Dag 7

Dagens program Facillitering af processer Anerkendende metode som procesværktøj til involvering af medarbejdere Lidt om mødefacillitering Repetition af pensum og spørgsmål Eksamenstider

Facilitering af processer

Facile: at gøre noget nemt, enkelt, glidende Facilitering (af latin facilis: gørbart, let at gøre) er den teknik at gøre det lettere for en forsamlet gruppe mennesker at udrette det, den ønsker. Facilitator er en slags mødeleder eller ordstyrer, der bistår gruppen ved at styre formen på deltagernes samtale og interaktion snarere end indholdet.[1] Facilitator guider gruppen fremad ved at fremsætte anmodninger og vejledende spørgsmål, som deltagerne accepterer at følge -- i den udstrækning, de respekterer facilitator. Dette kan ses i kontrast til den større indholdsstyring af møder og grupper, som en leder ofte anvender sig af.

Facilitering (af latin facilis: gørbart, let at gøre) er den teknik at gøre det lettere for en forsamlet gruppe mennesker at udrette det, den ønsker. Facilitator er en slags mødeleder eller ordstyrer, der bistår gruppen ved at styre formen på deltagernes samtale og interaktion snarere end indholdet.

Hvad er en facilitator? Facilitation as a concept emerged back in the 60’s and became popular in organisasational life in the 90’s. As such it is an empty concept. Acutally you can put any meaning in it you like. And yet: facilitation is certainly hands off! it’s letting other people chose their own way of doing things – in the frame of a shared purpose. Therefore: some things seem to be more in tune with good facilitation than others. Words like: communication, groupprocess, and learning. Eksercitsøvelse: gruppeproces, at lære (give mening, have et mål), kommunikere (klart og tydeligt) Tegne: Learning and groupprocess is about purpose/goal – expectations When we know the purpose of a task, we can find our way in it. And the facilitator does not say the how – only the what! The same goes for expectations: all groupdynamics build on expectations. We are never Tabula Rasa. We have expectations to everything. Even things we don’t know yet. With awareness of expectations we can facilitate well functioning groupprocesses: expectations – create, break, enlighten. Give hånd øvelsen. Expectations set the scene for how we work together. The 2 laws of expectations: What you send out in the world, you get back. What you are met with, you send back (skrive på tavlen). If I think, you can – you can. If you think I can, I can! In short: awareness of purpose and expectations create good facilitation. FACILITATION IS IMPORTANT BECAUSE IT HELPS US ACHIEVING OUR GOALS IN ORGANIZATIONAL LIFE. IT EMPOWERS PEOPLE AND GIVE THEM OPPORTUNITY TO TAKE RESPONSIBILITIES.

Hvad er en facilitator? ”Fungerer som den talentfulde ordstyrer” ”Virker som styrmand – uden at dominere” ”Veksler mellem at stimulere og styre processen” ”Skaber gejst og er venligt provokerende” ”Skærer igennem med et smil på læben” ”Holder folk på kursen – holder fast i den røde tråd” ”Tager initiativ til strukturering og konklusioner”

Hvad er facilitering? Facilitation as a concept emerged back in the 60’s and became popular in organisasational life in the 90’s. As such it is an empty concept. Acutally you can put any meaning in it you like. And yet: facilitation is certainly hands off! it’s letting other people chose their own way of doing things – in the frame of a shared purpose. Therefore: some things seem to be more in tune with good facilitation than others. Words like: communication, groupprocess, and learning. Eksercitsøvelse: gruppeproces, at lære (give mening, have et mål), kommunikere (klart og tydeligt) Tegne: Learning and groupprocess is about purpose/goal – expectations When we know the purpose of a task, we can find our way in it. And the facilitator does not say the how – only the what! The same goes for expectations: all groupdynamics build on expectations. We are never Tabula Rasa. We have expectations to everything. Even things we don’t know yet. With awareness of expectations we can facilitate well functioning groupprocesses: expectations – create, break, enlighten. Give hånd øvelsen. Expectations set the scene for how we work together. The 2 laws of expectations: What you send out in the world, you get back. What you are met with, you send back (skrive på tavlen). If I think, you can – you can. If you think I can, I can! In short: awareness of purpose and expectations create good facilitation. FACILITATION IS IMPORTANT BECAUSE IT HELPS US ACHIEVING OUR GOALS IN ORGANIZATIONAL LIFE. IT EMPOWERS PEOPLE AND GIVE THEM OPPORTUNITY TO TAKE RESPONSIBILITIES.

