Arbejde med selvevaluering i praksis – Erfaringer med indførelse af KVIK i HTK Annette Homilius Projektleder Momentum Specialkonsulent Gribskov Kommune SCKK Læreuddannelsen ”Kvalitetsudvikling i den offentlige sektor” den 22. januar 2008 Avnø Kursuscenter Agern Allé 9 DK- 2970 Hørsholm info@foreningenmomentum.dk www.foreningenmomentum.dk

Disposition for oplæget Forudsætninger for et godt selvevalueringsforløb Rammen og iscenesættelse af kvalitetsudvikling via KVIK i HTK KVIK-forløbets fire faser Forberedelse – iscenesættelse af kvalitetsudvikling via KVIK Dataindsamling Databehandling Valg af forbedringsprojekt Opmærksomhedspunkter og udfordringer Agern Allé 9 DK- 2970 Hørsholm info@foreningenmomentum.dk www.foreningenmomentum.dk

Grundlæggende forudsætninger Ledelsen vil det Intern tovholderfunktion Medarbejdere er med Nødvendigt for at det virker! Agern Allé 9 DK- 2970 Hørsholm info@foreningenmomentum.dk www.foreningenmomentum.dk

Ramme og iscenesættelse af kvalitetsudvikling via KVIK i HTK Agern Allé 9 DK- 2970 Hørsholm info@foreningenmomentum.dk www.foreningenmomentum.dk

Ramme og iscenesættelse Klar ledelsesmæssige udmelding om hvorfor vi gør det? Fordi vi vil udvikle en systematisk evaluerings- og læringskultur i Høje-Taastrup Kommune Grundlaget for arbejdet er KVIK-modellen KVIK-selvevaluering skal rulles ud i hele organisationen i HTK Alle centrale og decentrale afdelinger/enheder skal over en periode på 2 år have gennemført en selvevaluering Arbejdet forankres i Hovedudvalget Agern Allé 9 DK- 2970 Hørsholm info@foreningenmomentum.dk www.foreningenmomentum.dk

Administrativ organisering HTK pr. 1. januar 2007 Direktion Kommunaldirektør Byrådscenter Løn og Personale Økonomidirektør Økonomi og Analyse Børne- og kulturdirektør Institution og Skole Borgerservice Social og handicap Fritid og Kultur Teknik og Miljø Ældreservice Teknisk direktør PUC Pæd. Udviklingscenter Ejendomscenter Sundhed Arbejdsmarkeds- og socialdirektør Børne- og Unge- rådgivning Driftsbyen Jobcenter Agern Allé 9 DK- 2970 Hørsholm info@foreningenmomentum.dk www.foreningenmomentum.dk

Ramme og iscenesættelse Der udarbejdes en masterplan (kommissorium) der udstikker de overordnede retningsliner for arbejdet fra starten: Organisering Hvem deltager Tidsforbrug Tids- og handleplan Opfølgning i statusrapportering Der udarbejdes diverse planer og værktøjer til at understøtte selvevalueringsforløbene: Drejebog i form af tids- og handleplan Informations- og uddannelsesplan Plan for løbende opfølgning på om selvevalueringerne forløber efter planen samt afrapportering Agern Allé 9 DK- 2970 Hørsholm info@foreningenmomentum.dk www.foreningenmomentum.dk

Organisering og rollefordeling Styregruppe – nedsat af Hovedudvalget Komme med ideer og forslag til gennemførelse af aktiviteter som led i udrulningen af KVIK-modellen Sikre generelt ejerskab til projektet og at Med-organsiationen inddrages Arbejdsgruppe - KVIK konsulenter Yde processtøtte til selvevalueringer Planlægge og forestå uddannelse Andre aktiviteter omkring projektet Tovholdere Tilrettelægge forløbet af selvevalueringen, deltage i selvevaluringsgruppen, skrive konsensusrapporten m.v Agern Allé 9 DK- 2970 Hørsholm info@foreningenmomentum.dk www.foreningenmomentum.dk

