Børne- og Ungeforvaltningen Fokus på trivsel Københavns Kommune Børne- og Ungeforvaltningen Inge Larsen, VFAs rejsehold Juni 2015

Videncenter for arbejdsmiljø Formidlingscenter på Det Nationale Forskningscenter for Arbejdsmiljø (NFA). 4 produkter: Blad: Magasinet Arbejdsmiljø Elektronisk nyhedsbrev Portal: www.arbejdsmiljoviden.dk Butik: www.arbejdsmiljobutikken.dk Plus et rejsehold der: Formidler forskningsbaseret viden Viser vej til god praksis og værktøjer Igangsætter aktiviteter som giver hjælp til selvhjælp

Indhold og mål Viden Reaktioner på forandringer Rammer for involvering i processer Værktøj Håb og skræk Skal og kan opgaver Handling Idéer til at øge trivsel - skrives i IGLO-ark.

I forbindelse med forandringer er én ting helt sikkert USIKKERHEDEN Derfor skal ledelsen med få sætninger kunne svare på: Hvorfor skal vi forandre? Hvor er vi på vej hen? USIKKERHEDEN Derfor skal ledelsen med få sætninger kunne svare på: Hvorfor skal vi forandre? Hvor er vi på vej hen? Psyres Kilde: Wiezer et al. 2011. Exploring the link between restructuring and employee well-being

Forandringer Organisationsforandringer som involverer store dele af virksom-heden; og som er langt mere omfattende end almindelige dag-til-dag forandringer. JERES EKSEMPLER: Flytning Fusioner Nedskæringer/effektivisering Indførelse af ny teknologi Intern forandring fx team-organisering Arbejdstids-reform 2013-2015 Kilde: Karina Nielsen, Magasinet Arbejdsmiljø 5, 2013 og Kieselbach et al., 2009

Modstand mod forandring? Modstanden er en forsvarsmekanisme, der beskytter person/gruppe mod en udefrakommende trussel – det ukendte! Reelt kan forandring bl.a. betyde: Nye og ukendte krav Frygt for at egne kompetencer falder i værdi Identiteten rammes Tab af privilegier og interessante opgaver Frygt for at miste kontrollen Forvirring og usikkerhed Sociale relationer ændres Værdimæssig uoverensstemmelse

En simpel definition på stress Når virkeligheden ikke stemmer overens med vores forventninger Når kravene overstiger de ressourcer, som vi vurderer, at vi har til rådighed

Kort- og langvarig stress Kortvarig stress Langvarig stress Organismen bringes i alarmberedskab. Vi bliver årvågne og fokuserede. Organismen er i konstant beredskab. Det slider på hele organismen og kan være helbredstruende.

Vi skal lære at spotte og reagere på stress-signaler? Symptomer på stress Vi skal lære at spotte og reagere på stress-signaler?

Forskelligt hvad vi reagerer på Viden Erfaringer Holdninger Genetisk Rygsækkens indhold er forskelligt – og fortolkning af arbejdsbelastning er forskellig

- vi reagerer forskelligt Forandringskurven - vi reagerer forskelligt ”Krise” Nyorientering Ønske om udvikling Behov for stabilitet Selvforsvar ”følelsesfasen” Opdagelse

- en måde at forstå stress CATS modellen HJERNE Neutral Trussel Udfordring SITUATIONER & BEGIVENHEDER Erfaringer STRESSREAKTION IKKE-COPING COPING Organi-sationen sætter ind Erfaring og læring lagres i hjernen - en måde at forstå stress Træning eller belastning LÆRING Jeg kan klare det! BELASTNING Jeg klarer det ikke! CATS – the Cognitive Activation Theory of Stress Holger Ursin, Hege R. Eriksen, Department of Biological and Medical Psychology, University of Bergen

4 stærke Vi fungerer bedst når vi oplever: Kontrol: Har jeg passende kontrol og indflydelse Forudsigelighed: Ved jeg hvordan min arbejdsdag nogenlunde ser ud, er jeg tilpas informeret Støtte: Kan jeg få social og faglig opbakning fra kolleger og ledelse, når jeg har behov for det Retning: Går tingene i den rigtige retning, husker jeg at fejre delmål To håndtag vi kan dreje på: Krav, rammer og vilkår Tanker, tolkninger og handlinger

