Styr forandring med kommunikation

Dette værktøj er til dig, som Står over for opgaven at skulle drive et forandringsprojekt Har ansvaret for et forandringsarbejde som allerede er i gang, og du har indset, at kommunikation er en forudsætning for, at det lykkes

Dette værktøj indeholder En vejledning i forandringskommunikationens fire faser: 1.'Sælg' forandringen til dine medarbejdere 2.Start, kom godt i gang 3.Driv forandringen 4.Afslut og fasthold fokus på forandringen 10 løsninger på 10 udfordringer til forandringslederen

Sådan gør du! Forskellige faser i en forandringsproces kendetegnes af forskellige kommunikationsbehov og – indsatser. Processen og lederens opgaver kan inddeles i fire adskilte faser: AfslutningDrive-fasenStartfasenMotivation

Motivation Mål med kommunikationen Målet med kommunikationen i denne fase er, at medarbejderne: I store træk kender til, hvad forandringen går ud på og hvorfor den gennemføres. De skal føle, at de har en rolle i forandringsarbejdet Accepterer, at forandringen gennemføres Er motiverede for at bidrage til målet med forandringen Deltager i en dialog omkring, hvordan dette kan gøre i praksis

Motivation Huskeliste Skab en brændende platform. Tænk over hvilke begreber, der bedst beskriver forandringen Medarbejderne skal vide, hvad forandringen og forandringsarbejdet indebærer Vær realistisk, når det gælder omfanget Forklar medarbejderne, hvorfor forandringen skal gennemføres Forklar medarbejderne: ”What´s in it for me?” Forklar hvad første skridt i forandringen består af Tænk over eventuel modstand mod forandringen Afhold et dialogmøde

Startfasen Mål med kommunikationen Når forandringsarbejdet begynder, er målet med kommunikationen, at medarbejderne: Kender deres rolle i forandringsarbejdet Oplever forandringen som meningsfuld Er motiverede for at deltage i processen Har et realistisk billede af forandringsarbejdet Ved, hvad der forventes af dem

Startfasen Huskeliste Gentag, hvorfor forandringen er nødvendig, og hvad den indebærer Hvad er forandringsmålet (fx spare en million på to år)? Hvad er dit kommunikationsmål (fx at alle medarbejdere skal kende og acceptere målet)? Opnå hurtigt et delmål Gør dig klart, hvad der er besluttet, og hvad medarbejderne har indflydelse på Overvej endnu engang at afholde et dialogmøde Hvad vil dine medarbejdere vide? Husk! at behovet for information kan variere Overvej hvilken støtte, du behøver kommunikationsmæssigt

Startfasen Huskeliste (fortsat) Tænk på, at dine medarbejdere er en sammensat målgruppe: Skeptikeren og traditionalisten, entusiasten og pragmatikeren. Hent inspirationen i modellen:

Drive-fase Mål med kommunikationen Målet med kommunikationen undervejs i forandringsarbejdet er at: Fastholde energien og engagementet hos medarbejderne Medarbejderne oplever, at forandringsarbejdet skrider fremad Fortsætte dialogen, så medarbejderne bliver mindet om deres rolle i forandringsarbejdet

Drive-fase Huskeliste Giv situationsrapporter til medarbejderne Rapporter opad til ledelsen Hav forandringskurven i tankerne (næste slide) Modstand imod forandringer er naturligt. I de fleste tilfælde vil modstanden ændre sig til realistisk accept. Det betyder dog ikke, at du ikke behøver hjælpe medarbejderne fremad i processen med dialog, forklaring og opmuntring Vis empati. Din personlige forandringskurve ser sandsynligvis anderledes ud end medarbejdernes. Under alle omstændigheder accepterer du forandringen tidligere end dine medarbejdere. Vær derfor tålmodig - dine medarbejdere har brug for tid

Almindelige reaktioner ved forandringer Fornægtelse Dette berører ikke mig. Sidste gang blev det ikke til noget Vrede Uro/frygt Apati Sorg Accept Forhandling Omstilling Opslutning I tager fejl! Det er et forkert tidspunkt / en forkert måde Hvordan ser frem-tiden ud? Beholder jeg mit job? Jeg orker ikke at engagere mig. Jeg kan alligevel ikke påvirke noget Det er frygteligt, at vi ikke fik lov at forsætte som før. Har vi virkelige været så unyttige? OK, nu er det sådan. Vi må få det bedste ud af situationen ”what’s in it for me (and all of us) ?” Sætter nye mål Let’s go! Forandringer, der kræver meget af de involverede, og hvor medarbejderne må tilpasse sig nye situationer, har tendens til at følge en bestemt udviklingsmodel: Drive-fase

