Lederforum Dagsorden: Kommunikation i FMK (8.45-11.30) Torsdag den 28. august 2008 Dagsorden: Kommunikation i FMK (8.45-11.30) Pause (11.30-11.40) Generel orientering (11.40-11.50) Trivselsmåling (11.50-12.00) Sygefravær (12.00-12.10) Budgetopfølgning & budgetseminar (12.10-13.00)

Direktionens tanker om kommunikation i FMK v/Benny Balsgaard

Kommunikation som ledelsesudfordring v/Per Rystrøm, Operate

PAUSE i 10 min.

Generel orientering v/Benny Balsgaard

Trivselsmåling nr. 2 v/Per Jensen, HR

Trivselsundersøgelse 2008 Program: Praktisk i dag Personalemøder Hvad er undersøgelsen Hvad skal undersøgelsen bruges til Efterår/vinter 2008 Lederens rolle Datoer/frister Udlevering af spørgeskemaer Indledning:

Spørgeskemaer udleveres Orientering følger til sidst Praktisk i dag Spørgeskemaer udleveres Orientering følger til sidst

Personalemøder Ideer til dagsorden Baggrunden for undersøgelsen Gennemgang af spørgeskemaet - 5 emner Samarbejde med kolleger Fælles kultur og værdier Ledelsen (definer ledelse) Fysiske forhold (erstatter ikke APV) Arbejdet generelt Sikre hjælp til udfyldelse Planlægge personalemøder om resultatet

Hvad er undersøgelsen? Måling på medarbejdernes opfattelse af trivsel Værktøj til dialog om Hvad er trivsel Hvad er et sjovt og meningsfuldt arbejde Hvordan udvikles trivslen på arbejdspladsen

Hvad skal undersøgelsen bruges til? Dialog mellem leder og medarbejdere om: Hvordan udvikles i fællesskab en god arbejdsplads Prioritering af indsatsområder Opfølgning på initiativer fra sidst Hvad virkede/hvad virkede ikke? Husk: prøv ikke at ændre på noget, der ikke kan laves om og lad være med at acceptere forhold, som burde forbedres.

Efteråret/vinter 2008 Præsentation af resultatet på den enkelte arbejdsplads Personalemøder Med-udvalg Inddragelse af HR-staben

Lederens rolle Motivere medarbejderne til at deltage Sikre hjælp/assistance Inddrage medarbejderne i den videre dialog om udviklingen af trivslen på arbejdspladsen

Datoer/frister 21. september slutter undersøgelsen 23. oktober lederforum med præs. af resultat Resultater fremsendes til aftaleholdere 31. januar 2009 frist for tilbagemelding til HR

v/Pia Schmidt Larsen, HR Status på sygefravær v/Pia Schmidt Larsen, HR

Koncernindsats sundhed og sygefravær Koncernmål: sygefraværet skal i 2008 reduceres med 5 % Sygefravær hele 2007: 6,9 % Mål 2008: 6,6 %

Koncernindsats sundhed og sygefravær Status: Sygefravær 1. kvartal 2007 7,7 % Sygefravær 1. kvartal 2008 7,1 % Sygefravær 2. kvartal 2007 5,8 % Sygefravær 2. kvartal 2008 5,9 % Sygefravær 1. halvår 2007 6,8 % Sygefravær 1. halvår 2008 6,5 %

Koncernindsats sundhed og sygefravær Tilbagemeldingen fra aftaleholderne 1. april 2008 samlet reducering på 7 % Status 1. halvår 2008 Reducering på 6,5 %

Hvad skal institutionen gøre? Dialog i MED-systemet - 4 årlige MED-udvalg/personalemøder med MED-status, referatet skal indberettes til HR-staben via intranettet Aftale hvad der skal gælde for Jeres institution: minimumsregler eller evt. yderligere procedurer for hvem kontakter/hvor hurtigt kontaktes/hvordan følges op! Drøfte hvordan arbejdspladsen aktivt kan anvende de muligheder der er for tilbagevenden til arbejdspladsen, herunder delvis tilbagevenden eller anvendelse af mulighederne i det ”Det Sociale Kapitel”.

