Velkommen til webinaret Samarbejde med frivillige foreninger – metoder og praksiseksempler

Præsentation Stina Smidt, Foreningskonsulent, Frivilligcenter Odense Frivilligcentrets formål At støtte, udvikle og synliggøre det frivillige sociale arbejde i Odense -Rådgivning af frivillige sociale foreninger -Netværk mellem foreninger -Formidling af frivilligt socialt arbejde samt synlighedsaktiviteter og events. Tilbud til de mere end 120 frivillige sociale foreninger i Odense.

Præsentation Michael Linde Larsen, Teamleder og litteraturkonsulent

Borgernes Hus i Odense Indviet efteråret 2017 Bibliotek, Musikbibliotek, Borgerservice, Frivilligcenter Odense og Center for Civilsamfund En arena for foreningslivet i kommunen

Program Introduktion til frivillighed Samarbejde med foreninger - værktøjer til inspiration Eksempler på samarbejder Gode råd til samarbejdet Debat

Introduktion til frivillighed

Hurtige facts om frivilligt arbejde 40% har lavet frivilligt arbejde inden for det sidste år 65% har lavet frivilligt arbejde på et eller andet tidspunkt De frivillige arbejder 15 timer om måneden (gennemsnitligt) (329 millioner timer om året) 100.000+ frivillige organisationer (Frivilligrapporten 2016-2018, Center for Frivilligt Socialt Arbejde) Den frivillige sektor i Danmark - omfang og betydning. SFI, 2006. Fivillighed og nonprofit i Danmark - omfang, organisation, økonomi og beskæftigelse. SFI, 2006.

Typer af foreninger “En forening er en sammenslutning af personer…. hvis formål er at dyrke, fremme eller beskytte fælles interesser” (www.frivillighed.dk) Sociale og humanitære foreninger Idræts-/hobbyforeninger Kulturelle foreninger Religiøse foreninger Boligforeninger Erhvervsforeninger Fagforeninger Og så videre...

3 lokale eksempler... Bisiddergruppen Lokal forening 1 aktivitet: Bisidderfunktion, frivillige deltager i diverse møder, som “et sæt ekstra øjne og ører” 6 frivillige bisiddere + 5 frivillige i bestyrelsen Ungdommens Røde Kors Odense Lokalafdeling af landsdækkende forening 20 forskellige aktiviteter for udsatte børn og unge i Odense. 200 aktivitetsfrivillige Landssekretariat Venligboerne Lokal gruppe - del af en landsdækkende bevægelse Organiserer hjælp til flygtninge, primært via Facebook

SAMARBEJDE - VÆRKTØJER TIL INSPIRATION

Hvorfor samarbejde? Samarbejde må aldrig være et mål i sig selv. Samarbejder bør altid indgås af en grund - nemlig at gøre endnu mere for de mennesker/ den sag/ den kerneopgave, som parterne hver især har fokus på Biblioteksansatte arbejder ud fra de opgaver, man som kommunal institution skal varetage. De frivillige har en anden tilgang til arbejdet. Begge parter må respektere de forskellige vilkår for at samarbejdet kan lykkes.

Hvorfor indlede et samarbejde? 6 grundårsager til at indlede et samarbejde Hvorfor vil din organisation gerne samarbejde? Hvilke årsager er der til ønske om samarbejde - og hvad ønsker i at opnå, som i ikke kan gøre på egen hånd? De seks grundårsager kan gøre sig gældende både enkeltvis eller i en kombination.

Valg af samarbejdspartner(e) Spørgsmål til overvejelse Hvem er optaget af/arbejder med min målgruppe eller sag? Hvem kunne imødekomme min organisations grundårsager i et samarbejde? Hvilke grundårsager forestiller jeg mig en potentiel samarbejdspartner har? Hvilke af disse kan jeg imødekomme? Hvem har interesse i det, jeg konkret vil samarbejde om? Skal min samarbejdspartner være placeret lokalt eller være landsdækkende?

MODEL: De 3 faser frem mod opstart af projekt Kontakten etableres Prototype af samarbejdet udvikles Samarbejdet sættes i gang. Uforpligtende “date”. Er der kemi, og kan vi forestille os at arbejde sammen? Hvorfor samarbejder vi? Om hvad? Og hvordan? Formen varierer: Tlf. opkald eller møde eller en udviklingsdag Grundigt udkast til samarbejdets forløb og organisering. 5 opmærksomhedspunkter: Formål og grundlag Fordeling af roller og ansvar Tidsplan og leverancer Intern og ekstern kommunikation Evaluering Evt. samarbejdskontrakt Opstart af samarbejdet. Indhente erfaringer med hvordan “prototypen” fungerer i praksis. Vigtigt at kaste sig ud i det, ikke bruge for mange ressourcer på at overfortolke muligheder og barrierer.

