Økonomi og organisation Grundlæggende offentlig lederuddannelse modul 4

Agenda – dag 1 Velkomst Gennemgang af modulet – mål og formål Introduktion af underviseren. Kort intro af deltagerne, herunder afklarings af deltagernes viden om økonomiske grundbegreber og budgettering. Økonomi – regnskab – bogføring – gennemgang af de grundlæggende principper og registreringsmetoder Hvilke IT-systemer bruges i kommunerne? Introduktion til Excel som dit hjælpeværktøj til at holde styr på økonomien/budgetterne

Mål & formål Økonomi og økonomistyring Budgetter Organisationsopbygning Motivation og involvering

45948 Økonomistyring i offentlige organisationer Deltageren kan anvende budgettet som helt centralt styringsværktøj i den offentlige sektor. Deltageren kan i praksis arbejde med økonomistyringsmetoder, så som udgiftsstyring, omkostningsstyring, værdi- og målstyring, mål/ramme, kontraktstyring, aktivitetsstyring og aktivitetsomkostninger og lignende. Mål Deltageren kan, i sin funktion som 1 linjeleder, i praksis arbejde med økonomistyringsmetoder, så som udgiftsstyring, omkostningsstyring, værdi- og målstyring, mål/ramme, kontraktstyring og aktivitetsomkostninger og lignende. Deltageren kan arbejde med den praktiske styring af ressourcer. Deltageren kan arbejde med rapportering og interne nøgletal, indekstal. Deltageren kan grundlæggende præsentere økonomiske problemstillinger

45984 Organisationens strukturelle opbygning Deltageren kan medvirke til, at designe og tilpasse organisationens struktur i overensstemmelse med organisationens mål og strategier. Deltageren kan efter uddannelsen vurdere fordele og ulemper ved forskellige organisationstyper. Mål Deltageren kan medvirke til, i samarbejde med kollegaer og ledelsen, at designe og tilpasse organisationens struktur i overensstemmelse med organisationens mål og strategier, med speciel henblik på virksomhedens administrative funktion, herunder egen jobfunktion. Deltageren kan vurdere fordele og ulemper ved forskellige organisationstyper og sammenholde denne viden med egen organisations mål og strategier.

Præsentationsrunde Navn Arbejdsplads Kendskab til økonomi og budgettering Ander som du mener vi bør vide!

Økonomi – regnskab – bogføring Grundlæggende begreber Kontoplan Bogføring/registrering Bilag og bilagsbehandling Udgifter og omkostninger Hvilke love og regler er der på området Hvad forventes der af dig?

Opgaver i regnskab/registrering

ERFA-udveksling: Hvordan udføres opgaven hos dig/jer? Hvilke økonomistyringssystemer/regnskabsprogrammer anvendes i din kommune? Hvilke muligheder/udfordringer giver det? Har du/I modtaget undervisning i brugen af systemet? Hvilke krav stilles der til din registrering af omkostninger og udgifter? Muligt outcome: Idéer – tips & tricks. som du kan tage med hjem og som kan hjælpe dig i din hverdag.

Excel – et godt hjælpeværktøj

Excel Gennemgang af mulighederne i Excel Eksempler på opbygning af relevante regneark/modeller. Opgaveløsning

Excels anvendelsesmuligheder Lave egne budgetmodeller Lave budgetkontrol Lave nøgletalsberegninger (% og index) Lave overskuelige fremstilling af tal (diagrammer)

Til dag2 - Medbring ”dit eget” budget

Agenda – dag 2 Opsamling fra dag 1 – løse ender - refleksioner – strøtanker m.m. Præsentation af dagens tema: Budgetter Formålet med budgetter Gennemgang af forskellige budgetmodeller/-metoder Budgetlægningens faser og tidsrammer i kommunerne Har du indflydelse på dit budget?

Formålet med budgetter? Styringsredskab Skabe overblik Afstikke rammer Give mulighed for opfølgning

Budget - elementer Budgettets tidsmæssige omfang Budgetprocessen Budget arbejdet og budgettets formål Budgettet fremmer alternativformuleringer Budgettet som koordinator. Budgettet – decentralisering Budgettet – kontrolgrundlag Budgetarbejdets tilrettelæggelse (Budgetmanual og budgetproceduren) Den passive budgetfase og aktive budgetfase

Opgaver Opgaver i budgetmodeller/budgetfaser Gruppevis drøftelse af hvilken budgetteringsform , som du/I mener gælder ens egen afdeling/team.

Offentlig budgetlægning Kommuners og regioners budgetlægning – hvorledes foregår den. Tidsplan og proces

ERFA og gruppearbejde ERFA: Hvornår bliver I inddraget i næste års budget – hvilken fase? Brainstorming: Fra reaktiv til proaktiv – hvordan kan du påvirke det næste budget? Gruppearbejde omkring eget budget: Præsenterer de øvrige deltagere for dit nuværende budget og hvilke udfordringer du synes der er med det – hvad er godt i budgettet og hvad er mindre godt. Hvilke muligheder/spillerum mener du budgettet giver dig i relation til at nå afdelingens/teamets mål? De øvrige gruppemedlemmer giver feed-back på dit oplæg og mening om budgettet og gerne forslag til at bruge/udnytte budgettet på en bedre måde evt. ud fra egne erfaringer.

Agenda – dag 3 Opsamling fra dag 2 – løse ender - refleksioner – strøtanker m.m. Opsamling på gårsdagens gruppearbejde Præsentation af dagens tema: Organisation Gennemgang af en kommunes organisatoriske opbygning – politisk og administrativt, herunder de forskellige ressortområder Budgetter og organisation – inddragelse og motivation Tak for denne gang.

Opsamling gruppearbejde Bliver I inddraget budgetarbejdet og i givet fald hvornår? Har I mulighed for at være mere proaktive i relation til budgettet? Præsentation og feedback på eget budget – hvordan var reaktionerne og din egen læring?

Organisation Vision – mission – værdier Mål og strategier Organisationsformer Ansvars- og opgavefordeling

En kommunes organisatoriske opbygning

Politisk

Administrativt

Er der forskel på offentlige og private organisationer

Hvem bestemmer og hvem gør hvad? Kommunal-bestyrelse/ byråd Administration

Organisering indenfor funktionsområder og institutioner De forskellige funktionsområder i en kommune og disses organisation. Institutioners organisation (funktioner, ansvar og referencer)

Opgave Hvilket ressortområde tilhører ”du” og hvem refererer du til – administrativt og politisk. Hvem skal du søge at påvirke såfremt du ønsker at øve indflydelse på hvordan dit kommende budget kommer til at se ud? Hvordan kan du bruge organisationen i det daglige arbejde med regnskab/registrering og budgetopfølgning/kontrol?

Budgettet – dig som leder og dine medarbejdere! Hvordan er du som leder? Budgettet - Bruger du den som pisk eller gulerod over for dine medarbejdere? - Hvordan præsenterer du økonomien/budgettet for dine medarbejdere? Inddrager du dine medarbejdere i afdelingens økonomi/budget?

Gruppeopgave På baggrund af de gennemgåede modeller/teorier, skal I udarbejde forslag til dels hvordan du i højere grad blive en aktiv del i din afdelings budgetlægning og dels hvordan du kan inddrage dine medarbejdere i afdelingens økonomi/budget. Besvarelserne fremlægges i plenum

Tak for denne gang. Tanker om kurset Evaluering Afrunding