Digitalisering & Modenhed Sten Mogensen Arête Rådgivning Redaktion og projektledelse, maj-juni 2007 CBS, Forlagsuddannelsen Redaktion og projektledelse 11. juni 2007 Projektledelse Sten Mogensen Arête Rådgivning Sten Mogensen, Arête Rådgivning

Forlagsuddannelsen, maj-juni 2007 Hvad skal vi i dag? Porteføljestyring Projektlederens kompetencer Håndtering af forskellige persontyper Evaluering og forbedring Arête Rådgivning Sten Mogensen Forlagsuddannelsen, maj-juni 2007

Forlagsuddannelsen, maj-juni 2007 Porteføljestyring Overblik Dit Virksomhedens Fælles flaskehalse Dine ressourcer Ressourcerne i Produktion Afhængigheder mellem porteføljens projekter Prioritering Af igangsættelse Undervejs: Af fælles flaskehalse Arête Rådgivning Sten Mogensen Forlagsuddannelsen, maj-juni 2007

Porteføljestyring: Dit overblik (1) Udgivelse Planlagte leverancer Under aftale Under ud-arbejdelse I review Afsluttet Tibet Fotos PM 010407 010607 Tekst BJ 010807 011107 Tryk XPZ 151107 011207 Svend Åge Madsen Tekst SÅM 010307 010607 Tegn. R. Als 010307 010607 Tryk XPZ 010807 010907 Jens Blend- strup Tekst JB 010807 011107 Musik Frode 010907 011207 Hj.side P.Götz 011007 011207 Leverance Leverandør Dato for næste iteration Dato for sllutleverance = Kræver ekstra fokus = Næste ting du skal gøre Arête Rådgivning Sten Mogensen Forlagsuddannelsen, maj-juni 2007

Porteføljestyring: Dit overblik (2) Udgivelse Planlagte leverancer Under aftale Under ud-arbejdelse I review Afsluttet Tibet Tryk XPZ 151107 011207 Tekst BJ 010807 011107 Fotos PM 010407 010607 Svend Åge Madsen Tryk XPZ 010807 010907 Tegn. R. Als 010307 010607 Tekst SÅM 010307 010607 Jens Blend- strup Hj.side P.Götz 011007 011207 Musik Frode 010907 011207 Tekst JB 010807 011107 Leverance Leverandør Dato for næste iteration Dato for sllutleverance = Kræver ekstra fokus nu = Næste ting du skal gøre Arête Rådgivning Sten Mogensen Forlagsuddannelsen, maj-juni 2007

Porteføljestyring: Dit overblik (3) Inspiration: Lean (keep it simple) Medie: Whiteboard Note-it blokke Tuschpenne i forskellige farver Fordele Umiddelbart overskueligt (som bog) Let at opdatere, og at lave udkast/forsøg i Godt at tænke ved, kræver fysisk aktivitet Ulemper Kun vidensdeling med dem i lokalet (jf. Leans udgangspunkt) Ingen backup (tag et foto) Dobbeltregistrering af data (ift. projektplan) og dermed dobbeltarbejde og risiko for inkonsistenser ved opdateringer Arête Rådgivning Sten Mogensen Forlagsuddannelsen, maj-juni 2007

Eksempel på påbegyndt anvendelse af skabelon til simpel projektplan Hovedativitet Delaktivitet Produkt Afhænger af[1] Udføres af: Backup[2] Omkostninger Kr. Timer Måned 1[3] Måned 2 Måned 3 Måned 4 Måned 5 Måned 6 Måned 7 Måned 8 1. Få tekst fra forfatter 1.1 Lav endelig aftale med forf. Aftale Proj.led. 10.000 5 ->15 1.2 Forfatter skriver første del Del 1 1.1 Forfatter 15-> X ->20 1.3 Sparring med forfatter Mundtlig feedback til forfatter Redaktør 30 15 1.4 Forfatter færdiggør bog Bog 1.2 + 1.3 65.000 20-> ....... 3. Trykning af bogen Trykt bog 1.4 Trykkeri 1 Trykkeri 2 100.000 ->10 4. Markedsføring af bog Omtale i medier Marketing Rekl.­bureau 50.000 100 Arête Rådgivning Sten Mogensen Forlagsuddannelsen, maj-juni 2007

Porteføljestyring: Dine ressourcer (1) Hvordan undgå at blive overbooket? Hvordan undgå spidsbelastninger? Arête Rådgivning Sten Mogensen Forlagsuddannelsen, maj-juni 2007

Porteføljestyring: Dine ressourcer (2) Udgivelse Uge 25 Uge 26 Uge 27 Uge 28 Uge 29 Uge 30 Uge 31 Uge 32 Uge 33 Uge 34 Uge 35 Uge 36 Uge 37 Tibet Svend Åge Madsen Jens Blend- strup = ½ dags arbejde med en leverandør/leverance. Max 6 klatter pr. uge. = Tekst-leverance = Tegning-leverance = Foto-leverance = Musik-leverance = Hjemmeside-leverance = Produktion/tryk Arête Rådgivning Sten Mogensen Forlagsuddannelsen, maj-juni 2007

