Risikostyring, aflevering og evaluering

Efter denne lektion skal du: Kunne gennemføre risikostyring for et projekt Kunne tilpasse en projektplan i forhold til aktiviteter der skal forebygge eller fjerne risici Kunne lave en nødplan der kan tages i anvendelse hvis en risiko materialiserer sig som et problem Kunne gennemføre aflevering, afslutning og evaluering af et projekt

Denne lektion X X X X X X X X X FØR projektet besluttes Planlægn. & spec. arbejdet Udfø-relse Aflevering og eval. Drift & vedl.hold Denne lektion X Project Scope Management Project Quality Management Project Human Resource Management Project Time Management Project Cost Management 6. Project Communication Management 7. Project Risk Management 8. Project Procurement Management 9. Project Integration Management X X X X X X X X

Risikostyring Definition: En risiko for et projekt er et potentielt problem for projektet. Hvis problemet faktisk opstår, så kan det i værste fald ødelægge projektet. I ethvert projekt bør man tage sig tid til at identificere projekt-risici, tage stilling til hver risikos sandsynlighed og konsekvens, samt udføre forebyggende og evt. afhjælpende foranstaltninger.

Risikocirklen (1 af 2) Risiko Risiko Overvågning Identifikation Risiko Kvantificering Risiko Løsning

Risikocirklen (2 af 2) Risiko Identifikation: Bestem hvilke risici der kan “ramme” projektet dvs. søg efter potentielle problemer. Risiko Kvantificering: Prioriter de enkelte risici og vurder deres betydning for projektet Risiko Løsning: Fastlæg en strategi for hvordan man kan imødegå eller minimere de enkelte risici. Risiko Overvågning: Følg løbende op på ændringer i risici samt om status på identificerede risici (eks. potentiel, indtruffet, udgået osv.).

Risiko Identifikation (1 af 8) HVAD KAN GÅ GALT? - Opmærksomhedsområder: Strategiske forhold Forretningsmæssige forhold Projektstørrelse og afgrænsning Organisation & brugere Estimerings- og planlægningskvalitet Forhold omkring kodningen Selve den organisatoriske implementering Driftsforhold

Risiko Identifikation (2 af 8) Eksempel på risikofaktorer Feature Creep Requirements or developer gold-plating Shortchanged quality Overly optimistic schedules Inadequate design Silver-bullet syndrome Research-oriented development Weak personnel Contractor failure Friction between developers and customers Kilde: McConnell, Steve (1996). Rapid Development. Microsoft Press. Side 86.

Risiko Identifikation (3 af 8) Et nyere eksempel på risikofaktorer Lack of top management commitment to the project Failure to gain user commitment Misunderstanding the requirements Lack of adequate user involvement Failure to manage end user expectations Changing scope / objectives Lack of required knowledge / skills in the project personnel Lack of frozen requirements Introduction of new technology Insufficient / inappropriate staffing Conflict between user departments Kilde: Keil et al. (1998). A Framework for Identifying software project risks. CACM, Vol. 41, No. 11, page 76-83

Risiko Identifikation (4 af 8) Barrierer for succesfuld implementering af IT Mangel på nødvendige kvalifikationer hos brugerne Svigt fra leverandører, der ikke lever op til løfterne Manglende færdigudvikling / fejlbehæftet teknologi Mangelfuld tilpasning til virksomhedens organisation og arbejdsprocesser Mangel på nødvendige kvalifikationer hos IT-medarbejderne Vanskeligheder ved at tiltrække nye IT-medarbejdere Manglende engagement fra ledelsen i forbindelse med indførelse af ny teknologi Manglende mål og strategi for virksomhedens anvendelse af IT Manglende kompatibilitet Vanskeligheder ved at fastholde IT-medarbejdere Kilde: PLS Consult (1999). IT i praksis 1999, side 23.

Risiko Identifikation (5 af 8) Traditionel Brainstorm Formulér emne for Brainstorm: Hvad kan gå galt i dette projekt? Mindst tre personer. 6-8 personer virker bedst. Gør det klart for deltagerne at utraditionel tænkning, uden for de vante rammer, er ønskeligt. Gør det også klart, at idéer ikke skal forklares, forsvares eller defineres præcist. Jo flere ideer jo bedre. Ingen må kritisere andres ideer. Alle ideer nedskrives f.eks. på tavle eller flip-over. Skriv ideerne med samme ord som de blev formuleret (ingen bearbejdning). Stop når der går mere end 5 sekunder mellem nye ideer (Popcorns-reglen). Hele Brainstormen tager ofte kun 10-15 minutter.

Risiko Identifikation (6 af 8) Brainstorm med gule sedler Formulér tema: Hvad kan gå galt i dette projekt? Grupper af 3-8 personer placeret rundt om et bord eller ved en hvis tavle. Rundt-om-bordet Brainstorm. Først individuel, så gruppe. Idéer fra Brainstorm skrives på gule sedler (post-it) og lægges frem på bordet.

Risiko Identifikation (7 af 8) Gruppering af de gule sedler En og en må man flytte to gule sedler sammen pga. slægtskab, eller fra hinanden, fordi man er uenig i et slægtskab. Efter et stykke tid opstår et antal stabile grupper. Navngiv grupper af risici med en fælles overskrift. Eliminér dobbeltgængere og skriv de fundne risici-grupper ned på f.eks. en flip-over.