Opfølgning på budget 2008 – og budgetseminar v/Bo Andersen, Benny Balsgaard og Jørgen Dalsgaard

Orientering i lederforum torsdag den 28. august 2008 vedr Orientering i lederforum torsdag den 28. august 2008 vedr. Budgetseminar Budget 2009 (2010-2012)

Hidtidig og videre budgetprocedure Uændret, dog indrapportering senest 26. august 2008 om forventet budgetgrundlag for 2009 – servicerammen, anlægsrammen og skatteudskrivning 29. august 2008 tilbagemelding fra KL 3. september borgmestermøde i KL Efterfølgende møde mellem Regeringen og KL for at sikre budgetforudsætningerne

Kommuneaftalen for 2009 Aftalesystemet lever videre, men: Aftaleoverholdelse er helt centralt (09 er “knald eller fald”) Stiller krav om ny procedure for kommunerne og KL 3. september, og efterfølgende møde mellem KL og Regeringen, for at skabe større sikkerhed i budgetplanlægningen (sanktionslovene) Principper for god decentral styring (ti principper) – der svarer til Faaborg-Midtfyn Kommunes styreform Kommunalbestyrelsens rolle og arbejdsvilkår - Arbejdsgruppe nedsættes angående roller og vilkår - Samt i forhold til kommunalbestyrelsens vidensopbygning - Afsluttes i april 2010

Kommuneaftalen for 2009 Aftalen indeholder flerårige sigtepunkter: - i forhold til anlæg og kvalitetsfond - i forhold til kvalitetsreform - i forhold til omprioriteringer og bedre ressourceudnyttelse

Kommuneaftalen for 2009 Anlæg og kvalitetsfond - I 2009 er der en samlet bruttoanlægsramme for kommunerne under eet på 15 mia. kr. - incl. Jordforsyning. Omregnet svarer det til ca. 140 mio. kr. brutto for Faaborg-Midtfyn Kommune Kvalitetsfond - 22 mia. kr. til statslig medfinansiering af kommunale investeringer i perioden 2009-2018 på områderne: fysiske rammer for børn og unge på daginstitutionsområdet, folkeskole- og ældreområdet samt idrætsfaciliteter - 9 mia. kr. udmøntes i 2009-2013. 1 mia. i 2009 og 2 mia. pr. år i 2010-2013

Kommuneaftalen for 2009 Kvalitetsfond fortsat: - Anlægsforbrug de seneste år på kvalitetsfondsområder: 5 mia. - hæves til min. 6 mia. kr. i 2009 via statstilskuddet, og min 7 mia. kr. i efterfølgende år. - Kommunens andel af 6 mia = ca. 60 mio. kr. i 2009, og ca. 70 mio. kr. pr. år efterfølgende Forbruget i de sidste 3 år (for de 4 områder) har til sammenligning været 20 mio. kr. årligt i gennemsnit - Det er en forudsætning for anvendelsen af midlerne fra kvalitetsfonden, at den enkelte kommune bidrager med tilsvarende finansiering

Kommuneaftalen for 2009 Kvalitetsfond fortsat: Faaborg-Midtfyn Kommune modtager ca. 9,7 mio. kr. i statstilskud i 2009 – er indregnet i basisbudgettet - Og det dobbelte i efterfølgende år. - Det forventes, at kommunerne i foråret 2009 udarbejder en prioritering for de 4 områder der er omfattet af kvalitetsfonden - KL laver efterfølgende en samlet oversigt for landets kommuners anlægsbudgetter for kvalitetsfondsområderne

Kommuneaftalen for 2009 Kvalitetsreform - Udfordring i forhold til rekruttering af personale til den borgernære service og omsorg - Samtidig er brugernes forventninger til den offentlige service stigende - Regeringen og KL er enige om at gennemføre en række initiativer, der skal understøtte kommunernes kvalitetsudvikling på de borgernære serviceområder og bidrage til en mere sammenhængende offentlig service

Kommuneaftalen for 2009 Kvalitetsreform fortsat - Trepartsaftalerne, mellem parterne på det offentlige arbejdsmarked – enighed om 50 initiativer, i forhold til at sikre attraktive arbejdspladser, bedre rammer for rekruttering og fastholdelse af medarbejdere, god ledelse, og udvikling af medarbejdernes kompetence - I 2009 er der afsat pulje på 790 mio. kr. til forbedring af uddannelse, ledelse og personalemæssige initiativer, samt seniorpolitiske initiativer og kompetenceudvikling - indregnet med en pulje i basisbudgettet på 7,6 mio. kr.

