IBM Business Consulting Services © Copyright IBM Corporation 2003 Forskningsbibliotekernes infrastruktur Styregruppemøde 23. november 2004

IBM Business Consulting Services © Copyright IBM Corporation 2003 Forskningsbibliotekernes Infrastruktur | Konklusioner & Anbefalinger | 24-Nov-142 Del 1: Opsummering

IBM Business Consulting Services © Copyright IBM Corporation 2003 Forskningsbibliotekernes Infrastruktur | Konklusioner & Anbefalinger | 24-Nov-143 IBM Business Consulting Services har fået til opgave at reviewe den tekniske infrastruktur i bibliotekssektoren set fra forskningsbibliotekerne, herunder give en vurdering af, om infrastrukturen er hensigtsmæssig Start op Afdæk Vurder Se frem Anbefal Anvend Møder Interviews Analyse WorkshopsAnalyse Workshops Endelig projektplan Detailplan Teknisk dokumenta tion Afdækning af roller/opg. Hensigts- mæssighed og effektivitets vurdering Scenarier – beskrivelse og vurderinger Anbefaling af teknisk infrastruktur Rapport Udvælgelse af initiativer Følge, og IT gruppe Involvering Orientering Review Orientering Deltagelse Orientering Orientering/ Deltagelse Review

IBM Business Consulting Services © Copyright IBM Corporation 2003 Forskningsbibliotekernes Infrastruktur | Konklusioner & Anbefalinger | 24-Nov-144 Gennemførte interviews Det Kgl. Bibliotek (KB) Danmarks Tekniske Bibliotek (DTB) Statsbiblioteket Handelshøjskolens Bibliotek (Århus) Danmarks Farmaceutiske Bibliotek Sundheds CVU i Aalborg, Biblioteket Københavns Dag- og Aftenseminarium, biblioteket Herning Centralbibliotek Dansk Biblioteks Center (DBC) A/S og DBC Medier A/S Biblioteksstyrelsen Danmarks Elektroniske Forskningsbibliotek

IBM Business Consulting Services © Copyright IBM Corporation 2003 Forskningsbibliotekernes Infrastruktur | Konklusioner & Anbefalinger | 24-Nov-145 Er forskningsbibliotekernes infrastruktur optimal?  Er dette en god bro?  Kan vi komme med anbefalinger for at gøre den bedre? Tja, hvis det drejer sig om at sydsvenskere skal kunne handle i Netto, så.... Men hvis det er en del af en global strategi om at optimere transportvejene for at reducere energiforbruget og CO2 udslippet, så....

IBM Business Consulting Services © Copyright IBM Corporation 2003 Forskningsbibliotekernes Infrastruktur | Konklusioner & Anbefalinger | 24-Nov-146 Nogle eksempler på problemstillinger, som påvirker bedømmelsen af infrastrukturen - kan vi mon lære af andre brancher? Outsourcing er i trend med tiden – bør vi gå videre ad den vej? Bibliotek.dk er blevet meget populært – men er det den rigtige vej at gå? Hvordan fastholder vi kontakten med vores kunder når flere og flere betjener sig via internettet? Kan vi holde til at fjernlåne- ordningen vokser i popularitet? Hvad betyder øget brug af mobiltelefoni, digital signatur og web services for os? Hvordan håndterer vi udviklingen indenfor de digitale medier? Bør vi udvikle nye/bedre services til vore kernekunder? Skal vi arbejde mere målbevidst på at profilere os?

IBM Business Consulting Services © Copyright IBM Corporation 2003 Forskningsbibliotekernes Infrastruktur | Konklusioner & Anbefalinger | 24-Nov-147 Vi oplever, at fokus på værdiskabelse er ”in” blandt mange forskningsbiblioteker. Denne forretningsstrategi ligger tæt op ad de fleste andre branchers Væsentlige ingredienser:  Profilering  Servicekoncepter  Faglig kompetence  Internationalt samarbejde Væsentlige ingredienser:  Profilering  Servicekoncepter  Faglig kompetence  Internationalt samarbejde Tilvejebringelse af litteratur & viden Rådgivning og vejledning Integreret del af undervisning og forskning Medvirkende til at tiltrække studerende og forskere

IBM Business Consulting Services © Copyright IBM Corporation 2003 Forskningsbibliotekernes Infrastruktur | Konklusioner & Anbefalinger | 24-Nov-148 Teknologianvendelsen i forskningsbibliotekssektoren ligger generelt på et meget højt niveau – men er også præget af mange forskellige løsninger på de samme problemer

