Velkommen til PLUS Bolig strategi casen for foråret 2009

Hvor var vi da vi startede…… Hvordan gjorde vi…….. Hvad var de første resultater…… Oplæg til sammenskrivning… Hvad skal vi så nu……. Eksempler på de næste udfordringer..

Hvor var vi da vi startede…… Der var en stigende utilfredshed blandt personalet Der var en uholdbar situation mellem medarbejderne indbyrdes Forholdet mellem organisationens ledelse og medarbejderne var anstrengt Der var ikke blandt medarbejderne en forståelse af organisationens strategi Der var ikke et fælles værdigrundlag Der var en stigende uenighed i ledelsen Flere medarbejdere overvejede seriøst deres fremtid i organisationen Bestyrelsen arbejdede ikke nævneværdigt på det strategiske niveau

Hvordan gjorde vi…….. Der gennemføres en medarbejdertilfredshedsanalyse i 2008 Alle medarbejdere gennemfører en personprofilanalyse og der skabes et billede af organisationens sammensætning. Bestyrelsen deltager i en workshop foråret 2009 bestyrelsen arbejder med mission, vision & værdier bestyrelsen arbejder med de strategiske fokusområder Medarbejderne gennemfører 3 workshops workshop 1 handler om Værdier workshop 2 handler om Mission & Vision workshop 3 handler om strategiske fokusområder Bestyrelsen holdes orienteret og godkender materialet Nu skal der så arbejdes med indsatserne

Alle bekymringer nedskrives i en bog, som alle ser, og forholder sig til. Ledergruppen udarbejder svar til hver eneste spørgsmål.

Hvad var de første resultater……hvad kunne vi måle?

Vores lejere Øvrige omverden Ejendomsfunktionærer Administration Afdeling Ejendomsfunktionærer Afdeling Afdeling Boligorganisationer Administration Repræsentantskab Hoved bestyrelsen Formanden Forretningsfører Kommunale og andre offentlige inst. Øvrige omverden

Alle disse kan påvirke din SWOT Interessentanalyse Kommuner og amt Staten Folketing/ Lovgivning Politi Fagforeninger Beboere og naboer Medarbejdere EU Finansielle partnere Interesse org. og pressen LLO Den almene udlejningsbranche Leverandører Private boligudlejere Andre boligorganisationer Sociale organisationer Alle disse kan påvirke din SWOT

Interne forhold Styrker Svagheder Omstillingsparat God aldersspredning Godt teamwork Faglighed Fleksible Kollegiale forhold Mere fokus på medarbejderne Fælles værdigrundlag På vej mod frihed under ansvar Attraktive boliger ........ Organisationens størrelse (for lille) Tendenser til silodannelse Manglende kommunikation ”Amatør”bestyrelser Uddannelse Uklart og svingende ledelsesgrundlag Ikke bevidst arbejde med organisationsudvikling Kundefokus Markedsføring Vi har ikke noget der gør os unikke

Andre boligorganisationer De finansielle markeder Eksterne forhold Trusler Muligheder Andre boligorganisationer De bliver meget større end os De er mere proaktive end os De finansielle markeder Lovgivning – nye rammer Konjukturerne – tilgang til eksterne ydelser Pressen – dårlig omtale Manglende visitation fra Kommunen Privat boligudlejning Leverandører der svigter Ghettodannelser Fusioner Mulighed for ansættelser af specialister når vi bliver Større Tilbyde ferieboliger Sparring med andre Boligorganisationer Sammenlægning af afdelinger Kulturelle arrangementer Fremtidssikring af vores Boliger Nybygninger og renoveringer

Nærvær Engagement Åbenhed Innovativ & proaktiv Nærvær Teamwork Oplæg til sammenskrivning… Nærvær Engagement Åbenhed Innovativ & proaktiv Nærvær Teamwork Kommunikation Humor

Nærvær Engagement Åbenhed Innovativ & proaktiv Nærvær Teamwork Oplæg til sammenskrivning… Nærvær Engagement Åbenhed Innovativ & proaktiv Nærvær Teamwork Kommunikation Humor

Mission Hvad var de første resultater…… Ledelse + bestyrelse Vi er et kosteffektivt administrationsselskab, der servicere alle vores kunder med drift og udlejning af almene boliger.

Mission Hvad var de første resultater……Medarbejderne Vi er en visionær organisation der administrere og fremtidssikre almene boliger i Nordjylland

Vi valgte denne beskrivelse

Vision Hvad var de første resultater…… Ledelse + bestyrelse Med kompetente medarbejdere vil vi være den største og mest attraktive boligadministration i Nordjylland 16 Copyright : Wise Mind ApS Homepage : www.wisemind.dk

Vision Hvad var de første resultater……Medarbejderne Vi ønsker med kompetente og engagerede medarbejdere at skabe en af de største og mest dynamiske boligorganisationer i Nordjylland

Vi valgte denne beskrivelse

Fælles resultat…… Kunder Økonomi Interne Processer Medarbejdere Beboerdemokrati Service Information Tilfredshed Administrationsbidrag Budgetstyring Kosteffektivitet Leverandørstyring Likviditetsstyring Fællesindkøb Forvaltningsrevision Teams Intranet Effektive arbejdsgange Læring og uddannelse Tilfredshed MUS-samtaler Personalemøder