Risiko Identifikation (8 af 8) Brug sponsor / ejer / styregruppe og projektgruppe til at hjælpe med at identificere risici (brainstorming eks.) Gør det både legalt og “almindeligt” at disku-tere risici (så kommer det op til overfladen) ! Risici er FÆLLES forhindringer

Opgave i grupper Gennemfør en brainstorm med gule sedler om hvad der kan gå galt (risici) i at arrangere en årsfest på ITU Først individuelt Så som gruppe omkring et fælles medie (tavle, bord …) Grupper de gule sedler Navngiv hver gruppe Tid …

Risiko Kvantificering (1 af 2) Vurder hvad er sandsynligheden for at en risikofaktor indtræffer Vurder hvad er konsekvensen (gerne i kroner & øre) hvis risikofaktoren indtræffer Prioriter din indsats ud fra både sandsynlighed og konsekvens

Risiko Kvantificering (2 af 2) Risiko matrix til støtte for prioritering af indsats: Husk, at Risikostyring ikke er BEVIDSTLØS matematik !

Risiko Kvantificering (3 af 5) Eksempel på pointskala til vurdering af sandsynlighed

Risiko Kvantificering (4 af 5) Eksempel på pointskala til vurdering af konsekvens

Risiko Kvantificering (5 af 5) Resultat: En anden risiko matrix til prioritering

Risiko Løsning For alle, eller i det mindste de vigtigste, risici bør man tage stilling til forebyggende foranstaltninger, dvs. om der kan gøres noget nu for at eliminere eller mindske sandsynligheden for at risikoen materialiserer sig. Desuden bør man tage stilling til afhjælpende foranstaltninger, dvs. hvad der kan gøres, når risikoen evt. har materialiseret sig.

Risiko og usikkerhed (1 af 2) Risiko er knyttet til ydre betingelser og systemers virkemåde. Ting, der indgår som forudsætninger for estimater og projektplan. Usikkerhed er knyttet til handlinger, aktiviteter og planer, rettet mod at opnå resultater, og i sidste ende mod at producere et produkt.

Risiko og usikkerhed (2 af 2)

Eksempel på risikohåndtering 1 Risiko: Der kryber nye krav ind hele tiden Undgå for mange ændringsønsker ved at : Anvende prototyping Anvend formel ændringsstyring Anvende bruger/situationsspecifikke beskrivelsesteknikker (use-case/scenarie beskrivelser) Involvere slutbrugere i udviklingsprocessen/RAD Designe en forandringsvenlig arkitektur (system, teknik, infrastruktur)

Eksempel på risikohåndtering 2 Risiko: Forgyldning ”Gold plating” Kvalitet på et aftalt grundlag opnås ved : Indsigt i projektets formål og idegrundlag Forventningsafstemning interessenter før, under og efter Operationelle mål (SMART) Forhåndsprioritering og timeboxing Leveranceopdelt projektforløb Kvalitetssikre udviklerestimater Sikre commitment til estimater

Eksempel på risikohåndtering 3 Risiko: Mangelfuld kvalitetssikring Undgå mangelfuld kvalitetssikring ved at : Sikre at de rigtige involveres Sikre klare aftaler om indsatstidspunkt/omfang Udarbejde kvalitetssikringsplan Tage styregruppe/bidragsydere i ed Undgå bortprioritering af væsentlige kvalitetssikringsaktiviteter

Eksempel på risikohåndtering 4 Risiko: Optimistiske planer Undgå optimistiske planer ved at : Sikre at de rigtige involveres i estimeringen Sikre at der planlægges med usikkerhed Anvende flere estimeringsmetoder Lad flere kompetente estimere Gruppeestimering Afsætte tilstrækkelig tid Tage hensyn til interne og eksterne afhængigheder Sige nej til politiske diktater

Eksempel på risikohåndtering 5 Risiko: Utilstrækkeligt design Undgå utilstrækkeligt design ved at : Sikre at de rigtige involveres Afsætte tid nok til design Gennemføre tekniske designinspektioner/reviews Afprøve fremtidige forretningsvisioner/behov på design

Eksempel på risikohåndtering 6 Risiko: ”Silver Bullet” syndrom Undgå overdreven tillid til nye metoder/værktøjer ved at : Indregne usikkerhed ved nye metoder/værktøjer i estimat Måling tidligt i forløbet Separat/parallelt værktøjs-/metodeprojekt Referenceinstallationer

Eksempel på risikohåndtering 7 Risiko: Forskningspræget udvikling Undgå forskningspræget udvikling ved at : Vælge afprøvede teknikker og metoder Stop aktiviteter med uforudsigeligt aktivitetsomfang

Eksempel på risikohåndtering 8 Risiko: Problemer med projektdeltagere Undgå problemer med projektdeltagere ved at : Afdække kompetencekrav før rekruttering Anmode og kæmpe for ”de bedste” Afstemme forventninger Teambuilding Coaching Feedback Lukke kompetencegab Kick-off seminar, workshop arbejde Følge op på performance Følge op på kvalitet

Eksempel på risikohåndtering 9 Risiko: Underleverandør fejl/mangler Undgå problemer med underleverandører ved at : Vælge branchekyndige leverandører Checke referencer Checke underleverandørers ressourcesituation Aktiv styring af underleverandør og leverancer

Eksempel på risikohåndtering 10 Risiko: Friktion mellem udviklere og kunder Vælg en projektmodel som passer til opgaven Identificer den ”rigtige” kunde Sikring af repræsentative kundeansvarlige Sørg for intensiv brugerinvolvens under kravspecifikationsarbejdet Sørg for effektiv kommunikation Skab realisme i forventninger

Risikoovervågning Faste intervaller for gentagelse af risiko identifikation (f.eks. ved milepæle, faseafslutning, eller til styregruppemøder) Inddrag ledelsen (f.eks. til prioritering, kursændring etc.) LYT TIL PROJEKTGRUPPEN !!!

Opgave i grupper Tag de navngivne grupper fra sidste opgave Vurdér sandsynlighed og konsekvens Find på forebyggende eller afhjælpende handlinger for de 3 højest prioriterede risici Tid …