Skab dit eget kommunikationsværktøj

Dette er et værktøj til dig, som vil Have orden i og styr på din kommunikation Være mere effektiv i brugen af dine kanaler Skabe en helhed i den måde, du kommunikerer på

Et kommunikationssystem består af De aktører, du vil kommunikere med De kanaler, du bruger til at kommunikere igennem Selve budskabet Kommunikationssystem Ledelse Ledere Medarbejdere Borgere Presse Møder Gennem ledelseslinjen Intranet Personalebladet Nyhedsbrev , sms Telefon Handlingsrettede Feedback Sociale Nyheds- og situationsorienterende Strategiske Værdirelaterede Hvordan (kanaler) Hvordan (kanaler) Hvad (budskaber) Hvad (budskaber) Hvem (aktører) Hvem (aktører)

Fire trin til at udvikle dit system 1. Overblik over målgruppe og kanaler 2. Tegn dit nuværende kommunikations-system 4. Tegn dit nye system og lav en handlingsplan 3. Forslag til forbedringer

Trin 1 Oversigt over målgrupper og kanaler Anvend skemaet på næste side ved at: 1.Opliste de målgrupper/personer, du har behov for at kommunikere med 2.Vurdere, om de er ”meget vigtige”, ”vigtige” eller ”mindre vigtige” 3.Angive hvilke kanaler, du bruger i forhold til de forskellige målgrupper? Hvor meget, hvor ofte og hvor omfattende er kommunikationen? 4.Vurdere, om kommunikationen fungerer ”godt” eller ”mindre godt”

Målgruppestatus Målgruppe/ personer Grad af vigtighed: 1) meget vigtig 2) mere eller 3) mindre vigtig Hvordan: Hvilke kanaler? Hvor meget? Hvor ofte? Kommunikationen fungerer ”godt” eller ”mindre godt”?

Tegn dit nuværende system op Anvend modellen på næste side ved at: 1.Placere målgruppen i de forskellige cirkler ud fra deres ”vigtighed” 2.Markere, om kommunikationen fungerer godt (øverste halvcirkel) eller mindre godt (nederste halvcirkel) 3.Angive interne som eksterne målgrupper

Interne Ekstern Mindre vigtige Vigtige Meget vigtige Kommunikations- systemet Fungerer godt Fungerer mindre godt

Interne Ekstern Mindre vigtige Vigtige Meget vigtige Eksempel Fungerer godt Fungerer mindre godt Møde med samtlige sælgere (tre gange årligt) Kundmøder (flere gange om ugen) Kundmøder (flere gange om ugen) med samtlige sælgere (tre gange årligt) Møde med samtlige sælgere (tre gange årligt) Møde med produktions- afdelingen (en gang/kvartal) Ledelsesgruppe- møde (hver anden uge ) Ledelsesgruppe- møde (hver anden uge ) ”Chefens side” intranet (hver fredag) Medarbejdersamtale med alle medarbejdere (en gang årligt)

Trin 3: Hvad kan og vil du forbedre? Hvad kan du gøre med de dele af dit system, som du oplever fungerer mindre godt (dem under midterlinjen)? Nu, hvor du ser helheden, er der så noget, som du kan forbedre?

Trin 3: Hvad kan og vil du forbedre? Er der målgrupper, du ikke fik med på listen, men som er vigtige? Hvilke målgrupper på den nedre cirkelhalvdel vil og kan du gøre noget ved? Bruger du for meget en-vejs-kommunikation? Bruger du dine kanaler rigtigt? Mangler du nogle kanaler? Hvordan er det med dine møder? Har du behov for dem? Hvem skal deltage?

Trin 4: Dit nye kommunikationssystem Sammenhold det, du kan og vil forbedre, med det, som du oplever, er vigtigst for virksomheden lige nu. Beslut, hvad du vil gøre ved det, der fungerer mindre godt –Er forandringerne omfattende, så illustrér dit fremtidige kommunikationssystem for at få et helhedsbillede Lav en handlingsplan, hvor du skriver ned: Tiltag Hvordan skal det gennemføres? Hvornår?

Kontinuerlig eftersyn af dit kommunikationssystem Dit kommunikationssystem er ikke statisk Det forandrer sig i takt med, at virksomheden i øvrigt forandrer sig Få en fast rutine i, at der en gang om året foretages et eftersyn af dit system for at sikre, at du bruger dine kanaler rigtigt, når ud til de rigtige målgrupper med meningsfulde og relevante budskaber.