KVIK-forløbets fire faser Agern Allé 9 DK- 2970 Hørsholm info@foreningenmomentum.dk www.foreningenmomentum.dk

KVIK forløbet Forberedelse af forløb Introduktion af KVIK i center/afdeling Udpege tovholder Indsamling af materiale til selvevaluering Deltageres forberedelse til individuel vurdering Individuel vurdering og scoring af point Færdiggøre udkast til konsensus- rapport Høring af konsensus-rapport Tilretning af konsensus- Prioritering af forbedrings-områder Handlingsplan for mål og forbedringer Organisere forbedrings-arbejdet Fase 1 Forberedelse Fase 2 Data - indsamling Fase 3 Data- behandling Fase 4 Valg af forbed-ringsprojekt Udpege deltagere til selvevalueringsgruppen Den fælles vurdering og konsensus-rapport Ensartet scoring af konsensus- rapporten Opfølgning på handlings-planer Agern Allé 9 DK- 2970 Hørsholm info@foreningenmomentum.dk www.foreningenmomentum.dk

Fase 1: Forberedelse Forberedelsen sker med udgangspunkt i ”Tids- og handleplan for KVIK-selvevaluering” Lederen udpeger en tovholder Leder og tovholder tilrettelægger KVIK-selvevalueringsforløbet i afdelingen/enheden, herunder: Udpege deltagere til selvevalueringsgruppen (max. 8 personer) Fastlægger proces for den efterfølgende prioritering af forbedringsområder Sørger for der er afsat tid til processen! Introduktion af KVIK-modellen i afdelingen/enheden Agern Allé 9 DK- 2970 Hørsholm info@foreningenmomentum.dk www.foreningenmomentum.dk

Fase 1: Forberedelse Praktisk forberedelse af konsensusseminar Vigtigt at de fysiske rammer og praktiske ting er på plads på selve dagen (mødelokale, PC, projektor) Hvis selvevalueringen foretages elektronisk, da oprettes afdelingen i et miljø hos SCKK Fordeling af roller på konsensus-seminaret: Tovholder – leder seminaret og sørger for at alle bliver hørt samt konkluderer dialogen om styrker, forbedringsområder og score Sekretær – skriver konsensuspunkter ind i rapporten Tidsstyrer – fordeler tiden på de 28 emner og holder styr på tiden Agern Allé 9 DK- 2970 Hørsholm info@foreningenmomentum.dk www.foreningenmomentum.dk

Fase 2: Dataindsamling Tovholderen indsamler relevant materiale/fakta inden for de 9 temaer Det er nødvendigt at centrale dokumenter findes frem, så deltagerne på konsensusseminaret kan vurdere status – hvor er vi? Deltagerne forbereder sig ved at læse KVIK-bogen Formøde for konsensusgruppen – gennemgang af KVIK-model, eksempler på hvad skrives hvor, der skrives i hele sætninger m.v. Den individuelle vurdering Forventet tidsforbrug 1-2 dage Alle selvevalueringsgruppens medlemmer beskriver individuelt afdelingen/enheden inden for de 28 emner og scorer disse Agern Allé 9 DK- 2970 Hørsholm info@foreningenmomentum.dk www.foreningenmomentum.dk

Fase 2: Dataindsamling Den fælles konsensus Forventet tidsforbrug 1 dag – 10-15 min. pr. emne Forudsætninger for en god konsensus-workshop: Åben og ærlig debat Alle deltager Alle bidrager med det de ved - alle ved ikke alt Overholdelse af tidsplan Fokus på konsensus-workshoppen: Den måde vi gør tingene på De resultater vi opnår Sammenhæng, læring og forbedring og ikke om: Ledelsen er god eller dårlig Strategi/planer er gode eller dårlige Medarbejderne er gode eller dårlige Arbejdsgangene er gode eller dårlige Agern Allé 9 DK- 2970 Hørsholm info@foreningenmomentum.dk www.foreningenmomentum.dk

