, eller diagonalt Læg den m&m’s® til side, som du hoppede over Hvor få m&m’s® er tilbage på pladen? Juli 2015 30

PDSA Plan: Planlægge Formål, hypotese Hvem, hvad, hvor, hvornår Do: afprøve Gennemføre test, dokumentere Study: Vurdere Analyse af data, sammenfatte erfaringer Act: Handle Hvilke justeringer er nødvendige? Næste PDSA-cirkel Juli 2015 31

Dokumenterede processer – et metodisk stærkt værktøj Synlighed i dagligdagen Forbedringstavle Information til beboere og pårørende Postere i opholdsrum Med på møder 32 Juli 2015

Det vigtigste Skriv de to ting ned, du har hørt i dag, som du synes er vigtigst Fortæl det til din sidemand, og begrund, hvorfor det er vigtigt Vi samler jeres tanker på en liste Juli 2015 33

Tak for i dag!

Referencer Forberedelse. I Sikre hænder. Version 1. oktober 2013 Forbedringsmodellen. I sikre hænder http://www.isikrehaender.dk/om-projektet/forbedringsmodellen/ Lean. Videncenter for Arbejdsmiljø. http://www.arbejdsmiljoviden.dk/Viden-om-arbejdsmiljoe/Lean Vejledning om ordination og håndtering af lægemidler. Sundhedsstyrelsen 2015 https://www.retsinformation.dk/Forms/R0710.aspx?id=168156 Korrekt håndtering af medicin. Sundhedsstyrelsen 2011 http://sundhedsstyrelsen.dk/publ/Publ2011/EFT/Medicinhaandtvejl/KorrektHaandtMedicin.pdf Materialet er udarbejdet for I sikre hænder af Pharmakon Juli 2015 35 Kvalitet og sikkerhed i medicineringen på botilbud • okt 2013