Kvalitetsstyringsordning for sagsbehandling på natur- og miljøområdet Maj 2010

Hvad fik vi? Lov om et kvalitetsstyringssystem for den kommunale sagsbehandling på natur- og miljøområdet Tilhørende bekendtgørelse Startpakken: Tværgående/administrative procedurer Fagprocedurer Hvorfor fik vi det?

Lovgivningsmæssige forpligtelser: Kommunen skal indføre og anvende et kvalitetsstyrings- system, der omfatter sagsbehandling efter 17 love på natur- og miljøområdet. Systemet skal : sikre faglig kvalitet, effektivitet og ensartethed i sagsbehandlingen på natur- og miljøområdet sikre borgernes og virksomhedernes tillid til og tilfredshed med sagsbehandlingen.

Formål og anvendelsesområde: Kvalitetsstyringssystemet skal ifølge loven omfatte : kvalitetspolitik og kvalitetsmål en kvalitetshåndbog en overordnet beskrivelse af kvalitetssystemet procedurer for sagsbehandling procedurer for kompetencestyring procedurer for dokumentstyring procedurer for intern måling af kvalitetssystemets effektivitet og egnethed til at nå de fastsatte kvalitetsmål procedurer, der sikrer af opfølgning på resultaterne af de interne målinger

Kvalitetspolitik for natur- og miljøområdet Uarbejde en kvalitetspolitik, der sikrer: faglig kvalitet, effektivitet og ensartethed i sagsbehandlingen borgeres og virksomheders tillid til og tilfredshed med sagsbehandlingen Kvalitetspolitikken skal være tilpasset kommunens opgaver ud fra lokale forhold skabe rammer for at fastsætte kvalitetsmål være kendt af kommunens medarbejdere gennemgås årligt med henblik på eventuel revision

Kvalitetsmål Kommunalbestyrelsen skal opstille kvalitetsmål. Målene skal: 1.være målbare 2.være tilpasset lokale forhold 3.være kendt af medarbejderne 4.gennemgås årligt med henblik på eventuel revision

Fakta om Kvalitetsstyringsordningen: Loven trådte i kraft den 1. juli 2006 Kvalitetssystemet skal være certificeret første gang inden den 31. december 2009 der skal ske årlig offentliggørelse af kommunens indsats og resultater som følge af kvalitetsstyringssystemet Kvalitetsstyringssystemet skal recertificeres mindst hvert 4. år.

Det var det vi fik – hvad gjorde vi så? Udpegede en systemansvarlig Anskaffede et elektronisk system Tilpassede startpakken lokale forhold Begyndte at sætte processen i system mht. implementering Intern styregruppe Fast indslag på personalemøder Lavede et samarbejde med vores nabokommuner Odsherred, Holbæk, Ringsted og Sorø Samme system Nem adgang til vidensdeling

5-kommune samarbejdet Styregruppe SAG 1 Landbrug SAG 4 Jord SAG 2 Natur SAG 5 Virksomheder SAG 3 Grundvand SAG 6 Spildevand Sekretariat DS Administrative procedurer

Hvad fik vi ud af det? Fire gratis procedurer for hver udarbejdet En masse sparring og erfaringsudveksling på tværs af kommuner God inddragelse af sagsbehandlerne Udbredelse af procedurerne hjemme, når de skulle tilpasses lokale forhold

Hvad er det så blevet til? Kalundborg Kommunes kvalitetsstyringssystem

Opbygning af system mål procedurer Hjælpeværktøj Hvad vil vi opnå sikre faglig kvalitet sikre effektivitet ensartet sagsbehandling Fordeling af ansvar Dokumentstyring Kompetencestyring Sagsbehandling Dokumentskabeloner Lovgrundlag Regulativer Administrationsgrundlag

Kan vi så hvile på certificeringen? Nej! Systemet er under konstant udvikling og forbedring Afholdelse af intern audit Brugerundersøgelser Ekstern audit Ledelsens evaluering af systemet Løbende opfølgning på politik og mål

Er det det værd? Ja! Vi har ensartet vores sagsbehandling (5 kommuner blev lagt sammen = 5 forskellige arbejdsmåder) Præcis placering af ansvar og beføjelser Fælles holdning til kvalitet Forbedre arbejdsmetoder Synliggørelse af områder hvor vi kan gøre det bedre Hurtigere introduktion af nye medarbejdere til vores arbejdsgange Bedre kommunikation på tværs af enheden Vi har samlet vores viden og værktøj et sted Ønsker om udbredelse

Udbredelse af systemet I år er et af vores kvalitetsmål, at udbrede de tværgående procedurer til resten af enheden Der er ønsker om at udarbejde procedurer for opgaver som ligger uden for kvalitetsstyringsloven Byggesager, lokalplaner, landzonetilladelser, drift af renovation

Byggesagsbehandling Opstart af samarbejde med Odsherred, Holbæk, Sorø, Slagelse og (Ringsted) Nedsættelse af styregruppe Udarbejdelse af kommissorium Forslag til udarbejdes af procedurer Samarbejdsgrupper på tværs Forventes afsluttet ultimo 2010

Forslag til procedurer for byggesagsbehandling Simple konstruktioner Byggetilladelse Anmeldelse Enfamilieshuse og sommerhuse Industri og lagerbebyggelse samt jordbrugserhvervets avls- og driftsbygninger af begrænset kompleksitet Andre faste konstruktioner mv. Øvrigt erhvervs- og etagebyggeri Nedrivning af bebyggelse Ændring i benyttelse af eksisterende bygninger Dispensationer der ikke samtidig kræver tilladelse eller anmeldelse