Den nye strategiplakat for PLUS BOLIG……

Strategisk fokusområde Fremmøde til afdelingsmøderne resultat mål Mål 2010 2011 2012 Beboerdemokrati 30 % 2009 indeks 100 Fremmøde til afdelingsmøderne 120 125 130 Service niveau 115 Information Nyhedsbreve 4 8 12 Kundetilfredshed < 20 % 110

Mål 2010 2011 2012 0 % - 5 % - 10 % - 20 % - 10% + 50 boliger + 150 Strategisk fokusområde Strategisk resultat mål Mål 2010 2011 2012 Administrations-bidrag Fremtidig stigning lavere end prisindeks 0 % - 5 % - 10 % Budgetstyring Indgreb og kontrol ved overforbrug Leverandørstyring Graduering og reduktion. - 20 % - 10% Kosteffektivitet Øget antal boliger uden stigning af medarbejdere + 50 boliger + 150 + 200 Likviditetsstyring Nedsættelse af renteudgifterne

Mål 2010 2011 2012 Strategisk fokusområde Strategisk resultat mål Fællesindkøb Der skal skabes besparelser via fællesindkøb Der skal etableres indkøbsaftaler i kategorierne A-B-C 5 stk 7 stk 10 stk Teams Vi skal arbejde med teams 30 % af alle ansvarsområder er placeret i teams 45 % af alle ansvarsområder er placeret i teams 60 % af alle ansvarsområder er placeret i teams Effektive arbejdsgange Udnyttelsesgraden af EG-Bolig skal forbedres med 70 % 30 % i 2010 50 % i 211 70 % i 2012 Forvaltnings-revisionen Vi vil være proaktive med hensyn til forvaltningsrevisionen 20 % af forretningsgangene gennemgås og revideres hvert år Intranet Alle vores forretningsgange skal på intranet Vi skal have et velfungerende INTRANET 50 % af alle forretningsgange er på INTRANETTET 70 % af alle forretningsgange er på INTRANETTET

Mål 2010 2011 2012 70 % har en personlig handlingsplan Strategisk fokusområde Strategisk resultat mål Mål 2010 2011 2012 Læring + uddannelse Individuelle udviklingsplaner på alle 70 % har en personlig handlingsplan 90 % har en personlig handlingsplan 100 % har en personlig handlingsplan Medarbejder- tilfredshed Forbedres med 10 % 2009= 72 75 78 80 MUS-samtaler Grus-samtaler Gennemføres min 2 gange pr år. 1 MUS 1 Grus Personalemøder 2009=indeks 100 Alle deltager i 7 møder pr år Alle deltager i 9 møder pr år Alle deltager i 12 møder pr år

Nu skal der laves indsatser af medarbejderne og bestyrelsen Men alle skal jo ikke lave indsatser om ALT……………

Vi ser naturligt 4 teams + en aktiv bestyrelse til de strategiske indsatser Økonomi Team Service Team Support Team HR JB ANH XX HHK CNK MP SN BS SVA KD AO JH BL FN AL

Hvad skal vi så lave indsatser på ?

Alle skal være involveret i min. 4 konkrete indsatsområder Team Økonomi Team Service Team Support Team HR Bestyrelsen Service Beboerdemokrati Information Beboerdemokrati Cost effektivitet Service Administrations bidrag Budget styring Service Kundetilfredshed Leverandør- styring Kundetilfredshed Budget styring Information Intranet Information Cost effektivitet Fælles indkøb Teams Administrations bidrag Likviditets styring Intranet Læring og uddannelse Tilfredshed Personalemøder MUS/GRUS samtaler Effektive arbejdsgange Effektive arbejdsgange Forvaltnings- revisionen Leverandør- styring Læring og uddannelse Tilfredshed Personalemøder MUS/GRUS samtaler Læring og uddannelse Tilfredshed Personalemøder MUS/GRUS samtaler Forvaltnings- revisionen Effektive arbejdsgange ALLE DELTAGERE SKAL ARBEJDE MED MIN. ET FOKUSOMRÅDE FRA HVERT PERSPEKTIV Læring og uddannelse Tilfredshed Personalemøder MUS/GRUS samtaler MAN KAN IKKE FORPLIGTIGE ANDRE END SIG SELV Alle skal være involveret i min. 4 konkrete indsatsområder

Gå går vi igang

Hvert år skal strategi gruppen præsenterer præsentere et oplæg til bestyrelsen Team Økonomi Team Service Team Support Team HR JB ANH XX HHK CNK MP SN BS SVA KD AO JH BL FN AL 1 deltager + 1 deltager + 1 deltager + TEAM HR = Strategi gruppen

Opdatering af den strategiske analyse Indlevering af budgetter Wise Mind Processen December Januar Medarbejderne i hver afdeling fastsætter indsatser og evt. effektmål November Præsentation Februar Scenarie tænkning A B C ? Opdatering af den strategiske analyse Oktober Evaluering og valg af afdelingsindsatser, målepunkter og ambitionsniveau Marts Ledergruppen godkender de centrale temaer og KPI’er på tværs af funktioner (suboptimering?) Indlevering af budgetter Godkendelse af centrale temaer og KPI’er September Finance : Customers Processes People Strategi 2005 April PLUS BOLIG BSC August Maj Ledergruppen udpeger, hvilke funktionsområder der skal arve resultatmålene Juli Juni

Nu kan Plus Bolig igen leve op til sit image.