1. Hvad er udviklingssamtaler 2. Hvorfor udviklingssamtaler Indhold 1. Hvad er udviklingssamtaler 2. Hvorfor udviklingssamtaler 3. Forberedelse 4. Gennemførelse 5. Afslutning - opfølgning

Definition Planlagte, systematiske samtaler Mellem medarbejder og nærmeste overordnede Vedrørende arbejdets udførelse, information, planlægning og udvikling Gennemføres regelmæssigt Begge parter følger op

Systematisk samtale fordi En medarbejder herved sikres: kendskab til målene for organisationen/afdelingen og sig selv En leder herved får tid til en dybtgående, fortrolig snak at give den feed-back, der kan glemmes i dagligdagen Kort sagt: Begge parter har fordel af dialogen

Den historiske udvikling Programtype Dialogform Bedømmelse 1-vejs information fra chef til medarbejder Bedømmelse & Planlægning 1-vejs information + synspunkter fra medarbejder Planlægning & Udvikling Åben dialog Planlægning Udvikling Bedømmelse

Hvorfor udviklingssamtaler Stigende krav til egen og andres arbejdsindsats Stigende krav om livslang udvikling Succes kræver professionel håndtering af de menneskelige ressourcer Øget dialog medarbejder/leder

Hvad kan udviklingssamtaler føre til? Afdækning af udviklingsbehov og -potentiale Udvikling og ændring af arbejdsopgaver Stærkere personlige relationer Forbedret kommunikation Nye idéer kommer frem Øget selverkendelse Bedre planlægning og overblik Forøget effektivitet Bedre trivsel En bedre forretning

Personalepolitik Tiltrække Fastholde Udvikle Afvikle medarbejdere

Samtalens temaer Nuværende arbejdsopgaver og resultater Kommende arbejdsopgaver Medarbejderens forudsætninger Organisationens mål Samarbejde/samspil - Chef/medarbejder - Medarbejdere indbyrdes Personlig udvikling på længere sigt Bedømmelse/vurdering Løn Konsekvenser af positiv/negativ opfyldelse af samtalens aftaler

Forberedelsen Fysik - Tidspunkt og mødested i god tid - Informér om form og indhold - Kaffe/te/vand - hvis det er kutyme - Hav alt materiale parat - og kun det Teknisk-administrativt - Forrige samtaleresumé - Planer for det næste år - Definér mål for samtalen Psykisk - Mental forberedelse - ca. 10 min. før

Starten Skab en god, uformel stemning fra start Gør formålet med samtalen klart Skitsér evt. temaer, der ikke kan drøftes Husk at det skal være 2-vejs kommunikation - understreg det - om nødvendigt Vis fra starten, at du lytter Undgå kritik fra starten Lad medarbejderen præge samtalen fra starten

Under samtalen Giv medarbejderen mulighed for at udtrykke ønsker og krav - og evt. utilfredshed Tag stilling til fremsatte ønsker og krav - giv klar og ærlig respons Forsøg at forstå medarbejderens holdninger - giv udtryk for din forståelse - giv udtryk for dine egne holdninger

Udviklingssamtalens faldgruber Der er ikke accept af samtalens værdi Samtalesystemet hænger ikke sammen med organisationens kultur Andre vigtige aktiviteter går forud Manglende tillid til hinanden Dårlig forberedelse Lederens manglende indsigt i - personaleudvikling - menneskelige reaktionsmønstre - afdækning af udviklingsbehov - samtaleteknik Mangelfuld opfølgning

Udviklingssamtalens faldgruber (2) Lederens manglende kompetence ift - iværksættelse af personaleudvikling, uddannelse mv. - tage konsekvenser af ros/ris - mulighed for opfølgning i øvrigt Eller er det? - Løn - Karrieremulighed - Performancemåling mv.

Samtaleteknik Åbne spørgsmål Hvad - Hvordan - Hvornår - Hvorfor Lukkede spørgsmål Ledende spørgsmål Præciserende spørgsmål Flertydige spørgsmål Påvisning af modsigelser Pauser

Aktiv lytning Hold øjenkontakt Vis interesse Koncentrer dig om det, der siges Stil uddybende spørgsmål Kontroller, at du har forstået budskabet - fx. gennem præciserende spørgsmål Det non-verbale budskab Find samtalens essens Hold pauser - respekter pauser Styr egne følelser og holdninger Drag konklusioner - jævnligt

Feed-back reaktioner Man forsvarer sig - bortfalder - giver igen Tier stille Overhører det, der siges Fornægter værdien af feedback Viser taknemmelighed Ændrer adfærd

Etiske spilleregler Vi anvender en konstruktiv samtaleteknik Vi anvender aktiv lytning Vi anvender feed-back Vi er velforberedte Vi lytter til hinanden Vi afbryder ikke Vi koncentrerer os om emnet Vi tilstræber åbenhed og fordomsfrihed Vi taler kun om andre, når det har et konstruktivt formål for det videre forløb Vi forsøger at forstå, hvad den anden siger og mener Vi bestræber os på at nå frem til konklusioner, der kan accepteres af begge parter

Kropssprog Tegn på vanskelige situationer Panderynken Små pupiller Klamt håndtryk Stivner ved berøring Undvigelsesmanøvrer Øger den fysiske afstand Laver barrikader - fx. papirbunker Arme over kors Hænder på hoften Flakkende øjne

Afslutningen Sørg for, at der ikke er “løse ender” Medarbejderen må ikke brænde inde med noget Undgå konfliktstof sidst i samtalen Aftaler - resumé - konklusioner skal præciseres og nedskrives Notér hvem der er ansvarlig, og hvilken tidsplan, der er aftalt Begge parter godkender aktivitetsplan/resumé Fortrolighed parterne imellem

Resumé/aktivitetsplan Konklusioner I et resumé (konklusionsark) noteres: - Hvad er der blevet talt om - Hvor er parterne enige/uenige - Problemområder & løsningsmuligheder - Planer for fremtiden - Opfølgning - hvornår og hvordan

...også en slags samtale: Værkføreren: “Jeg snakker ikke meget. Når jeg pifter, betyder det, du skal komme løbende. Det er alt, du behøver at vide”. Den nyansatte: “Jeg er heller ikke meget for snak. Når jeg ryster på hovedet, betyder det, jeg ikke kommer!”