Skabelon til udarbejdelse af YoungCRM Årshjul 1

Introduktion til Årshjul Et årshjul har til formål at lægge en strategi for, hvordan jeres organisation når frem til resultater på baggrund af nogle opstillede målsætninger. Det kan både være overordnede målsætninger for hele organisationen, eller det kan være mere konkrete målsætninger. Vi anbefaler derfor, at man lægger et årshjul for organisationens brug af YoungCRM det kommende år. Det er en god idé at lægge et årshjul, da man på den måde løbende kan sikre, at man er på vej i den rigtige retning mht. at nå sine målsætninger. Når man opretter et årshjul opsætter man ligeledes nogle delmålsætninger for hver måned eller hvert kvartal. Disse kan man også se på løbende. Årshjulet danner overblik over, hvad der skal ske i løbet af året, og hvem der har hvilket ansvarsområde og hvilke opgaver. 2

Målsætning Inden man går i gang med at lægge sit årshjul, er det vigtigt at man definere den overordnede målsætning for organisationens brug af YoungCRM. Hvad er det man ønsker at få ud af at have systemet, og hvorfor valgte man investere i det? Målsætningen kan ofte beskrives i en kort sætning, og behøver ikke nødvendigvis at være målbar. 3

Delmålsætninger For at gøre det lettere at lægge årshjulet og evaluere brugen af YoungCRM løbende, anbefales det, at man opsætter nogle delmålsætninger. Her handler det om at gøre sig overvejelser om, hvilke målsætninger man gerne vil nå i løbet af året, og hvad der skal til, for at nå den overordnede målsætning. Opsæt eventuelt delmålsætninger for hver måned eller kvartal. 4

Valg af målgruppe Når man bruger YoungCRM, er det vigtigt at man har gjort det klar, hvilke målgrupper man fokuserer på ved brug af systemet. Start med at tilføje målgrupperne til det OVENSTÅENDE skema, og lav en kort beskrivelse af hver målgruppe, hvor I kommer ind på, hvad der kendetegner disse. Når målgrupperne er beskrevet, bør I gøre jer nogle overvejelser om, hvilke oplysninger i ønsker at indsamle om personerne i målgruppen. Her kan I starte med de informationer, I skal bruge for at kunne opdele personerne i disse målgrupper i YoungCRM. På baggrund af dette, skal I oprette nogle datafelter, der kan indsamle de nødvendige informationer. For at gøre det nemt for jer selv, er det en fordel, hvis I løbende opretter målgrupperne via segmenteringsfunktionen i YoungCRM. På den måde kan I altid holde øje med, hvor mange personer fra de forskellige målgrupper, som I har i systemet. 5

Valg af målgruppe Målgruppe Beskrivelse Datafelter 6

Indsamlingskilder Efter at have udvalgt hvilke målgrupper I ønsker at fokusere på ved brugen af YoungCRM, skal I til at overveje hvilke indsamlingskilder I vil benytte jer af. Det er tid til at spørge jer selv, hvor det er I møder de forskellige målgrupper. Er det på jeres website, digitale medier, messer eller et helt andet sted? Når I har fastlagt hvor i regner med at kunne ”møde” jeres målgrupper, kan I begynde at oprette nogle formularer, som personerne kan registrere sig via. Formularerne skal oprettes på baggrund af målgruppe, indsamlingskilder samt jeres målsætninger. I skemaet skal I indsætte jeres målgrupper, hvilke indsamlingskilder I regner med at kunne indsamle personer fra målgruppen via samt de formularer, som I gerne vil have målgruppen til at oprette sig via. Husk på, at flere målgrupper godt kan indsamles samme sted og via samme formular. 7

