Projektledelse Sten Mogensen Arête Rådgivning CBS, Forlagsuddannelsen, Modul 3, marts 2011 CBS, Forlagsuddannelsen Modul 3: Redaktion, sprogrigtighed og projektledelse Marts 2011 Projektledelse Sten Mogensen Arête Rådgivning Sten Mogensen, Arête Rådgivning

Forlagsuddannelsen, modul 3: Projektledelse - marts 2011 CBS, Forlagsuddannelsen, Modul 3, marts 2011 Min baggrund Nu: Digitaliseringschef i Københavns Kommune Før det: Topdanmark Leder af Topdanmarks enhed med ansvar for vidensdeling og procesforbedring i it-afdelingen Herunder ansvar for styringsprocesser 25 år i staten med fokus på styring af it: Projektansvarlig for Videnskabsministeriets udvikling af metoder til statens styring af it Koncern-it chef i Videnskabsministeriet Chef for projektafdelingen i Forsvarets Informatiktjeneste Afdelingschef og it-chef i Statens Arkiver Ekstern lektor på CBS og It-universitetet Underviser i styring af it-baserede forretningsprojekter Indehaver af Arête Rådgivning Ivrig litteraturbruger Literaturhaus Bogudsalg Arête Rådgivning Sten Mogensen Forlagsuddannelsen, modul 3: Projektledelse - marts 2011 Sten Mogensen, Arête Rådgivning

Forlagsuddannelsen, modul 3: Projektledelse - marts 2011 CBS, Forlagsuddannelsen, Modul 3, marts 2011 Praktiske forhold Kursusform 1. lektion: Oplæg, med dialog Øvrige lektioner: Kort oplæg, gruppearbejde, opsamling Find slides og skabeloner fra kurset på www.sten.mogensen.name, under punktet ”Forlagsuddannelsen” Se mere om Arête Rådgivning på www.arete.dk Arête Rådgivning Sten Mogensen Forlagsuddannelsen, modul 3: Projektledelse - marts 2011 Sten Mogensen, Arête Rådgivning

Hvad er de største problemer for jer? Projektledelse CBS, Forlagsuddannelsen, Modul 3, marts 2011 Hvad er de største problemer for jer? At få deadlines overholdt At opnå enighed med forfatteren om, hvad der gør bogen salgbar, og at den skal være rentabel At skulle holde mange bolde i luften samtidig At der sker så meget uforudsigeligt At få den samlede mængde af projekter til at ”gå op” ..... Arête Rådgivning Sten Mogensen Forlagsuddannelsen, modul 3: Projektledelse - marts 2011 Sten Mogensen, Arête Rådgivning

Indhold af projektledelsesdelen CBS, Forlagsuddannelsen, Modul 3, marts 2011 Indhold af projektledelsesdelen I dag, tirsdag d. 15. marts: Hvad er et projekt? Hvad er projektledelse? Hovedfaser og beslutningspunkter i et projekt Igangsættelse af projekt: Beslutningsgrundlag Interessentanalyse, succeskriterier og kommunikationsplan Risikoanalyse og ”Plan B” Onsdag d. 16. marts: Projektplan: hvad indeholder den, og hvordan laver man den? Kvalitetsstyring Fremdriftsstyring og ændringsstyring Torsdag d. 17. marts: Porteføljestyring Projektlederens rolle og kompetencer Evaluering og forbedring Arête Rådgivning Sten Mogensen Forlagsuddannelsen, modul 3: Projektledelse - marts 2011 Sten Mogensen, Arête Rådgivning

Forlagsuddannelsen, modul 3: Projektledelse - marts 2011 CBS, Forlagsuddannelsen, Modul 3, marts 2011 Hvad er et projekt? Et projekt skal producere noget unikt Et projekt indeholder som regel et element af ”prøven sig frem”, og indebærer derfor usikkerhed Et projekt er noget, der er afgrænset i tid Et projekt kræver som regel samarbejde på tværs af en eller flere organisationer Er en udgivelse af en bog et projekt? Næste Leif Davidsen-bog? Carl Barks samlede værker? Vejviseren for Nakskov & omegn? Næste nummer af Anders And & Co.? Arête Rådgivning Sten Mogensen Forlagsuddannelsen, modul 3: Projektledelse - marts 2011 Sten Mogensen, Arête Rådgivning

Hvad er projektledelse? CBS, Forlagsuddannelsen, Modul 3, marts 2011 Hvad er projektledelse? Forudseenhed både proaktiv og reaktiv rettidig omhu Skabe overblik Forventningsafstemning Hvornår er projektlederen en succes? Forskellige muligheder: Når budgettet holdes Når tidsplanen holdes Når produktet er som aftalt Når interessenternes succeskriterier bliver opfyldt Når interessenterne bliver glade Arête Rådgivning Sten Mogensen Forlagsuddannelsen, modul 3: Projektledelse - marts 2011 Sten Mogensen, Arête Rådgivning

Når forventningsafstemningen ikke er på plads... Projektledelse CBS, Forlagsuddannelsen, Modul 3, marts 2011 Når forventningsafstemningen ikke er på plads... Arête Rådgivning Sten Mogensen Forlagsuddannelsen, modul 3: Projektledelse - marts 2011 Sten Mogensen, Arête Rådgivning

Forlagsuddannelsen, modul 3: Projektledelse - marts 2011 CBS, Forlagsuddannelsen, Modul 3, marts 2011 Grundbegreber Projektleder Har det praktiske ansvar for at gennemføre projektet, indenfor de tolerancer, som projektejer fastlægger Projektejer: Den der tager det forretningsmæssige ansvar for opnåelse af cost/benefit Er den som projektlederen refererer til Vil i forlagsbranchen ofte være en redaktionschef el.lign. Projektsponsor: Den der betaler gildet Er ofte det direktionsmedlem, der har budgetansvar på området Styregruppe: Består af de væsentligste interessenter, der er afgørende for projektets succes Projektejer er normalt formand I forlagsbranchen kunne her fx deltage repræsentanter for marketing og produktion. Porteføljestyring: Tværgående prioritering og styring af en gruppe projekter Arête Rådgivning Sten Mogensen Forlagsuddannelsen, modul 3: Projektledelse - marts 2011 Sten Mogensen, Arête Rådgivning

Hovedfaser og beslutningspunkter i et projekt Projektledelse CBS, Forlagsuddannelsen, Modul 3, marts 2011 Hovedfaser og beslutningspunkter i et projekt Arête Rådgivning Sten Mogensen Forlagsuddannelsen, modul 3: Projektledelse - marts 2011 Sten Mogensen, Arête Rådgivning

Lidt mere om de enkelte faser (1) Projektledelse CBS, Forlagsuddannelsen, Modul 3, marts 2011 Lidt mere om de enkelte faser (1) Fase 1: Ide skitseres og der træffes beslutning om iværksættelse af foranalyse Beslutningspunkt: Er ideen værd at gå videre med? Fase 2: Foranalyse gennemføres, og der træffes beslutning om hvorvidt projektet skal igangsættes og indgå i en projektportefølje Cost/Benefit-analyse udarbejdes Interessentanalyse udarbejdes Risikoanalyse udarbejdes Projektorganisation: Forslag til besættelse af de væsentligste roller Projektejers succeskriterier fastsættes Overordnet projektplan fastlægges Beslutningspunkt: Skal projektet sættes igang? Fase 3: Rammerne for projektet færdiggøres Kommunikationsplan (ud fra interessentanalyse) Valg af bidragydere og leverandører, indgåelse af kontrakter Fastlæggelse af projektstyringsmekanismer Kvalitetsstyring, fremdriftsstyring mv. Detailspecificering af slutproduktets indhold og egenskaber Forfinelse af projektplan Plan for ibrugtagning/markedsføring Arête Rådgivning Sten Mogensen Forlagsuddannelsen, modul 3: Projektledelse - marts 2011 Sten Mogensen, Arête Rådgivning