Apprecialtive Inquiry som tilgang til facilitering

Jeg kan arbejde bevidst med hvilken dør jeg vælger at gå ind af Problemdøren kontra ressourcedøren Jeg kan arbejde bevidst med hvilken dør jeg vælger at gå ind af

En traditionel måde at være til på er: Identificere problemer Løsningsmuligheder og løsning måske Læringskompetencen bliver dermed at finde problemer   En anden måde at være til på er: Identificere de bedste oplevelser og erfaringer Dele drømme og visioner for fremtiden Hjælpe hinanden med at skabe et fælles fremtidsbillede som også er realistisk Læringskompetencen bliver at finde styrker og ressourcer

Appriciative Inquiry - grundantagelser Det er vigtigt at værdsætte forskellighed Sproget, vi bruger, skaber vores virkelighed Fokus på det, der virker Virkeligheden skabes i øjeblikket, og der er mange virkeligheder Når man stiller et spørgsmål til en gruppe, influerer det på gruppen på én eller anden måde Vi er mere fortrolige og trygge ved at rejse ind i fremtiden, hvis vi kan medbringe dele fra fortiden Hvis vi tager noget med fra fortiden, bør det være det bedste

Hvad er anerkendelse? At lede efter det der virker og derigennem motivere Anerkende andre (se, høre, Lytte, rose) Respektere andre selv om man ikke er enig Kunne lytte til andre uden at have sin egen dagsorden Anvendelse af et positivt sprog – sproget skaber vores virkelighed , forventninger til andre Hvad vil det sige at anerkende Rosenthalereffekten Placebo Dialog: søge at finde fælles mening gennem udveksling af forskellige meninger, modsat diskussion som handler om at finde opbakning til egne synspunkter

Positivt mindset - en livsfilosofi Bjerget – om livsindstillinger Illosorisk placeboeffekt (forvrænget selvindsigt) Positivt efter – en fordel Positivt under – kan være en faldgruppe Positivt menneskesyn, meta teoretisk holdning Studere det, der fungerer og opnå viden på baggrund af succeser Hvad det gode liv eller glæde er, er i sidste ende op til den enkelte Pygmalion effekt Heliotropisk princip The law of attraction Selvværd, selvtillid, ros, anerkendelse Psykisk balance Flow Empati, sympati Lytteniveauer Øvelse: Rolleblomst Impro Grounding Vision board 4D model Film: Fish

At være anerkendende kan ses som en livsfilosofi Når du anerkender dine egne følelser er du nået langt Når du anerkender andres også er du nået endnu længere

Øvelse At låse sproget op

4D-modellen På forhånd aftales fokuspunkter som afsæt for processen Hvad vil vi med processen? 4D-modellen Ventil Opdagelsesfasen (succeshistorier – guldjagten) Realiseringsfasen (handlinger – vejen til guldet) Drømmefasen (drømme om fremtiden – fantasia) Designfasen (fælles ambitioner – Mount Everest)

BROK VENTILEN SORTER PRIORITER HANDLING Ventil – let the pressure out Hvad kan jeg gøre noget ved – hvad kan jeg ikke gøre noget ved Hvor meget energi bruges på det, der ikke kan gøres noget ved? Prioriter det, der kan gøres noget ved Lav handlingsplaner for det, der kan gøres noget ved Hvis ikke jeg kan gøre noget ved det Kan kun vælge hvordan jeg forholder mig til det