IBM Business Consulting Services © Copyright IBM Corporation 2003 Forskningsbibliotekernes Infrastruktur | Konklusioner & Anbefalinger | 24-Nov-149 Delkonklusioner fra: Afdækningsrapport 1. juli 2004 Den væsentligste udfordring består i at opnå en højere grad af synergi fra de mange tekniske tiltag, således at man i stigende grad bygger på hinandens løsninger frem for at bruge kræfterne på at udvikle forskellige varianter af essentielt samme funktioner. En vis grad af ensretning kan være nødvendig for at opnå synergi – uden at ensretning er et mål i sig selv. Kunsten er at finde den rette balance. Af hensyn til den fremtidige infrastruktur er det vigtigt at der skabes klarhed omkring bibliotekernes forretningsmodel De tre områder der skal afklares er: Kundesyn: Hvem ejer kunderne? Skal der konkurreres om at give kunderne den bedste oplevelse? Skal der være forskel på kundesegmenter – forskere, studerende…? Produktstrategi: Hvilke produkter/services – der kræver samarbejde mellem bibliotekerne – skal tilbydes hvilke kundesegmenter og til hvilken pris? Shared fælles services: Kan opgaver løses i fællesskab frem for individuelt? Rapporten vedr. ”Afdækning og oplæg til vurdering af den tekniske infrastruktur i Forskningsbibliotekerne” viser følgende:

IBM Business Consulting Services © Copyright IBM Corporation 2003 Forskningsbibliotekernes Infrastruktur | Konklusioner & Anbefalinger | 24-Nov-1410 DEF workshop, Forskningsbibliotekernes infrastruktur 7.september 2004 – Vision (IBMs fortolkning) Klart ønske om ny samarbejdsmodel for IT (fælles om udvikling, individuel brug, fælles driftsmodeller) Universiteter og forskningsbiblioteker ”front’er” kunderne Universiteterne sammen med forskningsbibliotekerne konkurrerer om kunderne (forskere, studerende og tildels virksomheder)

IBM Business Consulting Services © Copyright IBM Corporation 2003 Forskningsbibliotekernes Infrastruktur | Konklusioner & Anbefalinger | 24-Nov-1411 Del 2: Konklusioner og anbefalinger

IBM Business Consulting Services © Copyright IBM Corporation 2003 Forskningsbibliotekernes Infrastruktur | Konklusioner & Anbefalinger | 24-Nov-1412 Gennemgående trends i tiden går i retning af konsolideringer og fælles initiativer drevet af pres for øget omkostningseffektivitet. Udviklingen i Bibliotekssektoren går i samme retning, men halter flere steder bagefter pga. strukturelle problemer Tid Omkostnings- effektivitet Fælles udvikling af centrale funktioner og forretningsprocesser Individuelt valgte standardsystemer komb. m/ egenudvikling (især web- tjenester og brugergrænseflader) Outsourcing af IT-drift og vedligehold Standardisering og outsourcing af ikke-værdiskabende forretningsprocesser Konsolidering på færre, ultimativt èt fælles standardsystem(er) med individuel tilpasningsmuligheder af brugergrænsefladen (Egenudviklede systemer) Dagens situation er præget af mange forskellige løsninger, begyndende outsourcing og nogen fælles udvikling via DBC Fremtiden forventes i stigende grad at gå mod en standardisering indadtil kombineret med en individualisering udadtil

IBM Business Consulting Services © Copyright IBM Corporation 2003 Forskningsbibliotekernes Infrastruktur | Konklusioner & Anbefalinger | 24-Nov-1413 Hoveddilemmaet for sektoren består i at afveje frihed og selvbestemmelse for det enkelte bibliotek mod et fællesskabs større samlede ressourcer og større potentiale for udvikling FB i dag:  Frihed og selvbestemmelse  Best-fit system  Kun de største har økonomi til at videreudvikle og følge med udviklingen  flere udvikler det samme på forskellig måder og/eller til forskellige platforme A: Samarbejdsfællesskab Fælles standarder, fælles indkøb mv. Én national løsning:  Indbyrdes afhængighed  Et fælles system med de fordele og ulemper, det giver  Fælles IT-udvikling og prioritering  Billigere drift  Større økonomisk råderum til videreudvikling B: Enhed for fælles drift og udvikling C: Efterspørgselsstyret enhed Enheden er en selvstændig økonomisk enhed, hvis ydelser faktureres til kunderne – FB – efter forbrug. Det gælder for drift, support og udvikling, herunder individuel tilpasning af f.eks. webservices. Det ene yderpunkt På den ene side…. Det andet yderpunkt.. og på den anden side Løsningsmuligheder Hvor på skalaen vil man foretrække at være?

