5S praktisk auditeringsskema Indhold: Introduktion til praktisk 5S-audit 2 Procedure for anvendelse 3 Eksempel udfyldt audit-skema 7 Eksempel udfyldt måleskema 8 Blankt audit-skema 9 Blankt måleskema 10 Praktisk auditeringsskema. Praktisk betyder at skemaet er udviklet til at blive udfyldt under audit. Point tælles op på stedet og overføres omgående til måleskema. Intet regneark eller andre IT-løsninger. © Flexkom | side 1

Om Flexkom Flexkom tilbyder praktiske Lean kurser som er tilpasset virksomhe- dernes behov! Har du behov for konsulenthjælp er vi din garant for opnåelse af ejerskab igennem vores praktiske tilgang. Vores slogan er: UDVIKLING & VÆKST – HELT ENKELT! Flexkom Lean Akademi: - Lean kurser. - Lean uddannelser. Gå til hjemmeside* > Vi tilbyder også prak-tiske AMU-kurser af-holdt i virksomheder. Kontakt os for et uforpligtende møde vedr. jeres udviklings-muligheder med Lean! *Hjemmeside Flexkom Lean Akademi: www.lean-kursus.dk © Flexkom | side 2

Introduktion til praktisk 5S-audit Grundtanken bag en praktisk tilgang til 5S-audit er, at audit kan gennem- føres, udfyldes og evalueres på stedet! Audit skal ikke skrives ren, beregnes eller lignende i en computerfil. Med praktisk 5S-audit flyttes en større del af ejerskabet for 5S og ansvar for fastholdelse og forbedringer ud til den enkelte medarbejder og afdeling. Ansvaret for processen placeres hos en 5S-patrulje bestående af medarbejdere fra forskellige afdelinger. © Flexkom | side 3

Procedure – klargøring af skema Print skema og vurdér om virksom- heden/afdelingen er enig i målepara- metrene osv. Opdatér skemaet i powerpoint med de ønskede ændringer. Print ”blanke” versioner til brug for 5S-patruljer. Ved print: Vær opmærksom på, at der er tale om A2-format. Hvis man ønsker at printe i eks. A4, skal man huske at ”Skaler for at tilpasse til papiret”. © Flexkom | side 4

Procedure – audit 5S-patruljen samles og auditerer afdelinger. Ét audit-skema udfyldes per afdeling. Point lægges sammen for hver afdeling og overføres til afdelingens 5S-måleskema. Dato for næste audit fastlægges. 5S-patruljen består af medarbejdere fra de forskellige afdelinger. Ved audit noteres også de opgaver, som 5S-patruljen vurderer vil hæve 5S-niveauet. © Flexkom | side 5

Overvejelser Alternativt kan målepunktet ”Arbejds- miljø” anvendes. Navnet ”5S-audit” kan virke negativt. Kald det evt. 5S-evaluering. Brug evt. 4 målepunkter i stedet for 3. Som alternativ til point kan en ”Smileyordning” anvendes (  ). Måling på arbejdsmiljøet skal bl.a. sikre, at ingen får et ringere arbejds-miljø pga. Lean. Hverken psykisk eller fysisk. Fire målepunkter fjerner muligheden for ”den bløde mellemvare”. Enten er man over eller under det forventede niveau. © Flexkom | side 6

Se også… Flexkoms præsentation af 5S hvori 5S-begreberne er nærmere nærmere uddybet. Find præsentationen på Flexkom.dk Man kan læse mere om 5S, Lean og downloade Lean-værktøjer på Flexkom.dk © Flexkom | side 7

