Sådan oversætter du centrale budskaber

Dette værktøj er for dig, som vil Blive bedre til at kommunikere overordnede budskaber til egne medarbejdere, så det giver mening for dem Har brug for en simple trin-for-trin model til at lette arbejdet

Dette værktøjer indeholder Spørgsmål der guider dig gennem en grundig forberedelse Syv trin til en kommunikationsplan En tjekliste til selve formidlingen Inspiration til at holde budskaberne i live i hverdagen

Sådan bruges dette værktøj Gå igennem de følgende slides, enten alene eller sammen med dem, du gerne vil forberede kommunikationen sammen med Benyt arbejdsdokumentet til at notere dine/jeres beslutninger undervejs

Hvad betyder at ’oversætte’? I mange virksomheder har mange medarbejdere meget svært ved at forstå centrale og vigtige budskaber om fx vision, værdier, den nye forretningsstrategi og mål Årsagen er, at budskaberne både sprogligt og indholdsmæssigt er for langt væk fra medarbejdernes virkelighed til, at de giver mening At oversætte betyder, at du som leder prioriterer og oversætter budskaber til relevant og forståelig information for dine medarbejdere

Lederens roller som filter og oversætter Som leder er det din opgave at være både filter for og oversætter af de centrale budskaber At være filter indebærer at prioritere i informationsstrømmen. Du skal samle det op, der er særligt vigtigt for virksomheden og dine medarbejdere, og lade det passere, som du ikke mener, at det er nødvendigt, at medarbejderne kender til At være oversætter indebærer både at oversætte selve sproget (hvad betyder fx Lean?) og sikre forbindelsen mellem budskabet og medarbejdernes hverdag, som de kender den (hvad betyder det fx i produktionen, at ledelsen efterspørger mere kundefokus?)

Fire faser til effektiv oversættelse Planlægge kommunikationen Forberedelse Hold budskaberne i live Selve kommunikationen

Forberedelse

Forberedelse Hvad handler det om? Det er naturligvis afgørende, at du som leder har tilstrækkelig viden om det, du skal formidle. Du skal som minimum kunne svare på: –Hvad er hovedbudskabet? –Hvad er de gode argumenter for disse beslutninger og budskaber? –Hvor længe har man arbejdet med det? –Hvem har arbejdet med det? –Hvilke konsekvenser har det for virksomheden - positive som negative? –Hvilke konsekvenser har det for medarbejderne - positive som negative? –Hvad er tidsperspektiverne? –Er der noget, medarbejderne kan påvirke? Hvordan?

Forberedelse Hvad synes du om det? En forudsætning for en god formidling er, at dine egne holdninger harmonerer med budskaberne fra topledelsen. Hvis dette ikke er tilfældet, vil det skinne igennem og sprede sig til dine medarbejdere i løbet af 10 sekunder Det kan være nødvendigt, at du arbejder med dig selv på dette punkt. Overvej igen, hvorfor budskabet eller beslutningen ser ud, som det gør: –Hvad vil der ske, hvis I lader være? –Hvad får I ud af det, når I er færdige? Snak evt. med din leder om det. Måske har hun/han flere gode argumenter

Forberedelse Afklaring af ansvar, roller og ressourcer Det er vigtigt, at du kender de forventninger, din(e) overordnede leder(e) har til dig, hvad angår kommunikationen. Tag en snak med din leder, og spørg til: Hvad er målet med kommunikationen? –Skal medarbejderne blot informeres? –Skal de ændre holdning? –Skal de ændre adfærd? Hvad er min rolle og mine ressourcer? –Er det min opgave at opnå ovenstående mål? –Hvor lang tid kan jeg bruge på det? –Følger der særlige ressourcer med? –Kan jeg få hjælp, hvis jeg har behov for det?

Planlægning

Planlægning af kommunikationen Lav en kommunikationsplan For at få helt styr på din kommunikation bør du udarbejde en kommunikationsplan Her kan du til en vis udstrækning trække på de svar, du kom frem til under punktet ”Forberedelse” Ved at gennemgå de efterfølgende syv trin får du en færdig kommunikationsplan

Planlægning af kommunikationen 7 trin til en kommunikationsplan 1. Hvad er målet med kommunikationen? 3. Hvem skal du fortælle det til? 6. Hvilke materialer og møder vil du bruge? 4. Hvilke spørgsmål skal du kunne svare på? 5. Hvor kan du få støtte og hjælp? 2. Hvad vil du fortælle? 7. Hvornår vil du gøre det?

