Effektiv mødekultur Formål: At udvikle en velstruktureret og effektiv mødekultur 1 Hvad er effektiv mødekultur? 2 Hvad er mål/resultat (Output)? 5 Hvordan skabes effektiv mødekultur? Et effektivt møde er et velgennemtænkt møde, hvor formål, emnevalg, metodevalg, tidsdisponering, deltagerkreds og selve mødeprocessen går op i en højere enhed Ved at have en effektiv mødekultur sikres det at vi bruger egen og kollegaers tid bedst muligt og i det lange løb at deadlines og opgaver ikke hele tiden bliver rykket eller afleveret for sent. Ligeledes sikre en effektiv mødekultur også at der bliver skabt værdi igennem den tid der bruges og dermed er der brug for færre møder, hvilke giver mere tid til de enkelte opgaver. For at sikre et effektiv møde skal der sættes ind fire steder Step 1: Mødeindkaldelse Mødets succes afhænger i højgrad af mødeindkaldelsen. Skab en motiverende mødeindkalde hvor deltagerne tydelig se formål og målet med mødet. En motiverende mødeindkaldelse indeholder som minimum: (Mødets art, Mødets formål, Tydlige dagsorden med klare delmål, Tidsestimering af de enkelte punkter (evt. tidsstyringsmatricen), Ansvarlig for de opstilling punkter, Hvilke ting der skal forberedes inden mødet, Ting som deltagerne skal medbringe til mødet). Step 2: Møde forberedelse Deltagerne skal have udsendt materiale i ordentlig tid så deltagerne har en chance for at være forberedt Step 3: Mødet - Husk at man som mødeleder har ansvaret for at mødet bliver en succes - Aftalt hvem er der referent – Tag eventuelt referat under mødet - Gennemgå hurtig mødet formål og agendaen samt hvordan tiden er prioriteret - Som mødeleder er det vigtig du bevare overblikket samt sikre at mødet ikke løber af sporet - En dygtig mødeleder sikre at alle kommer til ordre - Efter hvert punkt på agenden bør mødelederes drage delkonklusioner - Afslut mødet med kort at gennemgå beslutningerne samt eventuelt beskrive næste skidt. Man kan med stor fordel gennemgå referatet. Step 4: Mødeevaluering En god ide til at hjælpe den effektive mødekultur på vej kan der indføres KPI opfølgning. Møde KPI’en kan tage udgangspunkt i en række spørgsmål som mødedeltagerne skal besvare efter afsluttet møde. Projektteamt kan eventuelt aftale at alle møde i projektet indenfor en periode af 14 dage skal evalueres. Med baggrund i resultatet bør der igangsættes en handlingsplan. Øvelsen kan eventuelt gentages et ½ år senere hvis der er behov. (Fremmøde procent, Nåede vi målet med mødet?,Er der valgt den rette mødeform?,Var mødeinvitationen og dagsordenen OK?, Var bilag udsendt på forhånd og i god tid?. Startede og sluttede mødet til tiden?, Var mødedeltagerne forberedte og aktive?, Var mødeledelsen OK?, Var min deltagelse relevant? 3 Forudsætninger - God og præcis indkaldelse - Tydeligt Formål - Relevante Emnevalg - Metodevalg for hvordan mødet skal styres - Disponering af tiden gennem god mødeledelse - Relevante deltagere - Anerkendt og accepteret mødekultur - Referat med konklusioner samt ansvarlige/termin for eventuelt aftale aktiviteter 4 Roller og Ansvar - Mødeindkalderen har ansvar for at formålet med mødet er tydligt og at der udsendes en velstruktureret dagsorden for mødet - Mødelederen er ansvarlig for at styre mødet og dermed overhold dagsorden - Deltagerne er ansvarlig for at forbedre sig tilstrækkeligt ud fra dagsorden så ingen møder uforberedt op - Deltagerne er ansvarlig for at møde til tiden og komme med relevant input til dagsorden hvis nødvendigt 6 Eksempel Mødeindkaldelse Emne: High Performance Team   Formål med mødet: At få etablere et bedre teamsamarbejde i projektet Data om mødet:  Dato: 20-6-2011 Tid: 10.00-15.45 Sted: Projektrum Forbered: Tænk over hvilke…. Medbring: Mødedeltagere: Required: Carsten Johansen Steen Kuno Thomas V. Olesen Optional: Søren Svendsen Dagsorden: Instruktion til dagen og opsamling fra sidst Hvordan får vi den bedste Mødekultur i VELUX? Hvordan styrker vi kommunikationsstrukturen? Delmål: Fælles forståelse for dages agenda Vi skal have udarbejdet en handlingsplan   En beslutning omkring kommunikationsstruktur Ansvarlig: JSN JSN