Porteføljestyring: Dine ressourcer (3) Udgivelse Uge 25 Uge 26 Uge 27 Uge 28 Uge 29 Uge 30 Uge 31 Uge 32 Uge 33 Uge 34 Uge 35 Uge 36 Uge 37 Tibet Svend Åge Madsen Jens Blend- strup = ½ dags arbejde med en leverandør/leverance. Max 6 magneter pr. uge. = Tekst-leverance = Tegning-leverance = Foto-leverance = Musik-leverance = Hjemmeside-leverance = Produktion/tryk Arête Rådgivning Sten Mogensen Forlagsuddannelsen, maj-juni 2007

Porteføljestyring: Virksomhedens overblik og prioritering Ledelsen har behov for at få sig et overblik Over ressourcebelastningen For at kunne se behov og muligheder for at prioritere Du har behov for at kunne se fx produktionsafdelingens portefølje Så du kan se muligheder Så du er bedst muligt klædt på til ressourcediskussioner Synlighed af porteføljerne er nødvendigt Porteføljestyringsværktøj med adgang for alle til at se data Defineret og synlig prioriteringsproces Mindsker tilsammen myter, usikkerhed og intrigeren Giver godt grundlag for at finde den bedst mulige prioritering, idet alle får mulighed for at bidrage med ideer Arête Rådgivning Sten Mogensen Forlagsuddannelsen, maj-juni 2007

Forlagsuddannelsen, maj-juni 2007 Opgave 6 Skab et overblik over projektlederens portefølje, jf skabelonen hertil Skab et overblik over den ressourcebelastning, portefølje vil give projektlederen, jf. skabelonen hertil Vurder fordele, mangler ulemper ved anvendelsen af de to skabeloner Ved udgangen tager I: Opgavetekst, hvori porteføljen er beskrevet 6 ark flip-over papir Et sæt farvede tuscher 2 note-it blokke I har 30 minutter + 10 minutters pause! Arête Rådgivning Sten Mogensen Forlagsuddannelsen, maj-juni 2007

Forlagsuddannelsen, maj-juni 2007 Gruppeinddeling Gruppe 1: Charlotte H, Michael H, Henrik M, Marianne V, Dorthe Sta Gruppe 2: Mette Sc, Pernille W, Jens FR, Kirsten N, Jesper J Gruppe 3: Marianne A, Nanna BK, Hanne HL, Anja C, Astrid DS Gruppe 4: Maria G, Rikke B, Christine A, Anja H, Lisa H Gruppe 5: Heidi KA, Marianne K, Sebastian HL, Marianne VL, Jeanette H Gruppe 6: Hanne SN, Rolf B, Klaus RK, Abelone G, Heidi PM Gruppe 7: Torben J, Birgitte S-J, Inge KJ, Dorthe Stu, Pernille A, Thomas NO Arête Rådgivning Sten Mogensen Forlagsuddannelsen, maj-juni 2007

Opsamling på porteføljestyringsopgave Hvilke spørgsmål dukkede op undervejs i processen? Er fx korrekturlæsning en selvstændig leverance eller et review? Kan denne måde at porteføljestyre på bruges i jeres praksis Med hvilke modifikationer? Arête Rådgivning Sten Mogensen Forlagsuddannelsen, maj-juni 2007

Projektlederens kompetencer Viden om projektledelsesdiscipliner generelt Viden om forlagsbranchen Viden om forlagsbranchens projekttyper Viden om det konkrete forlag, dets kultur, leverandørerne (forfattere mv.) Personlige kompetencer Arête Rådgivning Sten Mogensen Forlagsuddannelsen, maj-juni 2007

Personlige kompetencer – MBTI (1) Fire dimensioner/skalaer: Ekstrovert (modsat: Introvert) Får energi udefra Åbne og har behov for at være sammen med andre Handler hurtigt Opfattes af introverte som overfladiske Sansning (modsat: iNtuition) Er optaget af nu’et Foretrækker praktisk og konkret arbejde Ser på de enkelte dele, og tager tingene en af gangen Foretrækker gennemprøvede procedurer Opfattes af de intuitive som materialistiske Arête Rådgivning Sten Mogensen Forlagsuddannelsen, maj-juni 2007

Personlige kompetencer – MBTI (2) Fire dimensioner/skalaer: Tænkning (modsat: Følen) Træffer beslutninger ud fra logisk analyse og overblik Værdsætter sandhed og retfærdighed Ser tingene udefra Opfattes af de følende som kritiske og negative vurdering (J) (modsat: oPfattelse) Kan lide klare rammer og struktur Planlægger Afslutter Opfattes af P’erne som uflexible Arête Rådgivning Sten Mogensen Forlagsuddannelsen, maj-juni 2007