Lidt mere om de enkelte faser (2) Projektledelse CBS, Forlagsuddannelsen, Modul 3, marts 2011 Lidt mere om de enkelte faser (2) Fase 4: Projektet gennemføres Fremdriftsstyring Leverancestyring Ændringsstyring Kvalitetsstyring Beslutningspunkt: Er produktet færdigt? Fase 5: Projektet afsluttes Markedsføring/Ibrugtagning Distribution Fase 6: Efter projektet Evaluering af projektets proces Forankring og formidling af gjorte erfaringer Forretningsmæssige opfølgningsaktiviteter Evaluering af interessenternes succceskriterier Beslutningspunkt: Hvad skal vi gøre anderledes næste gang? Arête Rådgivning Sten Mogensen Forlagsuddannelsen, modul 3: Projektledelse - marts 2011 Sten Mogensen, Arête Rådgivning

Igangsættelse af projekt: Beslutningsgrundlag Projektledelse CBS, Forlagsuddannelsen, Modul 3, marts 2011 Igangsættelse af projekt: Beslutningsgrundlag Interessentanalyse (næste time) Risikoanalyse (næste-næste time) Overordnet projektplan (onsdag) Cost/benefit-analyse og projektejers succeskriterier Arête Rådgivning Sten Mogensen Forlagsuddannelsen, modul 3: Projektledelse - marts 2011 Sten Mogensen, Arête Rådgivning

Cost/benefit-analyse (1) Projektledelse CBS, Forlagsuddannelsen, Modul 3, marts 2011 Cost/benefit-analyse (1) Husk både Total Costs of Ownership (TCO), og Total Benefits of Ownership (TBO) Målbart (tilnærmelsesvist): Costs: Honorarer til forfatter, tegner, fotograf, korrekturlæser, oversætter, rettighedshavere Trykning Markedsføringsbudget Forbrug af forlagets medarbejderes tid (redaktør, fagkonsulent osv.) Lager, genoptrykning, distribution Benefits: ? Arête Rådgivning Sten Mogensen Forlagsuddannelsen, modul 3: Projektledelse - marts 2011 Sten Mogensen, Arête Rådgivning

Cost/benefit-analyse (2) Projektledelse CBS, Forlagsuddannelsen, Modul 3, marts 2011 Cost/benefit-analyse (2) Svært målbare: Costs: Fjernelse af fokus/ressourcer fra andre mulige udgivelser Benefits: Salgsindtægter på kort og langt sigt Videresalg af rettigheder Prestige Opnåelse af erfaringer med ny bogtype el.lign. Arête Rådgivning Sten Mogensen Forlagsuddannelsen, modul 3: Projektledelse - marts 2011 Sten Mogensen, Arête Rådgivning

Projektejers succeskriterier Projektledelse CBS, Forlagsuddannelsen, Modul 3, marts 2011 Projektejers succeskriterier To forståelser af ”succeskriterier”: Strategisk formål (”udgivelsen skal bidrage til at vi får forstærket vores position på markedet for sportsbøger”) Målbar effekt (”vi skal tjene 150.000 kr. på udgivelsen i løbet af et år” eller ”vi skal have mindst to 5-stjernede anmeldelser i de store dagblade”) Strategiske projekter har ikke altid umiddelbart målbare forretningsmæssige succeskriterier Her ”tror” nogen på det strategisk rigtige for forretningen på længere sigt Fx udvikling af et nyt marked som e-bøger Arête Rådgivning Sten Mogensen Forlagsuddannelsen, modul 3: Projektledelse - marts 2011 Sten Mogensen, Arête Rådgivning

Sikring af at opfyldelse af succeskriterier bliver målt Projektledelse CBS, Forlagsuddannelsen, Modul 3, marts 2011 Sikring af at opfyldelse af succeskriterier bliver målt Det skal være klart, hvem der har ansvar for at gennemføre måling Det skal være klart, hvem der skal tage stilling til målingerne Der skal fra start være lagt en plan for, hvordan målingerne helt konkret skal gennemføres Derved findes ofte faldgruber i form af succeskriterier, der enten ikke er helt målbare nok, eller hvor det vil være meget svært i praksis at foretage målinger Arête Rådgivning Sten Mogensen Forlagsuddannelsen, modul 3: Projektledelse - marts 2011 Sten Mogensen, Arête Rådgivning

Beslutning om igangsættelse af projekt Projektledelse CBS, Forlagsuddannelsen, Modul 3, marts 2011 Beslutning om igangsættelse af projekt Projektudvælgelse Prioritering, hvor også gode projekter kan blive valgt fra Fastfrysning af succeskriterier, som projektlederen styrer ud fra Rapportering på fremdrift Ændringsstyring Risikotagning Beslutning om prioritering af hvilket mål, det er vigtigst at styre efter: Overholdelse af deadline (timebox) Overholdelse af udgiftsbudget (moneybox) At produktet har en høj kvalitet (= indtægtsmulighed) Arête Rådgivning Sten Mogensen Forlagsuddannelsen, modul 3: Projektledelse - marts 2011 Sten Mogensen, Arête Rådgivning

Forlagsuddannelsen, modul 3: Projektledelse - marts 2011 CBS, Forlagsuddannelsen, Modul 3, marts 2011 Pause Arête Rådgivning Sten Mogensen Forlagsuddannelsen, modul 3: Projektledelse - marts 2011 Sten Mogensen, Arête Rådgivning

Interessentanalyse, succeskriterier og kommunikationsplan Projektledelse CBS, Forlagsuddannelsen, Modul 3, marts 2011 Interessentanalyse, succeskriterier og kommunikationsplan Forskellige interessenter: Har forskellige succeskriterier Er projektet i forskellig grad afhængige af Har forskellig grad af magt i projektet Har forskellige typer af viden og forståelse Har forskellig motivation og vægtning af projektet Har forskellige måder at skulle kommunikeres med Dette skal afdækkes, for at: Succeskriterier kan afbalanceres, så alle er tilfredse Projektlederen kan prioritere sin opmærksomhed mod dem, som projektet er mest afhængig af Projektlederen kan kommunikere effektivt Interessentanalysen kan bruges i kommunikationen med interessenterne til at skabe forståelse for de forskellige succeskriterier, der alle skal tilgodeses Arête Rådgivning Sten Mogensen Forlagsuddannelsen, modul 3: Projektledelse - marts 2011 Sten Mogensen, Arête Rådgivning

Forlagsuddannelsen, modul 3: Projektledelse - marts 2011 CBS, Forlagsuddannelsen, Modul 3, marts 2011 Kommunikationsplan For hver interessent Hvor højt prioriteret er denne interessent? I hvilke situationer (hændelser) skal der kommunikeres med interessenten? Primært i afklaringsfasen Ved nye risici Ved ændringer Løbende, hele tiden, for at sikre at de stadig står ved deres dato for bidrag ..... Hvordan skal kommunikationen foregå? Formelle møder? ”Slentre forbi”? Faste korte statusrapporter pr. e-post? Via et chefniveau? Arête Rådgivning Sten Mogensen Forlagsuddannelsen, modul 3: Projektledelse - marts 2011 Sten Mogensen, Arête Rådgivning

Interessentanalyseskema Projektledelse CBS, Forlagsuddannelsen, Modul 3, marts 2011 Interessentanalyseskema Interessentens navn Rolle i projektet Succeskriterier I hvilken grad (1-5) er interessentens succeskriterier i modstrid med projektejers? I hvilken grad (1-5) er projektet afhængigt af interessentens bidrag I hvilken grad (1-5) mangler interessenten motivation for at bidrage til projektet Hvor kritisk er interessenthåndteringen (summen af de tre forrige tal – stort tal angiver at megen fokus er påkrævet fra projektleders side) I hvilke situationer skal der kommunikeres med interessenten? Hvordan skal kommunikationen foregå? Arête Rådgivning Sten Mogensen Forlagsuddannelsen, modul 3: Projektledelse - marts 2011 Sten Mogensen, Arête Rådgivning