Kommuneaftalen for 2009 Omprioriteringer og bedre ressourceudnyttelse - Enighed mellem Regeringen og KL, om at kommunerne skal fortsætte indsatsen med at udnytte potentialerne for at frigøre ressourcer, herunder færre udgifter til administration, effektivisering af indkøb, mindre sygefravær, ny teknologi og bedre arbejdstilrettelæggelse. - Enighed om, at der kan omstilles aktiviteter svarende til 1 mia. kr. i 2009, stigende til 5 mia. kr. i 2013 gennem omprioriteringer og bedre ressourceudnyttelse. Det tilvejebragte råderum skal anvendes i kommunerne til service for borgerne

Kommuneaftalen for 2009 Omprioriteringer og bedre ressourceudnyttelse fortsat For Faaborg-Midtfyn Kommune vil det svare til en omstilling på ca. 10 mio. kr. i 2009 stigende til ca. 50 mio. kr. i 2013 (+ der er ubalancen i budgettet, der også skal dækkes ind) Halvdelen af forbedringerne er aftalt til at skulle ske via initiativer fra staten, via digitale løsninger, regelforenkling, konkrete forslag til afbureaukratisering m.v. Herudover indgår en række sektortemaer, bl.a. i f.t. Dagtilbud – ingen løsrevne lukkedage, samt et sundt frokostmåltid i alle daginstitutioner (senest 1.1.2010), sidstnævnte dækkes af forhøjet forældrebetaling

Sanktionslovene L 172 – betinget statstilskud – 1 mia. i spil i ft. overholdelse af aftalen for 2009 (kollektiv straf) – ca. 9 mio. kr. for Faaborg- Midtfyn Kommune L 173 – modregning ved forhøjelse af skatteudskrivning – individuel og kollektiv straf – budget 2009 L174 – modregning ved overskridelse af serviceramme og anlægsramme for 2008 – individuel straf – rammer i 2009

Sanktionslovene L 174 Overholdelse - serviceramme og anlægsramme 2008 Anlægsrammeoverholdelse 2008 er på plads Servicerammen: budgetopfølgning pr. 31.05.08 viste en overskridelse på ca 31 mio. kr. Ekstrarunde pr. 31.07.08 - overskridelse på 35,7 mio. kr. - Muligheder – håbe andre kommuner ligger under (ikke sandsynligt) ”Konvertere” nogle udgifter til anlæg, hvor der formodentlig bliver luft (forbrug pr. 31.07. 9 pct.) - Meget kort supplementsperiode - Ny runde hos aftaleholdere, evt. med pålæg om opsparing

Hovedoversigt 2009 pr. 7.8.2008 Konklusioner Ordinær drift – viser et overskud på 17,6 mio. kr. Anlægsudgifter netto på 102,8 mio. kr. Finansieringsudgifter på netto 12,6 mio. kr. - eller en samlet ubalance på 97,7 mio. kr. Hovedoversigten fremgår af side 2.1 i materialet

Konsekvenser ved en evt Konsekvenser ved en evt. skattestigning Forhøjelse på 0,4 procentpoint (top 7-12)

Forvaltningsrevision – handicap og psykiatri samt hjælpemidler Hovedkonklusioner: Budgettet for 2008 og fremefter bør forhøjes – budgetværn 10 mio. kr. Budgetforudsætninger ”pris x mængde” skal fremgå, og anvendes som styring Serviceniveau og kvalitetsstandarder samt interne regler for sagsbehandling Fokus på økonomistyring hos sagsbehandlere/visitatorer Bedre styr på mellemkommunale betalinger Sikre at bevilgende enhed = budgetansvar Gennemførelse af projekt vedr. tilkaldealarmer

Trepartsinitiativer

Trepartsinitiativer I forvejen disponeret/afsat 1,65 mio. kr. fra direktionens udviklingspulje til lederudvikling 653.000 kr. til udvikling af skoleledere Derudover gennemføres der i dag MUS-samtaler bredt i organisationen Samlet foreslår Økonomistaben puljen reduceret med 3 mio. kr.