Coping - at mestre stress At fastholde positive forventninger og tro på, at udfordringerne kan klares Handle aktivt og ændre situationen eller justere egen opfattelse af virkeligheden Afløb (Løbetur, fisketur, havearbejde, se film, lege …) Hvile og restitution (søvn, pauser, meditation …)

Værktøj Prioriteringsskema Håb Urealistisk Realistisk Skræk

Værktøj Håb & skræk Jeg frygter: Mit håb: En metode til at italesætte tanker, følelser og forventninger i relation til en forandring, samtidig med at det vurderes, i hvilken grad de er realistiske og giver ideer til prioritering af handlinger. Egen refleksion: Tænk hver især over jeres værste frygt og jeres bedste håb i forhold til en kommende forandring. Udfyld hver især post it sedler (håb på grøn og skræk på rød). Tal sammen: På skift placerer I jeres post it sedler og fortæller, hvorfor I netop placerer dem der i skemaet. Diskuter placeringen. Jeg frygter: Mit håb:

Værktøj Prioriteringsskema Håb Bedre tværfagligt samarbejde Overskud til flere, nye aktiviteter Være på forkant / sætte dagsorden Fokus på kompetence-udvikling Urealistisk Realistisk At gode kolleger søger væk Manglende kompetencer Frustration og sygedage Ensretning Skræk

Opsamling Kommentarer til processen Hvordan har det været at lave øvelsen? Var I enige? Er der sedler der har flyttet plads? Hvad fortæller det? Kan I bruge værktøjet på egen arbejdsplads?

Indflydelsescirklen Jeg bestemmer selv… VILKÅRSRUM INVOLVERING Jeg kan påvirke… Rammer og vilkår jeg må leve med… VILKÅRSRUM INVOLVERING Mulighedsrum STYRING Inspiration: Bo Vestergaard: ”Fair Proces”

Pause

Vejvisning - Værktøjer til at forebygge stress Visioner og ressourcer Prioritering Personlige strategier mod stress Værdsættende APV Ledelsens arbejde med stress Omgangstone og kollegialitet Personalemøder og arbejdspladskultur Supervision og kollegial feedback Stresspolitik Ideer til mindre stress 2015 Prioritering af kerneopgaven Værktøjer fra BAR SOSU; Branche- arbejdsmiljørådet Social & Sundhed 9 pjecer: Vi finder os ikke i stress

Prioriteringsværktøj De rigtige opgaver i den rigtige rækkefølge! Et værktøj til fælles prioritering af opgaverne Skal-opgaver: Kerneopgaven (det vi fagligt og professionelt skal nå) Kan-opgaver: Det vi KAN gøre, hvis der er tid (det ekstra vi kan gøre, hvis der er tid – er ofte det, vi synes er mest udviklende) Inspiration BAR SOSU. Værktøj 1. www.bar-sosu.dk

Prioritering: Skal og kan-opgaver I bedes udfylde arket 1. Brainstorm: Lav alene eller sammen en liste over alle jeres arbejdsopgaver. Kryds herefter af om det er SKAL- eller KAN-opgaver. 2. Opdeling af arbejdsopgaver: Diskutér i gruppen hvilke af opgaverne, der er SKAL-opgaver og hvilke, der er KAN-opgaver

Instruktion til prioriteringstrekanten Prioriteringstrekanten rummer i stikordsform alle de SKAL-opgaver teamet har i praksis. Den er opbygget med de specifikke, nødvendige opgaver i bunden – som ALTID skal nås. Ved prioritering af arbejdsopgaver, fravælges fra toppen og ned. Prioriteringstrekanten rummer 3 muligheder:

Prioriteringstrekanten Skal altid udføres Kan aldrig fravælges 2. fravalg 1. fravalg Grøn: Rutine blodtryk Kostplaner Almindelig oprydning Gul: Konferencer Udskrivningsrapport Telefontid Rød: Klargøring af akutstue Modtage nye patienter Mad, væske og medicin Kan vente Haster mindre Her og nu

http://www. hvidovrehospital http://www.hvidovrehospital.dk/menu/Afdelinger/Udviklings-+og+Uddannelsesafdelingen/Tvaerfagligt/Det+gode+arbejdsliv/V%C3%A6rkt%C3%B8jskasse/Prioriteringstrekant.htm

Jeres prioriteringstrekant Prioriteringstrekantens formål er at: Opnå bedst muligt grundlag for beslutning om opgavernes prioritering. Når I skal udarbejde jeres prioriteringstrekant skal I drøfte de bagvedliggende kriterier. Fx: Antal medarbejdere på arbejde Antal børn og planlagte aktiviteter Medarbejderes behov for at prioritere administrative opgaver Kolleger som gerne vil skånes lidt mentalt eller fysisk Hvad skal der til for at I rykker fra grøn til gul - gul til rød? Hvem beslutter, hvad farve I har? Etc.

