Kommunikation i Faaborg-Midtfyn Kommune

Præsentationer af emnet: "Kommunikation i Faaborg-Midtfyn Kommune"— Præsentationens transcript:

1 Kommunikation i Faaborg-Midtfyn Kommune
- Oplæg for lederne | Kommunikation i Faaborg-Midtfyn Kommune 28. august 2008

2 Kommunikationsrådgiver og partner i Operate A/S Cand.scient.pol
Per Rystrøm Kommunikationsrådgiver og partner i Operate A/S Cand.scient.pol Pressechef i fem år i Socialministeriet og Fødevareministeriet Informationschef i KommuneForsikring Konsulent i KL Ekstern lektor i politisk kommunikation på Statskundskab | Kommunikation i Faaborg-Midtfyn Kommune

3 Kommunikationsvirksomhed med 28 medarbejdere
Operate A/S Kommunikationsvirksomhed med 28 medarbejdere Arbejder bl.a. med kampagner, PR, intern kommunikation, strategier, analyser, webkommunikation og branding Arbejder inden for fagområder som miljø, sundhed, arbejdsmarked, erhverv Har lavet projekter for mere end 20 kommuner og 16 ministerier | Kommunikation i Faaborg-Midtfyn Kommune

4 Udfordringer for kommunikation i en kommune Mini strategi i 7 punkter
Dagens program Udfordringer for kommunikation i en kommune Mini strategi i 7 punkter Kommunikation i forandringsprocesser Dialogen med borgerne Hvad gør I nu? | Kommunikation i Faaborg-Midtfyn Kommune

5 Udfordringer for kommunikationen
Modtagerne er blevet mere selektive. I skal målrette budskaber og kanaler langt mere individuelt for at slå igennem. Krav om service og tilgængelighed stiger. ”Kunderne” bliver mere krævende | Kommunikation i Faaborg-Midtfyn Kommune

6 Det er kommunerne gode til
Dialog med borgere (i forhold til andre myndigheder, organisationer og virksomheder) Tænke i borgernes behov (store forskelle) Stille information til rådighed Lødig information | Kommunikation i Faaborg-Midtfyn Kommune

7 Det er kommunerne mindre gode til
Skabe sammenhæng på tværs af organisationen Kommunikere tidligt nok Prioritere og udvikle budskaber Afsætte ressourcer dedikeret kommunikationen | Kommunikation i Faaborg-Midtfyn Kommune

8 Gennemslagskraft kræver
Mere sammenhæng i jeres kommunikation (strategiske fortællinger) Mere individuelt tilpasset kommunikation (1-1) Mere kreativ kommunikation Mere gentagelse/tryk på kommunikationen | Kommunikation i Faaborg-Midtfyn Kommune

9 Minikommunikationsstrategi
Udgangspunkt Mål Målgrupper Budskaber Konkret kommunikation Timing Evaluering | Kommunikation i Faaborg-Midtfyn Kommune

10 Hvad ved borgerne (og medarbejderne)? Hvad skal de vide?
Udgangspunktet Hvad ved borgerne (og medarbejderne)? Hvad skal de vide? Hvordan vil de modtage det? Hvad mener andre? Kan vi bruge andre? Eller har vi modstandere? | Kommunikation i Faaborg-Midtfyn Kommune

11 Målsætninger Tag altid udgangspunkt i, hvad du vil opnå med en konkret kommunikationsindsats. Målet er aldrig at skrive et nyhedsbrev eller en artikel - Ændret viden - Ændret holdning - Ændret adfærd | Kommunikation i Faaborg-Midtfyn Kommune

12 Mål med kommunikationen
Understøtte kommunens målsætninger på forskellige områder. Eksempler - Borgerdialog med andre end aktive - Bryde den negative sociale arv - Information til borgere om byggesager - Kostvaner, kampagner - Specifik markedsføring til interessenter - Profilering i forhold til private udbydere - Information om serviceniveauer (forventningstilpasning) | Kommunikation i Faaborg-Midtfyn Kommune

13 Mål med kommunikationen
Andre mål - Bedre tiltrækningskraft - Større borgertilfredshed Større medarbejdertilfredshed Bedre arbejde i forvaltningen Og andre mål | Kommunikation i Faaborg-Midtfyn Kommune

14 Mål med kommunikationen
Hvilke mål har I? Hvad vil I gerne opnå med at kommunikere Ændringer i viden, holdninger eller adfærd | Kommunikation i Faaborg-Midtfyn Kommune

15 Desto mere præcis målgruppe, desto mere effektfuld kommunikation
Målgrupper Desto mere præcis målgruppe, desto mere effektfuld kommunikation Søg viden om borgerne/brugerne. Ekstreme forskelle i forudsætninger og interesser Test materialer og formuleringer på dem | Kommunikation i Faaborg-Midtfyn Kommune