Opdagelsesfasen Interview parvist eller i grupper Deltagerne bidrager med positive historier om det valgte tema Formålet er at anerkende den indsats, der allerede ydes og bringe det bedste fra det nuværende med ind i fremtiden Det medvirker til at skabe styrke og motivation

Drømmefasen I denne fase skiftes til fremtiden. På baggrund af de positive fortællinger bygges der videre på mulighederne Der skal være plads til de høje og flyvske tanker

Design - udfordrende udsagn Drømmene omsættes i denne fase til fælles billede af en opnåelig fremtid Der gives konkrete bud på, hvordan drømmene kan omsættes til fremtidige praksis. Her tales ofte i datid Her kræver det, at man vil forpligte sig selv, organisationen eller andet på noget nyt, hvis man tager metoden seriøst.

Fremtiden – realiseringsfasen I den afsluttende fase tydeliggøres, vurderes og udvælges de veje, der kan følges for gøre de udfordrende udsagn om en ønskværdig fremtid til virkelighed

Når man lærer af sine fejltagelser lærer man kun hvad man ikke skal gøre og ikke nødvendigvis hvad man skal gøre – men hvis man lærer af sine sejre og succeser så er man kommet et skridt videre, for så får man mulighed for at kopiere det til en anden gang for man ved jo at det virker Artikel Århus Stifttidende 2004 – direktør super brugsen og Irma – kåret som årets leder i 2003

opportunityisnowhere

Facilitering af møder

20 % af møder i dag er spild Starter og slutter for sent – dyrt i penge og energi Ud af tangenter De samme taler (ikke) Envejs informering fra lederen – passive folk Formål er uklart. Hvad skal vi udrette Mangler opsamling, beslutning og handlingsansvar Manglende opfølgning fra sidste møde Deltagerne får ikke nok ud af mødet ift. Den tid det tager Vi glemmer mødets form

Hvad er et godt møde? Præmisser for et godt møde: Oftest fokus på indhold men ikke formen Før fase Under fase Efter fase

Mødets form - sætte konteksten på forhånd FØR Mødets form - sætte konteksten på forhånd Hvad skal vi med mødet - hvad skal vi udrette? Drøfte først på mødet om dagsordenen accepteres af deltagerne Realistiske og konstruktive dagsordener Folk skal være bevidste om hvorfor de er med til mødet Andre elementer som er vigtige at overveje: (pauser, materialer andet) Evaluering Referat skrivning (hvem og hvordan) Involverer deltagerne aktivt og skabe læring Få besluttet hvem der er ansvarlige for de beslutninger der vedtages

Værktøjer til en god dagsorden Formål med hvert punkt Prioritering af rækkefølge af punkter Anslå tid på hvert punkt Vurdere om alle punkter er relevant for alle Starte til tiden og slutte til tiden Dagsorden og mødeindkaldelse skal sendes ud senest 3 men helst 7 dage før mødet Følg op på det sidste møde Mødedisciplin Accept at mødeleders rolle

Værktøjer til et klart formål med hvert punkt på dagsordenen Orientering At indsamle idéer / brainstorm At indsamle information At løse problematikker At træffe beslutning At organisere og koordinere Ansvarsfordeling Kollegial sparring

Eksempel!

Optimering af mødekulturen: ”Vi tuner ind”, Vejrtrækningsøvelser Aktiv deltagelse Walk and talk Anerkendelse Social klister

Mødelederens rolle: Gamemaster (5 min) UNDER Mødelederens rolle: Gamemaster (5 min) Den der styrer mødets form (alt det vi lige har besluttet) Driver mødet fremad Holder dagsordenen og tiden. Desuden stiller gode møder også krav til at deltagerne er meget disciplinerede – at man holder fokus på opgaven og målet.Ligeledes er det vigtigt at man også har forberedt sig til mødet – læst oplæg med mere

2. Bevæg mødet fremad Når målet står klart => Bed om bestemte typer respons: ”Hvilke muligheder kan I se i Oles forslag?” ”Hvad er jeres erfaringer med X?” ”Er der faldgruber, vi har overset?” ”Kan I se en løsning, der ville tilgodese flest af vores forskellige interesser?” Alternativer til ”hvad siger I til det?” og tangenter