God trivsel – Arbejdspladser med trivsel kan kendes på, at ledere og medarbejdere: Oplever balance mellem krav og ressourcer Føler et fælles ansvar for problemløsning Har en åben og tillidsfuld dialog - social og faglig opbakning Føler kontrol, forudsigelighed samt fremdrift, mål og mening At skabe trivsel er alles opgave og en vedvarende proces Fysisk og mentalt overskud

SKI Nøgleord i en god forandringsproces Hvad skal der til for at skabe gode forandringer? PSYRES og HIRES kommer med en række anbefalinger inden for tre temaer, som alle har en afgørende betydning for trivslen i en forandringsproces. Støtte Kommunikation Involvering SKI Kilde: HIRES (Health in Restructuring: Innovative Approaches and Policy Recommendations) og PSYRES (Psychological Health and Wellbeing in Restructuring: Key Effects and Mechanisms)

Trivsel på flere niveauer - en fælles udfordring og en fælles opgave Organisation Ledelse Gruppe Individ   IGLO-modellen er udviklet af Michael Martini Jørgensen, i samarbejde med Michael Munch-Hansen og Karina M. Nielsen. ”Teamledelse med det rette twist” NFA, 2008

Indsats på 4 niveauer Tema: Øget trivsel - stressforebyggelse Individ Kende sig selv, egne styrker og grænser - kende kolleger Være åben for nye medar- bejdere og nye idéer Sig fra – bed om hjælp Vise respekt ”sige god-morgen” Gruppe Tage godt imod nye kolleger Skabe en god omgangstone Være åben for nye idéer Finde nye arbejdsgange Ledelse Være til stede Forventningsafstemme Kommunikere tydeligt så opgaver og ansvar er klart Inddrage samt delegere ansvar. Bruge MUS aktivt Organisation Fælles vision & klare mål Klar kommunikation Involvere medarbejdere i beslutningsprocesser Sikre kompetenceudvikling Inspiration: Teamledelse med det rette twist, NFA 2008

Formulering af handlemuligheder - benyt IGLO til at aftale handlinger Tal om mulige handlinger: Hvilke handlemuligheder er der for hvert niveau i IGLO-en Skriv handlemulighederne ind i skemaet Et IGLO skema pr. indsatsområde Hvordan kan I forebygge stress og fremme trivsel IGLO-skema kan downloades fra www.frastresstiltrivsel.dk

God praksis: Hvad gør andre? www.frastresstiltrivsel.dk http://www.youtube.com/watch?v=wgsW5dXWBbg&list=UUe_JZlXr-HCbcbWsrlQ86fQ&index=2&feature=plcp 33 33

Det har vi haft fokus på: Reaktion på stress og forandring Dialog om bekymringer og håb Talt om SKAL og KAN opgaver Udarbejdet prioriteringstrekant Aftalt handlinger vha. IGLO-model Vejvisning hjemmesider og metoder Fordi I ønsker at forebygge stress og fremme trivsel! om det Samtale fremmer forståelsen 34

Videngrundlag – læs mere Forskningsfaglig viden fra arbejdet med trivsel og psykisk arbejdsmiljø i APV-regi, blandt andet baseret på rapport-en: ”Metodeudvikling vedrørende behandling af psykisk arbejdsmiljø i APV-arbejdet” Kaia Nielsen m.fl. NFA 2008. Ursin H, Eriksen HR. ”The Cognitive Activation Theory of stress”(review). Psychoneuroendocrinology 29 (2004) 567-592. Nielsen K, Jørgensen MM, Munch-Hansen M. ”Teamledelse med det rette twist”. NFA 2008. Find rapporterne og læs mere om psykisk arbejdsmiljø på http://www.arbejdsmiljoviden.dk

Hent mere viden på: www.frastresstiltrivsel.dk Hjemmeside om den gode forandringsproces http://www.arbejdsmiljoviden.dk/Viden-om-arbejdsmiljoe/Forandringer/