16 Husk at bruge borgernes/brugernes Kanaler Sprog Referencer / eksempler
Målgrupper Husk at bruge borgernes/brugernes Kanaler Sprog Referencer / eksempler Afsendere, som de finder troværdige | Kommunikation i Faaborg-Midtfyn Kommune

17 De rigtige budskaber er afgørende for en effektiv kommunikation
- Enkle - Få - Konkrete Strategisk sammenhæng med den samlede fortælling om kommunen og til den fortælling I gerne vil skabe på jeres område. | Kommunikation i Faaborg-Midtfyn Kommune

18 Arbejd med budskaberne
Prioriter i dine budskaber. Max tre ting, som du gerne vil have at medarbejderne husker bagefter. Tag udgangspunkt I, hvad du vil nå Målret det til dem, som du snakker med Find de rigtige sproglige ”billeder” og eksempler Gør det konkret | Kommunikation i Faaborg-Midtfyn Kommune

19 Kommunikationskanaler
Hjemmeside Intranet Informationssiden/annoncen Pressekontakt/pressemeddelelser Direct mail Kampagner Borgerdialog s, breve, telefoner mv. Blade Publikationer | Kommunikation i Faaborg-Midtfyn Kommune

20 Konkret kommunikation
Typiske fejl om kanaler Vi gør som vi plejer Kanalen er vigtigere end målet Vi kommunikerer for lidt Vi bruger kanaler, der ikke når målgruppen eller vi overvurderer kanalen | Kommunikation i Faaborg-Midtfyn Kommune

21 Møder er bedst til at overvinde modstand mod forandringer
Møder, papirer, web mv. Basale kanaleffekter Møder er bedst til at overvinde modstand mod forandringer Skriftlig kommunikation er bedst til at forklare nye komplekse sammenhænge (f.eks. de nye principper for forvaltningen) Web er bedst til hurtig informationssøgning | Kommunikation i Faaborg-Midtfyn Kommune

22 Skriftlig kommunikation
To skattecentre i USA brugte hhv. web- og papir til at forbedre callcenter. Web gav 10% forbedring, Papir 42% forbedring. | Kommunikation i Faaborg-Midtfyn Kommune

23 Timing er ofte afgørende. Tænk i: Momentum Aktuelle debatter
Årets gang Stakeholders interesser Praktisk, hvad skal være på plads først Hvornår har borgerne brug for informationen | Kommunikation i Faaborg-Midtfyn Kommune

24 Det er med til at sikre, at man næste gang bliver endnu bedre.
Evaluering Husk så vidt det er muligt at evaluere og måle kommunikationsindsatsen. Det er med til at sikre, at man næste gang bliver endnu bedre. Hvordan vil I følge op? | Kommunikation i Faaborg-Midtfyn Kommune

25 Kommunikation i forandringer
| Kommunikation i Faaborg-Midtfyn Kommune 28. august 2008

26 De fem typiske fejl i forandringskommunikation
Der kommunikeres for lidt og for ensartet Myter får lov at vokse sig til sandheder Du tror, det er blevet hørt og forstået (bare fordi du har sagt det) Man glemmer at kommunikere formål Man laver dialog uden at ville lytte | Kommunikation i Faaborg-Midtfyn Kommune

27 Hvad viser forskningen?
Kommunikation spiller stor rolle for succes. Forkerte rygter er blandt de væsentligste årsager til fiasko I spiller den vigtigste rolle (men det er også vigtigt at der er overensstemmelse i jeres kommunikation) Hay Group studie viser, at jeres (den direkte chefs) kommunikation skaber fire gange mere opbakning end stormøder og ni gange mere end en artikel i et nyhedsbrev. Det meste kommunikation bliver skabt uformelt | Kommunikation i Faaborg-Midtfyn Kommune

28 1. Tænk kommunikation fra start af
Myter bliver dannet og låst fast I starten må I fortælle om beslutningsrum og proces (og mål) Til slut kan I fortælle om konkrete beslutninger og lokale konsekvenser (og mål) Fra I har taget en beslutning og til den skal være kommunikeret helt ud i yderste led, har I få dage (nogle gange timer) | Kommunikation i Faaborg-Midtfyn Kommune

29 I kan altid fortælle om processen – også selvom den ikke er på plads
2. Fortæl om processen I kan altid fortælle om processen – også selvom den ikke er på plads - ”Det får I at vide på onsdag” er bedre end ”ingen kommentarer” | Kommunikation i Faaborg-Midtfyn Kommune

30 3. Kommunikér målsætninger
Hvad er årsagen til beslutningen. Hvad vil I gerne opnå? - Medarbejdere bliver mere tilfredse ved også at få negative mål og handlingsmuligheder kommunikeret. | Kommunikation i Faaborg-Midtfyn Kommune