IBM Business Consulting Services © Copyright IBM Corporation 2003 Forskningsbibliotekernes Infrastruktur | Konklusioner & Anbefalinger | 24-Nov-1414 Outsourcing af IT-drift og vedligehold er første skridt på vejen og er allerede påbegyndt i sektoren – i praksis dels ved at nogle biblioteker host’er for andre, dels ved hosting hos DBC. Vi så gerne en bredere skare af eksterne partnere Der er gode grunde til at nogle biblioteker er begyndt at host’er for andre, men alligevel må man spørge om det er den rigtige vej frem: bør denne type opgave principielt varetages af bibliotekerne? er bibliotekerne i stand til at varetage opgaven bedre og/eller billigere end professionelle hosting-partnere? er der tilstrækkelig gennemsigtighed i beslutningsprocessen til at sikre at man vælger de bedste/billigste løsninger? er der tilstrækkelig konkurrence til at sikre de bedste betingelser? Vi vil anbefale at man i sektoren drøfter og beslutter en langsigtet strategi for outsourcing af IT-drift og vedligehold med det formål at opnå det rette professionelle niveau at man herunder sikrer at der anvendes mere end een leverandør og at der er konkurrence, jf. EU-reglerne at alle/flere biblioteker med samme systemer går sammen ved indhentning af tilbud mv. Outsourcing af det enkelte biblioteks IT-drift er muligvis ikke rentabel fordi der ikke kan opnås tilstrækkelig ”scale of economy”. Derfor bør bibliotekerne gå sammen om outsourcing og se det i sammenhæng med en konsolidering på færre systemer

IBM Business Consulting Services © Copyright IBM Corporation 2003 Forskningsbibliotekernes Infrastruktur | Konklusioner & Anbefalinger | 24-Nov-1415 Fælles udvikling af centrale funktioner og forretningsprocesser er andet trin på vejen og er også påbegyndt, katalyseret gennem Biblioteksstyrelsen og DBC. Denne udvikling bør fortsættes, men først er der barrierer, der må fjernes Der er forhold, der besværliggør den fælles udvikling: der er ikke en struktur, der sikrer at kravstillelse, beslutningskompetence og finansiering følges ad der er ikke truffet en fælles beslutning om hvilken vej man skal gå i sektoren de forskellige interessenters særinteresser samt det brogede IT-landskab i sektoren besværliggør en fælles udviklingsretning DBC’s blandede faglige og kommercielle interesser skaber uklarhed i den strategiske udvikling Vi vil anbefale at man i sektoren drøfter og vedtager en ledelses- og organisationsstruktur, der muliggør at samle kravstillelse, beslutningskompetence og finansiering at man arbejder videre med en vision for sektorens udvikling at man sikrer at der til stadighed er alternative valgmuligheder og konkurrence mht. sektorens IT-udvikling og drift at man fortsætter arbejdet med at skabe standarder for udvikling af IT-løsninger til sektoren Det er vores opfattelse, at det er begrænset hvor meget længere man kan komme i den fælles udvikling uden en stærkere styring og en konsolidering af de anvendte IT-platforme