5 opmærksomhedspunkter Formål og grundlag Enighed om formål og grundlaget for samarbejdet. Hvad vil i gerne opnå i fællesskab gennem samarbejdet? Hvad vil vi hver især opnå for vores egen organisation i samarbejdet? Hvornår er samarbejdet en succes? God investering af bruge tid på at afklare og diskutere jeres fælles mål og være tydelig omkring egne ønsker til samarbejdet. Hvilke grundårsager har hver part til at samarbejde. (Hvad vil i gøre for sagen, jeres målgruppe eller jeres image? Hvordan konkretiserer i evt. Ønsker om innovation, demokrati og knowhow?) Hvilke ressourcer har i? Og hvor mange? Hvornår er samarbejdet en succes? Forskellige indgangsvinkler, grundårsager og behov kan succeskriterier være forskellige.

5 opmærksomhedspunkter 2. Fordeling af roller og ansvar Fælles aftaler om hvem der er tovholder og koordinerer samarbejdet, og hvem der har hvilke opgaver og roller. Ved at fordele roller og ansvar tidligt i forløbet minimeres forvirring og uklarhed. Tovholderen beholder overblikket, samler op - har fokus på formål, målgruppe og sagen.

5 opmærksomhedspunkter 3. Tidsplan og leverancer Diskussion af tidsplan og leverancer. Vigtigt med enighed om tidsplan så alle ved hvornår samarbejdet starter, og hvad der forventes af dem i løbet af samarbejdet. Uden en tidsplan opstår der hurtigt uenighed. Vigtigt med fleksibilitet i tidsplanen, så der er plads til det uventede - og at man løbende evaluerer og justerer, når man bliver klogere af erfaringer. God idé med statusmøder ved længerevarende samarbejder. Muligt at drøfte arbejdets forløb og evt. korrigere tidsplanen ud fra en fælles forståelse.

5 opmærksomhedspunkter 4. Intern og ekstern kommunikation En af de mest oversete elementer i et samarbejde er kommunikation - vigtigt at holde dialogen i live - løbende får skabt en fælles forståelse af samarbejdet. Mangelfuld kommunikation kan føre til konflikter! Vigtig med intern kommunikation - at medarbejderne opnår kendskab til samarbejdet, formålet hermed, om samarbejdet kræver at medarbejderne udfører ekstraarbejde eller nye typer af arbejdsopgaver. Husk at holde fokus på de historier, der viser, at samarbejdet faktisk gør en forskel for målgruppen og samarbejdspartnerne.

5 opmærksomhedspunkter 5. Evaluering Evaluering af samarbejdet er central for den udvikling og læring, som er en del af samarbejdets værdiskabelse. Kan lyde som en selvfølge - men vigtigt at gøre opmærksom på vigtigheden af at evaluere, så man ved hvordan samarbejdet bliver en succes eller ej, og hvilken læring man bør tage med ind i nye samarbejder eller i egen organisation. Den opsamlede viden kan anvendes i fremtidige samarbejder. Du og din samarbejdspartner aftaler om det giver mening at evaluere hver for sig eller i fællesskab. I større og mere komplekse samarbejder, kan man vælge ekstern evaluering - penge og ressourcer afsættes.

Samarbejdskontrakt? Hvor formelt skal samarbejdet være? Det vurderes om en mundtlig forventningssamtale er tilstrækkeligt, eller om der skal udarbejdes en skriftlig samarbejdsaftale. Fordel ved skriftlig aftale - koordinatorens værktøjer til at holde samarbejdet på ret kurs. Skriftlig forventningsafstemning - både de hårde elementer af samarbejdet (økonomi, deadlines, ansvar) samt de bløde elementer (værdier, formål, rollefordeling) beskrives. God idé at tage stilling til, hvordan konflikter og kriser skal håndteres og hvordan man vil prioritere sine ressourcer, hvis det bliver nødvendigt.

MODEL: De 3 faser frem mod opstart af projekt Kontakten etableres Prototype af samarbejdet udvikles Samarbejdet sættes i gang. Uforpligtende “date”. Er der kemi, og kan vi forestille os at arbejde sammen? Hvorfor samarbejder vi? Om hvad? Og hvordan? Formen varierer: Tlf. opkald eller møde eller en udviklingsdag Grundigt udkast til samarbejdets forløb og organisering. 5 opmærksomhedspunkter: Formål og grundlag Fordeling af roller og ansvar Tidsplan og leverancer Intern og ekstern kommunikation Evaluering Evt. samarbejdskontrakt Opstart af samarbejdet. Indhente erfaringer med hvordan “prototypen” fungerer i praksis. Justere løbende. Vigtigt at kaste sig ud i det, ikke bruge for mange ressourcer på at overfortolke muligheder og barrierer.