31 4. Gør kommunikationen relevant for den enkelte
- Medarbejderne vil vide, hvordan deres hverdag bliver forandret. - De decentrale medarbejdere vil have det oversat til børnehaven eller ældrecentret | Kommunikation i Faaborg-Midtfyn Kommune

32 5. Lav dialog – men kun hvis reelt
- Spørg og skab dialog - Men kun hvis der lyttes. Man skal aldrig spørge om noget, hvor man ikke vil høre svaret. - Sig om nødvendigt: Jeg kan ikke svare på så meget lige nu, men vil gerne vende tilbage | Kommunikation i Faaborg-Midtfyn Kommune

33 Dialogen med borgerne | Kommunikation i Faaborg-Midtfyn Kommune 28. august 2008

34 Standard kommune anno 2008 Offentlige høringer af nye forslag
Borgerinddragelse i lokale trafikløsninger Brugerbestyrelser, brugerråd etc. Nogle steder er der borgerpanel el.lign | Kommunikation i Faaborg-Midtfyn Kommune

35 Hvad er der sjældent Reel dialog om ømme punkter som budgetter
Systematisk inddragelse af borgere i konkret forslag (uden for trafikområdet) Værktøjer til at inddrage andre end valgte repræsentanter Værktøjer til at skabe engagement og deltagelse | Kommunikation i Faaborg-Midtfyn Kommune

36 Fem faser i borgerdialog
Hvad vil I gerne opnå – fastlæggelse af mål Procesplan Information af interessenter Selve dialogen Bearbejdning og tilbagemeldinger | Kommunikation i Faaborg-Midtfyn Kommune

37 Mål med borgerdialog Information Legitimering Reel diskussion
Afvejning af interesser Forankring og medejerskab | Kommunikation i Faaborg-Midtfyn Kommune

38 Procesplan Hvad er jeres ressourcer (tid, penge, ledelsesopmærksomhed)
Timing er kritisk faktor Få inspiration fra andre Tænk evt. pressen med | Kommunikation i Faaborg-Midtfyn Kommune

39 Information af interessenter
Medarbejdere og chefer Organisationer Faste høringspartnere Pressen | Kommunikation i Faaborg-Midtfyn Kommune

40 Selve dialogen Vær parat til at improvisere
Hold fast i agendaen, men vær fleksibel, hvor det ikke truer målsætningerne Metoder (senere) | Kommunikation i Faaborg-Midtfyn Kommune

41 Bearbejdning og tilbagemeldinger
Kan være fordel med ekstern bearbejdning/rapport Husk tilbagemeldinger til deltagerne Italesæt betydningen Peg frem mod næste fase | Kommunikation i Faaborg-Midtfyn Kommune

42 Definer debatrummet Hvad er til debat? Hvad er ikke til debat?
Hvad er der af mulige svar? | Kommunikation i Faaborg-Midtfyn Kommune

43 Stil de rigtige spørgsmål
Forkert: ”Synes du, at skolen skal lukkes?” ”Synes du det er vigtigst at bevare en idrætshal eller et boldanlæg i byen?” ”Synes du, der bør indføres en økologisk madordning fra klasse eller en ikke-økologisk fra klasse?” | Kommunikation i Faaborg-Midtfyn Kommune

44 Abstrakt og konkret borgerdialog
Vi vil som regel helst have borgerne til at deltage i helhedsorienterede debatter (valg til skolebestyrelsen, partiarbejde, kommuneplan) Men det er det konkrete, der engagerer (madordning, trafiksanering, åbningstider) | Kommunikation i Faaborg-Midtfyn Kommune

45 Konkrete metoder Møder Spørgeskemaer Netdialog ”juryer” Høringer
Brugerpaneler Bestyrelser Konkurrencer Netværk | Kommunikation i Faaborg-Midtfyn Kommune

46 Faldgruber i borgerdialog
Der lyttes ikke på resultaterne Resultaterne tolkes forkert De ”forkerte” bliver markante | Kommunikation i Faaborg-Midtfyn Kommune

47 Hvad gør I nu? | Kommunikation i Faaborg-Midtfyn Kommune 28. august 2008

48 I skal have kommunikationspolitik. Vigtigt at:
Hvad gør I nu? I skal have kommunikationspolitik. Vigtigt at: Tage udgangspunkt i værdier Politikken skal gøre en forskel – dvs. forpligte og give retning I skal tage udgangspunkt i det, som I gerne vil opnå – kommunikationen må ikke være løsrevet I skal skabe en sammenhæng – på tværs af områder og på tværs af kommunen | Kommunikation i Faaborg-Midtfyn Kommune

49 Hold fast i de mål I talte om i dag
Hvad gør I nu? Hold fast i de mål I talte om i dag Gå hjem og skriv de tre vigtigste mål ned for dig som leder Skriv de tre vigtigste budskaber ned Forpligt dig selv til tre konkrete aktiviteter, som du kan udføre i næste uge | Kommunikation i Faaborg-Midtfyn Kommune