Planlægning af kommunikationen Hvad er målet med kommunikationen? Hvis målet er at informere, kan en mail eller et punkt på dagsordenen til næste afdelingsmøde være tilstrækkeligt Hvis målet er at ændre holdninger eller adfærd, er dialog med medarbejderne nødvendig

Planlægning af kommunikationen Hvad vil du fortælle? Hvad er hovedbudskabet/hovedbudskaberne. Husk max tre hovedbudskaber Hvilke argumenter bakker op om budskabet? Hvorfor er dette vigtigt? Hvad får I ud af det? Hvilke eksempler kan du bruge for at underbygge dine pointer? Hvem står bag det hele? Hvad er konsekvenserne for hele virksomheden? Hvad er konsekvenserne for jer? Hvornår sker det? Hvad kan I påvirke? Og hvordan? Hvad synes du selv om det? Hvad er næste skridt? Og hvem har bolden? Som en tommelfingerregel kan du benytte reglen - 30% kan handle om de generelle ting og 70% om det, der specifikt vedrører jeres dagligdag

Planlægning af kommunikationen Hvem vil du fortælle det til? Hvilken interesse tror du, at medarbejderne har i budskaberne? Hvordan forventer du, at medarbejderne vil reagere på budskaberne? Vil nogle reagere negativt? Hvad gør du så? Vil nogen reagere positivt? Hvad gør du så? Er der nogle i din afdeling, som du bør spørge til råds, før du informerer alle medarbejdere?

Planlægning af kommunikation Hvilke spørgsmål skal vi kunne svare på? SpørgsmålSvar

Planlægning af kommunikationen Hvor kan du få støtte og hjælp? Overvej, om du har brug for støtte til visse elementer af din formidling Det kan fx være en overordnet leder eller en projektleder til at fortælle mere indgående om de overordnede budskaber Eller en kommunikationsmedarbejder til at hjælpe dig helt på plads med din plan og fortælling samt måske til at være ordstyrer på mødet med medarbejderne

Planlægning af kommunikationen Hvilke materialer og møder vil du benytte? Det er ofte en fordel med noget skriftligt materiale, som medarbejderne kan have liggende og læse i Det er som hovedregel ikke muligt at lave en effektiv formidling uden en mundtlig præsentation og dialog med dine medarbejdere om de centrale budskaber. Overvej i den forbindelse hvilken type møde, der vil egne sig bedst, samt hvor meget tid det realistisk set kræver at formidle budskaberne ordentligt, hvis der både skal være tid til et oplæg fra dig, spørgsmål samt dialog om konsekvenser og næste skridt Overvej også, hvor du vil afholde mødet. Det kan være med til at skærpe opmærksomheden, hvis mødet ikke afholdes der, hvor I normalt holder møder

Planlægning af kommunikationen Hvornår vil du gøre det? Timingen er afgørende for al god kommunikation Når du overvejer, hvornår formidlingen skal finde sted, bør du afveje nyhedsværdien (dvs. at budskaberne er nye) i forhold til jeres mulighed for at prioritere ordentlig tid til både formidlingen og den efterfølgende opfølgning

Selve formidlingen

Selve formidlingen En tjekliste 1.Find et godt mødelokale og udsend invitation med dagsorden og evt. baggrundslæsning i god tid 2.Udform de skriftlige materialer 3.Lav et manuskript til dit eget oplæg 4.Kom i god tid og gør lokalet klar 5.Start til tiden - og hold den, så I også slutter til tiden 6.Få en til at hjælpe med referat og en anden til at holde tiden 7.Engagér dig og giv noget af dig selv 8.Vær sikker på, at forståelsesspørgsmålene kommer frem. Lad evt. deltagerne tale sammen om dit oplæg to og to, hvor de diskuterer, om alt var klart 9.Sørg for reel dialog om de konkrete konsekvenser og næste skridt på baggrund af budskaberne. Husk at aftale deadlines for opfølgende aktiviteter, og hvem der er ansvarlige for hvad 10.Afslut med at opsummere mødets hovedpointer og konklusioner 11.Sørg for, at referatet kommer ud hurtigt - helst næste arbejdsdag og aldrig senere end tre dage efter mødet

At holde budskaberne i live

At holde budskaberne i live Tip TipFordel Løbende status på møderBudskaberne og de opfølgende aktiviteter holdes synligt i live Ind i styringsredskaber, fx årsplanenSikrer, at budskaberne og arbejdet med opfølgningen prioriteres Synlighed på arbejdspladsen, fx på plakater, klistermærker, kopper, musemåtter og lignende Medarbejderne får løbende påmindelser om budskaberne MålingerViser, at arbejdet med budskaberne følges og er vigtigt Grib lejligheden - fx talen til jubilaren, til sommerfesten - fremhæv fx de dyder medarbejderne har i relation til budskaberne Gør budskaberne nærværende i andre sammenhænge end de snævert arbejdsrelaterede Invitér en direktørViser, at den øverste ledelse rent faktisk står bag budskaberne og prioriterer arbejdet med dem