Forlagsuddannelsen, maj-juni 2007 Opgave 7 Vælg en tidsstyrer i gruppen – I har ialt 40 minutter Hvilken MBTI-type (ud af de 16 mulige) er den ideelle forlagsprojektleder? (15 minutter) Del jer nu op 2 og 2 (om nødvendigt 3 i en minigruppe). Først bruger hver af jer 8 minutter alene på at tænke på en bidragyder til en udgivelse, som har givet jer problemer: Overvej, hvilken MBTI-type vedkommende er Undersøg om problemerne kan skyldes (eller være blevet forværret af) vedkommendes MBTI-type – måske koblet med jeres egen MBTI-type? Overvej, om du kunne have håndteret personen anderledes, så problemet ikke var blevet så stort. Fremlæg og diskuter med jeres makker i minigruppen (2*7 minutter) Husk at tage MBTI-materialet med ud i grupperne! Arête Rådgivning Sten Mogensen Forlagsuddannelsen, maj-juni 2007

Opsamling på MBTI-opgaver Hvilken type er den ideelle forlagsprojektleder? Hvilke observationer og pointer nåede I frem til i minigrupperne? Arête Rådgivning Sten Mogensen Forlagsuddannelsen, maj-juni 2007

Evaluering og forbedring Evaluering af succeskriterierne for udgivelsen Evaluering af projektprocessen Implementering af forbedringer Hos dig I hele organisationen Behovet for sparring undervejs i projektet Arête Rådgivning Sten Mogensen Forlagsuddannelsen, maj-juni 2007

Evaluering af udgivelsen Blev succeskriterierne nået Salgstal Kvalitet Langtidseffekt ift. forfatter og købere Hvem har ansvaret for at evaluere/måle? Er der en plan for gennemførelse af målingerne? Synliggøres målingerne, holdt op mod succeskriterierne? Bliver evalueringer af succeskriterier systematisk drøftet blandt alle bidragydere? Opsamles evalueringerne i en database? Skal der benchmarkes med tilsvarende projekter internt eller eksternt? Arête Rådgivning Sten Mogensen Forlagsuddannelsen, maj-juni 2007

Projektproces: Evaluering Hvordan forløb projektprocessen Hvad gik galt/godt, og hvorfor? Var det de rigtige bidragydere? Hvordan virkede projektstyringsmetoderne? Blev de vigtigste risici identificeret Blev risici håndteret godt? Hvordan er oplevelsen af ovenstående hos de forskellige interessenter, fx: Direktør/redaktionschef Redaktørkollektiv Projektleder Forfatter Produktionschef .... Arête Rådgivning Sten Mogensen Forlagsuddannelsen, maj-juni 2007

Hvordan forbedrer forlaget som organisation sig? Forankring og spredning af gjorte erfaringer Findes der en vidensbase? Generisk projekthåndbog Lessons learned-opsamling Best practise-anvisninger Har nogen ansvar for opdatering af vidensbase Sikring af indhentning af erfaringer Kvalitetssikring af erfaringerne Har nogen ansvar for formidling af erfaringer? Hvilke aktivitetstyper? Er der et eksplicit ansvar for projektledere og –deltagere om at anvende vidensbasen? Følges der op på (måles) om erfaringer anvendes? Arête Rådgivning Sten Mogensen Forlagsuddannelsen, maj-juni 2007

Projektlederens behov for sparring Man sidder ofte alene undervejs i et projekt Har behov for nogen at sparre med Så man kan se flere muligheder Så man bedre kan forbedre sig undervejs Brug etablerede erfagrupper i forlaget eller i branchen Start din egen uformelle erfagruppe Internt, måske bare 2-3 kolleger, der starter med at mødes uformelt Eksternt, fx med nogen fra dette kursus Arête Rådgivning Sten Mogensen Forlagsuddannelsen, maj-juni 2007

Mere om projektledelse? Andre uddannelser/kurser/certificering i IT-projektledelse: DIEU: http://www.dieu.dk/projektledelse.asp?bhcp=1 Foreninger om projektledelse generelt (ikke kun IT): Foreningen for dansk Projektledelse: www.projektforeningen.dk International Project Management Association: http://www.ipma.ch/ Project Management Institute: www.pmi.org Generelle projektledelsesmetoder: PRINCE2: www.prince2.dk + http://www.ogc.gov.uk/methods_prince_2__overview.asp OPM3 - PMI's modenhedsmodel for projektledelse: http://www.pmi.org/info/PP_OPM3.asp Arête Rådgivning Sten Mogensen Forlagsuddannelsen, maj-juni 2007

Forlagsuddannelsen, maj-juni 2007 Tak for denne gang Find slides og skabeloner fra kurset på www.sten.mogensen.name, under punktet ”Forlagsuddannelsen” Se mere om Arête Rådgivning på www.arete.dk Jeg vil gerne arbejde videre med forlagsbranchen! Arête Rådgivning Sten Mogensen Forlagsuddannelsen, maj-juni 2007