IBM Business Consulting Services © Copyright IBM Corporation 2003 Forskningsbibliotekernes Infrastruktur | Konklusioner & Anbefalinger | 24-Nov-1416 I modsætning til udviklingen indenfor de traditionelle bibliotekssystemer, forventer vi en differentiering og et hastigt voksende udbud af løsninger til styring af de digitale ressourcer. Også her kræves en målrettet indsats for at forhindre at IT-landskabet i fremtiden bliver lige så broget for de digitale ressourcer som det er for de traditionelle i dag. I modsætning til udviklingen indenfor de traditionelle bibliotekssystemer, forventer vi en differentiering og et hastigt voksende udbud af løsninger til styring af de digitale ressourcer. Også her kræves en målrettet indsats for at forhindre at IT-landskabet i fremtiden bliver lige så broget for de digitale ressourcer som det er for de traditionelle i dag. Konsolidering på færre platforme er tredje trin og uomtvistelig hvis fælles løsninger skal kunne udvikles effektivt. Konsolideringen er så småt begyndt, men for virkelig at kunne lykkes kræves en målrettet indsats Når bibliotekerne vælger at få host’et deres systemer hos andre biblioteker vil det i praksis indskrænke deres valgmuligheder til de systemer, der allerede findes i drift. Samtidig forventer vi en vis konsolidering blandt udbyderne af standardløsninger, således at det samlede udbud af løsninger vil blive mindre med tiden. Tilsammen vil disse to trends føre til at der i fremtiden bliver færre forskellige løsninger på de traditionelle områder – en udvikling, der svarer til det vi ser på markedet for ERP-løsninger. Imidlertid er tempoet for langsomt og konsolidering for svag til at give den ønskede effekt i forhold til at opnå en effektiv udvikling af fælles løsninger – hvis det skal lykkes, må forskningsbibliotekerne vedtage en væsentlig strammere målsætning og sørge for at den føres ud i livet. Når bibliotekerne vælger at få host’et deres systemer hos andre biblioteker vil det i praksis indskrænke deres valgmuligheder til de systemer, der allerede findes i drift. Samtidig forventer vi en vis konsolidering blandt udbyderne af standardløsninger, således at det samlede udbud af løsninger vil blive mindre med tiden. Tilsammen vil disse to trends føre til at der i fremtiden bliver færre forskellige løsninger på de traditionelle områder – en udvikling, der svarer til det vi ser på markedet for ERP-løsninger. Imidlertid er tempoet for langsomt og konsolidering for svag til at give den ønskede effekt i forhold til at opnå en effektiv udvikling af fælles løsninger – hvis det skal lykkes, må forskningsbibliotekerne vedtage en væsentlig strammere målsætning og sørge for at den føres ud i livet.

IBM Business Consulting Services © Copyright IBM Corporation 2003 Forskningsbibliotekernes Infrastruktur | Konklusioner & Anbefalinger | 24-Nov-1417 Standardisering og outsourcing af ikke-værdiskabende forretningsprocesser er fjerde og sidste trin på vejen. Bibliotekerne har allerede gode erfaringer på området, men videre fremdrift må sandsynligvis afvente fremskridt på øvrige trin Den fælles katalogisering hos DBC er et godt eksempel på fælles outsourcing af en forretningsproces I øvrige brancher fokuseres især på outsourcing af områder som indkøb regnskab fakturering telefonbetjening personaleadministration For forskningsbibliotekerne er det snarere outsourcing i form af et tættere samarbejde med forlag og andre vidensleverandører omkring katalogisering, automatisering af indkøbs- og leveranceprocesserne mv. som er interessant. Den fælles katalogisering hos DBC er et godt eksempel på fælles outsourcing af en forretningsproces I øvrige brancher fokuseres især på outsourcing af områder som indkøb regnskab fakturering telefonbetjening personaleadministration For forskningsbibliotekerne er det snarere outsourcing i form af et tættere samarbejde med forlag og andre vidensleverandører omkring katalogisering, automatisering af indkøbs- og leveranceprocesserne mv. som er interessant. Vores vurdering er, at det vil kræve en højere grad af harmonisering af IT-systemer og forretningsprocesser i sektoren for at opnå en tilstrækkelig ”scale of economy” – både for bibliotekerne og leverandørerne. Det forventer vi kun kan ske hvis der sker en styrkelse af fællesskabet i de retninger, der tidligere er beskrevet. Vores vurdering er, at det vil kræve en højere grad af harmonisering af IT-systemer og forretningsprocesser i sektoren for at opnå en tilstrækkelig ”scale of economy” – både for bibliotekerne og leverandørerne. Det forventer vi kun kan ske hvis der sker en styrkelse af fællesskabet i de retninger, der tidligere er beskrevet.

IBM Business Consulting Services © Copyright IBM Corporation 2003 Forskningsbibliotekernes Infrastruktur | Konklusioner & Anbefalinger | 24-Nov-1418 Bankerne har erfaringer mht. etablering af fællesskaber, konsolideringer og outsourcing, som forskningsbibliotekerne kan drage nytte af. Kunne bankerne vælge frit i dag, ville yderligere konsolideringer og outsourcing være sandsynlig Danske Bank Nordea Jyske Bank BankdataBECSDC Medlemsbank Bank m/ egen systemudvikling, drift outsourcet Bank m/ systemudvikling og drift outsourcet Bankcentral m/ systemudvikling og drift Bankcentral m/ systemudvikling, drift outsourcet Legend: Selvom Bankcentralernes systemer er vidt forskellige kan der ikke påvises signifikante forskelle i medlemsbankernes konkurrenceevne. Derimod ville der være meget store besparelser at hente ved kun at have een central, men forskellige praktiske/politiske problemstillinger har hidtil forhindret en sammenlægning. Bibliotekerne bør undgå at ende i samme situation

