Skriv en kommunikationskontrakt

Kontraktformuleringens faser Alles ansvar Skab motivation for kontrakten. Afstem forventningerne hos medarbejderne Hvad er en kontrakt? Hvorfor lave en kontrakt? Hvad kan den indeholde? Hvad ønsker vi? Hvad lover vi? Hvad kan vi enes om? Vi skriver kontrakt Hvad er sket siden sidst? Nye punkter? Kontinuerlig udvikling af kontrakten Kontraktformulering Lederen har hovedansvaret Introduktion Forberedelse Fortsat proces Forhandling 2 x revision Krav og løfter formuleres

Hvad er en kommunikationskontrakt? En overenskomst mellem: –Ledere og medarbejdere –Projektleder og projektmedlemmer –Ledere I kontrakten kommer vi overens om, hvordan vi skal kommunikere med hinanden

Hvorfor en kontrakt? Meget af vores kommunikation styres af spilleregler og antagelser, som vi er mere eller mindre bevidste om Hvis der er tydelige spilleregler, som alle følger, fungerer kommunikationen godt og kan udvikles effektivt At indgå en kontrakt handler om at blive enige om spillereglerne for kommunikationen og skrive dem ned, så de er tydelige for alle

Hvis vi bliver enige om, hvordan vi skal kommunikere, så Undgår vi unødvendige misforståelser, som tager tid og energi Bliver arbejdet mere effektivt, og vi slipper for unødvendig snak Har vi et udgangspunkt for et kontinuerligt arbejde med at følge op og udvikle vores måde at kommunikere på

Hvorfor en skriftlig kontrakt? Så ved vi, hvad vi har besluttet En kontrakt forpligter mere end ord Det er lettere at følge op på kontrakten og se, hvordan vi er lykkedes med det, vi har besluttet

Almindelige problemer som kontrakten kan hjælpe med at løse ”Jeg får for lidt feedback på, hvordan jeg udfører mit job” ”Vi er for dårlige til at tale om og løse problemer i gruppen” ”Jeg får for meget information” ”Vores møder er for ustrukturerede og leder ingen steder hen” ”Sidst vi gennemgik en organisationsforandring, fik vi ikke besked i tide. Det blev jeg meget skuffet over” ”Lederen er aldrig til stede, når jeg har behov for at tale med ham” ”Det ville være rart, hvis ledelsen fortalte lidt mere om, hvordan de ser fremtiden” ”Ingen har fortalt mig, hvilket informationsansvar jeg har”

Fælles refleksion Hvad betyder den interne kommunikationen for os? Hvad fungerer godt, og hvad fungerer mindre godt? Hvad er vigtigt at forbedre, og hvad er mindre vigtigt at forbedre? Kan vi bruge en kontrakt til at udvikle vores kommunikation?

Et eksempel på en kommunikationskontrakt 1) 2) 3) 4) 5) 6) 1) 2) 3) 4) 5) 6) Alle lover alleMedarbejderne lover Lederen lover 1) At afholde et dialogmøde om forbedringer af arbejdsprocesserne en halv dag hver 3. måned 2) At være tilgængelig fra kl hver dag 3) At følge op på alle de ideer, som er sendt videre til ledergruppen 1) At deltage aktivt i afdelingsmøderne 2) Hurtigt at rapportere om problemer på arbejdspladsen. 3) At give lederen tid til at vende tilbage på forespørgsler. 4) At følge med i den information, som lægges på intranettet. 1) At være selektive med at sende mails og kopiere meddelelser til alle 2) At lade folk få taletid uden at afbryde eller tale i munden på hinanden under møder 3) At meddele receptionen, hvor vi er, når vi er ude af huset, og hvornår vi kan træffes igen 4) At slukke for mobiltelefonerne under vores arbejdsmøder

Sådan gør vi Arbejde i grupper på 5-6 personer: 1.Hver deltager sidder 3-5 minutter og laver en liste over problemområder (udfyld prioriteringsliste) 2.Gruppen rundt - alle i gruppen fremlægger sin liste 3.Gruppen laver en fælles prioriteringsliste 4.Punkterne placeres i kontraktblanketten: Lederen lover/medarbejderne lover/alle lover

Vigtigt Mindre vigtigt 1.__________________________________ 2.__________________________________ 3.__________________________________ 4.__________________________________ 5.__________________________________ 6.__________________________________ 7.__________________________________ 8.__________________________________ 9.__________________________________ 10._________________________________ Prioriteringsliste

Kommunikationskontrakt Lederen loverMedarbejderne loverAlle lover 1) 2) 3) 4) 5) 6) 1) 2) 3) 4) 5) 6) 1) 2) 3) 4) 5) 6)