Indsamlingskilder Målgruppe Indsamlingskilder Formularer 8

Automation Flow Når en person registrere sig gennem en formular – hvilke mails skal vedkommende så modtage? Det er et spørgsmål I organisationer skal spørge jer selv, når I lægger et årshjul. På den måde kan man nemlig oprette et automation flow, der automatisk udsender mails til de personer, der opretter sig via en af jeres formularer. Læg en plan for automation flowet ved at angive hvilke mails, der skal oprettes ud fra hver målgruppe og de tilhørende formularer. Herunder skal I også gøre jer overvejelser over hvornår disse mails skal udsendes. Det kan være umiddelbart efter oprettelsen, en måned efter eller lign. Vi anbefaler, at I som minimum opretter kvitteringmails til jeres formularer. Altså mails der bliver sendt umiddelbart efter registrering af en ny person, som en bekræftelse på oprettelsen. Et længerevarende automation flow, skal selvfølgelig kun oprettet på baggrund af de formularer, hvor det giver mening. Det kan for eksempel være ved nyhedsmails, tilmeldte til talentbank eller personer, der har skrevet sig op til at gå på jeres skole eller arbejde i jeres organisation. Her kan man løbende sende dem informationer og materiale om jeres organisation, eller I kan sende dem tilbud – fx om at deltage i et kommende arrangement eller komme og besøge jer. Mulighederne er mange, og automation flowet betyder, at I ikke behøver at foretage ret meget, for at holde kontakten til jeres personer, når først flowet er oprettet. 9

Automation Flow Målgruppe Formularer Mails 10

Marketing- og servicebeskeder Forsimplet set kan I oprette to typer af beskeder/mails, som I kan sende til personer gennem YoungCRM - nemlig marketing- og servicebeskeder. Marketingbeskeder er hvor I prøver at markedsføre jer selv eller jeres produkter overfor målgruppen, forsøger at promovere arrangementer eller lign. Servicebeskeder handler mere om at give målgruppen beskeder med information, for eksempel om jeres organisation eller hvis I åbner op for ansøgninger eller andet. Når I lægger jeres årshjul, bedes I bestemme hvilke hhv. marketing- og servicemails I vil sende til jeres forskellige målgrupper. Når I har bestemt dette, skal I fordele dem ud, på hver måned i året. Således at I har et overblik over, hvilke mails, der skal sendes hvornår. Heri kan jeres automation flow også angives. Dette kan også bruges til at se, hvornår I eksempelvis vil udsende nyhedsbreve, eller andre beskeder, således at dette ikke kommer bag på jer. 11

Marketing- og servicebeskeder Målgruppe Mails Marketing Service 12

Marketing- og servicebeskeder Målgruppe 1. mdr. 2. mdr. 3. mdr. 4. mdr. 5. mdr. 6. mdr. Marketing Service 13

Marketing- og servicebeskeder Målgruppe 7. mdr. 8. mdr. 9. mdr. 10. mdr. 11. mdr. 12. mdr. Marketing Service 14

Overblik Indsæt jeres målsætning i Årshjulet, og kig det igennem. Spørg nu jer selv, om I vil nå jeres målsætning, hvis i følger dette årshjul. Hvis ikke, hvilke ændringer skal I så foretage? 15

Hvem er ansvarlig? Når I har lagt jeres årshjul, og skal til at eksekvere det, er det vigtigt, at I lægger en plan for, hvem der har ansvaret for de forskellige opgaver, og dermed et medansvar for, at I når jeres målsætning. Udfyld skemaet med de personer, der har ansvaret for de forskellige opgaver. Vedkommende kan så hele tiden tage fat i jeres årshjul for at se, hvilke opgaver, der følger med at ansvaret. Når I har fordelt opgaverne, er det vigtigt, at I sikrer at personerne også har det nødvendige kendskab til YoungCRM, for at kunne varetage disse. Det kan være at nogle har brug for lidt ekstra oplæring i systemet. Her er det også vigtigt, at I får styr på, hvem der skal give denne introduktion. Hvis I ikke selv har mulighed for at løse denne opgave, kan I kontakte support@youngcrm.com, for at få en yderligere introduktion. I er også velkommen til at kontakte vores support, hvis I ønsker hjælp til at lægge jeres årshjul. 16

Hvem er ansvarlig? Rolle Ansvarlig Opret formularer Opret datafelter Lav segmenteringer under personer Markedsføring på medier Skriv mails Opsæt automation flow Udsend mails 17

Status Det er vigtigt at gøre status for jeres årshjul løbende. Det kan enten være hver måned, eller hvert halve år, men det er en god idé at stoppe op, og se om årshjulet stadig holder undervejs, således at I har mulighed for at foretage nogle ændringer inden det er for sent. 18

Evaluering Når året er gået, er det tid til at evaluere jeres årshjul. Her kan I se på, om I nåede jeres målsætning og jeres målsætninger, og hvis ikke, kan I analysere hvorfor det ikke lykkes. Denne viden kan I bruge til at lægge et nyt årshjul. I vil nu vide, hvad I kan gøre bedre i fremtiden, og hvad der fungerede rigtig godt. 19