Informationsmøde om SØAMs fremtidige organisering vision og mål 22. november 2014

Vision SØAM skal være kendt af lokalområdets motionister og løbere som et seriøst tilbud indenfor løb og motion. Klubben skal kunne rumme og have tilbud til alle typer af løbere: Nybegynderen, motionisten og eliteløberen.

Vision Dette skal ske i respekt for, og samtidig med, udvikling af det sociale sammenhold og samvær. Fællesskabet skal være medvirkende til, at vi tiltrækker og fastholder medlemmer på alle niveauer.

Overordnede målsætninger SØAM har en organisationsstruktur der er synlig og som understøtter visionen. Formanden og bestyrelsen varetager den daglige ledelse Opgaver løses i de faste udvalg og arbejdsgrupper Drivkraften i udvalg og arbejdsgrupper er den frivillige indsats fra engagerede medlemmer.

Mål for organisationsstruktur

Overordnede målsætninger I SØAM bruger vi sociale arrangementer til at understøtte fællesskabet. Vi ønsker at styrke det brede fællesskab og sammenholdet på de enkelte hold og programmer. Alle initiativer, såvel planlagte som spontane, store som små, hilses velkommen.

Overordnede målsætninger I SØAM bruger vi sociale arrangementer til at understøtte fællesskabet. Ved brug af klubbens lokaler må der ikke diskrimineres, og alle skal være velkommen/tilbydes deltagelse. Private arrangementer er ikke tilladt i klubbens lokaler.

Mål for sociale arrangementer

Overordnede målsætninger I SØAM ønsker vi inden år 2018 at have etableret et motionstilbud til børn og unge. For at kunne leve op til visionen om, at klubben skal kunne rumme og have tilbud til alle motionister, ønsker vi, at kunne tilbyde et forsvarligt og seriøst tilbud til børn og unge indenfor løb og motion.

Mål for motionstilbud til børn og unge

Overordnede målsætninger I SØAM ønsker vi at øge klubbens indtægter gennem sponsoraftaler. Vi ønsker at øge klubbens indtægter, for at have økonomisk råderum og større mulighed for at kunne tilgodese de ønsker og behov klubbens medlemmer har, i forhold til klubbens vision. Det er bestyrelsens afgørelse, hvordan de økonomiske midler skal benyttes.

Mål for sponsoraftaler

Overordnede målsætninger Vi ønsker en god og struktureret information og kommunikation i SØAM. Fællesskabet og det sociale samvær er afhængig af en god og struktureret kommunikationskultur. webside, mails, de sociale medier og opslagstavler i klublokalerne.

Mål for kommunikation

Overordnede målsætninger I SØAM ønsker vi at være synlige i lokalområdet. Det er vigtigt i forhold til vores vision, at vi er kendt af lokalområdets løbere og motionister. Dels for at tiltrække andre løbere, men også for at skabe en samhørighedsfølelse og stolthed internt i klubben. Synligheden skabes blandt andet gennem jævnlig presseomtale og brug af vores klubfarver.

Mål for synlighed

Overordnede målsætninger I SØAM ønsker vi at fastholde vores medlemmer og tiltrække nye på alle niveauer. Mindst en gang årligt laver vi et program for nye løbere, samt afholder arrangementer med henblik på at tiltrække medlemmer på de øvrige niveauer i klubben. Det er trænerudvalget og de relevante trænere, der har ansvar og beføjelser til, at tilrettelægge program og arrangementer.

Overordnede målsætninger I SØAM ønsker vi at fastholde vores medlemmer og tiltrække nye på alle niveauer. til, at tilrettelægge program og arrangementer. Vi vil fastholde vores eliteløbere ved at have tilbud som tilgodeser deres behov. Bestyrelsen afgør omfanget af tilbuddene. Øvrige niveauer fastholdes ved at tilbyde veluddannede trænere og spændende arrangementer.

