Udvikling og fastholdelse af kvalitet og sikkerhed 2

Program Modul 2 Videre med forbedringsmodellen Implementering Forandringer Motivation Juli 2015 2

Forbedrings-modellen fortsat

Eksempel på at bruge forbedringsmodellen Jeg vil gerne være bedre til at løbe Mål: Inden den 1/11 vil jeg kunne løbe 5 km på 30 minutter uden at standse Forandringer: Jeg vil melde mig ind i løbeklubben og desuden løbe med min nabo 2 gange om ugen Forandring er en forbedring, når jeg kan løbe 5 km på 30 minutter uden at standse Giv forslag til mål Skriv en PDSA Juli 2015 4

Målinger og indikatorer Resultatindikatorer (fx antal gange, jeg løber 5 km på 30 minutter uden at standse) Procesindikatorer (fx antal uger, jeg løber med min nabo 2 gange) Balancerede indikatorer (fx antal gange, jeg bliver skældt ud af min ægtefælle for at bruge for meget tid på at løbe) Juli 2015 5

Øvelse 1 i forbedringsmodellen I personalegruppen har I talt om, at I bruger meget tid på at bestille medicin til beboerne på apoteket. Denne proces vil I gerne gøre mere effektiv Hvad vil I opnå? (Sæt målet) Hvilke forandringer kan I gennemføre for at opnå forbedringer? Hvordan ved I, at en forandring er en forbedring? Hvad vil I måle på, og hvordan? Hvilken forandring vil I afprøve først? Skriv en PDSA på forandringen Juli 2015 6

Øvelse 2 i forbedringsmodellen Find forløbsdiagram for at udlevere medicin til borgerne (medicinadministration) fra Modul 1 Sammenlign jeres forløbsdiagram med Tjekliste for medicinadministration fra Medicinpakken Stil de tre spørgsmål: Hvad vil vi gerne opnå? – hvad er målet? Hvordan ved vi, at en forandring er en forbedring? Hvilke forandringer kræver det for at opnå forbedringer? Skriv post-it-notes med problemer og barrierer i processen Hvilke dele af tjeklisten er ikke implementeret i jeres proces? Hvilke baselinedata har I brug for? Hvordan kan I indsamle dem? Skriv en PDSA på afprøvning af en forandring Juli 2015 7

Tjekliste for sikker medicinadministration For alle beboere gennemgås tjeklisten i forbindelse med daglig administration af medicin Tjekliste for medicinadministration Juli 2015 8 Kvalitet og sikkerhed i medicineringen på botilbud • okt 2013

Opgave Skriv refleksioner om at bruge forbedringsmodellen Hvad kan du selv gøre? Hvilken betydning har det for arbejdsgangene i din hverdag? Hvilken betydning har det for sikkerhed og kvalitet ved håndtering af medicin? Hvilken betydning har det for dig selv? Juli 2015 9

Hvad skal man gøre og ikke gøre Nej Bruge måneder på at skrive instrukser Diskutere på personale- møder i store fora Bruge tjeklisten på alle beboere i 14 dage og evaluere Forvente, at en proces kan bruges på alle beboere Udvikle processer, der kræver yderligere årvågen- hed, fokus og ekstra arbejde Ja Bruge PDSA til at afprøve og tilpasse Holde sparring om læring med dem, der er der 10 minutter om dagen Bruge tjeklisten på 1 beboer ad gangen, indtil der er læring nok til at skalere op Indbygge den i eksisterende arbejds-gange, der virker Design til automatik Juli 2015 10

Målinger Hyppige målinger over tid afgør, om processen er forbedret Teamet efterspørger og indsamler data i aftalt tempo Der vælges grupper, der tester Mål under forskellige vilkår Analyser test, data og strategi for implementering Juli 2015 11

Implementering Forandringer Motivation Hvordan får vi forbedringsmodellen til at køre? Hvordan får vi de andre med?

Sum med din sidemand Tænk på den sidste forandring, du kan huske – på arbejde eller privat Hvordan reagerer du på forandringer? Hvornår har du oplevet, at det er nemt for dig at gennemføre en forandring? Hvilke reaktioner har du oplevet hos andre, når forandringer skal implementeres? Juli 2015 13

Forandring og personlighed Vi tager nye aktiviteter op med forskellig indstilling og hastighed: Innovatøren – trendsætteren – nytænkeren Den hurtige omstiller Den sene omstiller Bagstræberen Juli 2015 14

