Introduktion til Access (Access, del 1)

Præsentationer af emnet: "Introduktion til Access (Access, del 1)"— Præsentationens transcript:

1 Introduktion til Access (Access, del 1)

2 Fra design til udvikling
Vi ved nu, hvordan vi finder et design for en database, givet et vist ”domæne” vi skal prøve at modellere Næste skridt: Lav databasen! Bør i princippet være ”trivielt” – skal bare taste designet ind… Vi har bare brug for et værktøj RHS – Informationsteknologi

3 Fra design til udvikling
Vi benytter Access 2007 som værktøj til oprettelse/udvikling af databaser En del af Office-pakken, til rådighed gennem Citrix Kan også ligge direkte på Jeres PC Access 2010 er næsten magen til… RHS – Informationsteknologi

4 Fra design til udvikling
RHS – Informationsteknologi

5 RHS – Informationsteknologi
I gang med Access Hvornår skal vi bruge det? Når hele database-designet er klar! Access er ikke et værktøj til at finde ud af designet! Proces: Lav designet (”papir og blyant”) Tast designet ind i Access… RHS – Informationsteknologi

6 RHS – Informationsteknologi
I gang med Access Hvad vil det sige at ”taste designet ind”? Resultatet af vores design er en samling af tabeller (overordnet TS-diagram) For hver tabel kender vi de felter, der indgår i tabellen (detaljeret TS-diagram) For hvert felt kender vi typen, og even-tuelle begræsninger (data dictionary) RHS – Informationsteknologi

7 RHS – Informationsteknologi
I gang med Access Er det det hele? Ikke helt  Formularer – til at indtaste data Rapporter – til at vise data Forespørgsler – til at udvælge data RHS – Informationsteknologi

8 RHS – Informationsteknologi
Formular Når først vi har lavet tabeller, skal der også data ind i dem Det kan gøres på to måder Taste direkte ind (senere…) Lave en formular til indtastning En formular er bare et pænt skærmbillede til at gøre indtastning af data nemmere RHS – Informationsteknologi

9 RHS – Informationsteknologi
Formular RHS – Informationsteknologi

10 RHS – Informationsteknologi
Rapport En rapport bruges til at vise et ”uddrag” af de data der findes i databasen F.eks kunder som opfylder et bestemt kriterium, ordrer af en vis størrelse, osv. Et uddrag af data kan også vises ”direkte” i tabellerne, men en rapport er typisk mere læsevenlig (udskrift) RHS – Informationsteknologi

11 RHS – Informationsteknologi
Rapport RHS – Informationsteknologi

12 RHS – Informationsteknologi
Forespørgsel Forespørgsler er det, som gør databaser smarte, i forhold til f.eks et tekst-dokument I et tekst-dokument er det svært at finde data, som opfylder bestemte kriterier Det kan vi i en database; vi formulerer et kriterie i en forespørgsel RHS – Informationsteknologi

13 RHS – Informationsteknologi
Forespørgsel Eksempler: Find alle medlemmer, som ikke har betalt kontingent i år Find alle medlemmer mellem 20 og 39 år Find alle musikstykker, som er skrevet af Michael Jackson, og som er mere end fem minutter lange Find alle bøger skrevet af en kvindelig, dansk forfatter mellem 1960 og 1990 RHS – Informationsteknologi

14 RHS – Informationsteknologi
Forespørgsel Forespørgsler er smart, men også lidt vanskeligt Vi prøver at finde en delmængde af data, som opfylder et logisk kriterie Ofte knytter man en fore-spørgsel sammen med en rapport RHS – Informationsteknologi

15 RHS – Informationsteknologi
Avanceret Access Access er et stort program, og kan meget mere – f.eks analyse af data Deler nogen funktionalitet med Excel, kan lave statistik, pivot-diagrammer, m.v. Man kan også kombinere databaser med websites – database tilgås via nettet Når næppe dette i 2.hh… RHS – Informationsteknologi

16 RHS – Informationsteknologi
I gang med Access Hvordan kommer jeg helt konkret i gang med Access? Når database-designet er klart (og ikke før!), kan du starte Access 2007 Del af Office 2007-pakken, så mange ting fungerer som i andre Office 2007-produkter RHS – Informationsteknologi

17 RHS – Informationsteknologi
I gang med Access RHS – Informationsteknologi

18 RHS – Informationsteknologi
I gang med Access Man kan godt tænke på en Access-database som f.eks et Word-dokument Alt som hører til databasen gemmes i en enkelt fil med efternavnet .accdb F.eks: film.accdb Denne fil rummer tabeller, rapporter, formularer, og så videre RHS – Informationsteknologi

19 RHS – Informationsteknologi
I gang med Access RHS – Informationsteknologi

20 RHS – Informationsteknologi
I gang med Access Hvad skal databasen hedde…? Hvor skal databasen placeres…? RHS – Informationsteknologi

21 RHS – Informationsteknologi
I gang med Access Husk nu at tage stilling til databasens navn og placering! Skal du arbejde på den gennem Citrix – smart at lægge den på dit H-drev Skal du kun arbejde på den direkte på din PC – ok at lægge den på dine egne drev, f.eks under ”Mine dokumenter” RHS – Informationsteknologi

22 RHS – Informationsteknologi
I gang med Access RHS – Informationsteknologi

23 RHS – Informationsteknologi
I gang med Access Dette bliver databasens navn Dette bliver databasens placering RHS – Informationsteknologi

24 RHS – Informationsteknologi
I gang med Access RHS – Informationsteknologi

25 RHS – Informationsteknologi
I gang med Access Nu er databasen oprettet – men er bare en tom ”skal” uden indhold Selve indholdet udgøres af tabeller, formularer, rapporter og forespørgsler Disse udformes i separate arbejdsgange RHS – Informationsteknologi