Mål for fastholdelse

Udvalg i SØAM Fælles retningslinier for udvalg i SØAM Medlemmer Beføjelser Pligter Økonomi

Udvalg i SØAM Medlemmer: Alle udvalg skal have en repræsentant fra SØAM’s bestyrelse. Det er bestyrelsens ansvar, at udvalgene er bemandet og bestyrelsen kan derved foreslå, afvise eller godkende udvalgenes medlemmer.

Udvalg i SØAM Medlemmer: Ved udvælgelsen skal det tilstræbes, at klubben er bredt repræsenteret. Alle SØAM’s medlemmer kan henvende sig til bestyrelsen, hvis man har interesse i at deltage i et udvalgsarbejde.

Udvalg i SØAM Beføjelser: Udvalgene har kompetencer til at træffe selvstændige afgørelser der er tro mod klubbens vedtægter, budgettet og visioner samt fremgår af udvalgets opgaver, som er beskrevet i dette kommissorium.

Udvalg i SØAM Pligter og ansvar: At besvare henvendelser fra medlemmer eller andre interessenter indenfor en uge. At sikre at udvalgets opgaver udføres. At lave regnskaber efter kasserens skabeloner og anvisninger. At lave udkast til næste års budget. At give bestyrelsen status for udvalgets arbejde til hvert bestyrelsesmøde.

Udvalg i SØAM Økonomi: Hvert udvalg vælger en økonomisk ansvarlig som laver regnskaber og budgetter efter kasserens skabeloner og anvisninger. Regnskaberne godkendes af kasseren og budgetterne godkendes af bestyrelsen.

Udvalget for kommunikation og PR Formål: At se til, at alle medlemmer og andre interessenter af SØAM, har adgang til al den for dem relevante information om klubben og dens aktiviteter. Noget information ”pushes” ud (mails), mens anden information kan søges via de øvrige medier. At sørge for branding af klubben.

Udvalget for kommunikation og PR Opgaver: At se til, at klubbens medier fungerer hensigtsmæssigt og til brugernes tilfredshed. – – Facebook – Youtube – Foto-web – Nyhedsmails – Opslagstavlerne på Skyhøj og i Stenløse Hallen – Pressen Udvalget skal søge, at undgå overinformation

Udvalget for kommunikation og PR Pligter udover de fælles beskrevne: At se til, at diverse medier opdateres med relevant information i god tid i forhold til arrangementer.

Udvalget for fest og sociale arrangementer Formål: Udvalgets overordnede formål er, at styrke det brede fællesskab i SØAM. Udvalget har ansvar for at initiere sociale arrangementer og kan nedsætte relevante arbejdsgrupper til at løse de praktiske opgaver i forbindelse med planlægning og afholdelse.

Udvalget for fest og sociale arrangementer Opgaver: Fester Fællesspisninger Sociale temaarrangementer fx foredrag, øl- og vinsmagning Nytårskur Lørdagsbrød Julefrokost

Udvalget for løbs-arrangementer Formål: At understøtte fællesskabet og klubfølelsen. At udbrede kendskabet til klubben i lokalområdet. At give medlemmer - og potentielle medlemmer- mulighed for at deltage i motionsløb i lokalområdet. At styrke klubbens brand, som en seriøs løbsarrangør og motions-/løbeklub.

Udvalget for løbs-arrangementer Opgaver: Et motionsløb årligt, i hver af Egedals tidligere kommuner Stenløse, Ølstykke og Ledøje/Smørum. Lystrupløb. Klubmesterskab. En årlig weekendtur til motionsløb i Danmark. Deltagelse ved parkstafet i Roskilde eller lignende stafetløb.

Udvalget for løbs-arrangementer Opgaver: Det skal bemærkes, at det ikke nødvendigvis er løbeudvalget der skal arrangere og afholde diverse arrangementer. Men udvalget skal sikre, at der etableres en ansvarlig styregruppe for hvert enkelt arrangement. Endvidere er det løbeudvalget der skal vurdere og tage stilling til løbsforslag indgivet af klubbens medlemmer, interesseorganisationer, virksomheder m.m.