Interessenter i et forlagsprojekt Projektledelse CBS, Forlagsuddannelsen, Modul 3, marts 2011 Interessenter i et forlagsprojekt Korrekturlæser Oversætter Grafiker Produktionsafdeling/tryk Salg/Marketing Distribution Web-redaktør Test-målgruppe .... Projektleder Forlagschef Redaktionschef Redaktionsgruppen Redaktør Redaktionsassistent/sekretær Fagkonsulent Forfatteren Forfatterens agent Rettighedshavere Fotograf Tegner Forordsskribent Arête Rådgivning Sten Mogensen Forlagsuddannelsen, modul 3: Projektledelse - marts 2011 Sten Mogensen, Arête Rådgivning

Forlagsuddannelsen, modul 3: Projektledelse - marts 2011 CBS, Forlagsuddannelsen, Modul 3, marts 2011 Opgave 1 Udfyld interessentanalyseskemaet for det projekt, der er beskrevet i casen, for de 5 interessenter, som I umiddelbart tror, der er de vigtigste. Ikke alle forudsætninger fremgår af case-beskrivelsen (fx de enkelte interessenters motivation). Her må I selv digte lidt, ud fra hvad der typisk kunne være tilfældet i jeres branche. I har 20 minutter! Arête Rådgivning Sten Mogensen Forlagsuddannelsen, modul 3: Projektledelse - marts 2011 Sten Mogensen, Arête Rådgivning

Forlagsuddannelsen, modul 3: Projektledelse - marts 2011 CBS, Forlagsuddannelsen, Modul 3, marts 2011 Gruppeinddeling Gruppe 1: Gruppe 2: Gruppe 3: Gruppe 4: Gruppe 5: Gruppe 6: Gruppe 7: Arête Rådgivning Sten Mogensen Forlagsuddannelsen, modul 3: Projektledelse - marts 2011 Sten Mogensen, Arête Rådgivning

Opsamling – interessentanalyse, opgave 1 Projektledelse CBS, Forlagsuddannelsen, Modul 3, marts 2011 Opsamling – interessentanalyse, opgave 1 Navn Rolle Succes-kriterier Grad af modstrid med projekt-ejers succeskriterier Grad af afhængig-hed af interessentens bidrag I hvor høj grad mangler interessenten motivation Hvor højt skal interessenten prioriteres Hvornår skal der kommunikeres med interessenten? Hvordan skal der kommunikeres med interessenten? Arête Rådgivning Sten Mogensen Forlagsuddannelsen, modul 3: Projektledelse - marts 2011 Sten Mogensen, Arête Rådgivning

Forlagsuddannelsen, modul 3: Projektledelse - marts 2011 CBS, Forlagsuddannelsen, Modul 3, marts 2011 Pause Arête Rådgivning Sten Mogensen Forlagsuddannelsen, modul 3: Projektledelse - marts 2011 Sten Mogensen, Arête Rådgivning

Forlagsuddannelsen, modul 3: Projektledelse - marts 2011 CBS, Forlagsuddannelsen, Modul 3, marts 2011 Risikoanalyse (1) Hvornår er er noget en risiko? Det skal være en konkret hændelse, der måske sker i netop dette projekt – og hvor projektet ikke fuldt ud kan kontrollere om hændelsen indtræffer Skeln mellem årsager og virkninger/konsekvenser: Hændelsen skal være den primære årsag, ikke en virkning Eksempler på konkrete risici: Et konkurrerende forlag fremskynder produktion af en lignende bog, så den udgives først Illustratorens sygdom forværres, så han ikke kan færdiggøre sit bidrag En anden bog prioriteres højere i produktionsplanen Arête Rådgivning Sten Mogensen Forlagsuddannelsen, modul 3: Projektledelse - marts 2011 Sten Mogensen, Arête Rådgivning

Forlagsuddannelsen, modul 3: Projektledelse - marts 2011 CBS, Forlagsuddannelsen, Modul 3, marts 2011 Risikoanalyse (2) Eksempler på generelle risici, hvor der er forskellige mulige bagvedliggende årsager: Tidsplanen skrider Budgettet skrider Forfatteren forlader efterfølgende forlaget Kvaliteten af bogen er så ringe, så læserne ikke køber den følgende bog Eksempel på ikke-risici: Projektdeltagerne skal holde sommerferie Arête Rådgivning Sten Mogensen Forlagsuddannelsen, modul 3: Projektledelse - marts 2011 Sten Mogensen, Arête Rådgivning

Forlagsuddannelsen, modul 3: Projektledelse - marts 2011 CBS, Forlagsuddannelsen, Modul 3, marts 2011 Risikoanalyse (3) For hver risiko vurderes Sandsynlighed for at den indtræffer Konsekvens af, hvis den indtræffer Risikoens alvor: sandsynlighed * konsekvens Handlinger afledt af risici: Dem der mindsker sandsynlighed Ved at forebygge, at risikoen indtræffer Dem der mindsker konsekvens Ved at have et beredskab/handlingplan (afhjælpende ”Plan B” til hvis hændelsen indtræffer) Arête Rådgivning Sten Mogensen Forlagsuddannelsen, modul 3: Projektledelse - marts 2011 Sten Mogensen, Arête Rådgivning

Forlagsuddannelsen, modul 3: Projektledelse - marts 2011 CBS, Forlagsuddannelsen, Modul 3, marts 2011 Risikoanalyse (4) Synliggør ansvar for beslutning og for gennemførelse af handlinger Projektejer/sponsor/styregruppe skal træffe beslutning om de foreslåede tiltag Dermed tager projektejer også ansvar for de risici, som det besluttes ikke at gøre noget ved Beslutningen om hvilke risici, der kræver handlinger, afhænger ikke kun af hvor stor risikofaktoren er, men skal også ses i lyset af: hvilke ressourcer handlingen kræver i hvilket omfang handlingen vil reducere sandsynlighed og/eller konsekvens Arête Rådgivning Sten Mogensen Forlagsuddannelsen, modul 3: Projektledelse - marts 2011 Sten Mogensen, Arête Rådgivning

Forlagsuddannelsen, modul 3: Projektledelse - marts 2011 CBS, Forlagsuddannelsen, Modul 3, marts 2011 Risikostyring (5) Risikoanalyse og beslutninger synliggøres Evt. i uddrag Projektlederen har måske også sin helt egen version Risikoanalyse som kommunikationsværktøj Giver input til forventningsafstemningen mellem interessenterne Giver mulighed for at fjerne noget af ansvaret fra projektlederens skuldre Risikoanalysen er noget, man løbende opdaterer, og forelægger projektejer/styregruppe Arête Rådgivning Sten Mogensen Forlagsuddannelsen, modul 3: Projektledelse - marts 2011 Sten Mogensen, Arête Rådgivning

Forlagsuddannelsen, modul 3: Projektledelse - marts 2011 CBS, Forlagsuddannelsen, Modul 3, marts 2011 Opgave 2 Udfyld risikoanalyseskemaet for de 5 risici, som I umiddelbart tror, der er de alvorligste i casen. Ikke alle forudsætninger fremgår af case-beskrivelsen ovenfor. Her må I selv digte lidt, ud fra hvad der typisk kunne være tilfældet i jeres branche. I har 20 minutter! Arête Rådgivning Sten Mogensen Forlagsuddannelsen, modul 3: Projektledelse - marts 2011 Sten Mogensen, Arête Rådgivning