Videre førsel af 2 % besp. og effektiviseringer 43 forslag til en samlet værdi af 27,6 mio. kr. i 2009 … Reduceret åbningstid i daginstitutionerne Reduktion/afskaffelse af pulje til udvidet åbningstid Reduktion af vejledende timetal til minimumtimetal Besparelse på bibliotekernes drift Nedsættelse af serviceniveau på bo- og dagtilbud Effektivisering af hjemmeplejen Rammebesparelse inden for BUR Reduktion af Direktionens udviklingspulje Justering af den administrative organisation

Ændringer i budgetoplæg 2009 Nye ændringer Tilbageførsel af anlægsprojekter fra 2009 til 08: - 5,0 mio. kr. Lov- og cirkulærerprogram: 0 mio. kr. Ændring af betalingsaftale med KMD: -1,0 mio. kr. Reduktion af pulje til trepartsinitiativer: -3,0 mio. kr. Låneomlægning: -7,2 mio. kr. Tilskud som særligt vanskeligt stillet (skøn): -10,0 mio. kr. Budgetværn, handicap og psykiatri mm.: 10,0 mio. kr. I alt: -16,2 mio. kr. Hertil kommer mulighed for en evt. reduktion af kommunens anlægsbudget samt låneoptagelser i øvrigt

Revideret sparemål Oprindelig ubalance: 97,7 mio. kr. Korrektioner: 16,2 mio. kr. som fremlagt på budgetseminaret Ny Ubalance i 2009: 81,5 mio. kr. Ekstra låneoptagelse: -17,0 mio. kr. Reduktion af anlæg: -37 mio. kr. (ny anlægsramme på 60,0 mio.) Ny ubalance: 27,5 mio. kr.

Økonomisk råderum til politisk prioritering Formål og proces Et budget i balance Plads til politiske prioriteringer – både i forhold til spareforslagene og i forhold til nye indsatser samt udvikling Udgangspunktet i februar var, at der skulle fremskaffes ca. 55 mio. kr. for at skabe balance – overliggeren har flyttet sig undervejs, i takt med budgetopfølgninger mm., hvorfor målet blev forhøjet til 85 mio. kr.

Økonomisk råderum til politisk prioritering Formål og proces Direktionens sparekatalog – er skabt i et samarbejde med fag- og stabschefer. Forud har fagcheferne og økonomistaben afholdt brainstormingsmøder med alle aftaleholdere, for at få inspiration Forslagene er herefter videre bearbejdet af fag- og stabscheferne, og har kørt i en lukket proces – frem til dagens seminar

Ledelsestilsyn Kasse- og regnskabsregulativet, med tilhørende bilag ang. budgetansvar og økonomisk ledelsestilsyn Det økonomiske ledelsestilsyn mangler at blive implementeret Ledelsestilsynet skal beskrives, og skal udføres effektivt efter en vurdering af væsentlighed og risiko - bør udføres som led i budgetopfølgning, daglig ledelse og via stikprøver Økonomistaben skal lave skabelon

Ledelsestilsyn Processen har været forsinket, men sættes i gang nu. Anders Gerner BDO Kommunernes Revision er sat på opgaven. Vi vil kontakte 4 – 5 aftaleholdere der vil blive interwiewet af Anders Gerner, og som så vil beskrive ledelsestilsynet i et samarbejde med aftaleholderen. Disse beskrivelser vil så blive stillet til rådighed for alle aftaleholdere til inspiration På Lederforumsmødet 23. oktober er der afsat 1½ time, hvor Anders Gerner fortæller om Ledelsestilsyn + sørger for at vi alle er klædt på til opgaven Herefter har vi resten af året 2008 til at få beskrevet tilsynet – hver i sær. Økonomistaben vil følge op, og også være behjælpelig hvor det måtte ønskes

Indlæg fra ledere på lederforum Emnerne for de kommende møder i lederforum er: September Hvordan kan vi påvirke vores kultur? Oktober Ledelse og økonomi November God ledelse December Julehygge (underholdning) Hvis du vil holde indlæg skal du kontakte Aino Faldborg på lokal 1023.