Afslutning - Fastholdelse af forandringen Målet med kommunikationen I denne fase skal: Medarbejderne vide, hvornår forandringsarbejdet er overstået, og hvad deres og andres anstrengelser har resulteret i Ledere og medarbejdere skal i fællesskab formulere hvilke erfaringer, de har gjort sig i projektet

Afslutning - Fastholdelse af forandringen Huskeliste Fortæl om resultatet, og opsummér Husk! at fejre succeser Evaluér jeres indsats: Hvad har vi lært? Planlæg en workshop, der kan sende et klart signal om, at I er færdige Sørg for at holde fokus, så workshoppen ikke udarter sig til et opgør om, hvem der har skylden for, at noget mislykkedes Sammenfat, hvilke konklusioner I er nået frem til Gør erfaringerne fra forandringsarbejdet til et tema på et almindeligt møde Sørg for at opsamle erfaringerne på et passende sted

10 løsninger på 10 udfordringer til forandringslederen Forslag til løsning: Lederen kan ikke vide alt. På nogle punkter ved medarbejderne mere. Sørg for at spørge medarbejderne på jeres møder Udfordring: Mine medarbejdere har muligvis vigtig information, som jeg selv mangler Forslag til løsning: Sig, at du ikke har noget nyt at fortælle, men at du vil informere dem, så snart du ved noget. Sæt helst en dato for, hvornår du vil informere dem Udfordring: Der er ikke sket noget nyt i forandringsprocessen, så der er ikke noget nyt at fortælle til mine medarbejdere

10 løsninger på 10 udfordringer til forandringslederen Forslag til løsning: Få dem til at diskutere to og to: Hvordan oplever vi forandringen lige nu? Holder vi tempoet? Går vi i den rigtige retning? Derefter går du ”bordet rundt” Udfordring: Flere medarbejdere er tavse og passive på vores møder omkring forandringen Forslag til løsning: Reservér tid på jeres almindelige møder til at lytte og informere. Du vil opdage, at der altid er noget, som ikke alle vidste Udfordring: Jeg har ikke tid til at holde mine medarbejdere informeret om, hvordan arbejdet skrider frem

10 løsninger på 10 udfordringer til forandringslederen Forslag til løsning: Lad en af organisationens øverste chefer - gerne din egen nærmeste chef - medvirke på et af jeres møder og fortælle om baggrunden og svare på spørgsmål Udfordring: Jeg har svært ved at overbevise mine medarbejdere om, at forandringen er nødvendig Forslag til løsning: Giv plads til dine medarbejdere, så de kan give udtryk for deres frustrationer. Giv udtryk for, at du ikke forventer, at alle vil elske idéen om forandringen. Fortæl om noget, hvor du selv har været usikker – og peg samtidig på de muligheder, du kan se som resultat af forandringen Udfordring: Jeg mærker en dårlig stemning blandt mine medarbejdere omkring forandringen, men de siger det ikke direkte

10 løsninger på 10 udfordringer til forandringslederen Forslag til løsning: Tag udgangspunkt i dig selv: Fortæl dine medarbejdere, hvordan du er kommet frem til dit syn på forandringen, og hvordan de som medarbejdere kan bidrage til, at forandringsarbejdet kan lykkes Udfordring: Mine medarbejdere virker modløse og ser ikke meningen med forandringen Forslag til løsning: Sig, at det er positivt, at de vil være med og bidrage til forandrings- processen. Benyt anledningen til at klargøre, hvad der allerede er besluttet, og hvad de kan få indflydelse på. Sørg for at rette diskussionen og energien ind på ting, de kan påvirke, fx ”hvordan”-spørgsmål Udfordring: Mine medarbejdere vil gerne påvirke dele af forandringsarbejdet, som de egentlig ikke har indflydelse på

10 løsninger på 10 udfordringer til forandringslederen Forslag til løsning: Fortæl medarbejderne, at det nu er på tide at se fremad, og at vi må lægge det gamle bag os. Peg på, at vi kan lære af hinanden, og at du ikke finder det acceptabelt med en vi-og- dem opdeling Udfordring: Efter en sammenlægning ser du, at en del af dine gamle medarbejdere holder sig for sig selv og undgår at samarbejde med de andre ”nye” Forslag til løsning: Tag en snak med de medarbejdere, der virker frustrerede, og lyt til, hvad de oplever som negativt. Men pas på med ikke at gøre deres bekymringer til dine egne Udfordring: Du har lagt mærke til, at et par af dine medarbejdere er frustrerede over forandringsarbejdet, mens resten af medarbejderne ser ud til at have det fint