Opsamling – risikoanalyse, opgave 2 Projektledelse CBS, Forlagsuddannelsen, Modul 3, marts 2011 Opsamling – risikoanalyse, opgave 2 Årsag Virkning Al-vor Beskrivelse Sand-synlig-hed Forebyggende tiltag Beslutning om forebyg-gelse Konsekvens Afhjælpende tiltag (Plan B) Arête Rådgivning Sten Mogensen Forlagsuddannelsen, modul 3: Projektledelse - marts 2011 Sten Mogensen, Arête Rådgivning

Forlagsuddannelsen, modul 3: Projektledelse - marts 2011 CBS, Forlagsuddannelsen, Modul 3, marts 2011 Tak for idag! Arête Rådgivning Sten Mogensen Forlagsuddannelsen, modul 3: Projektledelse - marts 2011 Sten Mogensen, Arête Rådgivning

Forlagsuddannelsen, modul 3: Projektledelse - marts 2011 CBS, Forlagsuddannelsen, Modul 3, marts 2011 Dagens emner Projektplan: hvad indeholder den, og hvordan laver man den? Kvalitetsstyring Fremdriftsstyring og ændringsstyring Men først: Spørgsmål til i mandags? Arête Rådgivning Sten Mogensen Forlagsuddannelsen, modul 3: Projektledelse - marts 2011 Sten Mogensen, Arête Rådgivning

Projektplanens formål Projektledelse CBS, Forlagsuddannelsen, Modul 3, marts 2011 Projektplanens formål At skabe overblik Så man ikke har glemt noget, og dermed udsætter sig for ikke at kunne overholde succeskriterierne Forventningsafstemning: Alle kan se, hvad de skal hvornår Og kan se, at andre er afhængige af deres bidrag At gøre det muligt at styre projektet undervejs Så man kan se, om man følger planen, og dermed kan nå i mål Så man kan vurdere, om forslag til ændringer kan passes ind i planen, så man stadig når i mål Arête Rådgivning Sten Mogensen Forlagsuddannelsen, modul 3: Projektledelse - marts 2011 Sten Mogensen, Arête Rådgivning

Projektplanens indhold Projektledelse CBS, Forlagsuddannelsen, Modul 3, marts 2011 Projektplanens indhold Fastlæggelse af aktiviteter Estimering af aktiviteter Besættelse af roller (aktivitetsansvarlige) Kalendermæssig placering af aktiviteter Milepæle og opfølgningspunkter Arête Rådgivning Sten Mogensen Forlagsuddannelsen, modul 3: Projektledelse - marts 2011 Sten Mogensen, Arête Rådgivning

Vi fokuserer nu på planlægningen af gennemførelsesfasen Projektledelse CBS, Forlagsuddannelsen, Modul 3, marts 2011 Vi fokuserer nu på planlægningen af gennemførelsesfasen Arête Rådgivning Sten Mogensen Forlagsuddannelsen, modul 3: Projektledelse - marts 2011 Sten Mogensen, Arête Rådgivning

Fastlæggelse af aktiviteter Projektledelse CBS, Forlagsuddannelsen, Modul 3, marts 2011 Fastlæggelse af aktiviteter Nedbrydning i flere niveauer Med udgangspunkt i hvad der opgavemæssigt hører sammen Så en aktivitet normalt højst varer et par uger, og der så er et produkt (eller et opfølgningspunkt) Definer udkommet af aktiviteten (produkt/leverance) Eksempel på aktivitetshierarki: Få tekst fra forfatter Aftal indhold Sparring med forfatter undervejs Læs første udkast ........ Få trykt bogen Lav aftale med trykkeri Send til trykning .... ...... Arête Rådgivning Sten Mogensen Forlagsuddannelsen, modul 3: Projektledelse - marts 2011 Sten Mogensen, Arête Rådgivning

Estimering af aktiviteter Projektledelse CBS, Forlagsuddannelsen, Modul 3, marts 2011 Estimering af aktiviteter Kalendertid Mandtid Omkostninger (kr) Husk at give plads til, at alt ikke går som man håber! Husk at noter, hvor stor sikkerhed, du mener estimaterne har (+/- x%) Arête Rådgivning Sten Mogensen Forlagsuddannelsen, modul 3: Projektledelse - marts 2011 Sten Mogensen, Arête Rådgivning

Forlagsuddannelsen, modul 3: Projektledelse - marts 2011 CBS, Forlagsuddannelsen, Modul 3, marts 2011 Besættelse af roller Nøglepersonsproblematik Skal man vælge en løsning med lavere kvalitet, men højere sikkerhed? Overveje backup-personer Arête Rådgivning Sten Mogensen Forlagsuddannelsen, modul 3: Projektledelse - marts 2011 Sten Mogensen, Arête Rådgivning

Kalendermæssig placering af aktiviteter Projektledelse CBS, Forlagsuddannelsen, Modul 3, marts 2011 Kalendermæssig placering af aktiviteter Afhængigheder af andre opgaver Afhængighed af nøglepersoner Bestem den kritiske vej Så ved du, hvor du dårligst kan tåle ændringer; og dermed hvilke ændringer, du skal tage alvorligst Arête Rådgivning Sten Mogensen Forlagsuddannelsen, modul 3: Projektledelse - marts 2011 Sten Mogensen, Arête Rådgivning

Milepæle og opfølgningspunkter Projektledelse CBS, Forlagsuddannelsen, Modul 3, marts 2011 Milepæle og opfølgningspunkter Milepæle for afslutningen af delprodukter Opfølgningspunkter Fx på opgørelse af fremdrift og forbrug Fx på rapportering til styregruppe/projektejer/redaktørgruppe Fx beslutningspunkter til en selv eller projektejer Arête Rådgivning Sten Mogensen Forlagsuddannelsen, modul 3: Projektledelse - marts 2011 Sten Mogensen, Arête Rådgivning

Projektplanlægning er iterativ Projektledelse CBS, Forlagsuddannelsen, Modul 3, marts 2011 Projektplanlægning er iterativ Grovplan laves til beslutningsgrundlaget op til beslutning om igangsættelse Indeholder grovestimater på omkostninger mv. Derefter laves mere detaljeret plan for hele projektet Men mest detaljeret for de første aktiviteter Når man kommer tættere på de seneste aktiviteter, laver man en mere detaljeret plan for disse Besættelse af roller og kalendermæssig placering er ofte indbyrdes iterativ pga. nøgleressourcer Hvis der er sat en timebox/moneybox, kan man blive nødt til at omplanlægge aktiviteterne, så de kommer til at passe hertil Husk at få projektejers og interessenters accept af konsekvenser! Arête Rådgivning Sten Mogensen Forlagsuddannelsen, modul 3: Projektledelse - marts 2011 Sten Mogensen, Arête Rådgivning

Eksempel på påbegyndt anvendelse af skabelon til simpel projektplan Projektledelse CBS, Forlagsuddannelsen, Modul 3, marts 2011 Eksempel på påbegyndt anvendelse af skabelon til simpel projektplan Hovedativitet Delaktivitet Produkt Afhænger af[1] Udføres af: Backup[2] Omkostninger Kr. Timer Måned 1[3] Måned 2 Måned 3 Måned 4 Måned 5 Måned 6 Måned 7 Måned 8 1. Få tekst fra forfatter 1.1 Lav endelig aftale med forf. Aftale Proj.led. 10.000 5 ->15 1.2 Forfatter skriver første del Del 1 1.1 Forfatter 15-> X ->20 1.3 Sparring med forfatter Mundtlig feedback til forfatter Redaktør 30 15 1.4 Forfatter færdiggør bog Bog 1.2 + 1.3 65.000 20-> ....... 3. Trykning af bogen Trykt bog 1.4 Trykkeri 1 Trykkeri 2 100.000 ->10 4. Markedsføring af bog Omtale i medier Marketing Rekl.­bureau 50.000 100 Arête Rådgivning Sten Mogensen Forlagsuddannelsen, modul 3: Projektledelse - marts 2011 Sten Mogensen, Arête Rådgivning

