Temadag om basisvurdering Aulum Fritidscenter 26. august 2009 Journalaudit Temadag om basisvurdering Aulum Fritidscenter 26. august 2009 www.regionmidtjylland.dk

Formål Efter dette forløb: Oplever deltagerne sig rustet til at planlægge og gennemføre journalaudit som led i akkrediteringsprocessen i eget hospital 2 ▪ www.regionmidtjylland.dk

Audit – ”Klinisk revision” - Definition Fagpersoners gennemgang af konkrete processer (patientforløb og /eller arbejds- gange) med henblik på at vurdere kvaliteten af sundhedsvæsenets ydelser. Vurderingen foretages på grundlag af kvalitetsmål og har til formål at afdække tilfredsstillende eller ikke tilfredsstillende forhold. 2003 3 ▪ www.regionmidtjylland.dk

Audit – ”Klinisk revision” - Definition IKAS’ tilføjelse: Begrebet indeholder både dataindsamling, en vurdering af arbejdsgange samt resultatet af det afholdte auditmøde ”Det brede audit-begreb”

Audit – ”Klinisk revision” - Definition - en struktureret form for faglig refleksion, baseret på den dokumenterede faktiske kliniske virksomhed pbr 199? At se sig over skulderen: Gør vi det vi sir vi gør? Den mest grundliggende kvalitetsmetode 5 ▪ www.regionmidtjylland.dk

Audit – Hvor kommer ideerne fra? Florence Nightingale midt 1800-tal Semmelweis midt 1800-tal Groves UK 1908 Codman US 1910 Flexner US 1914 + Lembke US 1956 + osv...

Audit – Historien i dansk sundhedsvæsen Audit Projekt Odense - slut 1980’er og frem Karen Vitting Andersen 1994 - Disputats om perinatal audit Jan Mainz 1996 - PhD: problemidentifikation og kvalitetsvurdering i sundhedsvæsenet

Det har “altid” været med os: Audit – Historien i DK Det har “altid” været med os: Små observationsstudier af afdelingens proces og produktion, som de fleste yngre læger og mange sygeplejersker på efter- og videreuddannelse har måttet igennem, er en form for audit.

Forskellige typer af audit Intern audit Foretages af sagkyndige inden for den institution, der vurderes Ekstern audit Foretages af sagkyndige uden for den institution, der vurderes Hvad mon er hyppigst? Fordele og ulemper ved begge? Hvad hedder det i akkrediterings-sammenhæng?

Hvordan gør man Akademisk niveau Nedsætter gruppe – ikke for stor, ikke for lille: dem, der skal være der, og ikke flere. Udpeger formand - skal være en dygtig procesfacilitator - og sekretær - gruppens egentlige arbejdsbi. Udarbejder kriterier - eller lader være.

Hvordan gør man Akademisk niveau Udvælger cases - serielt uden skævhed. Kopierer alt materiale til alle medlemmer. Anonymisering: Hvor meget er nødvendigt?

Hvordan gør man Akademisk niveau Gennemfører audit - strenge krav til gruppeproces. Sammenskriver eller indtaster resultater i TAK. Beslutter videre anvendelse. Herunder: Handleplaner ift. konstaterede kvalitetsbrist Skal vi gentage denne audit? Hvis ja, hvornår og hvordan?

Hvordan gør man – i praksis Gruppeproces: Konsensus: Alle høres, ingen tvinges. Hvad stiller man op med jamen’erne? Der gives kun OK og ikke-OK. Hvis man ikke kan blive enige, må de modstående synspunkter beskrives nøje og formuleres som spørgsmål til datadefinitionen.

I forhold til akkrediteringen DEN DANSKE KVALITETSMODEL Akkrediteringsstandarder for sygehuse 1. version August 2009 www.ikas.dk Bilag 1: Oversigt over datakilder side 231 - 2 Bilag 2: Praktisk auditvejledning, side 233 – 5 Bilag 3: Oversigt over journalaudit, side 236 - 9

Journalaudit ifm. akkreditering Jf. Kogebog Auditgruppe = kvalitetsudvalg Det praktiske arbejde uddelegeres til smågrupper = 2-3 personer Datadefinitioner: Jo klarere I er i spyttet, jo nemmere bliver det for jer at auditere

Journalaudit ifm. akkreditering Udvælg journaler tilfældigt Seriel stikprøve Randomiseret stikprøve Beslut hvad er smartest for netop jer: Traditionelt: Journalkopier til hver, registrering på papir, efterfølgende indtastning i TAK Gennemfør det hele på skærmen: e-skan / EPJ, direkte indtastning i TAK

Journalaudit ifm. akkreditering Journalaudit er en ansvarsfuld opgave: Tid ud Ro på Koncentration Dokumentation Seriøs gruppeproces Resultater med i kvalitetsudvalget til beslutning om handleplaner

Journalaudit ifm. akkreditering Ifm. akkrediteringen skal vi auditere 20 journaler mht. disse 38 indikatorer 38!!?? Fire af dem indgår i elektroniske systemer Syv vedrører kun patienter med definerede problemstillinger (smerte, ernæringsrisiko, indl. > 48 timer, røg og druk) Rest  27 indikatorer …

Øvelse i journalaudit Vi vil øve os på et sæt journalkopier i at gennemse dem for de indikatorer, der indgår i akkrediteringen (I har selv taget journalkopier med. Gennemgå jeres egne først og byt så med naboen)

Øvelse i journalaudit I får udleveret et tilpasset registreringsskema (sv.t. ikke-skærende afdelinger). Gennemgå én journal ad gangen for alle indikatorer. Ved de indikatorer, I ikke skal forholde jer til, er afkrydsningsboksen grå. Ved de indikatorer, som kun vedrører patienter med definerede problemstillinger, er boksen Afgrænsning lysegrå og det betydningsbærende fed.

Øvelsen består af følgende elementer: Øvelse i journalaudit Øvelsen består af følgende elementer: 60 min journalaudit på så mange journaler I kan nå – grupper à ca 3, max 4 15 min fælles refleksion: ”Key learning points” Hvad skal vi gøre først for at få dette til at virke hos os? 60 min Plenum drøftelse

Øvelse i journalaudit Når I er færdige (ca. kl 14.00), har I pause. Efter pausen samles vi i plenum og drøfter: ”Key learning points” Hvad skal vi gøre først for at få dette til at virke hos os?

Og så er der frokost …

Velkommen tilbage

Øvelse i journalaudit Del jer i grupper på ca. 3. Gennemfør audit på så mange I kan nå af jeres journaler med de udleverede indikatorer. Notér på registreringsarket. Arbejd med journalerne i ca 60 minutter. Tag ca. 15 minutters drøftelse: ”Hjemme hos os - hvad skal vi gøre først for at få det til at virke?” Og så er der kaffepause…

Journalaudit - Key Learning Points Skarpe definitioner på indikator opfyldt Inddrag eksisterende PRI’er på egen afd. Brug sund fornuft Få lægerne med Det bliver en øjenåbner – spec mht dokumentation Del info med kolleger Lav auditgruppe/rne dynamiske Auditer på afsnits-niveau - og byt grupper Involvér / engagér AL – ledelsesforankring Sladr til jeres akkr.kons.

Flere Key Learning Points Brug elektroniske systemer, hvor I kan Stil krav, hvis I ikke kan Brug akkr.standarder til at opdatere jeres lokale instrukser Læg materialerne på hjemmsiden Lav de øvrige registreringsskemaer

Næste gang … Tidssat program