Fase 3: Databehandling Tovholder skriver den foreløbige konsensusrapport i sin helhed og retter faktuelle fejl. Tovholder sender konsensusrapporten til høring i afdelingen/enheden og indarbejder forslag til yderligere styrker og forbedringsområder. Scoren justeres eventuelt. Høringsperiode 14 dage Alternativ – høring på møde, cafémøde o.l. Særlig obs-punkt at få alle medarbejdere på banen her Tovholder vurderer, om evalueringsgruppen skal samles for at tage stilling til forslagene. Tovholder gør den endelige konsensusrapport tilgængelig for afdelingen/enheden. Agern Allé 9 DK- 2970 Hørsholm info@foreningenmomentum.dk www.foreningenmomentum.dk

Fase 4: Valg af forbedringsprojekter Prioritering af forbedringsområder: Hvilke af forbedringsområderne kan betragtes som ”Just do it”, og hvem skal være ansvarlig for implementeringen? Hvilke af forbedringsområderne er indeholdt i aktiviteter, der allerede er sat i gang? Hvilke af forbedringsområderne hænger sammen? Hvilke af disse forbedringsområder skal prioriteres og beskrives i en handlingsplan? Kan vi magte at arbejde med de prioriterede forbedringsområder? Agern Allé 9 DK- 2970 Hørsholm info@foreningenmomentum.dk www.foreningenmomentum.dk

Fase 4: Valg af forbedringsprojekter Prioritering af forbedringsområder: Gruppering af forbedringsområder, der hænger sammen. Prioritering af de forbedringsområder, der bidrager mest til forbedring af indsatserne til at nå målene. Udgangspunkt for prioritering kan være emner med lav score. Der kan være andre udgangspunkter som politisk prioritering, krav om effektivisering m.v. Agern Allé 9 DK- 2970 Hørsholm info@foreningenmomentum.dk www.foreningenmomentum.dk

Fase 4: Valg af forbedringsprojekter Handlingsplan for de prioriterede forbedringsområder: Hvad er formålet med forbedringen? Hvad er målet med forbedringen? Hvilken fremgangsmåde skal benyttes? Tidsforbrug og økonomi. Hvordan evalueres resultatet af handlingsplanen? Organisering af forbedringsarbejdet Agern Allé 9 DK- 2970 Hørsholm info@foreningenmomentum.dk www.foreningenmomentum.dk

Fase 4: Valg af forbedringsprojekter Implementering af forbedringer: Hvem er ansvarlig for at implementere forbedringerne? Hvem er interessenterne – hvem bliver påvirket af forbedringerne og hvem kan påvirke implementeringen? Hvor kan den største modstand mod forbedringerne komme fra og hvordan kan den imødegås? Hvad er ledernes rolle i implementeringen? Hvordan skal forbedringerne og begrundelsen for disse kommunikeres til medarbejdere, ledere, politikere og andre interessenter? Er der en tids- og aktivitetsplan (rækkefølgeplan) for implementeringen? Hvilken støtte (information, tid, værktøjer etc.) behøver medarbejderne for at kunne håndtere forbedringerne? Hvordan bliver der fulgt op på, at forbedringerne giver de ønskede resultater? Agern Allé 9 DK- 2970 Hørsholm info@foreningenmomentum.dk www.foreningenmomentum.dk

Opmærksomhedspunkter og udfordringer Ledelsen skal gå foran og prioritere KVIK-arbejdet Afsæt den nødvendige tid og medarbejderressourcer til at kunne gennemføre et selvevalueringsforløb Det er nødvendigt at afsætte tid til uddannelse og træning Vigtigt at de prioriterede områder og handlingsplaner indgår i afdelingens/enhedens samlede plan for året Vigtigt der løbende følges op og holdes fast Konsensusrapporten er et øjebliksbillede – det lange seje træk starter med forbedringsindsatsen! Agern Allé 9 DK- 2970 Hørsholm info@foreningenmomentum.dk www.foreningenmomentum.dk

Tak for opmærksomheden! Agern Allé 9 DK- 2970 Hørsholm info@foreningenmomentum.dk www.foreningenmomentum.dk