Forlagsuddannelsen, modul 3: Projektledelse - marts 2011 CBS, Forlagsuddannelsen, Modul 3, marts 2011 Opgave 3 Lav hovedelementerne i en projektplan for casen fra i går: Brug den udleverede skabelon for projektplan Indlæg de 4 væsentligste hovedaktiviteter Detailspecificer underaktiviteter til mindst 2 af hovedaktiviteterne Udfyld for hver hoved/underaktivitet: Produkt Afhængighed (hvilke andre aktiviteter, der skal være udført, for at denne aktivitet kan udføres) Omkostning i kroner Omkostninger i timeforbrug (forlagets medarbejdere: projektleder, redaktør osv.) Kalendermæssig placering af aktiviteten, så den samlede produktion kan nås indenfor 8 måneder. Indlæg relevante milepæle og opfølgningspunkter Obs: Gør plads til to ekstra underaktiviteter for hver hovedaktivitet (af hensyn til opgave 4) Arête Rådgivning Sten Mogensen Forlagsuddannelsen, modul 3: Projektledelse - marts 2011 Sten Mogensen, Arête Rådgivning

Opsamling – planlægning, opgave 3 Projektledelse CBS, Forlagsuddannelsen, Modul 3, marts 2011 Opsamling – planlægning, opgave 3 Hoved-aktivitet Del-aktivitet Produkt Afhænger af Udføres af: Backup Omkostninger Kr. Timer Måned 1 Måned 2 Måned 3 Måned 4 Måned 5 Måned 6 Måned 7 Måned 8 Arête Rådgivning Sten Mogensen Forlagsuddannelsen, modul 3: Projektledelse - marts 2011 Sten Mogensen, Arête Rådgivning

Forlagsuddannelsen, modul 3: Projektledelse - marts 2011 CBS, Forlagsuddannelsen, Modul 3, marts 2011 Pause Arête Rådgivning Sten Mogensen Forlagsuddannelsen, modul 3: Projektledelse - marts 2011 Sten Mogensen, Arête Rådgivning

Forlagsuddannelsen, modul 3: Projektledelse - marts 2011 CBS, Forlagsuddannelsen, Modul 3, marts 2011 Kvalitetsstyring Hvad er kvalitet? En personlig prioritering af (delvist) uerkendte/ikke-formulerbare egenskaber ved et objekt/subjekt. For at man kan forventningsafstemme om kvalitet, skal kvalitet være så operationelt beskrevet som muligt. Men hvis det var muligt at operationalisere helt, ville kvalitetsbegrebet være overflødigt…. Kvalitetsstyring: Opsæt mål for kvalitet Planlæg og gennemfør proaktiv kvalitetssikring Så kvaliteten af det der skal laves bliver god, og ikke først fanges efterfølgende Gennemfør kvalitetskontrol af (del)produkter Arête Rådgivning Sten Mogensen Forlagsuddannelsen, modul 3: Projektledelse - marts 2011 Sten Mogensen, Arête Rådgivning

Forlagsuddannelsen, modul 3: Projektledelse - marts 2011 CBS, Forlagsuddannelsen, Modul 3, marts 2011 Eksempler Kvalitetssikring (proaktiv) Redaktørens løbende sparring med forfatter giver forfatter feedback fungerer som opfølgningspunkt Redaktør/fagkonsulents review af indholdsfortegnelse Fagkonsulents vurdering af første kapitel Kvalitetskontrol (reaktiv) Redaktørens gennemlæsning af første udkast til bogen Korrekturlæsning Arête Rådgivning Sten Mogensen Forlagsuddannelsen, modul 3: Projektledelse - marts 2011 Sten Mogensen, Arête Rådgivning

Planlægning af kvalitetsstyring Projektledelse CBS, Forlagsuddannelsen, Modul 3, marts 2011 Planlægning af kvalitetsstyring Alle kvalitetssikrings- og kvalitetskontrolaktiviteter skal fremgå af projektplanen Og der skal være kalendertid både til at udføre selve kvalitetssikringen/kontrollen, og til at rette op på fundne mangler! For alle projektplanens hovedaktiviteter skal der være en kvalitetskontrolsaktivitet Og det skal være klart, hvem der har ansvaret for den Alle kvalitetskontrolaktiviteter skal dokumenteres Herunder hvem der har ansvaret for at udføre forbedringer, og med hvilken deadline Arête Rådgivning Sten Mogensen Forlagsuddannelsen, modul 3: Projektledelse - marts 2011 Sten Mogensen, Arête Rådgivning

Forlagsuddannelsen, modul 3: Projektledelse - marts 2011 CBS, Forlagsuddannelsen, Modul 3, marts 2011 Måling af kvalitet Meget kan måles, fx: Antal ikke-fundne fejl i korrekturen Antal faktuelle fejl fundet efter udgivelse Antal graverende fejl/mangler i forfatterens tekst, som redaktøren må påpege Antal graverende fejl/mangler i forfatterens tekst, som det ikke lykkes at få forfatteren til at ændre Antal dage trykkeriet overskrider aftalt deadline. Målinger kan opsamles til erfaringer, på tværs af projekter Og genbruges når nye projekter skal estimeres, leverandørvalg og forfattervalg foretages osv. Arête Rådgivning Sten Mogensen Forlagsuddannelsen, modul 3: Projektledelse - marts 2011 Sten Mogensen, Arête Rådgivning

Forlagsuddannelsen, modul 3: Projektledelse - marts 2011 CBS, Forlagsuddannelsen, Modul 3, marts 2011 Opgave 4 Indfør i projektplanen fra opgave 3: For hver hovedaktivitet: Indføj mindst en kvalitetskontrolaktivitet For mindst to af hovedaktiviteterne: Indføj en proaktiv kvalitetssikringsaktivitet I har 15 minutter. Arête Rådgivning Sten Mogensen Forlagsuddannelsen, modul 3: Projektledelse - marts 2011 Sten Mogensen, Arête Rådgivning

Opsamling – kvalitetsstyring, opgave 4 Projektledelse CBS, Forlagsuddannelsen, Modul 3, marts 2011 Opsamling – kvalitetsstyring, opgave 4 Hoved-aktivitet Del-aktivitet Produkt Afhænger af Udføres af: Backup Omkostninger Kr. Timer Måned 1 Måned 2 Måned 3 Måned 4 Måned 5 Måned 6 Måned 7 Måned 8 Arête Rådgivning Sten Mogensen Forlagsuddannelsen, modul 3: Projektledelse - marts 2011 Sten Mogensen, Arête Rådgivning

Forlagsuddannelsen, modul 3: Projektledelse - marts 2011 CBS, Forlagsuddannelsen, Modul 3, marts 2011 Pause Arête Rådgivning Sten Mogensen Forlagsuddannelsen, modul 3: Projektledelse - marts 2011 Sten Mogensen, Arête Rådgivning

Forlagsuddannelsen, modul 3: Projektledelse - marts 2011 CBS, Forlagsuddannelsen, Modul 3, marts 2011 Fremdriftsstyring Økonomistyring Projektrapportering Opfølgning og korrektioner Arête Rådgivning Sten Mogensen Forlagsuddannelsen, modul 3: Projektledelse - marts 2011 Sten Mogensen, Arête Rådgivning

Forlagsuddannelsen, modul 3: Projektledelse - marts 2011 CBS, Forlagsuddannelsen, Modul 3, marts 2011 Økonomistyring Budgetlægning Husk ”worst case” Synliggør budgetusikkerhed Få tolerancetærskeler at arbejde indenfor Budgetopfølgning Før dispositionsregnskab Indhent oplysninger fra projekt i god tid. Få tingene på bordet, åbent og ærligt, også det ”pinlige” Sørg for at beslutninger bliver truffet rette sted og at de synliggøres Arête Rådgivning Sten Mogensen Forlagsuddannelsen, modul 3: Projektledelse - marts 2011 Sten Mogensen, Arête Rådgivning

