A tool for the assessment of strengths and weaknesses in NGOs The OCTAGON A tool for the assessment of strengths and weaknesses in NGOs Præsenteret af Susanne Kjær og Charlotte Torp, Dansk Blindesamfund Ved ERFA møde 1. april 2019, Handicaporganisationernes Hus

HVAD? A. Organisationens grundlag 1. Identitet: formål og basale værdier 2. Struktur: ledelse, ansvars- og arbejdsdeling B. Organisationens aktiviteter 3. Planlægning og implementering af aktiviteter: kapacitet 4. Aktiviteters relevans: indhold og metoder C. Organisationens kapacitet 5. Kvalifikationer: ledelse, ansatte, frivillige 6. Systemer: økonomi og administrative procedurer D. Organisationens relationer 7. Målgrupper: definition, accept og opbakning 8. Omgivelser: relationer og støtte

HVORFOR? Vurdere styrker og svagheder i en organisation Strukturere dialog med partnerorganisation Identificere områder til styrkelse af organisationen Fungere som baseline – giver mulighed for at måle forandring

HVORDAN? Besvares af personer involveret i organisationen: medlemmer, ledere, ansatte = 3 grupper Hver dimension gives en score på baggrund af samlet vurdering af to udsagn/spørgsmål ud fra en skala på 1-7 Hver gruppe giver en score til hvert udsagn/spørgsmål Diskussion af de angivne scores i plenum - opnåelse af konsensus, eller ej! Hvis ikke konsensus, udregnes et gennemsnit og forklaringer nedskrives

Organisation = DH Er målgruppen klart defineret Organisation = DH Er målgruppen klart defineret? Er der accept og tillid? Klarhed om behov? Deltagelse i aktiviteter? Fremragende 7 Meget stærk 6 Stærk 5 Rimelig 4 Svag 3 Meget svag 2 Ikke eksisterende 1

Octagon metodisk tilgang – gode praktiske råd til brug af metoden   Sørg for grupper er klar inden det fælles møde, så alle ved hvor de hører til Der skal gerne være mindst tre grupper: bestyrelse, medarbejdere og medlemmer. Beskriv øvelsen: det er ligesom en vægt, den giver et øjebliksbillede og derfor er det også vigtigt at alle er realistiske omkring scoringen. Ved opstart af et samarbejde, kan det ses som en form for baseline. Det er et redskab til at skabe en fælles forståelse f organisationen. Det er en god ide at have en facilitator og en notetager, da noterne betyder rigtig meget, og også skriv tallene ind med det samme, så man kan følge udviklingen. Overvej at slå spørgsmålene sammen pr emne. Der er 8x2 spm, så 16 i alt. Sørg for at evaluere samlet på hele billedet når øvelsen er slut.

Fordele Giver dig en mulighed for at observere grupperne mens de diskuterer, og samtalen i plenum. Er der et åbent rum til diskussion, eller er der ’lidt en fast linje’ som de følger Det kan give indsigt i hvordan organisationen ’tænker’ ex. Hvis de f.eks. fortæller de har lave lønninger pga. få midler – men så i oktagonen giver sig selv en høj karakter i forhold til at skabe vækst i organisationen. På den måde kommer der nuancer, der måske eller ikke ville komme frem. Det er en mulighed for at få svar på spørgsmål, der ellers kan virke ’grænseoverskridende’ – eller som vi havde en partner beskrive det ’high court’, her er det en diskussion på et emne, hvor du kan trække både deres beskrivelser men også egne observationer ud. Du kommer langt rundt om organisationen, og så indblik i mange områder, du kan spørge yderligere ind til senere i besøget. Bidrager til at identificere ”burning issues” der kan danne grundlag for udvikling af projektsamarbejde ift. styrkelse af organisationen. Giver organisationen mulighed for at se på sig selv fra nye vinkler.

‘Knap så’ fordele Partnerne har en tendens til at give sig selv høje karakterer især første gang de gør det, de ser det muligvis mere som en evaluering hvor de skal klare sig godt end en øvelse i at se muligheder for udvikling. Det betyder, at der ved en kommende lign. øvelse kan vise sig en kunstig tilbagegang. Selve oktagonen kan vise sig ikke at være særlig brugbar som individuel visuel model. Det er noterne der er interessante. Ressource krævende. Der skal helst være mindst 3 grupper, medlemmer, staff og bestyrelse, og der er 16 spm der tager mellem 15 og 30 min hver. Du kan vælge at slå spørgsmålene i hvert tema sammen – eller udvælge særligt strategiske/væsentlige spørgsmål - så der kun er 8 diskussions runder, så skal de bare have lidt mere tid til at diskutere. Men at der skal så mange mennesker til, og at der er så mange spørgsmål tager tid. Du skal mindst bruge en hel dag.

https://www.sida.se/Svenska/Publikationer -och-bilder/publikationer/2003/maj/the- octagon/