3. Involver alle og skab energi Små teknikker der også håndterer person-typer Tavs refleksion: Tænke selv og notere pointer. Introverte tænker før de taler. (1-3 min) Summe: Snak med en anden, så jeg bliver klar over hvad jeg egentligt tænker – samt hører et andet perspektiv. Ekstroverte tænker mens de taler. (3-6 min) Runder - på den fede måde: Høre kort fra alle – ellers tager det al tid og energi. Tidskrævende uden én af ovennævnte først. Alternativ til ”De talende taler, de tavse tier”

Hvordan kan mødeleder skabe læring og energi: (10 min) UNDER Hvordan kan mødeleder skabe læring og energi: (10 min) Hvad gør møder mere interessante: Gøre møderne mere interessant – hvad vil jeg gerne prøve Tavs refleksion: tænke selv og notere pointer Summe: Snak med en anden, så jeg bliver klar over hvad jeg egentlig tænker – samt hører et andet perspektiv på tingene Runder – på den fede måde: Høre KORT fra alle - kan dog blive for langtrukken Post – it med idéer og huskelister (klistre på papirs dug) Drøfte og beslutte i mindre grupper Demokratisk afstemning Drøftelser stående eller gående Vi tuner ind”, Vejrtrækningsøvelser Aktiv deltagelse Walk and talk Anerkendelse Social klister

Det bedste fra i dag Det bedste fra de sidste tre timer: Hørt, set, prøvet, tænkt (1 min) OG Hvad kan jeg selv gøre for at forbedre møderne (1 min)

Værktøj til evaluering efter hvert møde UNDER/EFTER Værktøj til evaluering efter hvert møde Her kan det være en rigtig god idé at bruge fem min. til at evaluere mødet. Hermed kan man løbende arbejde med at forbedre mødekulturen og justere/forbedre Opfyldte vi målet med dagens møde? Fulgte vi agendaen? Holdt vi os inden for tidsrammen? Var alle deltagere tilstrækkeligt forberedt? Kom vi alle til orde? Hvad kan vi gøre bedre til næste gang?

Værktøj til referatskrivning EFTER Værktøj til referatskrivning Send et referat til deltagerne senest to til tre dage efter mødet Følg de beslutninger, som bliver taget indenfor den tidsramme, der besluttes Hvordan skal referatet skrives Live – referering (Undervejs når der opsummeres)(Derfor kan Mie eksempelvis stadig følge op på de tinden det sendes ud til alle) Computerbrug Opbygning af et referat Skriv hvem deltog Skriv Afbud Skriv referent Skriv mødeleder Oplist øverst på referatet selve dagsordenen så man ved hvad punkterne i referatet henviser til – man kan som regel aldrig huske dagsordenen efterfølgende Oplist og fremhæv hvem der er ansvarlige så man hurtig kan skimme referatet og se hvad man har forpligtet sig til

Mødefacilitering, ledergruppen ældreområdet 5. okt. 2010 Overvejelser omkring mødeledelse: Skal dagsorden gå på skift Skal referatskrivning gå på skift Skal mødeledelse gå på skift (forslag at det øves på ledermøder

Læs mere om møder og facilitering Facilitering af videnprocesser : www.dpu.dk/fv: mange tekster og tips Nina Tange: ”Lærende møder” i Mødebogen (Kursuslex, 2006) Steen Elsborg og Ib Ravn: Lærende møder og konferencer i praksis (People’s Pres, 2006, 88 sider) Bo Krüger: Mødeledelse (Børsens Forlag, 2006, 128 s.) International Association of Facilitators: www.iaf-world.org Ib Ravn og Nina Tange: Facilitering af møder: Teori og praksis (DJØF, 2010)

Logbog Noter hvad du synes er det vigtigste du har lært de sidste to dage Hvor du har et udviklingspotentiale Hvad du vil gøre noget ved og gerne hvordan

Spørgsmål til pensum