To forandringsstrategier   De må da kunne forstå det … Fælles proces Ledelse 3 måneder: Ledelsen udtænker og planlægger 3 dage: Mellemledere/funktions- ansvarlige inddrages 3 timer: Medarbejdere informeres Kontra Motivering Inddragelse Løbende information Feedback Erfaringsopsamling Mellemledere Medarbejdere Juli 2015 15 Farmaceutakademiet • Implementering og projektstyring • feb 2010

Typer af forandringer Juli 2015 16 Finpudsning Gøre det samme bedre   Finpudsning Gøre det samme bedre Tilpasning Gøre tingene anderledes Nyorientering Gøre noget fundamentalt nyt Genskabelse Gøre anderledes ting Juli 2015 16 Farmaceutakademiet • Implementering og projektstyring • feb 2010

Motivationskløften Motivationskløften Ledere og ”ildsjæle” Forståelse af forandringen Accept af forandringen Første bølge Motivationskløften Ledere og ”ildsjæle” Anden bølge Medarbejdere Tid Juli 2015 17 Farmaceutakademiet • Implementering og projektstyring • feb 2010

Forstå modstanden Modstand sender et budskab: ”Halløj, der er noget her, der kører skævt” Så tag godt imod den – gå med modstanden Juli 2015 18 Farmaceutakademiet • Implementering og projektstyring • feb 2010

Hver sin model af verden Enhver har sit eget billede af virkeligheden Indtag en nysgerrig og undersøgende holdning Vær nysgerrig – undersøg personens virkelighed Indtag en ikke-dømmende, ikke-vurderende holdning Juli 2015 19 A-apoteket • Den lærende samtale - med coaching som metode • apr 2010

konkrete forandringer Hvorfor modstand mod forandring? Manglende tillid til forandringsagenter Forstår ikke de konkrete forandringer Mister indflydelse, magt eller muligheder Min egen kompetence, kan jeg klare det? Kultur: Differentieret, ikke vant til forandringer Juli 2015 20

Forandringsparathed: Frygt for / forventninger til Bedre præstationer, mere effektivitet, mindre fejl, mere kontrol Det at skulle udvikle nye færdigheder Fare for tab af professionel status Fare for at blive overflødig og miste job Fare for at virke inkompetent Forandringsparathed: Svært ved at kaste Sig ud i nye udfordringer Empati? Motivation? Kommunikation? Hvornår? Jan Pytlick Juli 2015 21

Faser i forandring og tab - Håndteringsfaser – forudsigelige Psykisk beredskab Fornyelse Benægtelse Engagement Vrede Accept Forvirring Handling Tid Juli 2015 22

Hvad har vi brug for – for at komme videre ? Information “Varsel” Ofte svært at huske Især de dygtige, erfarne og centrale benægtelser 1. Benægtelse 4. Accept/Engagement Fortsat udvikling og involvering Støtte Ros Fører ofte til et bedre resultat/fornyelse Ny læring Frem-tiden I dag 2. Raseri/vrede 3. Forvirring To-vejs-kommunikation ved små decentrale møder Undgå stormøder Involvering Selvorganisering Retningslinjer er klare Kompetenceudvikling Juli 2015 23

Alle mennesker er ens Vi har alle behov for: Tryghed Udfordring Personlig vækst Status og selvrespekt Samspil Relevans Medindflydelse Fremtidsudsigter Juli 2015 24

Alle mennesker er forskellige Hvorledes vi prioriterer de enkelte behov, varierer fra menneske til menneske – det samme gør behovenes intensitet Hvad der skal til for at imødekomme den enkeltes behov, ønsker og forventninger, varierer fra menneske til menneske Konklusion: For at behandle mennesker ens, må man behandle dem forskelligt Juli 2015 25

Modstandsreaktioner Skyde skylden på andre: Man bebrejder de andre, ledelsen, kollegerne etc. Brokker sig. Ansvaret placeres alle andre steder end hos én selv. ”Hvis bare jeg fik nogle ordentlige betingelser, ville det ikke være noget problem”, ”X ved da heller ikke, hvad hun laver” ”Selvpisk”: Man bebrejder sig selv og placerer ensidigt ansvaret hos sig selv. Alle andre friholdes for ansvar. ”Jeg du’r heller ikke til noget”, ”Det er også min skyld, at...”, ”Jeg burde have gjort noget for længe siden” Afhængighed: Man mister sin egen dømmekraft og gør sig afhængig af andre, fx TR´en, chefen og kollegerne. ”Jeg ved ikke, hvad jeg skal gøre” ”Der må være nogen, der kan fortælle mig, hvor vi skal hen”. MOOAAR!! Martyr: ”Efter ALT, hvad jeg har gjort for borgeren, gruppen…”. Man pylrer, klynker og holder hof med, hvor dårligt man har det Juli 2015 26