Udvalget for løbs-arrangementer Økonomi: Som udgangspunkt skal udvalget være indtægtsgivende. Der vil dog være udgifter i forbindelse med afholdelse af klubmesterskab, deltagelse ved stafetløb og eventuelt tilskud til klubturen. Endvidere kan der blive tale om udlæg i forbindelse med afholdelse af motionsløb.

Økonomiudvalget Formål: At sikre, at der er fuldt overblik over SØAM’s medlemsskare og økonomi samt varetage, at klubbens faciliteter i dagligdagen er velfungerende og har sammenhæng med visionerne for klubbens udvikling.

Økonomiudvalget Opgaver: At vedligeholde medlemskartoteket, opkræve og sikre rettidig indbetaling af kontingenter. At styre den daglige driftsøkonomi (refusion af udlæg m.v.). At have økonomisk overblik over alle SØAM- udvalgs budgettildelinger og forbrug.

Økonomiudvalget Opgaver: At sørge for at der - i samarbejde med klubbens revisor - ved regnskabsårets afslutning foreligger et regnskab til generalforsamlingens godkendelse. At sikre en velfungerende drift af SØAM’s klubhuse. At varetage kontakten til/fra kommunen vedrørende økonomiske tildelinger og driften af klubhusene.

Økonomiudvalget Opgaver: At beskrive og udmelde behovet for ad hoc- nedsatte arbejdsgrupper under økonomiudvalget på klubbens opslagstavler, webside m.m., samt at nedsætte og have den efterfølgende kontakt til arbejdsgrupperne. At give bestyrelsen løbende status over klubbens økonomi.

Økonomiudvalget Beføjelser: At stille krav til alle nedsatte udvalg vedrørende deres økonomiske afrapporteringer. Alle udvalg skal dokumentere forbruget af den tildelte økonomi på overskuelig vis, sådan at udvalgs- regnskaberne nemt kan håndteres og indgå i hovedregnskabet som fremlægges for generalforsamlingen.

Økonomiudvalget Økonomi: Udvalget har fuldt økonomisk overblik og råderet over klubbens økonomi i forhold til den daglige drift og ud fra de i bestyrelsen trufne beslutninger.

Trænerudvalget Formål: At se til, at SØAM har et korps af trænere der arbejder sammen om, at give klubbens løbere mulighed for, at deltage i struktureret træning hen imod de mål der bliver sat.

Trænerudvalget Opgaver: At der er trænere på alle hold hver tirsdag kl fra Skyhøj. At sørge for at op/ned-rykning mellem holdene fungerer til løbernes tilfredshed. At der bliver taget godt imod nye løbere og at de bliver introduceret til det rette hold.

Trænerudvalget Opgaver: At alle klubbens trænere er uddannede i en grad således at trænerne er i stand til, at varetage træningen af klubbens medlemmer på de af bestyrelsen ønskede niveauer. At sikre fællestræning på tværs af holdene. At stå for Lørdagsløb (guidede ture m.m.). At arrangere faglige arrangementer.

Trænerudvalget Pligter: At se til, at SØAM’s trænere er gode ambassadører for klubben, både hvad angår nye såvel som eksisterende klubmedlemmer.

Sponsorudvalget Formål: Udvalgets formål er igennem sponsorer at få indtægter til klubbens aktiviteter, og at skabe mulighed for at anskaffe klubtøj til fordelagtig pris.

Sponsorudvalget Opgaver: At prioritere sponsoropgaver. At indgå og koordinere aftaler med sponsorer. At skabe overblik over klubbens tilbud til sponsorer. At forhandle rabataftaler.

Sponsorudvalget Beføjelser: Salg af 3 reklamepladser på websiden á 5000 kr. (må ikke være politiske eller religiøst orienteret). Sælge reklameplads på flyers, træningstrøjer, løbsbrochurer og annoncer.

Sponsorudvalget Økonomi: Som udgangspunkt skal udvalget være indtægtsgivende.

Spørgsmål