Statens Center for Kompetence- og Kvalitetsudvikling SCKK Design af KVIK-selvevaluering Tovholderens rolle og opgaver 17. januar 2007

Statens Center for Kompetence- og Kvalitetsudvikling SCKK Tovholderens rolle Den der har overblik over forløbet Du skal vide hvad processen får ud på og hvordan model og værktøjer er skruet sammen Disciplin og procesansvarlig Du tager ansvaret for processen – og vil skulle optræde som projektleder – også overfor ledelsen Sikring af helhedsbilledet Du har et ansvar for at selvevalueringen ikke bliver skæv Begejstring En succesfuld proces fordrer et højt niveau af engagement fra tovholderen – hvis du ikke brænder bliver de andre lunkne

Statens Center for Kompetence- og Kvalitetsudvikling SCKK Planlægning af selvevalueringen Ejerskab til selvevaluering Sikring af ledelsens ejerskab, medarbejdernes medejerskab og omverdenens accept Men hvordan? Information og kommunikation Der skal informeres om hvad det går ud på – men også kommunikeres hvorfor det er en god idé Effektiv organisering af processen Processen er tænkt igennem fra start til slut – og rollerne er fordelt

Statens Center for Kompetence- og Kvalitetsudvikling SCKK Forskellige selvevalueringsprocesser Den ”klassiske” selvevalueringsproces Selvevaluering i workshops Selvevaluering samtidigt i flere teams fordelt på 2 – 3 temaer Selvevaluering i organisatoriske enheder Selvevaluering i flere teams på tværs af organisatoriske enheder

Statens Center for Kompetence- og Kvalitetsudvikling SCKK Den ”klassiske” selvevalueringsproces Organisering Et selvevalueringsteam på maks. 10 personer (en del af selvevaluerings- processen kan godt tænkes opdelt i to parallelle spor, som selvevaluerer hver sine temaer – kræver dobbelt konsensus) Udfordring At få sammensat det bedste og det mest repræsentative selvevalueringsteam Fordele Hurtig proces – selvevalueringen fra beslutning til prioriterede forbedrings- projekter kan gennemføres på 3 – 4 uger. Anbefales som metode til første selvevaluering. Ulemper Kvaliteten af resultatet er meget afhængig af, hvor godt teamet er sammensat Stiller meget store krav til den videre information til resten af organisationen, hvis ejerskabet til selvevalueringen skal forankres bredt.

Statens Center for Kompetence- og Kvalitetsudvikling SCKK Selvevaluering i workshops Organisering En workshop-dag, hvor alle eller flere af medarbejderne deltager samt et selvevalueringsteam (på maks. 10 medarbejdere) Udfordring Klæde alle medarbejdere på til at bidrage til selvevalueringen Etablering af rammerne for en workshop og sikre at der er nok ”KVIK eksperter” til at styre de enkelte workshops Bringe formuleringerne fra en workshop ind i en konsensusproces og overskue mængden af styrker og forbedringsområder af forskellig kvalitet Fordele Alle medarbejdere har mulighed for at engagere sig, hvilket giver mulighed for at få en bred forankring i organisationen. Anbefales som metode ved første selvevaluering. Ulemper Pas på, at det ikke kun er ”eksperterne”, der kommer til at udtale sig. Det kan være svært at styre processen og der kan komme mange ”hen i vejret” kommentarer, som vanskeligt lader sig transformere ind i konsensus-processen.

Statens Center for Kompetence- og Kvalitetsudvikling SCKK Selvevaluering samtidigt i flere teams fordelt på 2 – 3 temaer Organisering Der etableres selvevalueringsgrupper, der får ansvar for alene at evaluere 2 – 3 temaer f.eks. i løbet af en formiddag Udfordring At få etableret sammenhænge på tværs af temaerne, for at det helheds- orienterede billede ikke går tabt. Det kræver også, at en overordnet tovholder eller andre påtager sig at redigere konsensusrapporten. Fordele Flere medarbejdere har mulighed for at engagere sig i en ”rigtig” selvevalueringsgruppe. Anbefales som metode til de erfarne Ulemper Tendens til at teamene fortaber sig i detaljen – især når det er temaer inden for eget arbejdsområde

Statens Center for Kompetence- og Kvalitetsudvikling SCKK Selvevaluering i organisatoriske enheder Organisering Selvevaluering i organisatoriske enheder med en tovholder pr. enhed + en ”konsensusgruppe” på tværs af organisationen (koncernkonsensus) Udfordring Kræves at der gennemføres en ”konsensusproces” på tværs af de forskellige selvevalueringsgrupper for at få en fælles selvevaluering. Giver mængder af information, som drøftes og redigeres til den samlede selvevaluering Fordele Alle medarbejdere har mulighed for at engagere sig og det giver mulighed for bred tilkendegivelse af styrker/forbedringsområder i hele organisationen. Anbefales som metode til de erfarne Ulemper Hver enkel enhed bliver ”blind” på egen situation og overser samspillet på tværs af organisationen

Statens Center for Kompetence- og Kvalitetsudvikling SCKK Selvevaluering i flere teams på tværs af organisatoriske enheder Organisering Selvevaluering i op til 10 teams sammensat tværorganisatorisk med en tovholder pr. team + en koordinator/administrator til den endelige konsensusrapport Udfordring Giver mængder af information, som skal drøftes og redigeres til den samlede selvevaluering Kræver stor disciplin, indsigt og ledelsesopbakning fra koordinatorens side Fordele Alle medarbejdere har mulighed for at engagere sig og det giver mulighed for bred tilkendegivelse af styrker/forbedringsområder i hele organisationen. Man undgår ”tunnelsyn” ved at sammensætte teams på tværs af organisationen Anbefales som metode til de erfarne Ulemper Ressourcetung metode, som kræver erfaring med tværgående organisationsudviklingsprojekter eller ekstern bistand

Statens Center for Kompetence- og Kvalitetsudvikling SCKK Uanset hvilken model i vælger gælder: At det ikke alene skal være ”eksperterne”, der selvevaluerer inden for deres eget område – andre kan også godt have en kvalificeret mening om emnet! Hvad enten I vælger kun at inddrage nogle eller alle medarbejderne, så er det vigtigt, at I hele tiden husker løbende at informere alle om, hvad der sker i selvevalueringsprocessen. En konsensusproces/konsensusseminar bør ikke vare mere end 1½ - 2 dage, hvis energien skal opretholdes. Hvis I er usikre på gangbarheden i egen organisation – så lav en pilottest