Samarbejdet som “merværdi” Vigtigt at grænser for samarbejdet diskuteres Fra biblioteksansattes perspektiv: -Frivillige/foreningen skal ikke tage arbejde fra de ansatte -Samarbejdet med frivillige/foreningen skal ikke ses som en del af sparerunde eller som en trussel mod fagligt miljø og kultur. Fra frivilliges perspektiv: - Hvilke arbejdsopgaver skal de frivillige/foreningen løse (og ikke løse). - Hvem er kontaktperson, hvis der er spørgsmål - God modtagelse og introduktion til opgaven, samt sparring/opfølgning Fokus på den merværdi som samarbejdet giver - som biblioteket ikke selv kan skabe, hvilken rolle de frivillige spiller - og hvordan det gavner sagen/målgruppen

EKSEMPLER PÅ SAMARBEJDE

Case 1: Idea-stores i London

Case 2: Lungeforeningen (det lille nemme arrangement)

Case 3: Ansvarlig presse (det store nemme arrangement)

Case 4: Diverse småudstillinger (det lille tidskrævende arrangement)

Case 5: Sprogcafeer (det store tidskrævende arrangement) Vi starter tirsdag d. 4. September 2018 ..alle kan deltage. Det er gratis. Du møder bare op. Vi glæder os

Case 6: Foreningeres Dag på Tarup Bibliotek

Case 7: Musik for depressionsramte borgere

GODE RÅD TIL SAMARBEJDET

Hvad motiverer de frivillige at gøre en forskel (85 %) at have det sjovt (73 %) fællesskab og socialt netværk (69 %) personlig udvikling lære nyt og få nye færdigheder bruge kompetencer og erfaringer styrke CV og jobmuligheder (16 % - men 39 % af de 16-29-årige) Fordi det giver mening - for dem selv og for andre. (Tal fra Frivilligrapporten 2016-2018)

Gode råd til samarbejdet At samarbejde med frivillige, kræver ressourcer (personaletimer). Kontaktpersoner blandt personalet er vigtige og nødvendige. Det vil være en fejl at tro, at det frivillige arbejde, kan bruges til besparelser på personalekontoen. Brug den frivilliges anderledes indfaldsvinkel og baggrund Tag den frivillige med på råd Skab gode kommunikationsveje mellem den frivillige og biblioteket Tydeliggør krav og forventninger Startsamtale med den frivillige, ønsker og forventninger afklares Frivillige skal "oplæres" i opgaverne Opgaverne skal tilpasses den frivilliges ønsker

Udfordringer for biblioteket når vi samarbejder med foreningslivet Den bibliotekariske bevidsthed udfordres At slippe tøjlerne og have is i maven Vi skal strukturere arbejdet Hvor meget skal vi hjælpe/være projektkonsulent og spændes for foreningernes dagsorden? At holde sig neutral ved frivilliges interne uoverensstemmelser Hvilken kvalitet skal vi lægge i samarbejdet? Hvad vil vi være kendt for? Hvilke dagsordner vil vi fremme?

Fordele for biblioteket ved at samarbejde med frivillige Man får en masse gode idéer serveret Man får sparring Man får praktisk hjælp Man får flere arrangementer Man får muligheder for at lave større arrangementer Man får et stort netværk Man bliver brandet i lokalsamfundet De frivillige får større tilknytning til biblioteket Standarden kan indenfor særlige områder hæves Man kan trække på ekspertise i lokalområdet Vi skriver os ind i kommunens frivilligstrategier

AFRUNDING

Inspiration til videre arbejde Bogen fra Ingerfair: Samskabelse eller samarbejde? Forskelle, fordele og fremgangsmåder. www.ingerfair.dk

Inspiration til videre arbejde Center for frivilligt socialt arbejde Kurser om bl.a. samskabelse Online rådgivningsguides: Forventningsafstemning mellem en kommune og en frivillige forening https://frivillighed.dk/guides/forventningsafstemning-mellem-en-kommune-og-en-frivillige-forening Guide til samarbejdsaftaler mellem kommuner og frivillige foreninger https://frivillighed.dk/guides/saadan-laver-i-en-samarbejdsaftale-mellem-kommuner-og-frivillige-foreninger www.frivillighed.dk

Viden om frivillighed lokalt Tag kontakt til dit lokale Frivilligcenter Se oversigten på Frivilligcentre og Selvhjælp Danmarks hjemmeside: www.frise.dk

Jeres erfaringer? Spørgsmål? Refleksioner? Tid til spørgsmål Jeres erfaringer? Spørgsmål? Refleksioner?