Virksomhedsnavn: Afdeling 5S Audit Virksomhedsnavn: Afdeling 5S-patruljen Dato for audit Dato for næste audit Auditering Navne: Anita, Marianne, Jens, Ole Dato: 8. august 2010 Dato: 6. september 5S-niveauet auditeres én gang om måneden. Resultatet overføres til 5S-måleskema. 5S-patruljen vil løbende over måneden observere niveauet og medtage dette i auditeringen. Målet er, at opnå max i alle områder. Derefter vil 5S-patruljen revurdere skalaen og/eller de områder der evalueres. Farvekoder: Godt 5S-niveau = 5 point Middel 5S-niveau = 3 point Ringe 5S-niveau = 1 point Område Ringe  Middel  Godt  Bemærkninger! Arbejds-pladser Det roder generelt på borde, i skuffer og på personlige reoler. Det er tid til at stramme op på 5S! 1 3 5 5S-Checkliste Fælles områder Fællesområder er flotte. Gode til at holde fast i aftale system! 1 3 5 Arbejdspladser Fælles områder IT-systemer Orden og system på arbejdsbord, i personlige reoler mm. Ting findes på afmærkede pladser. Ingen overflødige dokumenter, mapper mm. Ryddeligt ”skrivebord” på PC. Genveje på PC til de mest benyttede foldere/dokumenter. Orden og system i fælles reoler, arkivrum mm. Alle mapper mm. i brug. Arkivering sker løbende. Orden i kontorredskaber og system til sikring af genbestilling. Orden i afdelingens ”køkken” og system til sikring af genbestilling. Klar og entydig struktur i filsystem. Standard for fælles-foldere og oprettelse af nye foldere. Standard for arkivering i filsystem. Det samme gælder system til kundedata! Test: Find dokument på 30 sek! IT-systemer Aktiviteter godt i gang. Fremskridt. Men et stykke vej endnu. 1 3 5 Opgave-styring Folk skal være bedre til at lægge ordrer på plads når der ikke arbejdes på dem. Der scannet meget – godt! 1 3 5 Opgavestyring Opslagstavler Standarder og procedurer Opslagstavler Flot! Dokumenter, brochurer, evt. fysiske emner mm. er samlet per opgave. Håndskrevne notater, tegninger mm. er scannet og gemt i filsystem hvor det er fundet nødvendigt. Filstruktur til opgaver anvendes og standarder følges. Opslagstavler er opdelt i informationstyper. Det er let at se om nye informationer er tilføjet. Information og nøgletal på opslagstavler er opdaterede og relevante. Alle nødvendige standarder og procedurer for 5S forefindes og er opdaterede. Eksisterende standarder og procedure følges. 5S-audit udføres i henhold til plan. 1 3 5 Standarder og procedurer En del standarder mangler. Gode de standarder der er lavet. 1 3 5 5S Aktivitetsplan Område Ressourcer Godkendt af (5S-patrulje) Personlige pladser ALLE! Standarder opgavestyring 3 grupper arbejder på sagen! AN Filsystem  Ansvarlig JJ MA Deadline 4. sept 10 1. dec 10 Inputs til løsning, forslag, kommentarer mm. Der skal strammes op generelt. Opdatere standarder for opgavestyring. Lave manglende. Projekter i gang. Nærmere beskrevet i opgavebeskrivelse. © Flexkom

Virksomhedsnavn: Afdeling 5S Måleskema 2010-2011 Virksomhedsnavn: Afdeling 30 20 10 MAKSIMUM Okt. Nov. Dec. Jan. Feb. Marts April Maj Juni Juli Aug. Sept. © Flexkom MÅL AUDIT

5S Audit 5S Aktivitetsplan  1 3 5 1 3 5 1 3 5 1 3 5 1 3 5 1 3 5 5S-patruljen Dato for audit Dato for næste audit Auditering Navne: Dato: Dato: 5S-niveauet auditeres én gang om måneden. Resultatet overføres til 5S-måleskema. 5S-patruljen vil løbende over måneden observere niveauet og medtage dette i auditeringen. Målet er, at opnå max i alle områder. Derefter vil 5S-patruljen revurdere skalaen og/eller de områder der evalueres. Farvekoder: Godt 5S-niveau = 5 point Middel 5S-niveau = 3 point Ringe 5S-niveau = 1 point Område Ringe  Middel  Godt  Bemærkninger! Arbejds-pladser 1 3 5 5S-Checkliste Fælles områder 1 3 5 Arbejdspladser Fælles områder IT-systemer Orden og system på arbejdsbord, i personlige reoler mm. Ting findes på afmærkede pladser. Ingen overflødige dokumenter, mapper mm. Ryddeligt ”skrivebord” på PC. Genveje på PC til de mest benyttede foldere/dokumenter. Orden og system i fælles reoler, arkivrum mm. Alle mapper mm. i brug. Arkivering sker løbende. Orden i kontorredskaber og system til sikring af genbestilling. Orden i afdelingens ”køkken” og system til sikring af genbestilling. Klar og entydig struktur i filsystem. Standard for fælles-foldere og oprettelse af nye foldere. Standard for arkivering i filsystem. Det samme gælder system til kundedata! Test: Find dokument på 30 sek! IT-systemer 1 3 5 Opgave-styring 1 3 5 Opgavestyring Opslagstavler Standarder og procedurer Opslagstavler Dokumenter, brochurer, evt. fysiske emner mm. er samlet per opgave. Håndskrevne notater, tegninger mm. er scannet og gemt i filsystem hvor det er fundet nødvendigt. Filstruktur til opgaver anvendes og standarder følges. Opslagstavler er opdelt i informationstyper. Det er let at se om nye informationer er tilføjet. Information og nøgletal på opslagstavler er opdaterede og relevante. Alle nødvendige standarder og procedurer for 5S forefindes og er opdaterede. Eksisterende standarder og procedure følges. 5S-audit udføres i henhold til plan. 1 3 5 Standarder og procedurer 1 3 5 5S Aktivitetsplan Område Ressourcer Godkendt af (5S-patrulje)  Ansvarlig Deadline Inputs til løsning, forslag, kommentarer mm. © Flexkom

5S Måleskema 2010-2011 MAKSIMUM 30 20 10 Okt. Nov. Dec. Jan. Feb. Okt. Nov. Dec. Jan. Feb. Marts April Maj Juni Juli Aug. Sept.