Projektrapportering (1) Projektledelse CBS, Forlagsuddannelsen, Modul 3, marts 2011 Projektrapportering (1) Alle dimensioner med: Økonomi Projektfremdrift ift. projektplan Produkter/leverancer (færdiggørelsesgrad) Kalendertid Arbejdstimer (eksterne og interne) Kvalitet Aktuel kvalitet Lessons learned Beskriv aktuelle problemstillinger og risici Kritisk vej og kritiske beslutninger Arête Rådgivning Sten Mogensen Forlagsuddannelsen, modul 3: Projektledelse - marts 2011 Sten Mogensen, Arête Rådgivning

Projektrapportering (2) Projektledelse CBS, Forlagsuddannelsen, Modul 3, marts 2011 Projektrapportering (2) Økonomi og projektfremdrift skal sammenstilles: Samme opgørelsesdato Fire oplysninger om både økonomi (kroner) og projektfremdrift (arbejdstid og kalenderdage): Oprindeligt budget for hele aktiviteten Aktuelt budget for hele aktiviteten Aktuelt forbrug for den udførte del af aktiviteten Eventuelle forslag til ændringer i budget for hele aktiviteten (på baggrund af nyt restestimat) Beskriv hovedårsager til ændret (forventet) forbrug Rapporteringens hovedtal og hovedpointer skal være let overskueligt (5 minutters læsning). Arête Rådgivning Sten Mogensen Forlagsuddannelsen, modul 3: Projektledelse - marts 2011 Sten Mogensen, Arête Rådgivning

Opfølgning og korrektioner: Projektledelse CBS, Forlagsuddannelsen, Modul 3, marts 2011 Opfølgning og korrektioner: Opfølgning Formelle indrapporteringer Uformelle kontakter til interessenter Korrektioner Frigøre sig fra afhængighed af nøgleressourcer Ændre arbejdsdeling Bruge back-up mulighed Ændre på: Produktets indhold Produktets kvalitet Tage øgede risici Udskyde deadlines Ændre budget Arête Rådgivning Sten Mogensen Forlagsuddannelsen, modul 3: Projektledelse - marts 2011 Sten Mogensen, Arête Rådgivning

Forlagsuddannelsen, modul 3: Projektledelse - marts 2011 CBS, Forlagsuddannelsen, Modul 3, marts 2011 Ændringsstyring Sørg for at procedurer er aftalt på forhånd Ændringsforslag skal være skriftlige og skal beskrive og afveje konsekvenser for udgifter kalendertid indhold af produkt kvalitet af produkt projektets risikoniveau Alle interessenter skal høres Saml op i klumper, så der kan prioriteres Styregruppe/projektejer/redaktionsforum træffer beslutning og denne synliggøres Arête Rådgivning Sten Mogensen Forlagsuddannelsen, modul 3: Projektledelse - marts 2011 Sten Mogensen, Arête Rådgivning

Forlagsuddannelsen, modul 3: Projektledelse - marts 2011 CBS, Forlagsuddannelsen, Modul 3, marts 2011 Opgave 5 Undervejs i arbejdet med at lave bogen om Dalai Lama opstår der en række hændelser, der giver anledning til at overveje at ændre projektet. Beskriv for hver af følgende ændringer, hvad du som projektleder vil gøre, fx: Ændre i risikoanalysen Ændre i projektplanen (aktiviteter, deadlines, bemanding, budget mv.) Rapportere om til projektejer Kommunikere med andre om Hændelser: Dalai Lamas besøg bliver rykket, så han kommer 2 mdr. tidligere Forfatteren insisterer på at halvdelen af bogen skal handle om Tibet generelt, bl.a. med et stort kapitel om tibetansk folkedans Rikke, forlagschefen, meddeler at budgettet skal skæres med 25% Produktionsafdelingen meddeler, at de først har kapacitet til bogen 1 måned efter oprindeligt planlagt I har 20 minutter Arête Rådgivning Sten Mogensen Forlagsuddannelsen, modul 3: Projektledelse - marts 2011 Sten Mogensen, Arête Rådgivning

Forlagsuddannelsen, modul 3: Projektledelse - marts 2011 CBS, Forlagsuddannelsen, Modul 3, marts 2011 Opsamling Arête Rådgivning Sten Mogensen Forlagsuddannelsen, modul 3: Projektledelse - marts 2011 Sten Mogensen, Arête Rådgivning

Forlagsuddannelsen, modul 3: Projektledelse - marts 2011 CBS, Forlagsuddannelsen, Modul 3, marts 2011 Husk til i morgen Gennemfør persontypeindikator-testen (MBTI) på http://www.jobindex.dk/cgi/typeindikator.cgi. Husk dit resultat, eller udskriv det og tag det med. Arête Rådgivning Sten Mogensen Forlagsuddannelsen, modul 3: Projektledelse - marts 2011 Sten Mogensen, Arête Rådgivning

Forlagsuddannelsen, modul 3: Projektledelse - marts 2011 CBS, Forlagsuddannelsen, Modul 3, marts 2011 Tak for idag Arête Rådgivning Sten Mogensen Forlagsuddannelsen, modul 3: Projektledelse - marts 2011 Sten Mogensen, Arête Rådgivning

Projektledelse del 2, 11. juni 2007 CBS, Forlagsuddannelsen, Modul 3, marts 2011 Hvad skal vi i dag? Porteføljestyring Projektlederens kompetencer Håndtering af forskellige persontyper Evaluering og forbedring Arête Rådgivning Sten Mogensen Forlagsuddannelsen, modul 3: Projektledelse - marts 2011 Sten Mogensen, Arête Rådgivning

Projektledelse del 2, 11. juni 2007 CBS, Forlagsuddannelsen, Modul 3, marts 2011 Porteføljestyring Overblik Dit Virksomhedens Fælles flaskehalse Dine ressourcer Ressourcerne i Produktion Afhængigheder mellem porteføljens projekter Prioritering Af igangsættelse Undervejs: Af fælles flaskehalse Arête Rådgivning Sten Mogensen Forlagsuddannelsen, modul 3: Projektledelse - marts 2011 Sten Mogensen, Arête Rådgivning

Porteføljestyring: Dit overblik (1) Projektledelse del 2, 11. juni 2007 CBS, Forlagsuddannelsen, Modul 3, marts 2011 Porteføljestyring: Dit overblik (1) Udgivelse Planlagte leverancer Under aftale Under ud-arbejdelse I review Afsluttet Tibet Fotos PM 010411 010611 Tekst BJ 010811 011111 Tryk XPZ 151111 011211 Svend Åge Madsen Tekst SÅM 010311 010611 Tegn. R. Als 010311 010611 Tryk XPZ 010811 010911 Jens Blend- strup Tekst JB 010811 011111 Musik Frode 010911 011211 Hj.side P.Götz 011011 011211 Leverance Leverandør Dato for næste iteration Dato for sllutleverance = Kræver ekstra fokus = Næste ting du skal gøre Arête Rådgivning Sten Mogensen Forlagsuddannelsen, modul 3: Projektledelse - marts 2011 Sten Mogensen, Arête Rådgivning

Porteføljestyring: Dit overblik (2) Projektledelse del 2, 11. juni 2007 CBS, Forlagsuddannelsen, Modul 3, marts 2011 Porteføljestyring: Dit overblik (2) Udgivelse Planlagte leverancer Under aftale Under ud-arbejdelse I review Afsluttet Tibet Tryk XPZ 151111 011211 Tekst BJ 010811 011111 Fotos PM 010411 010611 Svend Åge Madsen Tryk XPZ 010811 010911 Tegn. R. Als 010311 010611 Tekst SÅM 010311 010611 Jens Blend- strup Hj.side P.Götz 011011 011211 Musik Frode 010911 011211 Tekst JB 010811 011111 Leverance Leverandør Dato for næste iteration Dato for sllutleverance = Kræver ekstra fokus nu = Næste ting du skal gøre Arête Rådgivning Sten Mogensen Forlagsuddannelsen, modul 3: Projektledelse - marts 2011 Sten Mogensen, Arête Rådgivning