Modstandsreaktioner Fribillet: Man fraskriver sig ethvert ansvar. ”Jeg kan godt se, vi har et problem, men det er ikke mit ansvar at gøre noget ved det”, ”Det må der være nogen andre, der tager sig af” Hjælpersyndrom: Man vil hjælpe andre mennesker med alle deres problemer – i stedet for at hjælpe sig selv. Man gør det for andre, som man selv har brug for – uanset om de vil ha’ det eller ej. Den indre ambulance må og skal rykke ud. ”Hvor er det synd for dig, at du har det så svært med chefen, skal jeg ikke tale med ham?” Sarkasme og ironi: Man kan ikke finde ud af at tale direkte om tingene, så man pakker det ind i ”sjov” og får det sagt ud ”mellem sidebenene”. Vi kalder det ofte ”en hård, men kærlig tone …” Og flere andre … Juli 2015 27

Anerkendende kommunikation Forandringsagentens bedste fidus og redningsplanke Juli 2015 28

Anerkendelse er… At vise, at man er nysgerrig på at forstå personens praksis og fortælling om denne praksis Det handler om neutralitet, ikke om vurdering: enig/uenig ”Alle” vil helst det gode Alle har gode grunde til at gøre, som de gør Vi vokser ved at blive set, hørt og forstået og anerkendt for det gode, vi vil Juli 2015 29

At italesætte det positive - slagordene Gå efter guldet Fokuser på det, der virker! Working towards the sun! Bag ethvert problem er en drøm! Juli 2015 30

Hvor motiveret er du? På en skala fra 1-10 hvor motiveret er du for at være her i dag? Hvad kan motivere dig mere? Hvad virker demotiverende for dig? Hvad kan du selv/ andre gøre for at motivere dig? Juli 2015 31

Forudsætninger for forandring Motivation (holdninger) Træning (færdigheder) Viden Praksismiljø Juli 2015 32

Motivation Motivation er kompleks, involverer holdninger og værdier og influeres af personlighed Personlighed er afgørende for, hvordan en person agerer i og håndterer ændringer Hvad virker motiverende? Hvad motiverer personer generelt? Hvad motiverer dig? Hvad motiverer dine kollegaer? Juli 2015 33

Hvad kan hjælpe implementering? Fællesmøder med hele personalet giver energi Observation i hverdagen Ledelsens deltagelse og opbakning Synliggør fremskridt (målinger) Hav en åben dagbog og/eller en brokkasse, alle kan skrive i Kampagner kan holde gryden i kog Afmystificering bryder barrierer Viden om andres erfaringer bryder barrierer Succes skal fejres Juli 2015 34

Forberedelse Prøv en fordomsfestival: Afdækker deltagernes forudfattede meninger og antagelser Får modstand og barrierer frem i lyset Er en negativ brainstorming Stå i en cirkel Udnævn en til at skrive på flipover eller tavle Man kan ikke sige noget forkert Varm evt. op med en ordleg Start med det reelle emne Juli 2015 35

Hvorfor fokusere på det, der virker ? Fordi … - det, man fokuserer på, kommer der mere af Fordi målet er et udviklingsforløb, der rammer rigtigt og gør en forskel! Udviklingsforløbet skal passe til jer Medindflydelse og medansvar Juli 2015 36

Sæt dig sammen med dine kolleger Hvad tænker I om jeres implementeringsproces? Hvor kan I frygte modstand? Hvad kan I gøre for at styrke implementering og fastholdelse? Hvor ligger jeres udfordring: Planlægning? Motivation? Ledelsens opbakning? Andet? Juli 2015 37

Husk at fejre succeserne!

Det vigtigste Skriv de to ting ned, du har hørt i dag, som du synes er vigtigst Fortæl det til din sidemand, og begrund, hvorfor det er vigtigt Vi samler jeres tanker på en liste Juli 2015 39

Tak for i dag!

Referencer Ledelsespakken. I sikre hænder. I sikre hænder – Ledelse Forbedringsmodellen. I sikre hænder http://www.isikrehaender.dk/om-projektet/forbedringsmodellen/ John Kotter: I spidsen for forandringer. Peter Asschenfeldts nye forlag, 1998 John Kotter og Holger Rathgeber: Isbjerget smelter. Jyllands-Postens Forlag, 2007 Mads Ole Dall & Solveig Hansen (red.): Slip anerkendelsen løs. Frydenlund, 2001 Materialet er udarbejdet for I sikre hænder af Pharmakon Juli 2015 41