IBM Business Consulting Services © Copyright IBM Corporation 2003 Forskningsbibliotekernes Infrastruktur | Konklusioner & Anbefalinger | 24-Nov-1419 Forskningsbibliotekerne har i dag en bedre strategisk mulighed for at træffe det rigtige valg end bankerne. Vi vil anbefale at der etableres eet, slankt IT-center, som skal basere sig på eksterne samarbejdspartnere for at sikre konkurrence Bibliotek X Bibliotek Y Bibliotek Z IT-center Bibliotek 1Bibliotek n Bibliotek m/ egen systemudvikling, drift outsourcet Bibliotek m/ systemudvikling og drift outsourcet IT-central m/ systemudvikling, drift outsourcet Legend: Koordinerende / styrende organ Fast, mindre stab af IT/Biblioteks- medarbejdere IT-drift (ekstern hostingpartner) IT-udvikling (ekstern samarb. partner) IT-udvikling (ekstern samarb. partner) IT-udvikling (ekstern samarb. partner) Kun eet, fælles bibliotekssystem Ansv. for udarb. af løsningsforslag samt kravstillelse og opfølgning overfor leverandører Kunne feks. vælge at kombinere IT- centrets ydelser m/ egen udvikling Ansv. for koord., prioritering og økonomi i relation til bibliotekerne IT-drift (ekstern hostingpartner) Forretningsprocesser (ekstern BPO-partner) Forretningsprocesser (ekstern BPO-partner)

IBM Business Consulting Services © Copyright IBM Corporation 2003 Forskningsbibliotekernes Infrastruktur | Konklusioner & Anbefalinger | 24-Nov-1420 Web-teknologien har gjort det muligt at differentiere sig ovenpå de centrale systemer. Derfor rummer en konsolidering ikke den samme trussel mod individualiteten som tidligere Individuel Frivillig Fælles En udviklingsmodel, der tager hensyn til både fælles og individuelle ønsker, kunne feks. se ud som følger: Den individuelle udvikling kan ske i det enkelte bibliotek Den frivillige udvikling er en sag mellem det enkelte/en gruppe af biblioteker og Fællesskabet Den fælles udvikling skal sikres gennem en demokratisk og effektiv udvalgsstruktur Bibliotekssystem Data Web bruger- grænseflade Individuelle ”themes & skins” til styring af brugergrænsefladens udseende Portal-teknologi til individuel styring af opsætning og adgang XML og Web- services til standardiseret tilgang til underliggende systemer Content Management system til individuel styring af indhold

IBM Business Consulting Services © Copyright IBM Corporation 2003 Forskningsbibliotekernes Infrastruktur | Konklusioner & Anbefalinger | 24-Nov-1421 Bibliotek.dk Biblioteksvagten.dk Deff.dk Blandt bibliotekerne er der bred enighed om, at de selv skal front’e kunderne. Derfor skal kundernes adgang til fællesudviklede systemer altid gå gennem biblioteket, og der bør fokuseres på muligheder for kundedifferentiering Bibliotekssystem Egne data DanBib Grænseflader til fælles tjenester (XML/WebServices) Bibliotek 1 Web bruger- grænseflade Bibliotekssystem Egne data Bibliotek 2 Web bruger- grænseflade Øvrige fælles data Direkte fjernlån (bør foretages via en fælles tjeneste) Disse tjenester bør gøres tilgængelige gennem Bibliotekets grænseflade og fremstå som værende BIbliotekets Egne kunder skal kunne stilles bedre end fjernlåns-kunder

IBM Business Consulting Services © Copyright IBM Corporation 2003 Forskningsbibliotekernes Infrastruktur | Konklusioner & Anbefalinger | 24-Nov-1422 Forskningsbibliotekerne har fokus på værdiskabelse, og ønsker at bevæge sig opad i værdikæden. For at lykkes, kræves ressourcer til bla. IT-udvikling som de færreste råder over på egen hånd – vi ser samarbejde som den eneste vej frem Væsentlige ingredienser:  Profilering  Servicekoncepter  Faglig kompetence  Internationalt samarbejde Væsentlige ingredienser:  Profilering  Servicekoncepter  Faglig kompetence  Internationalt samarbejde Tilvejebringelse af litteratur & viden Rådgivning og vejledning Integreret del af undervisning og forskning Medvirkende til at tiltrække studerende og forskere

IBM Business Consulting Services © Copyright IBM Corporation 2003 Forskningsbibliotekernes Infrastruktur | Konklusioner & Anbefalinger | 24-Nov-1423 Men der venter hårdt arbejde forude, og vi vil anbefale at undgå de lette løsninger...