Porteføljestyring: Dit overblik (3) Projektledelse del 2, 11. juni 2007 CBS, Forlagsuddannelsen, Modul 3, marts 2011 Porteføljestyring: Dit overblik (3) Inspiration: Lean (keep it simple) Medie: Whiteboard Note-it blokke Tuschpenne i forskellige farver Fordele Umiddelbart overskueligt (som bog) Let at opdatere, og at lave udkast/forsøg i Godt at tænke ved, kræver fysisk aktivitet Ulemper Kun vidensdeling med dem i lokalet (jf. Leans udgangspunkt) Ingen backup (tag et foto) Dobbeltregistrering af data (ift. projektplan) og dermed dobbeltarbejde og risiko for inkonsistenser ved opdateringer Arête Rådgivning Sten Mogensen Forlagsuddannelsen, modul 3: Projektledelse - marts 2011 Sten Mogensen, Arête Rådgivning

Eksempel på påbegyndt anvendelse af skabelon til simpel projektplan Projektledelse del 2, 11. juni 2007 CBS, Forlagsuddannelsen, Modul 3, marts 2011 Eksempel på påbegyndt anvendelse af skabelon til simpel projektplan Hovedativitet Delaktivitet Produkt Afhænger af[1] Udføres af: Backup[2] Omkostninger Kr. Timer Måned 1[3] Måned 2 Måned 3 Måned 4 Måned 5 Måned 6 Måned 7 Måned 8 1. Få tekst fra forfatter 1.1 Lav endelig aftale med forf. Aftale Proj.led. 10.000 5 ->15 1.2 Forfatter skriver første del Del 1 1.1 Forfatter 15-> X ->20 1.3 Sparring med forfatter Mundtlig feedback til forfatter Redaktør 30 15 1.4 Forfatter færdiggør bog Bog 1.2 + 1.3 65.000 20-> ....... 3. Trykning af bogen Trykt bog 1.4 Trykkeri 1 Trykkeri 2 100.000 ->10 4. Markedsføring af bog Omtale i medier Marketing Rekl.­bureau 50.000 100 Arête Rådgivning Sten Mogensen Forlagsuddannelsen, modul 3: Projektledelse - marts 2011 Sten Mogensen, Arête Rådgivning

Porteføljestyring: Dine ressourcer (1) Projektledelse del 2, 11. juni 2007 CBS, Forlagsuddannelsen, Modul 3, marts 2011 Porteføljestyring: Dine ressourcer (1) Hvordan undgå at blive overbooket? Hvordan undgå spidsbelastninger? Arête Rådgivning Sten Mogensen Forlagsuddannelsen, modul 3: Projektledelse - marts 2011 Sten Mogensen, Arête Rådgivning

Porteføljestyring: Dine ressourcer (2) Projektledelse del 2, 11. juni 2007 CBS, Forlagsuddannelsen, Modul 3, marts 2011 Porteføljestyring: Dine ressourcer (2) Udgivelse Uge 25 Uge 26 Uge 27 Uge 28 Uge 29 Uge 30 Uge 31 Uge 32 Uge 33 Uge 34 Uge 35 Uge 36 Uge 37 Tibet Svend Åge Madsen Jens Blend- strup = ½ dags arbejde med en leverandør/leverance. Max 6 klatter pr. uge. = Tekst-leverance = Tegning-leverance = Foto-leverance = Musik-leverance = Hjemmeside-leverance = Produktion/tryk Arête Rådgivning Sten Mogensen Forlagsuddannelsen, modul 3: Projektledelse - marts 2011 Sten Mogensen, Arête Rådgivning

Porteføljestyring: Dine ressourcer (3) Projektledelse del 2, 11. juni 2007 CBS, Forlagsuddannelsen, Modul 3, marts 2011 Porteføljestyring: Dine ressourcer (3) Udgivelse Uge 25 Uge 26 Uge 27 Uge 28 Uge 29 Uge 30 Uge 31 Uge 32 Uge 33 Uge 34 Uge 35 Uge 36 Uge 37 Tibet Svend Åge Madsen Jens Blend- strup = ½ dags arbejde med en leverandør/leverance. Max 6 magneter pr. uge. = Tekst-leverance = Tegning-leverance = Foto-leverance = Musik-leverance = Hjemmeside-leverance = Produktion/tryk Arête Rådgivning Sten Mogensen Forlagsuddannelsen, modul 3: Projektledelse - marts 2011 Sten Mogensen, Arête Rådgivning

Porteføljestyring: Virksomhedens overblik og prioritering Projektledelse del 2, 11. juni 2007 CBS, Forlagsuddannelsen, Modul 3, marts 2011 Porteføljestyring: Virksomhedens overblik og prioritering Ledelsen har behov for at få sig et overblik Over ressourcebelastningen For at kunne se behov og muligheder for at prioritere Du har behov for at kunne se fx produktionsafdelingens portefølje Så du kan se muligheder Så du er bedst muligt klædt på til ressourcediskussioner Synlighed af porteføljerne er nødvendigt Porteføljestyringsværktøj med adgang for alle til at se data Defineret og synlig prioriteringsproces Mindsker tilsammen myter, usikkerhed og intrigeren Giver godt grundlag for at finde den bedst mulige prioritering, idet alle får mulighed for at bidrage med ideer Arête Rådgivning Sten Mogensen Forlagsuddannelsen, modul 3: Projektledelse - marts 2011 Sten Mogensen, Arête Rådgivning

Projektledelse del 2, 11. juni 2007 CBS, Forlagsuddannelsen, Modul 3, marts 2011 Opgave 6 Skab et overblik over projektlederens portefølje, jf skabelonen hertil Skab et overblik over den ressourcebelastning, portefølje vil give projektlederen, jf. skabelonen hertil Vurder fordele, mangler ulemper ved anvendelsen af de to skabeloner Ved udgangen tager I: Opgavetekst, hvori porteføljen er beskrevet 6 ark flip-over papir Et sæt farvede tuscher 2 note-it blokke I har 30 minutter + 10 minutters pause! Arête Rådgivning Sten Mogensen Forlagsuddannelsen, modul 3: Projektledelse - marts 2011 Sten Mogensen, Arête Rådgivning

Opsamling på porteføljestyringsopgave Projektledelse del 2, 11. juni 2007 CBS, Forlagsuddannelsen, Modul 3, marts 2011 Opsamling på porteføljestyringsopgave Hvilke spørgsmål dukkede op undervejs i processen? Er fx korrekturlæsning en selvstændig leverance eller et review? Kan denne måde at porteføljestyre på bruges i jeres praksis Med hvilke modifikationer? Arête Rådgivning Sten Mogensen Forlagsuddannelsen, modul 3: Projektledelse - marts 2011 Sten Mogensen, Arête Rådgivning

Projektlederens kompetencer Projektledelse del 2, 11. juni 2007 CBS, Forlagsuddannelsen, Modul 3, marts 2011 Projektlederens kompetencer Viden om projektledelsesdiscipliner generelt Viden om forlagsbranchen Viden om forlagsbranchens projekttyper Viden om det konkrete forlag, dets kultur, leverandørerne (forfattere mv.) Personlige kompetencer Arête Rådgivning Sten Mogensen Forlagsuddannelsen, modul 3: Projektledelse - marts 2011 Sten Mogensen, Arête Rådgivning

