Projekt sammenlignet med Drift/Samlebåndsproduktion - Permanente organisationer (“Huse”) - Præsterer rutiniserede opgaver - Vertikalt samarbejde - Tilstedeværelse af hierarki - Tilstedeværelse af officielle kanaler/arbejdsgange Drift - Organisationerne eksisterer i en afgrænset periode (“Telte”) - Formulering af nye koncepter - Tværfagligt samarbejde og samarbejde der bryder hierarkier - Der stille spørgsmålstegn ved de officielle kanaler/arbejdsgange Projekt 1 1 Processen i projektledelse Konceptudvikling/Opstilling af mål

Særlige udfordringer for offentlige administrationer 2 2 Processen i projektledelse Konceptudvikling/Opstilling af mål

Fra ide til projekt 3 3 Processen i projektledelse Konceptudvikling/Opstilling af mål Projektarbejde - hvornår? JANEJ 1Vi aldrig har stået overfor en lignende opgave. 2Tilgangen er meget uklar. 3Problemet endnu ikke er fuldstændig defineret. 4Det er innovativ udvikling. 5Opgaven har tværfaglig karakter. 6Opgaven/ordren er meget kompleks. 7Opgaven består af flere individuelle opgaver, der alle hænger sammen. 8Det involverer forskelle specialiserede afdelinger. 9Kræver fuld- eller deltidsansatte tildelt specifikt til opgaven. 10Succes afhænger mere af godt samarbejde i gruppen end af præstationer af enkeltpersoner. 11Diskussion og møder med alle deltagere er nødvendigt. 12Opgaven bør monitoreres intenst af en leder. 13Ledelsen bør varetages af én, som har mulighed for at koncentrere udelukkende på denne opgave. 14Udførelsen af opgaven bliver en langvarig affære. 15Opgaven har stor (økonomisk) kapacitet. 16Opgaven involverer en relativ stor økonomisk risiko. 17Kunden/opgavegiveren er ikke vigtig for os; vedkommende arbejder selv projektorienteret. 18Meget i organisation/politisk afhænger af en succesfuld udførelse af opgaven. 19Konkurrenterne arbejder allerede med projektledelse. 20Involverede ledere og medarbejdere er i høj grad åbne for nye tilgange.

Udgangspunkt: Udviklingspotentialer: Strategisk model for byudvikling Udviklingsudsigter for enkelte afdelinger Spørgsmål: På hvilke områder kunne min offentlige administration profitere af internationalisering/samarbejde på tværs af regioner? Hvor findes der allerede samarbejdsrelationer med europæiske partnere? Hvor har vi allerede udviklet internationale aktiviteter? Grundlag for projektide Hvordan opstår projektideer? 4 4 Processen i projektledelse Konceptudvikling/Opstilling af mål

Er der givet opbakning fra det højeste administrative niveau, og hvis nødvendigt, skriftligt? Findes projekts struktur? (opdeling af opgaver, strategiske objektiver, forventede effekter) Findes der parallelle igangværende projekter som har sammenhæng til indholdet i dette projekt, og er der sket koordinering med disse? Er projektorganiseringen på plads? Er deltagelsen af medarbejdere/borgere planlagt? Er medarbejderne/borgerne informeret om planerne? Er medarbejderrepræsentanter informeret og involveret? Er der valgt passende projektværktøjer? Tjekliste for den indledende projektfase 5 5 Processen i projektledelse Konceptudvikling/Opstilling af mål

Struktur af målsætninger i projektledelse Resultatmål “Overordnede Mål/Formål” Hvad er det præcist vi forsøger at opnå? Indholdsmål Markedsorienterede mål Sociale mål Funktionelle mål Forretningsmål Kvalitetsmål Strategiske mål Mål undervejs ”Vejen” Hvordan ønsker vi at gøre det? Projektfaser Tidssætte mål Budget/omkostninger Personaleinddragelse prioriteter 6 6 Processen i projektledelse Konceptudvikling/Opstilling af mål

Hvor ønsker vi at bevæge os hen? Hvad er vores formål?Hvordan ser vi, at vi har nået vores mål?For hvem, hvornår og hvor oplever vi målene?Hvad ændrer sig i vores og andres liv, når vi har nået målet?Hvad har indtil videre forhindret os i at nå målene?Hvad har vi brug for, for at nå vores mål? 7 7 Klart formulerede mål Processen i projektledelse Konceptudvikling/Opstilling af mål

8 8 SMART – modellen Processen i projektledelse Konceptudvikling/Opstilling af mål Specifikke Mål skal være beskrevet på en nem og forståelig måde. De skal være klare, specifikke og ikke i generelle termer MålbareDet skal være muligt at måle på målene, og der skal opstilles klare indikatorer på, hvordan der måles AttraktiveMålene skal opfattes som attraktive og ønskværdige af projektgruppen RealistiskeMålet skal være muligt at opnå inden for den beskrevne tid og ressourcer TidsbestemteMålene har en fastsat deadline, der er bindende

9 9 SWOT-analyse Strengths (Styrker) Hvad fungerer godt? Hvad er vores styrker? Hvad er vi stolte af? Hvad giver os energi? Hvor står vi lige nu? Weaknesses (Svagheder) Hvad er svært? Hvor er faldgruberne/barrier er? Hvilke forstyrrelser forhindrer os? Hvad mangler? Opportunities (Muligheder) Hvad er mulighederne i fremtiden? Hvordan kan vi udvide? Hvilke muligheder for forbedring er der? Hvad kan vi bruge i vores situation? Hvad er vi ellers i stand til? Hvad potentialer ligger stadig stille? Threats (Trusler) Hvor i fremtiden lurer der trusler? Hvilke udfordringer kommer vi til at møde? Hvad er mulige risici/kritiske faktorer? Hvad er vi nødt til at forvente? Processen i projektledelse Konceptudvikling/Opstilling af mål

Strenghts/Styrker - Hvad er potentielt et unikt salgsargument? - Hvor godt er den offentlige administration organiseret (personligt, økonomisk, kreativt)? Opportunities/Muligheder - Udvikling af den offentlige administration - Skabe incitamenter (arbejdspladser, livskvalitet) Weaknesses/Svagheder - Mangel på ekspertise - Sprogbarrierer - Økonomisk situation Threats/Trusler - Tab af projektpartnere - Ingen opmærksomhed på ansøgningsprogrammet (call’et) - For få egne ressourcer 10 SWOT-analyse Processen i projektledelse Konceptudvikling/Opstilling af mål

ImplementeringForhandling Evaluering af ansøgning Udvikling af ansøgning Projektide Offentliggørelse af indkaldelse til ansøgninger (call) Deadline Godkendelse Projektstart Projektafslutning Levetid for et EU-projekt Processen i projektledelse Konceptudvikling/Opstilling af mål