Forandring af arbejdsmiljø - Et lille prik med stor effekt Udvikling af workspace i Den Mobile Blodbank Præsentation til SAM’s studenterpris 24. marts 2010

Agenda Introduktion Analyse af arbejdspraksis og problemidentificering Designspil og udvikling af koncepter Løsningsforslag Resultater og tilbagemeldinger Spørgsmål

Introduktion Hvem er vi Projektet Civilingeniørstuderende ved Design og Innovation, Danmarks Tekniske Universitet (DTU) Gro Bertelsen og Nina Bruus Nielsen Projektet Bachelorprojekt afsluttet juni 2009 15 ECTS point Samarbejde med medstuderende Lau Malthe Borch Vejleder Ole Broberg

Introduktion GivBlod Den Mobile Blodbank Humanitær nonprofit organisation Aftale mellem RegionH og BiRH Donorservice, udrykningstjeneste og Den Mobile Blodbank Den Mobile Blodbank Tapper på virksomheder, institutioner og i lokalområder Forestår 25% af tapningerne i RegionH

Teoretisk grundlag og fokus Workspace design – Design af arbejdspladser Arbejdsplads-iscenesætter-tilgang Brugerinvolvering og brugerorienteret udviklingsproces Forandringsprocessen i fokus Analyse af arbejdspraksis og problemidentificering Dialog med medarbejdere Work models Konceptudvikling Designspil Kreative metoder Projektets fokus: Tappernes arbejdsmiljø

Analyse af arbejdspraksis og identificerede problemer Dataindsamling Analyse af data Problemidentificering og -fokusering

Dataindsamling Observationer Mester-lærling metoden Kontekstuelle interviews Dybdegående interviews Workbooks Referencestudier Studie af litteratur/materiale om donation

Analyse af arbejdspraksis SOFT model Space, Organization, Finance, Technology Work models Flowmodel Sekvensmodel Fysisk model Artefaktmodel Kulturmodel Affinity diagram Walking the data

Identificerede problemområder Sikkerheds- og registreringsprocedurer Arbejdsmiljø Donorflow Fysisk og psykisk belastende Uhensigtsmæssig indretning Utilstrækkelig arbejdsorganisering Dårligt indeklima Omstændeligt Ineffektive Ringe integration Flaskehalse Forøget betjeningstid Utilstrækkelig bemanding Uforudsigelig og ujævn belastning

Problemer i tappernes arbejdsmiljø Fysisk arbejdsmiljø Arbejdsstillinger Arbejdshøjder Aflægningsplads og placering af udstyr Indretning i trange tappelokaler Psykisk arbejdsmiljø Store krav til koncentration Tæt på donorer – kræver stort mentalt overskud Travlhed kan være stressende Føler sig ”overvåget” af ventende donorer Sekundært fokus på effektivisering og sikkerhed

med brugerinddragelse Konceptudvikling med brugerinddragelse

Designspil som metode Inspiration: Brandt & Messeters brug af designspil Design spil Sætte rammer for dialog Visuelle spil med spilleregler Formål Samarbejdsorienteret forandringsproces Inddrage medarbejdere Skabe dialog og fælles forståelse

Designspil hos Den Mobile Blodbank Specialdesignede designspil på to workshops Målrettede spil gav brugbare resultater Genkendelighed for medarbejderne Flere aspekter for øje Verificere analyse Idéer til løsningskoncepter Igangsætte forandringsproces Skabe dialog på tværs af medarbejdergrupper og ledelse Give medarbejderne forståelse for og ejerskab over ændringer

Flowspil Problemidentificering og -forståelse Lettilgængelig start med fokus på tappearbejdet

Visionsspil Fremtidsvisioner for Den Mobile Blodbank Dialog mellem medarbejdergrupper Nytænkning Åbning af løsningsrum

Brainstorm Idégenerering og løsningsudvikling Understøttet af inspirationskuverter

Eget arbejde mellem workshops Problemer/idéer i affinity diagram Udvikling og sammenholdning af idéer

Idétræer Løsningsforslag fra første workshop organiseret Feedback og detaljering af idéer omkring Organisatoriske tiltag Psykisk arbejdsmiljø

Layoutspil Udvikling af konkrete løsningsforslag To niveauer Indretning Udstyr To niveauer Blodbus Tappelokale

Mock-up 1:1 modeller af idéer fra layoutspil Afprøvning af arbejdsstillinger

Videre idégenerering og udvælgelse Videreudvikling og detaljering af idéer fra designspil Referencestudier f.eks. stationær blodbank og check-in i lufthavne Feedback fra medarbejdere

Indretning og udstyr Organisatoriske tiltag Koncepter Indretning og udstyr Organisatoriske tiltag

Indretning og udstyr Afskærmning Opbevaring af fællesmaterialer Roll-ups Opbevaring af fællesmaterialer Modificering af nuværende vogne Mobilt materialedepot Tappebord til hver tappestation Tappevogn med materialebakke Bordmodul med udstyr integreret Diverse anbefalinger

Organisatoriske tiltag Organisering af arbejdet Faste aflastningsmakkere og pauseliste Øget information og kommunikation Information om tappestedet inden tapningen Opstartsmøde Afslutningsmøde

Tilbagemeldinger og Resultater Umiddelbar tilbagemelding efter projekt Resultater af projekt Senere forløb

GivBlods tilbagemelding Opmærksomhed på forandringsprocessen Positive tilbagemeldinger på workshops og besøg Havde allerede taget flere af de organisatoriske forslag til sig Nyt udstyr vil give mange forbedringer ”Det har været en positiv oplevelse for alle” ”Flot resultat – der er masser af inspiration i det for os”

Resultater og videre forløb Præsentation af endeligt projekt GivBlod Det Regionale Bloddonorudvalg (stationære blodbanker) Uformelt på tappested Realiserede forandringer i Den Mobile Blodbank Nye kufferter til tapperne Pauseplanlægning og opstartsmøder Bevilling af penge til digitalisering og elektrificering af donorregistrering (fokus for sideløbende projekt) Konstruktiv og positiv forandringsproces bredt funderet hos alle medarbejdere

Opsamling Bred analyse Brugerinddragelse Konkrete løsningsforslag Forståelse af arbejdsprocesserne, konteksten og det system, som Den Mobile Blodbank er en del af. Brugerinddragelse Medarbejderne er eksperterne De skal være en del af forandringerne og tage løsninger til sig Igangsætte fremadrettet proces Konkrete løsningsforslag Flere områder og på flere niveauer Har taget løsninger i brug

Tak for opmærksomheden Spørgsmål Tak for opmærksomheden