Personlige kompetencer – MBTI (1) Projektledelse del 2, 11. juni 2007 CBS, Forlagsuddannelsen, Modul 3, marts 2011 Personlige kompetencer – MBTI (1) Fire dimensioner/skalaer: Ekstrovert (modsat: Introvert) Får energi udefra Åbne og har behov for at være sammen med andre Handler hurtigt Opfattes af introverte som overfladiske Sansning (modsat: iNtuition) Er optaget af nu’et Foretrækker praktisk og konkret arbejde Ser på de enkelte dele, og tager tingene en af gangen Foretrækker gennemprøvede procedurer Opfattes af de intuitive som materialistiske Arête Rådgivning Sten Mogensen Forlagsuddannelsen, modul 3: Projektledelse - marts 2011 Sten Mogensen, Arête Rådgivning

Personlige kompetencer – MBTI (2) Projektledelse del 2, 11. juni 2007 CBS, Forlagsuddannelsen, Modul 3, marts 2011 Personlige kompetencer – MBTI (2) Fire dimensioner/skalaer: Tænkning (modsat: Følen) Træffer beslutninger ud fra logisk analyse og overblik Værdsætter sandhed og retfærdighed Ser tingene udefra Opfattes af de følende som kritiske og negative vurdering (J) (modsat: oPfattelse) Kan lide klare rammer og struktur Planlægger Afslutter Opfattes af P’erne som uflexible Arête Rådgivning Sten Mogensen Forlagsuddannelsen, modul 3: Projektledelse - marts 2011 Sten Mogensen, Arête Rådgivning

Projektledelse del 2, 11. juni 2007 CBS, Forlagsuddannelsen, Modul 3, marts 2011 Opgave 7 Vælg en tidsstyrer i gruppen – I har i alt 45 minutter Hvilken MBTI-type (ud af de 16 mulige) er den ideelle forlagsprojektleder? (15 minutter) 4-mandsgrupperne deler sig nu op 2 og 2: Først bruger I – hver for sig - 8 minutter på at tænke på en bidragyder til en udgivelse, som har givet jer problemer: Overvej, hvilken MBTI-type vedkommende er Undersøg om problemerne kan skyldes (eller være blevet forværret af) vedkommendes MBTI-type – måske koblet med jeres egen MBTI-type? Overvej, om du kunne have håndteret personen anderledes, så problemet ikke var blevet så stort. Fremlæg og diskuter med jeres makker i minigruppen Ca. 6-7 minutter til hver Husk at tage MBTI-materialet med ud i grupperne! Arête Rådgivning Sten Mogensen Forlagsuddannelsen, modul 3: Projektledelse - marts 2011 Sten Mogensen, Arête Rådgivning

Opsamling på MBTI-opgaver Projektledelse del 2, 11. juni 2007 CBS, Forlagsuddannelsen, Modul 3, marts 2011 Opsamling på MBTI-opgaver Hvilken type er den ideelle forlagsprojektleder? Hvilke observationer og pointer nåede I frem til i minigrupperne? Arête Rådgivning Sten Mogensen Forlagsuddannelsen, modul 3: Projektledelse - marts 2011 Sten Mogensen, Arête Rådgivning

Evaluering og forbedring Projektledelse del 2, 11. juni 2007 CBS, Forlagsuddannelsen, Modul 3, marts 2011 Evaluering og forbedring Evaluering af succeskriterierne for udgivelsen Evaluering af projektprocessen Implementering af forbedringer Hos dig I hele organisationen Behovet for sparring undervejs i projektet Arête Rådgivning Sten Mogensen Forlagsuddannelsen, modul 3: Projektledelse - marts 2011 Sten Mogensen, Arête Rådgivning

Evaluering af udgivelsen Projektledelse del 2, 11. juni 2007 CBS, Forlagsuddannelsen, Modul 3, marts 2011 Evaluering af udgivelsen Blev succeskriterierne nået Salgstal Kvalitet Langtidseffekt ift. forfatter og købere Hvem har ansvaret for at evaluere/måle? Er der en plan for gennemførelse af målingerne? Synliggøres målingerne, holdt op mod succeskriterierne? Bliver evalueringer af succeskriterier systematisk drøftet blandt alle bidragydere? Opsamles evalueringerne i en database? Skal der benchmarkes med tilsvarende projekter internt eller eksternt? Arête Rådgivning Sten Mogensen Forlagsuddannelsen, modul 3: Projektledelse - marts 2011 Sten Mogensen, Arête Rådgivning

Projektproces: Evaluering Projektledelse del 2, 11. juni 2007 CBS, Forlagsuddannelsen, Modul 3, marts 2011 Projektproces: Evaluering Hvordan forløb projektprocessen Hvad gik galt/godt, og hvorfor? Var det de rigtige bidragydere? Hvordan virkede projektstyringsmetoderne? Blev de vigtigste risici identificeret Blev risici håndteret godt? Hvordan er oplevelsen af ovenstående hos de forskellige interessenter, fx: Direktør/redaktionschef Redaktørkollektiv Projektleder Forfatter Produktionschef .... Arête Rådgivning Sten Mogensen Forlagsuddannelsen, modul 3: Projektledelse - marts 2011 Sten Mogensen, Arête Rådgivning

Hvordan forbedrer forlaget som organisation sig? Projektledelse del 2, 11. juni 2007 CBS, Forlagsuddannelsen, Modul 3, marts 2011 Hvordan forbedrer forlaget som organisation sig? Forankring og spredning af gjorte erfaringer Findes der en vidensbase? Generisk projekthåndbog Lessons learned-opsamling Best practise-anvisninger Har nogen ansvar for opdatering af vidensbase Sikring af indhentning af erfaringer Kvalitetssikring af erfaringerne Har nogen ansvar for formidling af erfaringer? Hvilke aktivitetstyper? Er der et eksplicit ansvar for projektledere og –deltagere om at anvende vidensbasen? Følges der op på (måles) om erfaringer anvendes? Arête Rådgivning Sten Mogensen Forlagsuddannelsen, modul 3: Projektledelse - marts 2011 Sten Mogensen, Arête Rådgivning

Projektlederens behov for sparring Projektledelse del 2, 11. juni 2007 CBS, Forlagsuddannelsen, Modul 3, marts 2011 Projektlederens behov for sparring Man sidder ofte alene undervejs i et projekt Har behov for nogen at sparre med Så man kan se flere muligheder Så man bedre kan forbedre sig undervejs Brug etablerede erfagrupper i forlaget eller i branchen Start din egen uformelle erfagruppe Internt, måske bare 2-3 kolleger, der starter med at mødes uformelt Eksternt, fx med nogen fra dette kursus Arête Rådgivning Sten Mogensen Forlagsuddannelsen, modul 3: Projektledelse - marts 2011 Sten Mogensen, Arête Rådgivning

Mere om projektledelse? Projektledelse del 2, 11. juni 2007 CBS, Forlagsuddannelsen, Modul 3, marts 2011 Mere om projektledelse? Andre uddannelser/kurser/certificering i IT-projektledelse: Mannaz: http://www.mannaz.com/da/projektledelse.asp Foreninger om projektledelse generelt (ikke kun IT): Foreningen for dansk Projektledelse: www.projektforeningen.dk International Project Management Association: http://www.ipma.ch/ Project Management Institute: www.pmi.org Generelle projektledelsesmetoder: PRINCE2: www.prince-2.dk + http://www.ogc.gov.uk/methods_prince_2__overview.asp Arête Rådgivning Sten Mogensen Forlagsuddannelsen, modul 3: Projektledelse - marts 2011 Sten Mogensen, Arête Rådgivning

Projektledelse del 2, 11. juni 2007 CBS, Forlagsuddannelsen, Modul 3, marts 2011 Tak for denne gang Find slides og skabeloner fra kurset på www.sten.mogensen.name, under punktet ”Forlagsuddannelsen” Se mere om Arête Rådgivning på www.arete.dk I og jeres forlag er velkomne til at kontakte mig, hvis I har brug for yderligere bistand. Arête Rådgivning Sten Mogensen Forlagsuddannelsen, modul 3: Projektledelse - marts 2011 Sten Mogensen, Arête Rådgivning